И.Н. Аммосов "О РАЗРАБОТАННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СМК СВФУ"

О разработанной
документации СМК
СВФУ
Начальник отдела методического
сопровождения СМК Управления качества
Аммосов Иван Николаевич
Цель разработки
документации СМК
заключается в создании нормативноорганизационной и информационнометодической основы для построения,
обеспечения устойчивого
функционирования и постоянного улучшения
системы менеджмента качества, а также
доказательства ее соответствия
требованиям стандартов ISO серии 9000.
Документирование необходимо для того, чтобы
подтвердить, что вузом:
• установлены требования потребителей;
• эти требования нашли отражение в политике и
целях вуза в области качества;
• согласно им были установлены требования к СМК
и спланирована деятельность вуза в целом;
• разработана совокупность процессов,
приводящих к выполнению этих требований;
• эти процессы планируются, управляются и
улучшаются, обеспечивается их
воспроизводимость;
• обеспечивается прослеживаемость выполнения
процессов, на регулярной основе осуществляется
их измерение и анализ со стороны руководства;
• осуществляется оценка результативности и
эффективности деятельности вуза и управления
им;
• фиксируются объективные доказательства
качества деятельности.
Документация – основа СМК
(системы менеджмента качества)
• Качество самой СМК вуза во многом
определяется тем, насколько качественно
разработана регламентирующая ее работу
документация, т.е. документация является
основой СМК, ее результативности и
эффективности. Вместе с тем, ISO 9001 требует
наличия в организации документированной
системы менеджмента, а не системы
документов.
• Разработка документации не должна быть
самоцелью, а должна добавлять ценность.
В соответствии с требованиями
ISO 9001:2008 документация СМК
должна включать:
• а) документально оформленные заявления о
политике и целях в области качества;
• б) руководство по качеству;
• в) документированные процедуры;
• г) документы, необходимые организации для
обеспечения эффективного планирования,
осуществления процессов и управления ими;
• д) записи по качеству.
Иерархическая структура документации
СМК СВФУ
•
Уровень 1
Уровень 2
Уровень 3
Уровень 4
Уровень 5
Уровень 6
Структура документации СМК СВФУ
Уровень
документации
Уровень 1
Уровень 2
Уровень 3
Уровень 4
Наименование
документации
Документация по
управлению качеством со
стороны руководства
СВФУ
Документация по
управлению качеством со
стороны персонала
Документация по
планированию
Управленческая
документация
Уровень 5
Записи по качеству
Уровень 6
Нормативно-правовая
документация (базовый
уровень)
Содержимое документации
Миссия СВФУ, Видение, Политика и цели в области
качества. Руководство по качеству
Документированные процедуры и информационные
карты процессов СМК
Планы работы СВФУ, подразделений, сотрудников по
всем видам деятельности
Коллективный договор, организационная структура,
штатное расписание, положения о структурных
подразделениях, должностные инструкции, стандарты
университета, приказы, распоряжения, постановления,
Учебные планы, УМКД, рабочие и методические
инструкции, регламенты, правила, акты, сводки, обзоры,
письма, докладные, справка и др.
Протоколы, отчеты, акты, журналы, списки, ведомости,
перечни и др.
Законы РФ, указы и распоряжения Президента РФ,
постановления Правительства РФ, ГОСы, ГОСТы,
приказы и инструктивные письма федеральных органов
исполнительной власти, Устав СВФУ, лицензии,
свидетельства и др.
Первый уровень
Это документация по управлению качеством со
стороны руководства, представляющая
согласованную информацию о СМК СВФУ: Миссия,
Видение, Политика и Цели в области качества,
Руководство по качеству.
• Описание системы менеджмента качества в
соответствии с принятой политикой и целями в
области качества производится с учетом
рекомендаций стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2008.
• Документы первого уровня дают ответы на
следующие вопросы: какие цели в области
качества ставит руководство университета, какие
задачи при этом надо решить и каким образом
управлять деятельностью, направленной для
достижения поставленных целей.
