Опыт Государственного архива Российской Федерации

1
О.Н.Копылова, Т.Н.Котлова 1
«Опыт Государственного архива Российской Федерации по созданию
электронных информационных ресурсов» 2
Государственный
архив
Российской
Федерации
–
крупнейший
федеральный архив России, в котором хранится более шести миллионов дел
по истории России XIX - XXI веков. ГА РФ имеет разветвленную систему
научно-справочного аппарата, позволяющую ориентироваться в документах,
хранящихся в архиве. В ней представлены все типы архивных справочников
(путеводители, описи, каталоги, указатели) как в традиционной форме (на
бумажных носителях), так и в электронных форматах. В настоящее время
весь
научно-справочный
аппарат
архива
создается
с
применением
электронных технологий, при этом идет процесс создания и новых
справочников,
и перевод
в электронный формат (ретроконверсия) уже
имеющихся традиционных.
Методическая база
В ГА РФ создана методическая база по созданию, развитию,
обеспечению совместимости электронных информационных ресурсов. Опыт
Копылова Ольга Николаевна – кандидат исторических наук, начальник отдела информационно-поисковых
систем Государственного архива Российской Федерации (ГА РФ), Котлова Татьяна Николаевна –
заместитель начальника отдела информационно-поисковых систем ГА РФ
1
В тексте выступления использованы: материалы к программе развития электронных информационнопоисковых ресурсов Государственного архива Российской Федерации. М., 2008; интервью директора ГА РФ
С.В.Мироненко и начальника отдела ГА РФ О.Н. Копыловой журналу «Отечественные архивы» к 90-летию
ГА РФ «Задача сегодняшнего дня – компьютеризация всех привычных архивных процессов» //
Отечественные архивы. 2010 . № 5 С. 90-95; материалы юбилейного сборника «История Государственного
архива Российской Федерации. Документы. Статьи. Воспоминания». – М. : РОССПЭН, 2010 ; отчеты,
справки и статьи, обобщающие опыт работы ГА РФ по созданию и развитию ИПС.
2
.
2
работы ГА РФ закреплен в целом ряде методических документов и
используется в архивной отрасли.
Самое большое значение имеет
разработка единых для архива,
стандартных форм описания информации на трех уровнях: на уровне фонда,
дела, документа. Для каждого уровня информации определен набор
реквизитов (полей), основных и дополнительных, их типы и размеры,
унифицировано их заполнение, что обеспечивает в дальнейшем их
совместимость. Данные стандарты описания были закреплены в таких
методических документах, как:
- Инструкция по подготовке третьего тома Путеводителя по фондам ГА
РФ и Перечень полей (реквизитов) для электронного путеводителя (фонд);
- Памятка по заполнению полей баз данных опись (дело) и перечень
полей (реквизитов) для баз данных электронная опись (дело);
- Памятка по заполнению полей электронного каталога (документ,
часть документа) и перечень полей (реквизитов) для электронного каталога
(документ).
Памятки не дублируют общепринятую методику описания информации
на соответствующих уровнях, предусматривается использование отраслевых
нормативно-методических
разработок,
а
дополняют
ее,
акцентируют
внимание на основных особенностях описания информации для более
эффективного использования в электронных форматах. Были закреплены
единые требования к оформлению однотипной информации и распределению
ее по соответствующим полям, определено назначение каждого поля (поиск,
сортировка или печать). Среди основных полей были выделены поля,
которые должны быть заполнены в обязательном порядке. Особое внимание
было уделено унификации заполнения полей, представляющих «архивный
адрес» фонда, дела, документа: номер фонда, номер описи, номер дела,
номера листов.
Закрепленные
в
памятках
стандарты
описания
могут
быть
использованы, при необходимости, и при усовершенствовании описей, и для
3
создания тематических баз данных с информацией на уровне дела, и, самое
главное,
для
повышения
информативности
архивных
описей
без
вмешательства в уже сложившиеся заголовки дел. Это становится особенно
актуальным в настоящее время, когда заголовки дел в современных описях в
большей степени «глухие», не раскрывают содержания
и тематический
поиск по ним практически не возможен. Предусмотренные поля для
развернутых аннотаций, раскрывающих содержание дел, для составления
различных указателей, способствуют белее эффективному и разноплановому
использованию описей.
