Документы по движению персонала

«Документирование управления персоналом»
кафедра управления персоналом и
документоведения
Преподаватель Смородникова Е.Ю.
ВГУЭС
Раздел II. Тема 4. Документы по движению
персонала: состав, содержание, порядок
подготовки и оформления
ВГУЭС
Понятие и классификация документов по
движению персонала.
документы по движению персонала – комплекс
документов, которые отражают прием на работу, перевод
на другую работу, увольнение, предоставление отпусков и
командирование работников.
Ключевая классификация документов по движению
персонала предполагает деление документации на 3группы:
1) приказы, опосредующие отношения по движению
кадрового состава у работодателя;
2) документы к приказам по движению персонала;
3) отчётные документы о движении персонала
ВГУЭС
Приказы, опосредующие отношения по
движению кадрового состава у работодателя
1 - о переводе на другую работу,
2 - о предоставлении отпуска,
3 - о проведении аттестации,
4 - об увольнении,
5 - о командировании,
6 - о поощрении,
7 - о привлечении к дисциплинарной ответственности
8 – об отмене дисциплинарного взыскания
9 – об отстранении от работы
ВГУЭС
Приказ о переводе на другую работу
Перевод на другую работу - постоянное или
временное изменение трудовой функции работника и
(или) структурного подразделения, в котором работает
работник, если структурное подразделение указано в
трудовом договоре, как при продолжении работы у того же
работодателя, так и при переводе на работу в другую
местность вместе с работодателем.
Перевод оформляется приказом (распоряжением) унифицированная N Т-5 и Т-5 А ( на нескольких
сотрудников) и обязательная для работодателей всех форм
собственности, в которую работодатели могут вносить
дополнительные реквизиты.
ВГУЭС
Приказ о предоставлении отпуска


унифицированная форма Т-6 «Приказ (распоряжение) о
предоставлении отпуска работнику»;
является основанием для отметки в личной карточке (форма
N Т-2 или N Т-2ГС), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т54а) и производится расчет заработной платы,
причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 "Записка расчет о предоставлении отпуска работнику".
ВГУЭС
Приказ о проведении аттестации







Приказ оформляется по общим требованиям и может содержать:
сроки и место проведения аттестации персонала;
список сотрудников, подлежащих аттестации;
состав аттестационной комиссии;
основания проведения аттестации (если аттестация внеплановая);
регламент оформления результатов аттестации;
сроки подготовки документов необходимых для аттестации.;
порядок подготовки и передачи в аттестационную комиссию
необходимых для аттестации сведений
ВГУЭС
Приказ об увольнении
•
•
•
приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)
трудового договора с работником (увольнении) носит
унифицированную форму Т-8 и Т-8 А (на нескольких
сотрудников).
в графе "Основание прекращения (расторжения) трудового
договора (увольнения)" производится запись в точном
соответствии с формулировкой действующего законодательства;
в графе "Документ, номер и дата" делается ссылка на
документ, на основании которого готовится приказ на
увольнение и прекращается действие трудового договора с
указанием его даты и номера (заявление работника,
медицинское заключение, служебная записка, повестка в
военкомат и другие документы).
ВГУЭС
Приказ о командировании
•
•
приказ носит унифицированную форму Т-9 и
Т-9 А (для нескольких сотрудников) и
применяется для оформления и учета направления
работников в командировку
в приказе (распоряжении) указываются
фамилия и инициалы работника, структурное
подразделение, профессия, должность, а также
цель, время и место командировки. При
необходимости в приказах указываются
источники оплаты сумм командировочных
расходов, а также другие условия направления
работников в командировку.
ВГУЭС
Приказ о поощрении
•
•
унифицированная форма № Т-11 и Т-11 А (для
нескольких работников).
содержит мотив поощрения (за образцовое выполнение
трудовых обязанностей, за многолетнюю и безупречную
работу, пр.), вид поощрения (объявление благодарности,
награждение почетной грамотой и т.д.) и основание для
его издания (представление руководителя структурного
подразделения, др.),иные распорядительные действия
(например, указывается сумма премии и дополнительной
строкой может быть включена запись об источниках
премирования).
ВГУЭС





