Презентация "KPI и типичные ошибки рекрутеров"

Как оценить эффективность работы отдела подбора
персонала
Терентьева Татьяна
Зам.Ген. Директора по персоналу и оргразвитию
Издательство «Эксмо»
Содержание:
1. Система ключевых показателей эффективности





Стоимость закрытия вакансии
Время работы над вакансией
Количество закрытых вакансий
Качество подбора
Удовлетворенность бизнес-менеджеров нанятыми специалистами
2. Зачем использовать Бенчмаркинг в оценке эффективности работы
отдела подбора
3. Отчетность - важный элемент повышения прозрачности во
взаимодействии с бизнесом
4. Удовлетворенность работой отдела персонала
2
Эксмо
сегодня
3
Издательство №1 в России:
— занимает 20% российского книжного рынка;
— крупнейший в России авторский портфель – 8000 имен;
— лидер по тиражу издаваемых книг (данные Российской книжной палаты);
— лидер на рынке художественной, развлекательной, прикладной и детской литературы.
Компания, ориентированная на развитие:
— Электронные книги, книги с электронными и 3D устройствами
— Развитие профессиональных компетенций торговых партнеров компании в «Академии книжного бизнеса»;
— Развитие профессиональных компетенций сотрудников компании в Корпоративном университете.
Один из лучших работодателей России:
— премия «HR-бренд года-2007»;
— выбор соискателей «HR-бренд2008»,
— победитель премии People Investor 2009 в номинации «Инновации в управлении человеческими ресурсами»;
— People Investor 2010 в номинации «Нематериальная мотивация в управлении человеческими ресурсами»;
— член Экспертного Совета по оценке проектов, представляемых на соискание премии «HR-бренд года».
Развитая сеть дистрибуции:
— 9 региональных центров дистрибуции, охватывающих территории в радиусе 1000 – 1500 км;
— Оперативные поставки новинок в магазины (через 2 – 5 дней с момента выхода книги);
— Высоко квалифицированный торговый персонал и мерчендайзеры.
Социально значимый бизнес, высоко оцененный как читателями, так и экспертами медиа-отрасли
— Издательство является одним из инициаторов и разработчиков Национальной программы поддержки и развития чтения и добивается
того, чтобы теме культуры и образования уделялось должное внимание на государственном уровне.
— «Эксмо» - член Российского книжного союза.
Какие задачи стояли перед подбором?
• улучшить качество кандидатов;
• снизить текучесть персонала на испытательном сроке;
• сократить временные затраты на адаптацию в вашей компании;
• сократить время простоя незакрытых вакансий;
• уменьшить временные затраты руководителей на собеседования с
неподходящими кандидатами;
• оптимизировать финансовые затраты на привлечение кадровых
агентств и рекламу вакансий в СМИ;
• повысить уровень удовлетворенности заказчиков.
• мотивация рекрутера
• оценить вклад и возможности каждого рекрутера
Все это про эффективность
4
Что измеряет эффективность подбора?
Оценивать эффективность рекрутмента можно в шести направлениях:
1. стоимость закрытия вакансии;
2. время работы над вакансией;
3. количество закрытых вакансий;
4. качество подбора;
5. удовлетворенность бизнес-менеджеров нанятыми специалистами;
6. их удовлетворенность процессом поиска и отбора персонала (работой
отдела подбора).
5
Какие инструменты оценки эффективности
использовали
система ключевых показателей эффективности (KPI);
KPI нужны для того, чтобы иметь возможность управлять процессом и вносить в него
изменения. Дополнительно KPI являются инструментом для организации и оценки работы
сотрудников и помогают сфокусировать их внимание на достижении организационных целей,
стоящих перед компанией.