Методика – создания и использования указателей, применена при
создании тематической базы данных на основе описей «Документальное
наследие Романовых в фондах ГА РФ», методика аннотирования дел и
создания указателей отражена также в Инструкции по заполнению полей
базы данных «Электронные описи ГА РФ по истории православия по фондам
Совета по делам религий при Совете Министров СССР за 1966-1991 гг.».
Методика создания архивных описей с применением компьютерных
технологий и внедрение ее в практику работы ГА РФ и архивов учреждений
–
источников
преемственность
его
комплектования
учетного
и
позволяет
обеспечить
научно-справочного
реальную
аппарата
делопроизводственных и архивных служб ведомств и государственного
архива. Так, например, в ГА РФ были уточнены требования к графическому
оформлению архивных описей, а также внутренних описей документов к
делам, что сделало возможным разработку специальных конвертеров для
включения информации на уровне дела и на уровне документа в ИПС архива
в соответствии с принятыми стандартами. Таким образом, новые описи
поступают в архив уже в электронном виде, и, кроме того, архив начал
формирование электронного ресурса перечней документов на основе
внутренних описей дел (информация на уровне документа). Данная методика
позволяет более эффективно пополнять электронные информационные
4
ресурсы архива,
исключает ручной набор, минимизирует вероятность
возможных ошибок, обеспечивает соответствие первоисточнику.
Краткая характеристика электронного ресурса.
Общий объем электронных баз данных ГА РФ по состоянию на
01.01.2010 г. составляет более 3,7 млн. записей. Использованию, хранению
и учету подлежат 16 основных баз данных, которые включают сведения о
содержании документов хранящихся в архиве на всех уровнях описания:
фонда, дела, документа, части документа. (базы данных - Путеводители
(уровень фонда) - 7653 записей, базы данных - описи (уровень дела) –
2957206 (свыше 3-х млн.) записей, базы данных - каталоги (уровень
документа) - 523544 записей, базы данных - указатели - более 300 тыс.
записей (311140).
Путеводители
Основой научно-справочного аппарата архива, его самым верхним уровнем
является многотомный электронный путеводитель по ГА РФ, охватывающий
все фонды архива (более 6 тыс. записей, включая Перечень фондов) и
постоянно пополняющийся за счет описаний новых поступлений. Наличие
такого полного путеводителя позволяет свободно ориентироваться во всем
многообразии фондов, а их в архиве уже более 3250, дает представление о
структуре фондов, составе и содержании документов. И
своего назначения, путеводитель может дать
все же, в силу
лишь общие сведения о
документах.
Данный ресурс создан в 1992-2004 гг. Содержит сведения о составе и
содержании фондов, хранящихся в архиве. Наполнение соответствует пяти
томам изданного Путеводителя по фондам ГА РФ (сведения по состоянию на
год издания каждого тома). Состоит из описаний 3031 фонда, включающих
данные
о
названии
фондообразователя,
фонда,
датах
переименованиях,
деятельности
подведомственности,
учрежденияаннотацию
состава и содержания документов, краткую историю фондообразователя, а
также справочные данные о фонде (номере фонда, количестве описей, дел,
5
крайних датах документов, количестве дел и крайних датах дел по личному
составу).
Сведения о фондах систематизированы в соответствии с разработанной
в архиве схемой систематизации фондов, основу которой составляют пять
тематических групп, соответствующих основным комплексам документов
архива:
Фонды ГА РФ по истории России XIX-нач.XXвв.:
Фонды ГА РФ по истории РСФСР:
Фонды ГА РФ по истории СССР;
Фонды ГА РФ по истории белого движения и эмиграции;
Личные фонды ГА РФ.
Начато формирование нового тематического раздела - Фонды ГА РФ
по истории Российской Федерации
Ресурс ежегодно пополняется данными о вновь поступивших в архив
фондах для использования в справочных целях.
