Автоматизация бизнес-процессов архивной организации

УДК 004.4(06) Технологии разработки программных систем
М.А. ГРИШИНА1, Е.С. ПРИДАННИКОВА
Научные руководители – Г.В. ЛУКИН, к.ф.-м.н.,
Е.А. ПЕТУХОВА, ст. преподаватель
Московский инженерно-физический институт (государственный университет)
1ООО «ЛЕТОГРАФ», Москва
АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ АРХИВНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
В статье рассмотрены основные задачи, возникающие при формировании государственного архива, и выделяется
набор задач, автоматизация решения которых позволит улучшить качество работы архивной организации, повысить
прозрачность бизнес-процессов и обеспечить надежное хранение данных архива. Приводится перечень основных бизнес-процессов и анализ преимуществ, которые обеспечивает их автоматизация.
Основными задачами государственного архива являются обеспечение структурированного хранения поступивших документов и дел. Процессы комплектования архива и уничтожения документов и дел из архива
по окончании требуемых сроков хранения сопровождаются подготовкой и утверждением различного рода
организационно-распорядительных документов, актов и описей. Автоматизация всех этих процессов и работа с документами в электронном виде позволит существенно сократить временные затраты на подготовку и
выполнение работ по управлению архивом.
При выполнении работ по автоматизации деятельности архива предполагается построить модель функционирования архива, смоделировать логику бизнес процессов и механизм взаимодействия их участников.
На основании получившейся модели планируется настроить систему, которая бы автоматизировала все основные процессы архива.
В рамках поставленной задачи были выявлены следующие бизнес-процессы:
 Обработка описи документов, поступающих на хранение в государственный архив;
 Подготовка, согласование, утверждение распоряжения о проведении экспертной комиссии;
 Отбор дел и документов для проведения экспертизы ценности;
 Подготовка, проведение и утверждение результатов заседания экспертной комиссии;
 Согласование и утверждение результатов заседания экспертной комиссии;
 Обработка заявки на выдачу дела в читальный зал;
 Обработка заявки на выдачу архивной справки;
 Подготовка, согласование, утверждение распоряжений по уничтожению документов;
 Уничтожение документов и дел;
 Согласование и утверждение актов о выделении документов к уничтожению.
Определены события, инициирующие каждый бизнес-процесс. Для каждого бизнес-процесса определены
его участники, набор документов, создающихся в рамках данного процесса, и составлены схемы, отражающие основные действия его участников.
Автоматизированная система управления архивом позволит повысить оперативность предоставления
информации пользователям и сотрудникам архива, повысить качество обеспечения сохранности документов
за счет учета и контроля над движением единиц хранения, обеспечить автоматизированное формирование
отчетов, обеспечить защиту от несанкционированных действий с единицами хранения за счет разграничения
полномочий различных групп пользователей.
В качестве инструмента реализации планируется использовать систему управления документами и бизнес-процессами ЛЕТОГРАФ. Система ЛЕТОГРАФ построена по принципу конструктора, с помощью
настроек система может быть легко и быстро адаптирована для решения любой задачи, связанной с управлением документами и бизнес-процессами. Система ЛЕТОГРАФ позволяет организовать работу с любыми
типами документов, а также настроить бизнес-процессы движения документов. Система ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность настройки аналитических отчетов любой сложности для подготовки основных отчетных документов, описей дел и актов в архиве государственной организации. Использование системы ЛЕТОГРАФ в качестве инструмента автоматизации бизнес-процессов заметно упростит процесс реализации
системы управления архивом, и позволит осуществить внедрение системы в короткие сроки.
Список литературы
1.
2.
3.
Документация по системе «ЛЕТОГРАФ»
Сайт системы «ЛЕТОГРАФ» www.letograf.ru
Труб И.И. СУБД Cache : работа с объектами -:М. :Диалог-МИФИ. 2006. – 480с.
_______________________________________________________________________
ISBN 5-7262-0710-6. НАУЧНАЯ СЕССИЯ МИФИ-2007. Том 16
1