Стратегия развития издательства «ЭКСМО» в рамках медиа – отрасли

Как оценить эффективность работы отдела подбора
персонала
Терентьева Татьяна
Зам.Ген. Директора по персоналу и оргразвитию
Издательство «Эксмо»
Правила игры
60 минут (20 +20+20)
10 минут презентация
+
10 минут ответы вопросы
вопросы конструктивны
цель обменяться опытом
2
Содержание:
1. Система ключевых показателей эффективности





Стоимость закрытия вакансии
Время работы над вакансией
Количество закрытых вакансий
Качество подбора
Удовлетворенность бизнес-менеджеров нанятыми специалистами
2. Зачем использовать Бенчмаркинг в оценке эффективности работы
отдела подбора
3. Отчетность - важный элемент повышения прозрачности во
взаимодействии с бизнесом
4. Удовлетворенность работой отдела персонала
3
Эксмо
сегодня
4
Издательство №1 в России:
— занимает 20% российского книжного рынка;
— крупнейший в России авторский портфель – 8000 имен;
— лидер по тиражу издаваемых книг (данные Российской книжной палаты);
— лидер на рынке художественной, развлекательной, прикладной и детской литературы.
Компания, ориентированная на развитие:
— Электронные книги, книги с электронными и 3D устройствами
— Развитие профессиональных компетенций торговых партнеров компании в «Академии книжного бизнеса»;
— Развитие профессиональных компетенций сотрудников компании в Корпоративном университете.
Один из лучших работодателей России:
— премия «HR-бренд года-2007»;
— выбор соискателей «HR-бренд2008»,
— победитель премии People Investor 2009 в номинации «Инновации в управлении человеческими ресурсами»;
— People Investor 2010 в номинации «Нематериальная мотивация в управлении человеческими ресурсами»;
— член Экспертного Совета по оценке проектов, представляемых на соискание премии «HR-бренд года».
Развитая сеть дистрибуции:
— 9 региональных центров дистрибуции, охватывающих территории в радиусе 1000 – 1500 км;
— Оперативные поставки новинок в магазины (через 2 – 5 дней с момента выхода книги);
— Высоко квалифицированный торговый персонал и мерчендайзеры.
Социально значимый бизнес, высоко оцененный как читателями, так и экспертами медиа-отрасли
— Издательство является одним из инициаторов и разработчиков Национальной программы поддержки и развития чтения и добивается
того, чтобы теме культуры и образования уделялось должное внимание на государственном уровне.
— «Эксмо» - член Российского книжного союза.
Какие проблемы позволяет решить оценка эффективности
подбора?
1. улучшить качество кандидатов;
2. снизить текучесть персонала на испытательном сроке;
3. сократить временные затраты на адаптацию в вашей компании;
4. сократить время простоя незакрытых вакансий;
5. уменьшить временные затраты руководителей на собеседования с
неподходящими кандидатами;
6. оптимизировать финансовые затраты на привлечение кадровых
агентств и рекламу вакансий в СМИ;
7. повысить уровень удовлетворенности заказчиков.
8. Мотивация рекрутера
9. Оценить вклад и возможности каждого рекрутера
5
Что измеряет эффективность подбора?
Оценивать эффективность рекрутмента можно в шести направлениях:
1. стоимость закрытия вакансии;
2. время работы над вакансией;
3. количество закрытых вакансий;
4. качество подбора;
5. удовлетворенность бизнес-менеджеров нанятыми специалистами;
6. их удовлетворенность процессом поиска и отбора персонала (работой
отдела подбора).
6
Инструменты оценки эффективности отдела подбора
система ключевых показателей эффективности (KPI);
KPI нужны для того, чтобы иметь возможность управлять процессом и вносить в него
изменения. Дополнительно KPI являются инструментом для организации и оценки работы
сотрудников и помогают сфокусировать их внимание на достижении организационных целей,
стоящих перед компанией.
бенчмаркинг;
это сравнение себя с ведущими компаниями по ряду показателей деятельности
регулярная отчетность;
«обратная связь» с заказчиком, возможность выявить проблемные зоны и своевременно вести
корректирующие действия
опросник удовлетворенности работой отдела подбора
возможность совершенствовать процесс подбора, выявлять потребности заказчика и создавать новые
сервисы
опрос
Система KPIs
1. У меня в компании действует система KPIs в том числе и в HR
2 У меня в компании действует система KPIs , но не работает в HR
3. У меня в компании нет системы KPIs
8
Система KPIs
Типы KPI в зависимости от влияния на бизнес результат компании:
 Финансовые
 Процессные
 Удовлетворённость и своевременность
Виды KPI
 Командный
 Индивидуальный функциональный
 Индивидуальный проектный
KPI должны быть измеримыми и сравнимыми;
Каждый показатель должен иметь:
 название,
 определение,
 установленный метод для измерения и сравнения
 целевой показатель;
Cотрудник должен быть вовлеченным в процесс постановки KPI.