В ГА РФ имеется уникальная БД «Научно-справочный аппарат ГА
РФ» (объем 537 записей). Содержит сведения о всех видах архивных
справочников, имеющихся в архиве (путеводителях, описях, указателях,
каталогах, делопроизводственных картотеках, обзорах, перечнях документов,
автоматизированных базах данных). Состоит из кратких описаний каждого
справочника, включающих данные о виде и разновидности справочника,
названии, аннотации содержания, объеме. Информация периодически
обновляется.
Описи
Базовым архивным справочником все-таки остается архивная опись. Именно
опись, раскрывая содержание документов на уровне дела, несет основную
информационную нагрузку. Именно опись, являясь одновременно и учетным
документом, закрепляет место каждого дела в определенном фонде и этот
«архивный адрес» сопровождает дело во всех его ипостасях, служит основой
для составления других справочников и в конечном итоге для выдачи дел. В
6
настоящее время в 10409 описях ГА РФ сосредоточена информация о более
6,4 млн. дел. Нет необходимости объяснять, что найти все требуемые дела
среди такого количества
довольно сложно, тем более, что они могут
находиться в разных фондах и описях. Помочь здесь может только перевод
описей в электронный формат и создание эффективной поисковой базы
данных.
С конца 90-х годов ГА РФ первым в архивной отрасли приступил к
работе по переводу информации традиционных описей в электронный
формат, созданию базы данных с информацией о составе и содержании
документов архива на уровне дела.
Вновь создаваемые описи при описании документов в стенах архива и
при обработке документов в ведомствах также начали создаваться и
поступать в архив, как в традиционном виде, так и в электронном формате.
В 2002 г. в рамках пилотного проекта между ГА РФ и Корпорацией
«Электронный архив» было произведено экспериментальное сканирование
описей по двум фондам и перевод содержащейся в них информации в базу
данных, создана база данных объемом 56 тыс. записей в тех же
установленных ГА РФ форматах. Таким образом, был проложен путь для
ретроконверсии описей с привлечением сторонних специализированных
организаций, дающих возможность быстрого «залпового» ввода больших
объемов информации для использования в электронном виде.
Благодаря финансированию в рамках подпрограммы «Архивы России»
федеральной целевой подпрограммы «Культура России (2001-2005, 20062011 годы)» по разделу Информатизация архивов удалось осуществить
комплекс работ по созданию значительного массива электронных описей
архивных документов ГА РФ. В результате Г А РФ не только получил
информационный ресурс в виде базы данных в MS Access, но и
оцифрованные изображения оригиналов описей в форматах tif, pdf, jpg,
которые могут быть использованы как фонд пользования в различных
вариантах. Кроме того, с помощью Корпорации «Электронный архив» были
7
продемонстрированы возможности использования данных ресурсов: созданы
две оригинальные действующие модели поисковых систем, одна из которых:
«Описи ГА РФ он-лайн» продолжила свое развитие, усовершенствование и с
успехом используется в ГА РФ.
В БД «Описи ГА РФ» – свыше 3-х млн. записей. База данных содержит
сведения о делах, хранящихся в ГА РФ, включает информацию о названии
фонда, названии описи, заголовке дела, крайних датах дела, количестве
листов в деле, архивном адресе дела (номере фонда, номере описи, номере
дела), разделах описи, делопроизводственном номере (индексе) дела,
аннотации
содержания,
примечаниях.
Имеется
возможность
для
осуществления сортировки записей по начальной и конечной дате дела.
Данные распределены по полям таблицы базы данных в соответствии Ms
Access с принятым в ГА РФ форматом описания информации на уровне дела.
Таким образом к началу 2010 г. в электронный формат переведено
более 30 % всех описей, которые охватывают примерно 45% всех дел
хранящихся в архиве. Привлечение специализированных фирм дает
возможность получить информационный ресурс, как в виде базы данных, так
и в виде оцифрованных изображений оригиналов описей. Самое важное
преимущество электронных описей, основная цель их создания это то, что
становится возможным
сквозной поиск информации по заголовкам дел.
Даже простой контекстный поиск по заголовкам дел является колоссальным
шагом вперед по сравнению с необходимостью полистного просмотра
описей и существенно повышает эффективность работы всех пользователей.
