Регистрация и контроль исполнения документов по

«Документирование управления персоналом»
кафедра управления персоналом и
документоведения
Преподаватель
Смородникова Е.Ю.
ВГУЭС
Раздел II. Тема 9. Регистрация и контроль
исполнения документов по управлению
персоналом
ВГУЭС
Понятие регистрации и индексирования
кадровых документов
Регистрация кадровых документов — фиксация факта
создания или поступления документа путем проставления на нем
индекса с последующей записью необходимых сведений о
документе в регистрационных формах.
Индексирование кадровых документов - присвоение
документу индивидуального условного индекса, обозначающего
принадлежность к конкретной классификационной группе и
порядковый номер в ней.
ВГУЭС
Регистрация документов



регистрация документа включает:
- проставление даты;
- проставление регистрационного индекса;
- запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме.
главное назначение регистрации документов:
- придание им юридической силы;
- подтверждение факта их создания;
- подтверждение факта их поступления.
цель регистрации документов:
- обеспечить их учет;
- контроль;
- быстрый поиск.
ВГУЭС
Индексирование документов
o
o
o
o
o
Индексирование – это присвоение документу
индивидуального условного индекса, обозначающего
принадлежность к конкретной классификационной группе и
порядковый номер в ней.
в основе индексирования документов лежит номенклатура
дел;
обозначения производят только арабскими цифрами;
простой индекс состоит из порядкового номера документа и
индекса дела по номенклатуре;
составные части индекса отделяются друг от друга косой
чертой;
индекс ставят в регистрационном штампе на документе и в
регистрационной форме учета.
ВГУЭС
Состав реквизитов (полей) для регистрации
документов
автор (корреспондент);

название документа;

дата документа;

индекс документа;

дата поступления документа (для входящих документов);

индекс поступления документа (для входящих документов);

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения;

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу,
дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);

номер дела.

ВГУЭС
Состав дополнительных реквизитов (полей)
для регистрации документов




состав обязательных реквизитов может быть дополнен
следующими:
исполнители;
расписка исполнителя в получении документа;
ход исполнения;
приложения .
ВГУЭС
Организация контроля за сроками и
качеством исполнения документов по
управлению персоналом


Контроль за исполнением документов и принятых решений –
функция управления, целью которой является содействие
своевременному и качественному исполнению документов.
В контроле исполнения документов можно выделить:
контроль по существу решения вопроса (осуществляет
руководитель организации (подразделения);
контроль за сроками исполнения документов
осуществляется в крупной организации подразделением или
группой контроля, входящей в службу документационного
обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации –
секретариатом или секретарем.
ВГУЭС
Этапы контроля исполнения документов
•
•
•
•
•
постановка документов на контроль;
проверка своевременности доведения документов до конкретных
исполнителей;
предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
снятие документов с контроля;
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
ВГУЭС