Приказ о привлечении к дисциплинарной
ответственности
примерное содержание приказа:
существо дисциплинарного проступка;
время совершения и время обнаружения
дисциплинарного проступка;
вид применяемого взыскания;
документы, подтверждающие совершение
дисциплинарного проступка;
документы, содержащие объяснения работника
визирование проекта юристом;
ознакомление с приказом в течение 3 дней с
момента издания
ВГУЭС
Приказ об отмене дисциплинарного взыскания



примерное содержание приказа о досрочном
снятии дисциплинарного взыскания:
причина снятия дисциплинарного взыскания,
номер и дата приказа о наложении взыскания
основание снятия взыскания
виза юриста
ВГУЭС
Приказ об отстранении от работы





примерное содержание приказа:
обстоятельства, послужившие основанием отстранения
работника
документы, которые подтверждают такие основания.
схема отстранения
определить правомочия непосредственного руководителя
работника по отстранению последнего при наличии
соответствующих причин
вменить в обязанность уведомление вышестоящего
должностного лица о факте отстранения
определить форму, содержание и сроки уведомления.
ВГУЭС
Документы к приказам по движению персонала
1 – заявления (об увольнении по собственному желанию, о
предоставлении отпуска и пр.);
2 - представление на проведение аттестации в отношении
конкретного работника;
3 - аттестационный лист;
4 - протокол аттестационной комиссии;
5 - график отпусков;
6 - служебное задание;
7 - командировочное удостоверение;
8 - акты (об отказе от подписи, об отсутствии работника на
рабочем месте, о нарушении дисциплины и пр.);
9 – график проведения аттестации.
ВГУЭС
Заявление об увольнении по собственному
желанию



заявление пишется на имя руководителя с
указанием:
ФИО работника;
должности;
просьбы об увольнении (при наличии причины с ее
освещением);
работодатель должен быть уведомлен о желании
работника уволиться по общему правилу, за 14
календарных дней (при увольнении руководителя –
за 1 календарный месяц, при увольнении в период
испытательного срока – за 3 календарных дня)
ВГУЭС
Заявление о предоставлении отпуска


заявление о предоставлении основного ежегодного
отпуска и дополнительных ежегодных отпусков не
является обязательным для оформления (основа для
оформления приказа – график отпусков);
заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по
беременности и родам, по уходу за ребенком является
обязательным для оформления.
ВГУЭС
Представление при проведении аттестации в
отношении конкретного работника
примерное содержание представления:





учетные данные о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения,
занимаемая должность на момент аттестации, дата назначения на
должность, образование, общий трудовой стаж, стаж замещения
должности, пр.);
характеристики производственной (служебной) деятельности и
квалификации работника;
сведения о соответствии профессиональной подготовки работника
квалификационным требованиям по должности (согласно результатам
предыдущей аттестации);
оценка результатов работы работника за период между аттестациями, в т.ч.
оценка участия в реализации отдельных проектов, выполнении
специальных заданий,
оценка отношения работника к работе, личности работника, включая его
профессиональные качества и индивидуальные способности;
предварительные выводы о соответствии профессиональной подготовки
работника квалификационным требованиям по должности и разряду
оплаты труда на момент проведения аттестации.
ВГУЭС
График отпусков
График отпусков — это локальный нормативный акт
организации, определяющий очередность предоставления
оплачиваемых отпусков в календарном году.
ВГУЭС
Служебное задание



имеет унифицированную форму N Т-10 А
подписывается руководителем структурного
подразделения, в котором работает командируемый
работник, утверждается руководителем организации или
уполномоченным им на это лицом и передается в
кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о
направлении в командировку (форма N Т-9 или N Т-9 А).
при прибытии из командировки составляется
краткий отчет о выполненной работе, который
согласовывается с руководителем структурного
подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с
командировочным удостоверением по форме № Т-10 и
авансовым отчетом по форме № АО-1.
ВГУЭС
Командировочное удостоверение