Эта
работа
и
в
настоящее
время
остается
магистральным
направлением в области создания информационных ресурсов ГА РФ.
ИПС «Электронные описи ГА РФ»
С 2008 г. информационные ресурсы электронных путеводителей по
фондам ГА РФ и электронных описей с тали доступны широкому кругу
пользователей.
8
В одном из читальных залов архива установлена локальная сеть из 30
терминальных рабочих станций и сервера, на котором размещена информационно-поисковая система «Электронные описи ГАРФ», включающая
в себя электронный путеводитель, электронные описи и электронный каталог
дел.
В ИПС внесен рубрикатор фондов. Обеспечивается поиск
фондов,
описей и дел по рубрикатору фондов, поэтапно по списку фондов, далее по
списку описей фонда, и далее - по списку дел описи.
Помимо сведений о фондах, описях и делах, содержащихся в
соответствующих списках (номер, название, крайние даты), имеется
возможность просмотра дополнительных сведений:
- о фонде (аннотации, сведения о количестве описей, дел, крайних
датах документов, датах и количестве документов по личному составу и др.),
- о деле (аннотации, делопроизводственный номер, разделы описи,
количество листов, примечания).
Имеется возможность просмотра оцифрованных изображений описей,
включая справочный аппарат к ним.
Обеспечивается контекстный поиск по реквизитам фонда, описи, дела:
 по точному шифру (номеру, включая литеру) фонда или описи,
или дела;
 поиск рубрик (по рубрикатору фондов – схеме систематизации
фондов);
 поиск фондов (по названиям фондов, переименованиям,
аннотациям с возможностью уточнения по диапазону крайних
дат фонда и крайних дат документов в фонде),
 поиск описей (по названиям описей с возможностью уточнения
по диапазону крайних дат документов);
 поиск
дел
(по
заголовкам
дел,
аннотациям,
делопроизводственному номеру с возможностью уточнения по
диапазону крайних дат документов).
В 2010 г. в день его 90-летнего юбилея ГА РФ открыт Online доступ к этому
уникальному информационному ресурсу на обновленном официальном сайте
архива (www.statearchive.ru).
9
Организация удаленного доступа к электронным описям федерального
архива является первым опытом такого рода в архивной отрасли и
представляется серьезным информационным прорывом. Любой житель
страны и мира, имеющий доступ к Интернету, сможет теперь в режиме
реального времени вести хронологический и тематический поиск дел высших
органов государственной власти и управления Российской империи, СССР,
РСФСР и Российской Федерации.
Каталоги
С конца 90-х годов в ГА РФ было принято решение о прекращении
каталогизации в традиционной форме (составление карточек). Каталогизация
документов ведется только в электронном формате. Каталогизируется
документация наиболее востребованных, информационно насыщенных
фондов для пополнения базы данных «Систематический каталог ГА РФ», в
которой уже более 108 тыс. записей о документах по истории РСФСР и
СССР за 1918 – 1999 гг., не представленных в традиционных каталогах
архива.
Существенно пополнили электронные справочно-информационные
ресурсы архива и базы данных, создаваемые в ходе выполнения других
самостоятельных работ и проектов. Электронные каталоги созданы в ходе
подготовки
к
изданию
пофондовых
и
тематических
каталогов
и
документальных публикаций, в т.ч. «Особые папки» (Из материалов
Секретариата НКВД-МВД СССР), «Надзорные производства Прокуратуры
СССР по делам об антисоветской агитации и пропаганде. Ст. 58.10. 1920-е –
1991 гг.», «Перечень постановлений Совета Министров СССР. 1947-1991 гг.
Особое место в ИПС архива занимает электронный информационный
ресурс «Объединенный электронный архив фондов СВАГ. 1944-1949 гг.». Он
представляет собой информационно-поисковую систему, объединяющую
электронные описи, электронные каталоги документов, электронные образы
более 271 тыс. рассекреченных документов. Работа над этим проектом
ведется совместно с Федеральным архивом Германии, Центром современной
10
истории (Потсдам, ФРГ) и Университетом Северной Каролины (Чепел Хилл,
США) уже около 10 лет. Данный проект - серьезный прорыв в
информационных архивных технологиях, ориентированных на доступ к
архивным ресурсам через Интернет и соединяющих широкие возможности
поиска архивной информации с немедленным доступом к содержанию дел и
документов.
