Эффективный таймменеджмент – основа успешной

Эффективный таймменеджмент – основа успешной
деятельности руководителя аптеки
“Если время самая драгоценная вещь, то растрата времени является
самым большим мотовством”, - любил говорить Бенджамин Франклин.
В
современных
условиях
оптимальное
использование
времени,
эффективный таймменеджмент – основа успешной деятельности
руководителя аптеки, его потенциальный резерв.
Этой теме посвящен цикл статей известного бизнес-тренера,
руководителя бизнес тренинг центра «Be best» Н.М. Тельпуховской, к
публикации которого мы приступаем в апрельском номере журнала.
Отвечать или нет на все телефонные звонки?
Что делать с медицинскими представителями, толпящимися с утра в
кабинете? Когда решить конфликт с покупателем, если в это же время
запланировано совещание?
Эти вопросы рано или поздно встают перед каждым руководителем
аптеки.
Для того, чтобы не стать неблагоразумным растратчиком драгоценного
времени необходимо определить, где происходят его утери и найти
резервы для более эффективного его использования. Какие виды
деятельности являются для вас помехами в работе? На что уходят
неоценимые минуты и часы – на пустые разговоры или
чтение
специальной литературы, на действенный контроль за подчиненными или
выполнение личной просьбы родственника?
Посмотрите на проблему потери времени и с другой стороны и ответьте
на вопрос: «Во сколько вы оцениваете час своего времени?”. Сколько
процентов вашего времени тратится эффективно, а сколько - так себе? И
сколько вообще впустую? Трудно подсчитать. Как это сделать?
Любой американец с точностью до цента знает сколько стоит его время $50 или $250 долларов в час. Там даже в объявлении о приеме на
работу пишут о стоимости часа работы. Почему-то русские люди редко
задумываются об этом, а ведь эти вопросы – далеко не праздные.
Обидно терять время впустую, ведь перед вами столько возможностей!
Причины потерь времени
Причины потери времени руководителя делятся на внешние (не
зависящие от него обстоятельства или уже сложившийся стиль работы
аптеке) и внутренние, зависящиеся от него. Давайте рассмотрим
основные из них.
1.
Несовершенство системы организации.
Допустим,
что
аптеку
расширили,
сотрудников
стало
больше,
ассортимент увеличился. Инвесторы (владельцы) пытаясь сэкономить, не
вводят новую должность заместителя заведующего и это приводит к тому,
что заведующая наряду со своими основными обязанностями начинает
выполнять и новые функции.
Решение:
•
своевременно менять структуру компании;
•
вводить новые должности;
•
нанимать дополнительный персонал.
2. Отсутствие регламентации и автоматизации рутинных операций и
периодически повторяющихся процессов.
Создание “Пакета новичка” для каждого нового сотрудника предупредит
большое количество вопросов и сэкономит время, как руководителя, так
наставника и коллег по работе.
Решение:
•
упорядочить деятельность посредством регламентации (создание
должностных инструкций, правил) ;
ускорить рутинные операции путем автоматизации (АВС-анализ,
•
база данных поставщиков и т.д.).
3.
Корпоративная культура, стиль работы, сложившийся в аптеке.
Руководителя
постоянно
отвлекают,
дергают
по
незначительным
вопросам, обсуждают личные дела.
Решение:
•
проанализировать, какую информацию запрашивают чаще всего,
по каким вопросам обращаются;
•
обсудить
сложившуюся
ситуацию
на
совещании
или
с
знаниями
и
вышестоящим руководством;
•
4.
выработать решение совместными усилиями;
Руководитель
не
обладает
управленческими
навыками.
Из-за неумения
заведующей четко отдавать распоряжение, ей
приходится тратить время на его повтор или выяснение причин, почему
оно было выполнено неправильно или не вовремя. Как вариант:
директор аптеки не знает компьютерную программу, которая позволит
сократить время на составление отчета в два раза.
Решение:
•
самообразование руководителя;
•
тренинг или курсы повышения квалификации;
•
обмен опытом с коллегами.
5. Руководитель переделывает за своими подчинеными работу.
Обычно это является следствием плохой организации обучения
персонала на рабочем месте и низкого профессионального уровня
персонала.
Решение:
•
организовать
комплексное
и
систематическое
обучение
персонала;
•
иметь четкую систему контроля за выполнением.
6. Руководитель делает все сам или выполняет не свою работу.
