ЛЕКЦИЯ №18 Отчетность аптеки (фирмы). Месячный отчет План: 1. Значение отчетности в народном хозяйстве. 2. Текущая и годовая отчетность аптек. 3. Порядок составления и представления месячного отчета аптеки. 4. Основные разделы месячного отчета. Литература: 1. Лекционные записи. 2. Управление и экономика фармации: том 2: Учет в аптечных организациях: оперативный, бухгалтерский, налоговый. Учебник для студентов высших учебных заведений./ А.А.Теодорович, Е.Е.Лоскутова, Е.А.Максимкина и др., под редакцией Е.Е.Лоскутовой. М., Изд.центр «Академия», 2004 – 448 с. 3. Управление и экономика фармации: Учебник/ Под редакцией В.П.Багировой. М.: ОАО «Медицина», 2004 – 720 с. 2 Учетный процесс в аптечной системе завершает статистическая и бухгалтерская отчетность. Отчетность – система обобщающих показателей учета, характеризующих хозяйственную деятельность и финансовое положение аптечной структуры за соответствующий период. По срокам составления различают годовую и внутригодовую или текущую отчетность (декадная, месячная, квартальная и.т.д.). Юридические лица сами определяют конечные финансовые результаты. Поэтому помимо текущей отчетности они составляют и балансы за соответствующие периоды (квартальный, полугодовой, девятимесячный, годовой). Все отчетные формы заполняют нарастающим итогом с начала года. В состав годового отчета кроме годового баланса входят и статистические формы отчетности: - о движении уставного фонда (капитала); - норматив оборотных средств; - наличие и движение основных средств и амортизационного фонда; - о выполнении плана по труду и.т.д. Прилагают объяснительную записку. Подписывают директор и бухгалтер. Сроки представления отчетов Месячные и квартальные отчеты представляют не позднее 12 числа следующего месяца, годовые – не позднее 20 января следующего года. Отчеты составляют в 2-х экземплярах, к ним прилагают все первичные оправдательные документы. В бухгалтерии их проверяют по всем приходным и расходным операциям. При необходимости корректируют, затем утверждают (в 15-ти дневный срок). Утвержденные отчеты хранят: месячные - 1 год квартальные – 3 года годовые - 10 лет Месячный отчет Это основной отчетный документ, форма которого утверждена Приказом МЗ СССР №14 от 8.01.88г. - ф. №АП-72. Он состоит из нескольких разделов и таблиц. Условно в нем можно выделить следующие разделы: Раздел 1. Движение денежных средств Представлен таблицами: 1. Реестр движения денежных средств и инкассации выручки (ф. АП-70). Отражается движение наличных денег за месяц по приходным и расходным кассовым операциям. Основанием для заполнения таблицы служит ежедневный «Кассовый отчет» или Справка о результатах сверки выручки по данным кассы (ф. № АП-32). Заполнение приходной части начинают с указания остатка наличных денег на 1-е число месяца. Он должен совпадать с данными «Кассового отчета» (ф. АП-32) и остатком денег на конец предыдущего месяца (из месячного отчета предыдущего месяца) Затем фиксируют приходные денежные операции. Основными крупными операциями по приходу являются выручка от реализации товаров населению и получение наличных денег для выплаты зарплаты. В этой части таблицы отражают также: выручку от мелкорозничной сети; возврат подотчетных сумм; прочие поступления (уплата недостач, а также платные услуги за предметы проката, за ремонт очковой оптики и т.д.) Подводят итог прихода денег по кассе. 3 Расходная часть: Вначале указывают общую сумму выручки, сданную в банк за месяц. Далее следуют операции: - выручка в пути; - выплата з/п (отдельно выделяют сумму пособий по нетрудоспособности); - оплачено за посуду, лек. сырье, топливо; - почтовые расходы; - выдача денег под отчет; - оплата наличными разного рода работ и услуг. Подводят итог расхода денег. По формуле торгового баланса выводят остаток денег на новый месяц. О2 = О1 + П - Р О2 – должен соответствовать денежной наличности в кассе в последний день отчетного месяца. Таким образом можно проверить работу кассира 2. Субрасчетный счет (текущий) Данная таблица заполняется при наличии в аптеке счета на основании выписок банка. Построение ее аналогично: О1- поступило; выбыло - О2. Фиксируют остаток денег на счете на начало месяца, поступление выручки аптеки, перечислено покупателями за месяц, суммы, полученные по чекам, приобретено материалов безналичным путем; уплачено налогов, страховых взносов. Сопоставляются итоги сумм по поступлению и выбытию, с помощью формулы торгового баланса выводим остаток на конец месяца – О2. Раздел 2. Движение товарно-материальных ценностей Раздел включает таблицы: 1. Товарный отчет (ф. АП-25), характеризующий движение товара, вспомогательных материалов, тары, лекарственного сырья, топлива в отделах аптеки, фирмы. Состоит из приходной и расходной частей. На основании первичных документов в хронологической последовательности в товарный отчет включают все виды прихода и расхода товарно-материальных ценностей за месяц. Товар учитывают в стоимостном выражении по розничным и оптовым ценам. Остальные ценности - в оптовых. Приход состоит из основного прихода и прочих поступлений, увеличивающих запасы аптеки, фирмы. Основной приход: Вначале указывают остатки товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на начало месяца. Суммы должны соответствовать остаткам на конец предшествующего месяца, приведенным в последнем месячном отчете. Затем отдельно на каждой строке товарно-транспортной накладной показывают суммы соответствующей группы ценностей. Если при подсчете в накладной обнаружена ошибка, извещают склад, фирму, которые высылают исправительное письмо, на основании письма в аптеке корректируют сумму в товарно-транспортной накладной. Записи в аптеке производят с учетом исправленной суммы. Если на часть товара из-за боя, порчи, недостачи составлен «Акт об установлении расхождения в количестве и качестве при приемке товара» - (Ф. АП -2), то стоимость полученного товара приходуется в полной сумме указанной в накладной поставщика, независимо от факта составления ак- 4 та. Всякого рода наценки, транспортные расходы, включенные в товарно-транспортную накладную сверх продажной стоимости товара, в рассматриваемой таблице не учитывают. В заключение подводят итог основного поступления. Прочие поступления, увеличивающие запасы аптеки, фирмы 1. Приобретение посуды у населения. 2. Дооценка по журналу лабораторно-фасовочных работ. 3. Перевод ценностей из одной учетной группы в другую (перевод закупленного лекарственного сырья, вспомогательного материала и тары в товар). 4. Излишки, выявленные при инвентаризации. 5. Бездокументальное поступление товара. 6. Закупленное лекарственное растительное сырье. Следует помнить, если лекарственное сырье принято по приемной квитанции и не переведено в товар, то в графе «лекарственное сырье» данного раздела оно учитывается только по заготовительной цене. Если же сырье переведено в товар, то его учитывают в этой же таблице, но в графе «Товар» в розничной и оптовой ценах. По окончании всех записей посчитывают весь приход за месяц. Основными документами для заполнения приходной части отчета являются: 1. Отчет аптеки о финансово-хозяйственной деятельности за предыдущий месяц (ф. АП-72); 2. Товарно-транспортные накладные склада и фирм поставщиков; 3. Приемная квитанция на лекарственно-растительное сырье (ф. АП-4); 4. Акт о переводе в товар лекарственно-растительного сырья (ф. АП-19); 5. Ведомость покупки стеклянной посуды (ф. АП-8); 6. Справка о дооценке и уценке по лабораторно-фасовочным работам (ф. АП – 12) и.т.д. Расходная часть Состоит из 2-х видов: реализации и прочего документированного расхода. В отличии от прихода записи производят не в хронологической последовательности, а итоговой суммой за месяц. Поэтому каждую сумму, проведенную по расходу, необходимо подтвердить соответствующим документом. В разделе «реализация» отражают розничный товарооборот (отпуск населению) и оптовый товарооборот (лечебным и другим организациям). Для заполнения используют: 1. Ведомость розничных оборотов (розн. т/о); 2. Товарные отчеты материально-ответственных лиц (ф. АП-25); 3. Журнал учета мелкооптового отпуска и расчетов с покупателями (ф. АП-22). В конце подводят итог суммы реализации. Прочий документированный расход Учитываем расход товара и других материальных ценностей на производственные нужды аптеки. Товар учитываем в 2-х ценах, а другие ценности только по оптовой. Суммы показываем отдельно по конкретному виду расхода. Поэтому следует указать наименование оправдательного документа, его номер и дату. Учитываем следующие операции: 1. Возврат и переброс товара (сумма, номер накладной-требования (ф. АП-18), дата). 2. Списание по актам с указанием сумм, пришедших в негодность ценностей (Акт о порче товарно-материальных ценностей – ф. АП-20) 3. Перевод в другие учетные группы ценностей (акты перевода). 