Электронные указатели
С 1993 г. в ГА РФ создаются электронные указатели (именные,
предметные) к документам, в виде справочных баз данных. Создание такого
типа баз данных, содержащих краткие сведения и поисковые данные,
позволяет более оперативно (по сравнению с созданием каталогов) получить
качественный справочный аппарат к объемным комплексам документов,
ввести в оборот новые документы, сделать справочную и исследовательскую
работу более эффективной.
Наиболее актуальны в настоящее время именные указатели к
комплексам
документов,
которые
содержат
значительные
объемы
информации о персоналиях, а описи не отражают всей ее полноты.
Например, удобен в практической работе
Департамента
полиции
МВД
«Именной указатель к делам
Российской
Империи,
содержащим
перлюстрацию корреспонденции за 1883-1917 гг.», который содержит
данные о лицах, упоминающихся в переписке, с указанием имеющихся
дополнительных
данных
(звание,
должность,
профессия,
социальное
происхождение и т.п.) и поисковых данных (номер фонда, описи, дела,
листов, номер катушки микрофильма).
Для повышения эффективности работы м обращениями граждан были
созданы базы данных – указатели «Узники лагеря Маутхаузен. 1944 - 1945
гг.» и «Именной указатель к опросным листам на граждан, возвратившихся
из германской неволи. 1944-1946 гг.». Сотрудники архива, работающие с
запросами граждан, самостоятельно повседневно работают с базами данных
– указателями. Частота обращений к таким базам данных зависит от
11
количества запросов по данным документам. Так все запросы, связанные с
узниками, военнопленными, пропавшими без вести в годы войны (в
последнее время до 1500 обращений в год) проверяются по этим базам
данных, результативность примерно 20% - положительных.
Опыт ретроконверсии каталогов
Процесс
создания
электронных
каталогов
документов
(как
и
традиционных карточных) весьма трудоемок. Общий объем электронных
каталогов и указателей по документам архива в настоящее время составляет
всего около 834 тыс. записей. Тогда как в традиционных каталогах архива
около 28 млн. карточек. Эффективным решением задачи качественного
расширения возможностей ИПС архива на основе электронных описаний
документов может стать электронная ретроконверсия части традиционных
каталогов.
ГА РФ имеет довольно разветвленную систему традиционных (ручного
поиска) и электронных каталогов. Среди них имеются также и каталоги
(картотеки), созданные в делопроизводстве ведомств или в ведомственных
архивах и поступившие в ГА РФ вместе с документами соответствующего
учреждения. В этой группе особо выделяются
делопроизводственные
картотеки учреждений политического сыска России конца XIX начала XX
вв.,: III Отделения собственной его императорского величества канцелярии,
Департамента полиции МВД, Московского и Петербургского охранных
отделений, Московского губернского жандармского управления и др. В них
содержится более 3,3 миллионов карточек. Созданный в этих учреждениях
справочный и учетный аппарат не только не утратил своей справочной роли,
но приобрел и большое историческое значение, так как сами картотеки в
настоящее время являются уникальными историческими документами.
Все обозначенные выше каталоги и указатели активно используются
как
сотрудниками
исследователей
архива,
так
и
исследователями,
причем
доля
постоянно увеличивается. Среднегодовое количество
обращений к каталогам ГА РФ составляет от 1900 до 2200. Из них около
12
70% обращений приходится на делопроизводственные картотеки учреждений
конца XIX начала XX вв. Следует выделить именной каталог Департамента
полиции МВД «Центральный справочный алфавит», который устойчиво
держит первенство по количеству обращений: в среднем около 50% от
общего числа и имеет
наиболее высокий процент (более 70%)
положительных ответов, каталог Московского охранного отделения около
50% положительных ответов.
Перевод в электронную базу данных информации традиционных
каталогов
позволяет в значительной мере ускорить процесс поиска
информации, в том числе по разным аспектам.
производить
различные
статистические
подсчеты,
Дает возможность
социологические
исследования и анализировать информацию.