Разработанная в 2012 году
документация 1 уровня
• Руководство по качеству (на
согласовании)
• Миссия, видение, политика, цели в
области качества на период 20132016 гг. (в разработке)
Второй уровень
Это документация по управлению качеством со
стороны персонала:
• - документированные процедуры управления
процессами;
• - информационные карты процессов.
На данном уровне производится описание
процессов и действий, необходимых для
эффективного функционирования СМК.
Документы второго уровня дают ответы на
вопросы: кто, где, в каком порядке, на основании
каких документов, при взаимодействии с кем, в
течение какого времени выполняет требования СМК
и как это документируется в рамках реализации
политики и целей в области качества.
Разработанная в 2012 году
документация 2 уровня
СМК-ИКП - ВП 07- 4.2.1.022-12
Версия 1.0
Инвестиционная деятельность
СВФУ (утверждена ректором)
СМК-ИКП - ОП 07- 4.2.1.023-12
Версия 1.0
Реализация дополнительного
профессионального образования
(утверждена ректором)
Инновационная деятельность в
СВФУ (утверждена ректором)
СМК-ИКП-ОП 02-4.2.1.024-12
Версия 1.0
СМК-ИКП-ОП 06.01-4.2.1.025-12
Версия 1.0
СМК-ИКП - ВП 12- 4.2.1.026-12
Версия 1.0
Учебно-методическое обеспечение
образовательного процесса (на
согласовании)
Хозяйственная деятельность
(утверждена ректором)
СМК-ИКП - ВП 05- 4.2.1.027-12
Версия 1.0
Управление информационной
средой (на согласовании)
Третий уровень
Это документация, устанавливающая требования к
планированию деятельности университета,
подразделений, отдельных исполнителей по всем
направлениям деятельности:
• - планы работы СВФУ: стратегические, тактические
и оперативные;
• - планы работы структурных подразделений;
• - планы по направлениям деятельности (учебной,
научной, воспитательной и др.);
• - планы работы сотрудников (индивидуальный план
преподавателя, план работы куратора и др.)
Документы этого уровня дают ответы на
следующие вопросы: кому, какие работы, в какие
сроки, с какими ресурсами планируется провести на
уровне университета в целом, в каждом
подразделении, а также каждому исполнителю для
реализации политики и целей в области качества.
Разработанная в 2012 году
документация 3 уровня
• Концепция системы обеспечения
качества образования в СВФУ (на
согласовании)
• Основные мероприятия по реализации
Концепции системы обеспечения
качества образования в СВФУ на период
до 2020 г. (на согласовании)
Четвертый уровень
Это документация университета, обеспечивающая
осуществление процессов и управление ими:
• Организационно-правовая документация – коллективный
договор, организационная структура, штатное расписание,
положения о структурных подразделениях, должностные
инструкции, стандарты университета, рабочие и
методические инструкции, регламенты, правила и др.;
• Учебно-методическая документация – учебные планы,
учебно-методические комплексы дисциплин, методические
инструкции по видам образовательной деятельности,
методические рекомендации по изучению учебных дисциплин
и др.
• Организационно-распорядительная документация – приказы,
распоряжения, постановления, протоколы и решения
заседаний и пр.
• Информационно-справочная документация – акты, сводки,
обзоры, письма, докладные и объяснительные записки,
справки и пр.
Документы данного уровня дают ответ на вопрос: какими
внутренними документами необходимо пользоваться для
эффективного управления всеми процессами СМК СВФУ.