бенчмаркинг;
это сравнение себя с ведущими компаниями по ряду показателей деятельности
регулярная отчетность;
«обратная связь» с заказчиком, возможность выявить проблемные зоны и своевременно вести
корректирующие действия
опросник удовлетворенности работой отдела подбора
возможность совершенствовать процесс подбора, выявлять потребности заказчика и создавать новые
сервисы
Система KPIs
Типы KPI в зависимости от влияния на бизнес результат компании:
 Финансовые
 Процессные
 Удовлетворённость и своевременность
Виды KPI
 Командный
 Индивидуальный функциональный
 Индивидуальный проектный
KPI должны быть измеримыми и сравнимыми;
Каждый показатель должен иметь:
 название,
 определение,
 установленный метод для измерения и сравнения
 целевой показатель;
Cотрудник должен быть вовлеченным в процесс постановки KPI.
7
Система KPIs
Планы на квартал и итоги квартала отражаются в специальном документе – РМ-контракте
(премиальный контракт)
Структура премиального контракта по видам KPI:
 Командный 10-15%
 Индивидуальный функциональный не менее 60%
 Индивидуальный проектный не более 20%
Ежеквартально в компании подводится итоги выполнения показателей и в
случае необходимости корректируются показатели на следующий период.
Нельзя сразу вводить нормативы. Необходимо проанализировать значения в
динамике. Для сбора статистики самым приемлемым является годовой
цикл, можно использовать и полугодовой. Для сложных показателей
необходимо наблюдать динамику от года до 3 лет в зависимости от
сложности показателя, чтобы иметь возможность поставить реальные,
выполнимые задачи. Только после этого вы сможете окончательно
определить нормативы, поставить цели и сможете контролировать их
исполнение!
8
Основные термины по РМ-контракту
Цель - соглашение между руководителем и сотрудником относительно направления деятельности
последнего. Цели сотрудника устанавливаются исходя из целей его руководителя, целей компании
и функциональной специализации сотрудника
Ключевой показатель (KPI) – инструмент измерения цели. По каждому KPI устанавливается три
целевых значения, перечисленных ниже
1. План - желаемый уровень результатов по данному показателю. План устанавливается на
основе корпоративного бюджета или плана соответствующего KPI руководителя
2. Нижняя граница – уровень результатов ниже плана, но все еще ценный для компании. Если
результаты сотрудника не достигли нижней границы, то они оцениваются как
неудовлетворительные
3. Верхняя граница – вызов, результат ценный для компании. Верхняя граница устанавливается
для повышения способности компании прогнозировать результаты и согласовывать работу всех
сотрудников. Перевыполнение KPI, превосходящее верхнюю границу дополнительно не
поощряется.
Вес – каждому показателю устанавливается вес в процентах, показывающий значимость
показателя. В сумме вес всех показателей должен быть равен 100%
Факт – фактическое значение показателя за указанный период
Эффективность – оценка результативности происходит ежеквартально. На основании
полученной информации о фактических значениях по согласованной формуле рассчитывается
уровень выполнения показателя
Среднегодовой индекс результативности – средний показатель результативности за 4 квартала
9
ФИО
Дирекция
Должность
Год
Имаева Александра Андреевна
Дирекция по персоналу и организационному развитию
Руководитель группы подбора и адаптации персонала
2009
Сотрудник
Руководитель
РМ-администратор
РМ-менеджер
Квартальные показатели
Цель
Формула расчета
KPI
Закрытие вакансий
в соответсвии с
1 - Среднее по категориям
нормами времени
Доля сотрудников
на испытательном
Повысить
эффективность подбора сроке уволенных по
инициативе
персонала
работодателя
100% - % Уволенных по
инициативе работодателя
сотрудников на
испытательном сроке
Ответственный
Нижняя
за
Границ Цель
предоставления
а
информации
Руководитель
группы подбора
и адаптации
0%
25%
персонала: отчет
о выполненной
работе
Руководитель
группы
кадрового учета
Верхня
Вес
Вес
Эфф- Эффя
Факт
Факт ЭффЭффKPI 1
KPI 4
ть 2 ть 3
Границ
1 кв
4 кв ть 1 кв
ть 4 кв
кв
кв
кв