В ГА РФ имеется опыт перевода каталогов в электронный формат.
Так в 2002-2004 гг. совместно с МГУ при поддержке Российского
гуманитарного научного фонда проводилась исследовательская работа, цель
которой заключалась в изучении информации о лицах, проходивших по
материалам Агентурного отдела Московского охранного отделения.
В ходе этой работы была создана электронная база банных объемом
30580
записей на основе хранящейся в ГА РФ делопроизводственной
картотеки Московского охранного отделения (Ф.63. Отделение по
охранению общественной безопасности и порядка в Москве (Московское
охранное отделение, МОО) при Московском градоначальнике. 1880–1917).
Данная именная картотека насчитывает примерно 33 600 карточек за
1902–1917 гг. Она составлена сотрудниками Московского охранного
отделения на основании агентурных сведений, поступавших от агентов
(секретной агентуры). В ней указаны фамилии лиц, за которыми
устанавливалось наблюдение. «Агентурная» картотека отличается от всех
делопроизводственных картотек своим внешним видом, расположением
реквизитов,
насыщенностью
информацией.
Предусмотрен
даже
цвет
карточки в зависимости от принадлежности к той или иной организации:
13
синие заведены на социал-демократов; розовые — на эсеров; бледно-зеленые
— на анархистов; желтые — на участников студенческого движения;
кремовые — на участников общественного движения, включая рабочее
движение.
В карточке содержатся сведения: фамилия, имя, отчество, звание,
происхождение, место рождения, возраст, домашний адрес, революционная
кличка, кличка наружного наблюдения, род занятий, название организации, к
которой принадлежит наблюдаемый, наличие фотографии, в графе «Чьи
сведения» — указаны кличка агента, доставившего сведения, шифры
агентурной записки. Иногда указаны дополнительные сведения (внешний
вид, место работы, примерный возраст) о лице, а также предпринятые против
него меры (обыски, аресты). Имеется ссылка на дело, где отложились
сведения (эти данные приводятся не всегда). Здесь же или на обратной
стороне карточки, как правило, изложены сведения, которые доставил агент.
Иногда сведения достаточно обширные и заполняются на нескольких
карточках. Сведения систематизированы по алфавиту фамилий. На все
фамилии и клички одного лица составлено несколько карточек или
отсылочные карточки, которые расставлены соответственно по всему
алфавиту.
Ценность этого каталога возрастает в связи с тем, что практически не
сохранился агентурный отдел Московского охранного отделения. Он в
первую очередь пострадал в февральские дни 1917 года. Не полностью
сохранился и сам каталог.
В начале работы по данному проекту в ГА РФ была разработана структура
базы данных, определен набор полей и методика их заполнения, что нашло
отражение в специальной Памятке по ведению базы данных «Картотека
Агентурного отдела Московского охранного отделения».
В базу данных вводились сведения из основных реквизитов карточки.
Параллельно проводилось сканирование карточек. Таким образом, данная
методика ретроконверсии предполагала не копирование полностью карточки
14
в запись базы данных, а перенос содержания только основных полей,
позволяющих идентифицировать личность, или содержащих архивный шифр
дела. Заполнение других полей базы данных производилось по результатам
анализа содержания карточки, включая отбор и обобщение сведений, а также
их унификацию при вводе.
В результате, созданная электронная база данных, выполняет не только
поисковые функции, но и дает возможность проведения на ее основе
исследования «социального портрета» лиц, проходящих по материалам
Агентурного отдела.
Сочетание основных поисковых полей базы данных и определенных
дополнительных полей дало возможность проводить поиск по другим,
отличным от традиционной картотеки, аспектам. Например: не только по
ФИО, кличкам, но и по званию, социальному происхождению, месту
рождения, жительства, партийной принадлежности, по возрасту, по наличию
фотографии и др. Возможен поиск по сочетанию различных признаков.
Результат поиска предоставляется практически мгновенно.