5 Например, часть лекарственного растительного сырья реализована, составляем акт о переводе лекарственного сырья в товар (ф. АП– 19), и в данном разделе списываем его по заготовительной цене с указанием номера акта. Одновременно стоимость проданного сырья ставят на приход в разделе прочие поступления товарного отчета уже как товар в 2-х ценах ( розничной и оптовой). 4. Переоценка материальных ценностей в сторону уменьшения (акта о переоценке товара (ф. АП-21) 5. Наличие естественной убыли. Расчет естественной убыли товаров ( ф. АП-47) 6. Списание товара, израсходованного на оказание первой медицинской помощи (Справка об использовании товара на оказание первой медицинской помощи (ф. АП-15) 7. Стоимость лекарств, изъятых на анализ в КАЛ (акт изъятия). 8. Суммы по «Актам об установлении расхождения в количестве и качестве при приемке товара» (ф. АП-2) Таким образом, основными документами на основании которых заполняют данный раздел являются акты, справки, накладные-требования. По окончании всех записей в расходной части товарного отчета, как по товару, так и по таре и другим материальным ценностям подводим итоги расхода. Затем, используя формулу торгового баланса, на основании приходной и расходной частей выводим остаток по каждой группе товарно-материальных ценностей на конец месяца: О2 = О1 + П – Р Приходная и расходная части товарного отчета должны сбалансироваться. На оборотной стороне товарного отчета ведут количественный и стоимостной учет движения тары по видам в «Отчете о движении тары». Фиксируем остаток на начало месяца, затем следует приход и расход по номенклатуре, цене, количеству и сумме. Выводим остаток на конец месяца. Допускается составление отчета о движении тары на отдельном листе. Суммирующие итоги в отчете о движении тары должны совпадать с общей суммой по таре в товарном отчете. Завершает раздел «Движение товарно-материальных ценностей» таблица «Регистрация розничных оборотов» (7 раздел). В ней в хронологической последовательности отражаем по дням месяца розничный товарооборот аптеки, выделяя при этом: - количество рецептов индивидуального изготовления и количество рецептов на ГЛС; - общую стоимость амбулаторной рецептуры, выделяя стоимость ГЛС; - безрецептурный отпуск (ручная продажа); - поступило выручки от мелкорозничной сети: а) киосков б) аптечных пунктов в) филиалов Выводим общую сумму оборота за день. В конце таблицы выделяем оборот по льготному и бесплатному отпуску. Рассчитываем среднюю стоимость одного рецепта. Подобную ведомость целесообразно вести в течение всего месяца в 2-х экземплярах, а в конце месяца 1 экземпляр приложить к отчету. 3 раздел. Данный раздел характеризует состояния взаиморасчетов аптеки с покупателями, хозяйственными организациями, подотчетными лицами. Он включает Реестр выписанных покупателям накладных-требований (счетов) (ф. АП-18) и Оборотную ведомость по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам (ф. АП-23). Реестр подтверждает реализацию товаров организациям по каждому факту отпуска с указанием суммы счета-фактуры. Записи ведем в хронологической последовательности с указанием даты отпуска, номера накладной, какому учреждению товар отпущен. 6 При этом отражаем не только общую сумму оптового товарооборота, но и его разбивку по видам: стоимость лекарств индивидуального изготовления, ГЛС, ангро, прочие товары. Заполняем реестр на основании данных «Журнала учета оптового отпуска и расчетов с покупателями (ф. АП-22). В данном документе прослеживается отпуск организациям товарно-материальных ценностей в разрезе товарных групп. Общая сумма всех счетов за месяц должна соответствовать сумме месячного оптового товарооборота, отраженного во втором разделе месячного отчета (товарного отчета). К реестру прилагаем все оправдательные документы. Оборотная ведомость показывает состояние взаиморасчетов аптеки с покупателями, организациями и материально ответственными лицами. Она отражает состояние дебиторской и кредиторской задолженности как по самой аптеке, так и по отдельным покупателям, организациям. Состоит данная ведомость из 2-х частей. В первой части приводим перечень всех покупателей. Записи ведем отдельной строкой по каждому покупателю. Фиксируем состояние взаиморасчетов. Вначале фиксируем остаток на начало месяца – в пользу аптеки или за аптекой, затем отражаем обороты в течение месяца и выводим конечные результаты – в пользу или за аптекой. Устанавливаем покупателей-кредиторов (долг за аптекой) и дебиторов (они должны аптеке). Записи в первой части ведут на основании данных «Журнала учета мелкооптового и оптового отпуска и расчетов