кв
а
40%
50%
24%
40%
30%
78%
30% 85%
85%
93%
100%
80%
90%
100%
9,15%
Средняя оценка
эффективности
сотрудников по
итогам
испытательного
срока
Средняя оценка по итогам
испытательного срока или
Руководитель
Коэффициент эффективности
группы
первого контракта / средний
мотивации
коэффициент эффективности
коллег (для тех у кого есть KPI)
Повысить
производительность
труда
Доля ФОТ в
выручке
Затраты на оплату труда
(ст.1213 + ст.1214 + ст.1254) /
Выручка (объём продаж по
внешнему контуру)
ПЭО
10,15%
9,65%
Повысить качества
подбора в РДЦ
Разработать
станданрты
положений по
подбору и
адаптации для РДЦ
Дата утверждения
заместителем директора по
персоналу и
организационному развитию
Директор по
персоналу и
21.сен
организационном
у развитию
07.сен
10%
90%
99%
100%
0%
80%
90%
10% 9,70%
100%
98%
10%
Средняя эффективность
по квартальным
показателям
25%
27.се
н
90%
0%
85%
73%
95%
80%
Годовые показатели
Цель
Формула расчета
KPI
Рейтинг
Средний балл
Повысить лояльность
удовлетворенности удовлетворенности
персонала Издательству
сотрудников
сотрудников
Средняя эффективность по годовым
показателям
Годовой индекс
эффективности
Ответственный
Нижняя
за
Границ Цель
предоставления
а
информации
Директор по
персоналу и
3,7
3,9
организационном
у развитию
Верхня
я
Границ
а
Вес
KPI
год
Факт
год
Эффть год
4,2
10%
3,9
100%
10%
83,4%
100%
При постановке KPI следует исходить из целей,
стоящих перед компанией и конкретной ситуации
Ситуация 2006: переход с функциональной на дивизиональную структуру, новые
требования к кандидатам, проблемы со сроками и неудовлетворенность
заказчиков качеством кандидатов
KPI подбор
Сроки закрытия вакансий –факт количество дней, потраченных на закрытие
вакансии, рассчитывается по формуле (1 – среднее количество дней по
категории )
Качество закрытия вакансий – % прохождения испытательного срока принятыми
сотрудниками (количество новых сотрудников,
прошедших испытательный
.
срок, принятых на работу в течение предыдущего квартала)
Удовлетворенность заказчиков – общий балл удовлетворенности на основании
заполненных анкет
Возможные риски: при увеличении нагрузки по вакансиям, нет мотивации
рекрутеров брать вакансии свыше нормы
Сложности: определение плановых показателей (сроков вакансий по категориям
для постановки целей, качества подбора, балл удовлетворенности)
Выход: статистика, бенчмаркинг, установление тестового периода без привязки к
мотивации
При постановке KPI следует исходить из целей,
стоящих перед компанией и конкретной ситуации
Ситуация 2007: Вакансий много, и вы хотите, чтобы рекрутеры рвались в бой,
стремясь получить работу над очередной заявкой. В таком случае дополнительно
к вышеустановленным KPI можно разработать систему оценки стоимости
закрытия вакансии в зависимости от категории. Стоимость рассчитывается
исходя из статистики по загрузке рекрутеров, структуры вакансии, средне
рыночного дохода рекрутера при средней загрузке
Категория
Стоимость, руб
1 – топ-менеджер
10000
2 – менеджер ср. звена, узкие, редкие
специалисты
6000
3 – вед специалисты
3500
4 - специалисты
2000
5 – мл. специалисты
500
Риски:
1. Загрузка д.б. гарантированной
2. Зависимость рекрутера от лица распределяющего вакансии
12
KPI можно использовать не только как инструмент оценки,
но и как инструмент материального стимулирования.
Пример расчета премии:
Менеджер по подбору персонала
Оклад – 45 000 руб
Ситуация1:
Квартальная результативность – 85%
Сроки – 90% (50% вес)
Качество – 80% (50% вес)
Среднемесячный доход
45 000 + 45000*0,25 (доля переменной части)*0,85 = 54562,5руб
Ситуация 2:
Закрытие за квартал – 10 вакансий 5 кат, 5 вакансий 2 кат, 5 вакансий 3 кат
Квартальная результативность – 85%:
Сроки – 90% (50% вес)
Качество – 80% (50% вес)
Среднемесячный доход:
(10*500+5*2000+5*3500)*0,85 = 27625 руб
45000 + 27625/3 = 54208 руб
13
Опросник удовлетворенности заказчика позволяет
повышать качество процесса подбора
1
2
3
4
5
Сотрудники группы подбора и адаптации четко понимают
потребности Заказчика (сотрудника структурного подразделения,
инициирующего процесс подбора).