Разработанная в 2012 году
документация 4 уровня
(МИ-методические инструкции)
СМК - МИ-4.2.1- 005-12
Версия 2.0
Методическая инструкция «Порядок
разработки оформления и утверждения
должностной инструкции» (утверждена
ректором)
Разработанная в 2012 году
документация 4 уровня
(РИ – рабочие инструкции)
СМК-РИ-4.2.1.006-12
Рабочая инструкция порядок оформления
научной
школы
в
Северо-Восточном
федеральном университете
(утверждена
ректором)
СМК-РИ-4.2.1.007-12
Рабочая инструкция по соблюдению графика
внутренней
отчетности
учебных
подразделений СВФУ (утверждена ректором)
СМК-РИ-4.2.1.008-12
Критерии оценки результатов деятельности
ППС СВФУ по итогам работы за определенный
период времени (утверждена ректором)
СМК-РИ-4.2.1.009-12
Правила
присуждения
стипендии
на
образование СВФУ студентам, обучающимся на
платной основе (утверждена ректором)
Разработанная в 2012 году
документация 4 уровня
(ОПД – организационно-правовая документация)
СМК-ОПД-4.2.3-026-12
Версия 1.0
Примерное положение о научно-образовательном центре
СВФУ (утверждено ректором)
СМК-ОПД-4.2.3-027-12
Версия 1.0
Положение
о
Конференции
научно-педагогических
работников, представителей других категорий работников и
обучающихся СВФУ (утверждено ректором)
СМК-ОПД-4.2.3-028-12
Версия 1.0
Положение о балльно-рейтинговой
(утверждено ректором)
СМК-ОПД-4.2.3-029-12
Версия 1.0
Положение о стажере-исследователе СВФУ (утверждено
ректором)
СМК-ОПД-4.2.3-030-12
Версия 1.0
Положение об академической мобильности студентов и
аспирантов СВФУ (утверждено ректором)
СМК-ОПД-4.2.3-031-12
Версия 1.0
Примерное положение о студенческом научном кружке
(утверждено ректором)
СМК-ОПД-4.2.3-032-12
Версия 1.0
Положение о коллегии профессоров СВФУ (на согласовании)
СМК-ОПД-4.2.3-034-12
Версия 1.0
Положение о конкурсе Научно-технического Совета СВФУ
(на согласовании)
системе
в
СВФУ
Пятый уровень
• Это записи по качеству – документы, содержащие
достигнутые результаты или свидетельства
осуществленной деятельности и необходимые для
гарантии эффективной работы и управления
процессами.
• К ним относятся: протоколы, отчеты, акты, журналы
регистрации, списки, ведомости, перечни, справки,
анкеты, карточки жалоб, листы регистрации
несоответствий и наблюдений, реестры, докладные
и служебные записки и т.д.
• Документы пятого уровня дают ответы на
следующие вопросы: какие цели в области
качества достигнуты, какие задачи при этом
решены и какие конкретные результаты получены.
Шестой (базовый) уровень
•
•
•
•
•
•
Это документация, регламентирующая деятельность ОУ в ходе управления
процессами:
Нормативно-правовая документация:
- на уровне государства – Законы РФ; указы и распоряжения Президента РФ;
постановления Правительства РФ, международные и межгосударственные
соглашения, приказы, инструктивные письма и другие документы
Министерства образования и науки РФ и других федеральных органов
исполнительной власти; документы органов власти, контроля и надзора (в т.ч. в
области качества);
- на уровне университета – дающая СВФУ право осуществлять деятельность
(учредительные документы, например, Устав СВФУ), лицензии, свидетельства и
т.п.; регламентирующая отношения СВФУ с другими сторонами при
осуществлении своей деятельности (договоры, контракты и т.п.).
Нормативная документация – государственная и национальная: технические
регламенты; национальные стандарты; стандарты, признанные
действующими в статусе национальных стандартов; общероссийские
классификаторы технико-экономической и социальной информации (напр.,
ОКСО); ведомственная: определяемая МОиН РФ (например, ГОС ВПО, ФГОС
ВПО) или другими органами исполнительной власти (напр., правила
безопасности труда, СанПиН, СНиП); документация поставщиков и
потребителей.
Документация базового уровня дает ответ на вопрос: какие требования
действующего законодательства, установленных норм и правил необходимо
выполнять при осуществлении образовательной, научной и иных видов
деятельности в СВФУ.
Разработанная документация
1 и 3 уровня в 2010-2012 гг.