Командировочное удостоверение — это документ,
выдаваемый сотруднику на время выполнения им
служебных обязанностей вне постоянного места работы
(служит оправданием о месте и времени нахождения в
командировке и прилагается к авансовому отчету для
начисления суточных и учета командировочных расходов).
имеет унифицированную форму № Т-10
ВГУЭС
График проведения аттестации
примерное содержание графика проведения
аттестации:
наименование структурного подразделения, в котором
работают работники;
ФИО аттестуемых;
даты проведения аттестации;
дополнительно в график могут включаться сведения:
о дате проведения последней аттестации;
о дате и тематике проведения учебных мероприятий.
рекомендуется в графике отвести графы для перечня необходимых
документов и материалов, даты их представления, а также для
должностей и фамилий работников, ответственных за подготовку и
представление этих документов.
ВГУЭС
Аттестационный лист



заполнение возлагается на секретаря аттестационной
комиссии, содержание и порядок заполнения
устанавливается соответствующими локальными
нормативными актами, принятыми у конкретного
работодателя;
подписывается председателем, заместителем
председателя, секретарем аттестационной комиссии и
всеми ее членами, присутствующими на заседании
комиссии в день ее проведения;
с содержанием аттестационного листа работник должен
быть ознакомлен под роспись
ВГУЭС
Протокол заседания аттестационной комиссии






протокол содержит:
дату заседания;
сведения о присутствующих членах аттестационной
комиссии;
ФИО, занимаемую должность и место работы
(подразделение) аттестуемого;
краткое содержание сообщения аттестуемого о работе по
занимаемой должности, заданные ему вопросы и ответы
на них;
оценку деятельности аттестуемого и результаты
голосования, количество голосов "за" и "против"
конкретной оценки работы аттестуемого;
рекомендации аттестационной комиссии.
подписывается председателем и секретарем
аттестационной комиссии.
ВГУЭС
Акты об отказе от подписи, об отсутствии
работника на рабочем месте, о нарушении
трудовой дисциплины



примерное содержание акта об отказе от подписи:
заголовочная часть — (наименование организации, вид
документа «АКТ», дата и регистрационный индекс, место
составления акта (название населенного пункта,
заголовок);
текст акта — состоит из двух логических частей: вводной
(указываются основание составления акта, фамилии и
должности лиц, составивших и присутствовавших при
составлении акта) и констатирующей (указываются
должность и фамилия работника, отказавшегося
ознакомиться с актом, дата и индекс приказа, с которым
отказался ознакомиться работник, мотив (причины) отказа,
выраженный данным работником);
подписи работников, составивших акт.
ВГУЭС
Отчётные документы о движении персонала
Наиболее распространенными документами,
отражающими движение персонала являются:
1 - справка о текучести персонала,
2 - обзор по кадрам,
3 - отчёт об уволенных сотрудниках.
Данные документы позволяют:
- обеспечивать отражение процессов движения персонала на
любой момент времени, хранение всей персональной
информации;
- формировать информацию для использования в
подсистемах, связанных с персональным учетом: расчета
заработной платы, нормирования трудовых затрат,
планирования производства, бухгалтерского учета.
ВГУЭС
Справка о текучести персонала
Справка о текучести персонала - это документ,
содержащий описание и подтверждение текучести кадров,
носит информационный характер и не требует принятия
каких-либо действий от руководителя, содержит
обобщающие сведения.




При подготовке проекта справки необходимо учесть:
полноту и достоверность фактов и сведений;
правильность оформления;
точность датирования;
соблюдение уровня подписания.
ВГУЭС
Отчет об уволенных сотрудниках



имеет унифицированную форму (статистический отчет № П-4 (НЗ)
«Сведения о неполной занятости и движении работников»).
данный отчет применяется в целях:
- мониторинга ситуации на рынке труда;
- оперативного получения информации о неполной занятости работников;
- получения информации о высвобождении работников по собственному
желанию.
форму заполняют юридические лица – коммерческие и некоммерческие
организации (кроме субъектов малого предпринимательства), средняя
численность работников которых превышает 15 человек, включая
работающих по совместительству и договорам гражданско-правового
характера, основной вид деятельности которых относится к следующим
разделам ОКВЭД: добыча полезных ископаемых, обрабатывающие
производства, производство и распределение электроэнергии, газа и воды,
строительство, транспорт и связь, оптовая и розничная торговля, ремонт
автотранспортных средств, мотоциклов, бытовых изделий и предметов
личного пользования, финансовая деятельность.
ВГУЭС