Дополнительные
поля
и
применение
специальной
кодировки
позволяют производить подсчеты и анализ данных по всем полям базы
данных. С помощью программных средств MS Access, можно наглядно
отображать разнообразные статистические подсчеты в диаграммах и
графиках. Так, например, предварительные подсчеты по принадлежности
учтенных в базе данных лиц к различным партиям и общественным
движениям показывают, что с большим отрывом лидируют социалдемократы и эсеры (4/5 упоминаний), третьей по численности категорией
выступают члены партии анархистов (более 7%).
Таким
образом,
рациональное
сочетание
минимума
основных
идентифицирующих полей, требующих ручного ввода в базу данных, с
привязкой
карточек,
оцифрованных
открывает
(отсканированных)
возможность
быстрого
образов
перевода
подлинных
информации
объемных каталогов в электронный вид, без потери их основных
15
поисковых функций. Данный опыт чрезвычайно важен для ГА РФ,
имеющего
мощный
информационный
ресурс,
сосредоточенный
в
хранящихся в нем каталогах.
Перспективы ретроконверсии каталогов.
На
повестке
дня
стоит
вопрос
о
ретроконверсии
наиболее
востребованных каталогов для более эффективного и разнопланового их
использования.
Наибольший интерес для ретроконверсии представляют активно
используемые
именные
и
тематические
картотеки,
созданные
в
делопроизводстве ведомств или в ведомственных архивах и поступившие в
ГА РФ вместе с документами соответствующего учреждения.
Так представляется перспективным перевод в электронный формат
картотеки награжденных государственными наградами СССР, РСФСР.
Значительный объем картотеки (около 12 млн карточек), особенности
систематизации,
затрудняющие
поиск,
необходимость
анализировать
сведения о награжденных, готовить статистические данные по разным
направлениям, производить социологические исследования, осуществлять
поиск не только по ФИО, но и по другим аспектам (номер награды,
удостоверения и т.п.) делают актуальной и перспективной такую работу.
Ретроконверсия сократит время поиска необходимых сведений, облегчит
работу и на долгие годы поможет архивистам в использовании информации
в различных целях. Архив уже предпринимает (пока собственными силами)
шаги в этом направлении.
Сотрудничество с Президентской библиотекой
Вся
деятельность архива в постсоветские годы направлена на то,
чтобы не только собрать и сохранить документы по истории России, но и
предоставить каждому заинтересованному исследователю возможность
пользоваться ретроспективной информацией во всех ее аспектах.
16
ГА РФ принимал активное участие на первом этапе создания Президентской
библиотеки имени Б,Н,Ельцина. Директор архива С,В,Мироненко входил в
состав инициативной группы, перед которой была поставлена задача
определить основные принципы формирования архивной составляющей
библиотеки.
Для формирования архивной составляющей информационного ресурса
Президентской библиотеки (ПБ) рабочей группой Государственного архива
Российской Федерации были подготовлены предложения об основных
принципах
формирования
архивной
составляющей
информационного
ресурса Президентской библиотеки им. Б. Н. Ельцина (концепция
формирования
архивной
составляющей),
подготовлен
проект
(шесть
вариантов) технического задания на проведение работ по формированию
архивной
составляющей
информационного
ресурса
Президентской
библиотеки им. Б.Н.Ельцина.
Были определены основные критерии отбора архивных фондов, описей и дел,
содержащих информацию по истории Российской государственности, для
включения в контент архивной составляющей ПБ, подготовлен проект
рубрикатора
(схемы
систематизации)
фондов
федеральных
архивов,
хранящих документы по истории Российской государственности).
Важным
результатом
работы
стала
подготовка
предложений
по
совместимости основных полей базы данных «Описи ГА РФ» с полями
RUSMARC, послужившие основой для выработки общих принципов
описания архивных дел в формате РУСМАРК. Таким образом, была
достигнута
совместимость
описаний
архивной
и
библиотечной
составляющих и обеспечена возможность интегрированного поиска в рамках
единой ИПС ПБ, что дало возможность совместно с коллегами из РГИА,
РГБ, РНБ, фирмой «АС» разработать проект шаблона МАРК-записи для
архивных дел, что было использовано для описания архивных
презентации ресурса.