1-й уровень:
• Руководство по качеству (на согласовании)
• Миссия, видение, политика, цели в области
качества на период 2013-2016 гг. (в разработке)
3-й уровень:
• Концепция системы обеспечения качества
образования в СВФУ (на согласовании)
• Основные мероприятия по реализации
Концепции системы обеспечения качества
образования в СВФУ на период до 2020 г. (на
согласовании)
Разработанная документация
2 и 4 уровня в 2010-2012 гг. (кол-во)
2-й уровень:
• Документированные процедуры - 5
• Информационные карты процессов - 27
4-й уровень:
• Методические инструкции – 9
• Рабочие инструкции – 8
• Стандарты – 4
• Организационно-правовая документация
(положения, регламенты) - 31
СТЕНД В УЧЕБНОМ
ПОДРАЗДЕЛЕНИИ СВФУ
o
o
o
o
o
Миссия, политика и цели в области
качества.
8 принципов менеджмента качества.
Список уполномоченных по качеству
учебного подразделения (утвержденный
приказом, распоряжением по УП).
План-график проведения внутренних
аудитов СМК учебного подразделения
(утвержденный).
Актуальные документы по качеству.
Миссия Северо-Восточного федерального
университета имени М.К. Аммосова (из
Программы развития СВФУ)
взращивание конкурентоспособных специалистов,
выполнение исследований и инновационнотехнологических разработок для становления
экономически устойчивого, социально развитого
приполярного региона, обеспечивающих высокое
качество жизни, сохранение и развитие культуры
народов Северо-Востока России
8 принципов СМК
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Ориентация на потребителя
Лидерство руководителей в СМК
Вовлечение всего персонала в СМК
Процессный подход
Системный подход к менеджменту
Постоянное улучшение
Принятие решений на основе фактов
Взаимовыгодные отношения с
поставщиками
Первоочередные мероприятия по
внедрению СМК в 2013 году
• Продолжение работы по разработке
полного комплекта иерархической
документации по СМК.
• Формирование Банка документов СМК
различного уровня.
• Проведение подготовительной работы по
сертификации СМК
• Проведение работы по актуализации
документации СМК, разработка их 2-й
версии
• Участие в конкурсе Всероссийской
организации качества
ПОЛОЖЕНИЕ
о Всероссийском Конкурсе ВОК в области
менеджмента качества
Главными целями ежегодного Всероссийского
конкурса в области менеджмента качества,
который проводит «Всероссийская организация
качества» (далее – ВОК), являются:
o выявление организаций с наиболее успешным
менеджментом качества и пропаганда их
опыта;
o содействие внедрению современных подходов
к менеджменту качества.
Принципы проведения Конкурса ВОК
• Доступность.
• Доверие к информации о состоянии
менеджмента качества, предоставляемой
участниками конкурса,
• Соответствие критериев оценки менеджмента
современным требованиям.
• Объективность оценки.
• Учет участия организаций с программами ВОК.
• Учет вида деятельности и размера организации.
•  Программа «Евроменеджмент» (оценка по
Модели EFQM), программа «Российское
качество», конкурс «Российский лидер качества»,
оценка социальной деятельности по критериям
стандарта ВОК-КСО-2007.
Критерии ВОК для оценки менеджмента качества
при оказании образовательных услуг
1. Выбор целей по качеству
Цели по качеству
2. Разработка планов (программ) по качеству
3. Изучение требований и удовлетворенности
потребителей
1. Определение и идентификация процессов оказания
образовательных услуг
Менеджмент качества
процессов
2. Установление требований к качеству процессов, методов
и процедур контроля их выполнения
3. Контроль качества процессов
4. Оценка результативности процессов
1. Установление требований к компетентности персонала
2. Контроль компетентности персонала
Менеджмент качества
персонала
3. Обучение и переподготовка персонала
4. Мотивация персонала за работу без дефектов
5. Оценка требований и удовлетворенности персонала
Менеджмент качества
1. Взаимодействие со школами и колледжами
Критерии ВОК для оценки менеджмента качества
при оказании образовательных услуг
1. Предупреждение появления недопустимых
нарушений установленных требований к
качеству образовательных услуг
Предупреждение и выявление
недопустимых нарушений при
оказании образовательных услуг
Достигнутый уровень качества
образовательных услуг
2. Контроль качества образовательных услуг
3. Анализ данных контроля и разработка
мероприятий для снижения уровня нарушений
установленных требований к качеству
образовательных услуг
1. Соответствие требованиям российских
стандартов.