9
Система KPIs
Планы на квартал и итоги квартала отражаются в специальном документе – РМ-контракте
(премиальный контракт)
Структура премиального контракта по видам KPI:
 Командный 10-15%
 Индивидуальный функциональный не менее 60%
 Индивидуальный проектный не более 20%
Ежеквартально в компании подводится итоги выполнения показателей и в
случае необходимости корректируются показатели на следующий период.
Нельзя сразу вводить нормативы. Необходимо проанализировать значения в
динамике. Для сбора статистики самым приемлемым является годовой
цикл, можно использовать и полугодовой. Для сложных показателей
необходимо наблюдать динамику от года до 3 лет в зависимости от
сложности показателя, чтобы иметь возможность поставить реальные,
выполнимые задачи. Только после этого вы сможете окончательно
определить нормативы, поставить цели и сможете контролировать их
исполнение!
10
Основные термины по РМ-контракту
Цель - соглашение между руководителем и сотрудником относительно направления деятельности
последнего. Цели сотрудника устанавливаются исходя из целей его руководителя, целей компании
и функциональной специализации сотрудника
Ключевой показатель (KPI) – инструмент измерения цели. По каждому KPI устанавливается три
целевых значения, перечисленных ниже
1. План - желаемый уровень результатов по данному показателю. План устанавливается на
основе корпоративного бюджета или плана соответствующего KPI руководителя
2. Нижняя граница – уровень результатов ниже плана, но все еще ценный для компании. Если
результаты сотрудника не достигли нижней границы, то они оцениваются как
неудовлетворительные
3. Верхняя граница – вызов, результат ценный для компании. Верхняя граница устанавливается
для повышения способности компании прогнозировать результаты и согласовывать работу всех
сотрудников. Перевыполнение KPI, превосходящее верхнюю границу дополнительно не
поощряется.
Вес – каждому показателю устанавливается вес в процентах, показывающий значимость
показателя. В сумме вес всех показателей должен быть равен 100%
Факт – фактическое значение показателя за указанный период
Эффективность – оценка результативности происходит ежеквартально. На основании
полученной информации о фактических значениях по согласованной формуле рассчитывается
уровень выполнения показателя
Среднегодовой индекс результативности – средний показатель результативности за 4 квартала
11
Какие еще KPIs возможны
1. Индекс привлечения, отражающий интенсивность рекрутмента
ERcR = Кпр : Срч × 100 (%), где
Кпр — количество принятых сотрудников за отчетный период;
Срч — средняя численность персонала компании за отчетный период.
позволяет оценить интенсивность деятельности при подборе персонала и проверить
соотношение между привлечением новых сотрудников и затратами компании.
Сложности: нужна статистика за длительный период, чтобы поставить цель, т.к. есть
зависимость от сезонности бизнеса, стадии жизненного цикла компании
2. Стоимость вакансии, позволяющий вычислить затраты на подбор
CPH = Кпр : ∑ зс × 100 (%), где
Кпр — количество принятых на работу за отчетный период;
∑ зс — общая сумма затрат на всех принятых сотрудников за отчетный период.
позволяет определить отдачу (окупаемость расходов) в рекрутменте. Стоимость вакансии
может определяться двумя способами: прямыми затратами на подбор (реклама во
внешних ресурсах, оплата услуг агентства); прямыми и косвенными затратами
(стоимость рабочего времени сотрудников компании, задействованных в подборе;
аренда офиса, затраты на оборудовние, интернет, тел связь и пр.)
Если держателем бюджета на агентства являются бизнес-подразделения, данный
показатель имеет ограничения.
13
Какие еще KPIs возможны
3. Индекс времени работы над вакансией
ТТА = Кпр: Кд × 100 (%), где
Кпр — общее количество принятых кандидатов за отчетный период;
Кд — количество дней работы над всеми имеющимися вакансиями за
отчетный период.
позволяет, с одной стороны, планировать человеческие ресурсы отдела в
зависимости от ресурсного плана по вакансиям, а с другой стороны,
оценивать работу самих рекрутеров.
4. Индекс замен – подбор на место уволившихся
ERpR = Ксп : Кпр × 100 (%), где
Ксп — количество сотрудников, принятых на уже существующие позиции за
отчетный период;
Кпр — общее количество сотрудников, принятых на все вакансии за отчетный
период.
полезен при бюджетировании
14
Особые случаи
5. Мониторинг уровня привлекательности компании, защита бюджета
программ
Индекс принятых кандидатами предложений о работе
AR = Ксп : Кпп × 100 (%), где
Ксп — количество сделанных предложений о работе за отчетный период;
Кпп — общее количество принятых предложений о работе за отчетный период.
6. Массовый подбор
Необходимость подобрать большое количество кандидатов в максимально
сжатые сроки критический фактор успеха в массовом рекрутменте.
Показатель количественной укомплектованности кадрами (Qs), который
рассчитывается по формуле:
Qs = Кр: Срч × 100 (%), где
Кр — количество необходимого персонала (по ресурсному плану);
Срч — средняя численность персонала за отчетный период.
В непосредственной связи с первым показателем идут показатель текучести
персонала и показатель качества подбора по итогам обучения и
испытательного срока.