с покупателями.» (ф. АП-22) Вторая часть – прочие расчеты отражает: а) расчеты с рабочими и служащими по заработной плате; б) расчеты по закупке товаров; в) расчеты по оплате коммунальных, транспортных, почтово-телефонных услуг; г) расчеты с подотчетными лицами (аванс на командировочные расходы, мелкие приобретения, расчеты по недостачам, погашение этой задолженности. Записи ведут аналогично записям в первой части. Основанием служат данные выписок банка, лицевых счетов материально ответственных лиц. В заключении подводим итог по первой и второй частям оборотной ведомости графа «Всего». Помимо рассмотренных трех разделов в месячном отчете аптеки имеется ряд дополнительных таблиц: Таблица 8. Отчет о движении основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов (ф. АП-56) Отчет составляют отдельно по основным средствам, по малоценным и быстроизнашивающимся предметам на основании соответствующих карточек: - движения основных средств – инвентарные карточки ОС-6, ОС-7, ОС-9, ОС-12; - движения малоценных и быстроизнашивающихся предметов – карточки ф. МБ-2; - движения санспецодежды – карточки ф. МБ-7. Учет ведем в количественном и стоимостном измерениях по цене приобретения. Построение отчета традиционно. Остаток средств на начало месяца должен соответствовать остатку на конец предыдущего месячного отчета аптеки. Затем в хронологической последовательности по каждому предмету указываем приход, расход, выводим остаток на конец месяца. Фиксируем номенклатурный номер или единицы измерения, цену, количество, сумму. В примечании указываем на основании каких оправдательных документов отражено движение. Таблица 9. Оборотная ведомость на лекарственное растительное сырье и прочие материальные ценности. 7 Заполняем на основании карточек складского учета ф. М-17. В стоимостном и количественном (натуральном) измерениях отражаем движение прочих активов – топлива, лекарственного сырья и др. Лекарственное растительное сырье учитываем по 3-м ценам, остальные ценности (прочие активы) – только по оптовой. Построение традиционно: по каждому наименованию отдельно отражаем О 1, приход, расход и О2. Общие суммы не выводим. Таблица 10. Справка о заработной плате. Отражаем состояние взаиморасчетов с работниками за месяц. Вначале указываем сумму невыплаченной заработной платы (з/п) на начало месяца (устойчивые пассивы). В разделе начислено расшифровываем з/п в соответствии со схемой должностных окладов: 1) регистрируемому персоналу аптеки: сотрудникам аптеки и совместителям по расчетно-платежной ведомости; 2) нерегистрируемому персоналу: счет на мелкие услуги, договор подряда, трудовое соглашение; 3) приказ, расчет – на выплату премий, материальная помощь; 4) надбавки из фонда экономии з/п. Подводим итог по начислению. В разделе Удержано фиксируем сумму удержаний по видам: - подоходный налог; - товар в кредит; - вклады; - добровольное страхование; - исполнительные листы; - профсоюзные взносы. Подводим итог по удержанию. Выводим сумму невыплаченной з/п на конец месяца. В завершение таблицы показываем: - отчисления ЕСН (Единый социальный налог). Таблицу заполняем на основании расчетно-платежной ведомости, счетов на мелкие услуги, договоров подряда, лицевых счетов работников по учету з/п, оборотной ведомости по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам (ф. АП-23) Таблица 6. Движение товаров и выручки по мелкорозничной сети. С ее помощью можно контролировать сохранность товарно-материальных ценностей в сети. В ней по каждому материально ответственному лицу, закрепленному за соответствующим аптечным пунктом (а/п), киоском, филиалом фиксируем остаток на начало месяца, приход (сумма товара, полученного из аптеки), расход (выручка, сданная в кассу аптеки), возврат, недостача, остаток товаров на конец месяца. Записи производим итоговой суммой за месяц. Основанием для заполнения таблицы служат Товарные отчеты данных материально ответственных лиц (ф. АП-24) Таблица 11. Перечень документов К квартальным и годовым отчетам прилагаем объяснительные записки, в которых: 1) указываем основные факторы, повлиявшие на хозяйственные и финансовые результаты; 2) освещаем состояние учета и отчетности, обеспечение сохранности ТМЦ, результаты проведенных ревизий и инвентаризаций. На день инвентаризации, не совпадающем по срокам с датой составления месячного отчета, составляем дополнительный отчет. Порядок и объем его составления аналогичен. 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