первой
17
Материалы ГА РФ представлены в архивной составляющей Президентской
библиотеки:
- выявлены, подготовлены и переданы в фирму «АС» для оцифровки 10 дел
из фонда «Канцелярия Временного правительства» (оцифрованные дела
были включены в архивную составляющую ПБ и использованы в ходе
презентации);
- подготовлен и передан в фирму «АС» информационный ресурс описаний
дел (фотоальбомов) и оцифрованные изображения листов дел (фотографии)
из фонда императора Николая II и фонда великой княжны Ольги Николаевны
(ф. 601, оп. 1, д. 1536; ф. 673, оп. 1, д. 197), которые также были включены в
архивную составляющую ПБ и использованы в ходе презентации.
Кроме того:
- был доработан комплекс методических документов ГА РФ (инструкции,
памятки) по описанию фондов, описей и дел в электронном формате,
содержащих информацию по истории Российской государственности и
подлежащих включению в архивную составляющую ПБ;
- подготовлен и передан информационный ресурс баз данных «Путеводитель
по фондам ГА РФ» (3075 записей), «Перечень фондов ГА РФ» (3157
записей), включающий описания фондов, хранящихся в ГА РФ;
- подготовлен (дополнительно выверен, адаптирован для конвертирования в
формат РУСМАРК – заполнены дополнительные поля: «Название архива»,
«Код записи» и др.) и передан в фирму «АС» информационный ресурс
«Описи дел учреждений Временного правительства» (69 фондов, 115
описей), содержащий описания дел общим объемом 17475 записей;
Дальнейшее
развитие
электронных
информационно-поисковых
развитие
электронных
информационно-поисковых
ресурсов
Дальнейшее
ресурсов ГА РФ, основанное на законодательных актах РФ, концептуальных
правительственных
решениях,
федеральной
целевой
программой
«Электронная Россия», а также принятыми в соответствии с ними
18
нормативно-методическими документами и программными мероприятиями
Федерального архивного агентства предполагает:
1) интеграцию разрозненных электронных информационных ресурсов,
созданных и создаваемых в архиве в единую информационно-поисковую
систему по фондам ГА РФ;
2) дальнейшее наращивание электронного контента, используемого для
информационно-поисковой работы в архиве;
3)
ретроконверсию
традиционного
научно-справочного
аппарата
архива в электронный формат;
4) организацию удаленного доступа к электронному контенту ГА РФ
через Интернет,
5) создание локальной вычислительной сети (ЛВС), охватывающей все
рабочие места сотрудников, а также исследователей, работающих в
читальных залах архива, и разработку web-приложений способных работать в
Интернете и Интранете архива.
6) создание электронного архива документов ГА РФ, представляющего
собой
соединение
электронных
информационно-поисковых
систем
с
графическими образами дел и документов;
7) формирование электронного фонда пользования документов ГА РФ
на основе оцифровки особо ценных и часто используемых фондов (частей
фондов) ГА РФ.
Компьютерные технологии стали уже привычными, но пока еще не
всеобъемлющими. Как известно, показателем уровня развития архивного
дела в настоящее время становится применение компьютерных технологий
на всех участках архивной работы. Это и перевод традиционного научносправочного аппарата в электронную форму, сканирование наиболее ценных
и значимых архивных документов, разработка электронных информационнопоисковых систем по фондам архива, а также создание электронных систем
учета и контроля за движением архивных дел. Все это позволяет поднять на
19
новый уровень не только обслуживание пользователей архивной информации, но и обеспечение сохранности документов.
В последнее время перед архивом встала принципиально новая задача обеспечить хранение и использование документов, передаваемых па
государственное хранение исключительно в электронной форме. Речь, в
частности, идет о приеме электронных образов переписных листов Всероссийской переписи населения 2002 г., Всероссийской сельскохозяйственной переписи 2006 г., а также документов только что осуществленной
Всероссийской переписи населения. Первые шаги в решении этих непростых
вопросов уже сделаны. ГА РФ приобрел архивные оптические накопители
для
их
хранения,
ведутся
методические
разработки.
Серьезной
технологической и методической проблемой остается организация доступа к
этим материалам. Но есть уверенность, что коллектив архива учпешно
справится и с этой непростой проблемой.