Профессиональная квалификация представляемых кандидатов
всегда соответствует требованиям Заказчика
Форма предоставляемой Заказчику информации (резюме, анкета,
сопроводительное письмо, отчеты о подборе) удобна для
использования
Оценка сотрудниками Группы подбора требуемых личностных
качеств кандидата объективна
Сотрудники группы подбора и адаптации персонала всегда вежливы и
корректны
Сотрудники группы подбора и адаптации оперативно реагируют на
запрос Заказчика (изменение требований, условий и т.д.).
Меня устраивают сроки закрытия вакансий
Самый надежный в ид подбора персонала - по рекомендации
17 сотрудников Издательств а, потому что
Самый надежный в ид подбора - через кадров ые агентств а, потому
18 что
Какими дополнительными услугами Вы хотели бы в оспользов аться?
19
Укажите, пожалуйста, те в акансии, подбор на которые нам удается
20 лучше в сего
Укажите, пожалуйста, те в акансии, подбор на которые нам удается
21 хуже в сего
Как Вам кажется, если сотрудник не прошел испытательный срок,
22 почему это произошло?
6
7
8 Я получаю полную информацию о ходе работы над вакансией
Процесс координация встреч (руководитель-кандидат) организован
9 эффективно
10 Процесс выхода сотрудника на работу организован эффективно
23
Я всегда могу получить у сотрудников группы подбора и адаптации
персонала подробную консультацию о рынке специалистов (наличие,
11 уровень, стоимость)
12 Какими аспектами работы Группы подбора Вы довольны?
Что, на Ваш взгляд, необходимо исправить в работе Группы Подбора?
13
14 Самый надежный вид подбора?
Самый надежный способ подбора персонала - через Группу подбора,
15 потому что
Самый надежный вид подбора персонала - своими силами, потому
16 что
24
25
26
27
Распределите, пожалуйста в процентном соотношении следующие
утв ерждения (в сумме у в ас должно получиться 100%):
Непрохождение испытательного срока сотрудником обуслов лено:
- ошибкой при подборе персонала Группой подбора - ….%
- ошибкой при подборе персонала руков одителя, принимающего
решение по кандидату - …%
- обстоятельств ами - …%
Распределите, пожалуйста в процентном соотношении следующие
утв ерждения (в сумме у в ас должно получиться 100%):
Непрохождение испытательного срока сотрудником обуслов лено:
- ошибкой группы подбора в процессе адаптации нов ого сотруднкиа ….%
- ошибкой непосредств енного руков одителя в процессе адаптации
нов ого сотрудника- …%
- обстоятельств ами - …%
Для того, чтобы улучшить процесс подбора персонала в
Издательств е, необходимо:
Выскажите, пожалуйста, Ваши предложения по улучшению процесса
адаптации персонала
Постав ьте, пожалуйста, общую оценку работе группы подбора и
адаптации персонала
14
Какие еще KPIs возможны
1. Индекс привлечения, отражающий интенсивность рекрутмента
ERcR = Кпр : Срч × 100 (%), где
Кпр — количество принятых сотрудников за отчетный период;
Срч — средняя численность персонала компании за отчетный период.
позволяет оценить интенсивность деятельности при подборе персонала и проверить
соотношение между привлечением новых сотрудников и затратами компании.
Сложности: нужна статистика за длительный период, чтобы поставить цель, т.к. есть
зависимость от сезонности бизнеса, стадии жизненного цикла компании
2. Стоимость вакансии, позволяющий вычислить затраты на подбор
CPH = Кпр : ∑ зс × 100 (%), где
Кпр — количество принятых на работу за отчетный период;
∑ зс — общая сумма затрат на всех принятых сотрудников за отчетный период.