2. Соответствие требованиям, более высоким,
чем в российских или международных
стандартах.
1. Соответствие систем менеджмента качества
требованиям стандарта ИСО
9001 или его отраслевым модификациям
Соответствие менеджмента
качества стандартам менеджмента
и моделям премий по качеству
2. Соответствие менеджмента качества
моделям совершенства (Премия Правительства
РФ в области качества, Модель EFQM)
График оказания услуг НГОУ ДПО «УчебноМетодический Центр «Регистр-Консалтинг»»
№ п/п
Наименование этапа
Сроки
1
Тестирование, анализ и оценка существующей
системы управления СВФУ в области качества.
Разработка Плана мероприятий
январь 2013 года
2
Консультационно-методические услуги по
разработке и документированию системы
управления СВФУ в области качества
январь-февраль
2013 года
3
Консультационно-методическая поддержка
при внедрении документированной системы
управления СВФУ в области качества
февраль 2013 года
4
Совершенствование СМК
февраль-март
2013 года
Этап 1: Тестирование, анализ и оценка
существующей системы управления СВФУ в области
качества. Разработка Плана мероприятий
Мероприятия:
1. Анализ внутренней нормативной документации.
2. Диагностический аудит существующей системы управления
СВФУ (интервью с персоналом, наблюдение за деятельностью,
анализ записей)
3. Разработка Плана мероприятий по реализации проекта по
разработке, внедрению и подготовке к сертификации системы
менеджмента качества в соответствии с требованиями ISO
9001:2008 (совместно с рабочей группой).
4. Презентация проекта по разработке и внедрению СМК
СВФУ высшему руководству по результатам диагностического
аудита
Этап 2: Консультационно-методические
услуги по разработке и документированию
системы управления СВФУ в области качества
Мероприятия:
1. Обучение рабочей группы по теме «Требования ISO 9001:2008.
Принципы разработки и внедрения системы менеджмента
качества»
2. Консультации по разработке Политики в области качества и
установлению Целей в области качества
3. Разработка совместно с рабочей группой Перечня процессов
СМК и Плана-графика разработки (доработки) внутренних
нормативных документов
4. Методическая поддержка при описании процессов и
разработке обязательных документированных процедур
(согласно плану-графику )
Этап 3: Консультационно-методическая поддержка
при внедрении документированной системы
управления СВФУ в области качества
1. Апробация документированных процедур по процессам
2. Информационно-консультационный семинар для сотрудников СВФУ по
теме «Система менеджмента качества. Базовые требования. Внутренний
аудитор СМК».
3. Тренинг внутренних аудиторов системы менеджмента качества
4. Методическая помощь при планировании, проведении внутреннего аудита,
разработке корректирующих и предупреждающих действий по его
результатам
5. Методическая поддержка при проведении анализа системы менеджмента
качества со стороны руководства
6. Рекомендации по выбору органа по сертификации СМК
7. Предсертификационный аудит СМК
8. Методическая помощь при проведении сертификационного аудита органом
по сертификации
Этап 4: Совершенствование СМК
Мероприятия:
1. Консультационно – методическая помощь при
выполнении корректирующих и предупреждающих
действий по результатам сертификационного аудита
2.Внесение изменений в документацию СМК на основании
опыта применения (при необходимости)
3.
Информационно-консультационный семинар
«Применение методов обработки и анализа данных.
Статистическое управление процессами»
Аудит системы менеджмента качества
СВФУ – проверка на соответствие
требованиям стандарта ISO 9001
1. Прием и анализ заявки на сертификацию системы
менеджмента качества
2. Предварительная проверка документации системы
менеджмента качества СВФУ
3. Анализ готовности системы менеджмента качества СВФУ к
сертификации
4. Проверка элементов системы менеджмента качества СВФУ
5. Анализ соответствия системы менеджмента качества СВФУ
требованиям стандарта ISO 9001
БЛАГОДАРЮ ЗА
ВНИМАНИЕ!
.