15
При постановке KPI следует исходить из целей,
стоящих перед компанией и конкретной ситуации
Ситуация 1: нет проблем с загрузкой, проблемы со сроками и
неудовлетворенность заказчиков качеством кандидатов
KPI
Сроки закрытия вакансий –факт количество дней, потраченных на закрытие
вакансии, рассчитывается по формуле (1 – среднее количество дней по
категории )
Качество закрытия вакансий – % прохождения испытательного срока принятыми
сотрудниками (количество новых сотрудников,
прошедших испытательный
.
срок, принятых на работу в течение предыдущего квартала)
Удовлетворенность заказчиков – общий балл удовлетворенности на основании
заполненных анкет
Возможные риски: при увеличении нагрузки по вакансиям, нет мотивации
рекрутеров брать вакансии свыше нормы
Сложности: определение плановых показателей (сроков вакансий по категориям
для постановки целей, качества подбора, балл удовлетворенности)
Выход: статистика, бенчмаркинг, установление тестового периода без привязки к
мотивации
При постановке KPI следует исходить из целей,
стоящих перед компанией и конкретной ситуации
Ситуация 2: Вакансий много, и вы хотите, чтобы рекрутеры рвались в бой,
стремясь получить работу над очередной заявкой. В таком случае дополнительно
к вышеустановленным KPI можно разработать систему оценки стоимости
закрытия вакансии в зависимости от категории. Стоимость рассчитывается
исходя из статистики по загрузке рекрутеров, структуры вакансии, средне
рыночного дохода рекрутера при средней загрузке
Категория
Стоимость, руб
1 – топ-менеджер
10000
2 – менеджер ср. звена, узкие, редкие
специалисты
6000
3 – вед специалисты
3500
4 - специалисты
2000
5 – мл. специалисты
500
Риски:
1. Загрузка д.б. гарантированной
2. Зависимость рекрутера от лица распределяющего вакансии
17
KPI можно использовать не только как инструмент оценки,
но и как инструмент материального стимулирования.
Пример расчета премии:
Менеджер по подбору персонала
Оклад – 45 000 руб
Ситуация1:
Квартальная результативность – 85%
Сроки – 90% (50% вес)
Качество – 80% (50% вес)
Среднемесячный доход
45 000 + 45000*0,25 (доля переменной части)*0,85 = 54562,5руб
Ситуация 2:
Закрытие за квартал – 10 вакансий 5 кат, 5 вакансий 2 кат, 5 вакансий 3 кат
Квартальная результативность – 85%:
Сроки – 90% (50% вес)
Качество – 80% (50% вес)
Среднемесячный доход:
(10*500+5*2000+5*3500)*0,85 = 27625 руб
45000 + 27625/3 = 54208 руб
18
опрос
Использование бенчмаркинга в работе
1. Не знаю, что такое бенчмаркинг, поэтому не использую
2. Знаю, что такое бенчмаркинг, но не использую, т.к. не знаю где взять
данные
3. Знаю и использую
19
Зачем необходимо использовать бенчмаркинг?
1. Помогает при постановке целей - определить правильно плановую
величину при обсуждении с рекрутером, нижнюю границу и вызов
2. Помогает поставить систему учета необходимых показателей для расчета
эффективность HR-процессов
3. Спланировать и защитить свои ресурсы, загрузку рекрутеров, что считать
нормальной загрузкой и при какой загрузке требуются доп ресрусы
4. Анализ текучки персонала на исп сроке характеризует качество подбора
5. Анализ стоимости подбора на подбор одного сотрудника, позволяет
компании оценить стоимость заполнения вакансии и защитить бюджет
6. Определить «проблемные» зоны и наметить план работ по повышению
эффективности работы отдела подбора
20
Опросник удовлетворенности заказчика позволяет
повышать качество процесса подбора
21
Опросник удовлетворенности заказчика позволяет
повышать качество процесса подбора
22
Подробнее: «Подбор персонала: практические инструменты и приемы»
Авторы: Терентьева Т.А., Имаева А.А.
Серия: «HR-библиотека» - Совместный проект HRM и
ЭКСМО
Эта книга должна стать настольной для каждого, чья
деятельность связана с подбором персонала в компании. В
ней подробно, с практическими примерами рассмотрен
процесс привлечения работников: от планирования
потребности в персонале до выхода нового сотрудника на
рабочее место. Читатель получит ответы на вопросы о том,
как создать систему подбора персонала в организации и
оценить эффективность ее работы, как планировать
потребности в персонале и бюджетировать расходы на
подбор, какие принципы следует поставить во главу угла при
подборе кандидатов, как строить работу с заказчиками и
кадровыми агентствами, как оценивать кандидатов и многое
другое.
Книга сопровождается CD-диском, на котором вы
найдете полный комплект шаблонов документов,
необходимых в работе по подбору персонала. Авторы
специально подобрали максимально полезные формы,
которыми вы сможете пользоваться уже сейчас.
Книга будет полезна менеджерам кадровых агентств, HRменеджерам компаний, а также руководителям, у которых
подбор персонала является частью функционала.
23