позволяет определить отдачу (окупаемость расходов) в рекрутменте. Стоимость вакансии
может определяться двумя способами: прямыми затратами на подбор (реклама во
внешних ресурсах, оплата услуг агентства); прямыми и косвенными затратами
(стоимость рабочего времени сотрудников компании, задействованных в подборе;
аренда офиса, затраты на оборудовние, интернет, тел связь и пр.)
Если держателем бюджета на агентства являются бизнес-подразделения, данный
показатель имеет ограничения.
15
Какие еще KPIs возможны
3. Индекс времени работы над вакансией
ТТА = Кпр: Кд × 100 (%), где
Кпр — общее количество принятых кандидатов за отчетный период;
Кд — количество дней работы над всеми имеющимися вакансиями за
отчетный период.
позволяет, с одной стороны, планировать человеческие ресурсы отдела в
зависимости от ресурсного плана по вакансиям, а с другой стороны,
оценивать работу самих рекрутеров.
4. Индекс замен – подбор на место уволившихся
ERpR = Ксп : Кпр × 100 (%), где
Ксп — количество сотрудников, принятых на уже существующие позиции за
отчетный период;
Кпр — общее количество сотрудников, принятых на все вакансии за отчетный
период.
полезен при бюджетировании
16
Особые случаи
5. Мониторинг уровня привлекательности компании, защита бюджета
программ
Индекс принятых кандидатами предложений о работе
AR = Ксп : Кпп × 100 (%), где
Ксп — количество сделанных предложений о работе за отчетный период;
Кпп — общее количество принятых предложений о работе за отчетный период.
6. Массовый подбор
Необходимость подобрать большое количество кандидатов в максимально
сжатые сроки критический фактор успеха в массовом рекрутменте.
Показатель количественной укомплектованности кадрами (Qs), который
рассчитывается по формуле:
Qs = Кр: Срч × 100 (%), где
Кр — количество необходимого персонала (по ресурсному плану);
Срч — средняя численность персонала за отчетный период.
В непосредственной связи с первым показателем идут показатель текучести
персонала и показатель качества подбора по итогам обучения и
испытательного срока.
17
18
Эффективность подбора
50
40
30
20
10
0
Время заполнения вакансии
2008 полугодие 2009 полугодие
2010 год
2
2
рынок
компания
Количество вакансий на одного рекрутера
в год
4.9
Удовлетворенность заказчиков
4.7
4.5
4.3
4.1
3.9
80
70
60
50
40
30
20
10
0
2008
3.7
2009
рынок
3.5
2007 2008 2009 2010
компания
2010 год
Зачем необходимо использовать бенчмаркинг?
1. Помогает при постановке целей - определить правильно плановую
величину при обсуждении с рекрутером, нижнюю границу и вызов
2. Помогает поставить систему учета необходимых показателей для расчета
эффективность HR-процессов
3. Спланировать и защитить свои ресурсы, загрузку рекрутеров, что считать
нормальной загрузкой и при какой загрузке требуются доп ресрусы
4. Анализ текучки персонала на исп сроке характеризует качество подбора
5. Анализ стоимости подбора на подбор одного сотрудника, позволяет
компании оценить стоимость заполнения вакансии и защитить бюджет
6. Определить «проблемные» зоны и наметить план работ по повышению
эффективности работы отдела подбора
19
Подбор – выстраивание клиентских отношений
1. Разногласия лежат в области позиционирования оказываемых услуг,
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
выработки «кредита доверия», потребности клиента в понимании
происходящего и ощущения собственного контроля
Рекрутер - консультант, который хорошо знает рынок соискателей (цифры,
факты), особенности своего и бизнеса и ситуации в компании, и помогает
руководителю правильно оценить кандидатов, способен предложить
варианты решения
Стройте продуктивные отношения с ЛПР на равных
Давайте «обратную связь» от кандидатов ЛПР (она не должна замыкаться
на рекрутере)
Давайте обратную связь по рынку труда
Помогайте «расшифровать кандидата»
Помогайте принимать решение по кандидату (не давите, а раскладывайте
по полочкам, решение должен принять руководитель)
Предоставляйте выигрышную позицию, но объективную информацию о
кандидатах
Демонстрируйте готовность помочь по любому кадровому вопросу