Конечно, случаются авральные ситуации или непридвиденные
обстоятельства, когда заведующей приходится вставать за первый
стол. Директор
одной аптеки с чувством самопожертвования
говорила мне: “Приходится и полы мыть, если санитарка не вышла на
работу”. Полы вы помоете и что-то продадите, но возникает вопрос а кто за вас будет делать вашу работу? Как вы найдете время, чтобы
успеть
качественно
выполнить
ваши
непосредственные
обязанности? Когда такое положение дел становится нормой,
руководителю необходимо изменить организацию работы в аптеке.
Решение:
•
делегировать подномочия;
•
контролировать исполнение поручений;
•
работа над собой.
7. Руководитель не планирует свой день.
Планирование позволяет предотвратить потери времени, которые
случаются при спонтанной работе. Если день четко расписан, то в
конце его можно
легко оценить проделанную работу и сделать
выводы – что удалось, а что не удалось сделать и почему.
Решение:
•
иметь далеко идущие цели, учитывая их составлять
долгосрочные и краткосрочные планы;
•
планировать письменно каждый день.
8. Cпешка.
В состоянии постоянного цейтнота руководитель не способен четко
сосредоточиться
на
выполнении
конкретной
задачи.
Русская
народная пословица “Поспешишь - людей насмешишь” как нельзя
лучше отражает результат такой ситуации. Иногда насмешишь, когдато получишь нагоняй от начальства, а чаще просто руководителю
приходится переделывать наспех и плохо сделанную работу. Дела,
выполняемые в спешке или непродуманные до конца приводят к
большому проценту ошибок.
Решение:
•
обдумывать и планировать самые рациональные способы
решения задачи;
•
9.
выполнить одну задачу, затем переходить к следующей.
Неправильная расстановка приоритетов.
При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и
приятными и не срочными делами , а до важных
и срочных дело не
доходит. В результате он перестает успевать решать и во время
выполнять ключевые задачи.
Решение:
•
каждый день выделять важные и срочные дела;
•
начинать день с выполнения наиболее важных и
срочных дел.
10.
Руководитель не умеет отдыхать.
Работа “на износ”, по 12 часов в день, часто
без отпуска в течение
многих лет приводит к тому, что руководитель начинает допускать много
ошибок
в
работе,
замедляет
темп
работы,
снижается
его
работоспособность.
Решение:
•
брать ежегодный, полноценный отпуск;
•
использовать приемы релаксации и восстановления
энергии.
Оцените себя
“Потери моего рабочего времени”
Проанализируйте причины непродуктивной затраты времени. Для этого
галочкой отметьте причины потерь вашего рабочего времени, которые
существенным образом сказываются на вашей работе.
Непродуктивные затраты рабочего времени
v
1. Нечеткая постановка целей со стороны руководства
2. Неумение руководства устанавливать реальные сроки
3. Отсутствие привычки устанавливать приоритеты в
делах
4. Попытка сделать за один раз слишком много дел
5. Отсутствие ясного представления о предстоящих
задачах и путях их решения
6. Нерациональное использование рабочего дня
7. Личная неорганизованность
8. Отсутствие знаний и навыков, необходимых для четкого
планирования личной работы
9. Низкая самодисциплина
10. Неэффективная система хранения информации,
потери времени на поиски адресов, номера телефонов,
деловых бумаг
11. Много внешних отвлечений (звонки, посетители)
12. Много отвлечений на посторонние дела из-за плохой
усидчивости и плохой концентрации внимания на главном
13. Слишком много времени уходит на контроль и
проверку работы подчиненных
14. Излишние согласования вопросов с начальством
15. Неумение отказать просьбе о помощи
16. Низкая заинтересованность в конечных результатах
работы
17. Неумение делегировать ответственность
18. Затянутые, плохо организованные совещания
19. Срочные незапланированные задания, поручения
руководства
20. Плохая, недостаточная подготовка к выполнению
намеченной работы
21. Неполная, ошибочная или запоздалая информация,
необходимая для выпролнения работы
22. Долгое ожидание приема у руководства
23. Разговоры на личные темы, неформальное общение с
людьми
24. Разъезды
25. Откладывание дел на потом
26. Стремление собрать как можно более полную
информацию, увязание в деталях
27. Слишком много бумажной работы
28. Нет системы работы с документами
29. Перекуры перерывы на чай кофе
30. Другое (запишите)