рекомендации - Управление образования Нижнего Тагила

О порядке получения дубликатов аттестатов, заполнения книг учета и выдачи
аттестатов
Уважаемые руководители общеобразовательных учреждений!
Направляем Вам Рекомендации по получению, заполнению дубликата
аттестата (приложения), записям в Книге для учета и записи выданных
аттестатов, по заполнению, учету полученных и выданных аттестатов,
списанию испорченных бланков.
Гл. специалист
М.Л. Михеева
Рекомендации по получению дубликата аттестата (приложения)
Для получения бланка дубликата аттестата (приложения) необходимо
представить в управление образования следующие документы:
1)
заявление на имя начальника управления образования о выдаче
дубликата аттестата (приложения) от директора общеобразовательного
учреждения (далее ОУ) на бланке ОУ;
2) письменное заявление выпускника с указанием места проживания,
контактных телефонов, а также:

при утрате аттестата - с изложением обстоятельств утраты
(подробно),

при порче, при обнаружении ошибки - с изложением
обстоятельств и характера повреждений, исключающих возможность
дальнейшего использования или указанием допущенных ошибок, с
приложением ксерокопии поврежденного (испорченного) аттестата или
приложения, которые уничтожаются в установленном порядке (см. ниже);

в случае утраты, порчи (повреждения) только приложения взамен
выдается дубликат приложения, на котором проставляются номер
сохранившегося аттестата и дата выдачи дубликата приложения;

на заявлении должна быть проставлена виза директора ОУ;
3)
справка из органов внутренних дел (при утере аттестата),
пожарной охраны (в случае пожара);
4)
газета с объявлением, содержащим текст: «утерянный аттестат о
среднем (полном) общем или об основном общем образовании за номером
СЕРИЯ 000000, выданный МОУ СОШ № 00 в 0000 году на имя Иванова
Ивана Ивановича, считать недействительным»;
5)
копия документа, подтверждающего изменение фамилии (если
выпускник(ца) менял фамилию);
6)
книга учета и выдачи аттестатов за тот год, когда выпускник
получал оригинал аттестата;
7)
после заполнения и выдачи дубликата аттестата необходимо
представить в управление образования копию приказа о выдаче дубликата и
ксерокопию заполненного бланка дубликата.
Рекомендации заполнению дубликата аттестата (приложения) и
записям в Книге для учета и записи выданных аттестатов:

в дубликате аттестата после ФИО выпускника указывается год
окончания и полное наименование того образовательного учреждения,
которое окончил выпускник, ставится дата выдачи дубликата аттестата;

о выдаче дубликата аттестата или приложения издается приказ
руководителя ОУ;

при изменении наименования ОУ дубликат выдается вместе с
документом, подтверждающим изменение наименования ОУ;

при реорганизации ОУ дубликат выдается общеобразовательным
учреждением-правопреемником;

при ликвидации ОУ дубликат выдается другим ОУ на основании
письменного решения учредителя;

дубликаты аттестата и приложения выдаются на бланках образца,
действующего в период обращения о выдаче дубликата, независимо от года
окончания выпускником ОУ;

решение о выдаче или отказ в выдаче дубликата аттестата или
приложения (приказ руководителя ОУ) принимается учреждением в
месячный срок со дня подачи письменного заявления.

подпись руководителя образовательного учреждения в аттестат и
приложение проставляется черной пастой с последующей ее расшифровкой
(инициалы, фамилия);

заполнение рукописным способом аттестатов и приложений не
допускается, в том числе их дубликатов;

в случае временного отсутствия руководителя ОУ аттестат и
приложение
подписываются
лицом,
исполняющим
обязанности
руководителя, на основании приказа учреждения. При этом перед словом
"руководитель" сокращение "и.о." или вертикальная черта не допускаются;

не допускается заверение бланков аттестата и приложения
факсимильной подписью;

в Книге текущего года делается соответствующая запись за
порядковым учетным номером, а также указываются дата выдачи, код, серия
и номер оригинала, номер учетной записи оригинала;

в Книге в год выдачи оригинала аттестата делается запись
напротив учетного номера записи выдачи оригинала: «Выдан 00.00.0000
(дата выдачи) дубликат 66 АБ № 000000, приказ от 00.00.000 № 00, уч.зап.
№ 00»;

каждая запись о выдаче дубликата заверяется подписью
руководителя образовательного учреждения и скрепляется печатью
образовательного учреждения;

копия приказа, заявление выпускника и все основания для
выдачи дубликата хранятся вместе с личными делами выпускников;
Рекомендации по заполнению
Книги для учета и записи выданных аттестатов
(ведется отдельно по каждому уровню общего образования):
При учете выданных аттестатов вносится:

учетный номер (по порядку);

код, серия и порядковый номер аттестата, после него слово
«приложение»;

фамилия, имя, отчество (при наличии) выпускника;

дата рождения выпускника;

наименования учебных предметов (строго в соответствии с
учебным планом) и итоговые отметки выпускника по ним;

дата и номер приказа о выдаче аттестата;

подпись получателя аттестата;

дата получения аттестата.

Книга ведется на бумажном носителе и (или) в электронном виде;

список выпускников текущего учебного года вносится в
алфавитном порядке отдельно по каждому классу (со сквозной нумерацией в
течение одного года), номера бланков - в возрастающем порядке;

записи заверяются подписями классного руководителя,
руководителя ОУ и печатью ОУ отдельно по каждому классу, ставится дата и
номер приказа об окончании образовательного учреждения и выдаче
аттестатов;

исправления, допущенные при заполнении, заверяются
руководителем ОУ и скрепляются печатью образовательного учреждения со
ссылкой на номер учетной записи (то есть на свободном поле того листа, на
котором допущена ошибка, чтобы не закрыть сделанные записи);

книга прошнуровывается, пронумеровывается, скрепляется
печатью образовательного учреждения и хранится как документ строгой
отчетности;

При обнаружении ошибок, допущенных при заполнении
аттестата (приложения), в год окончания выпускником образовательного
учреждения выдается аттестат или приложение на новом бланке взамен
испорченного. Новый бланк аттестата или приложения взамен
испорченного регистрируется в Книге за новым номером учетной записи.
При этом напротив ранее сделанной учетной записи делается пометка
"испорчен(о), аннулирован(о), выдан(о) новый(ое) аттестат (приложение), уч.
зап. №_" (указывается номер учетной записи аттестата, выданного взамен
испорченного).
Учет бланков аттестатов и приложений

при учете полученных бланков аттестатов в Книге делается
запись:

номер учетной записи;

наименование уполномоченного органа исполнительной власти,
от которой (ого) получены бланки аттестатов (управление образования
Администрации г. Н. Тагил);

дата получения бланков аттестатов;

реквизиты накладной;

количество полученных бланков аттестатов, в том числе титулов
(с указанием типографских номеров), твердых обложек, приложений;

фамилия, имя отчество и должность получателя;

реквизиты
доверенности
(номер,
дата,
наименование
организации, выдавшей доверенность на получение), если бланки получал не
директор ОУ;

подпись получившего с расшифровкой;

при учете выданных бланков аттестатов:

номер учетной записи;

дата выдачи бланков аттестатов;

кому выданы бланки (выпускникам, на дубликат);

количество выданных бланков аттестатов, в том числе титулов (с
указанием типографских номеров), твердых обложек, приложений;


при учете остатков бланков аттестатов:
количество полученных бланков аттестатов в текущем году;

количество израсходованных бланков аттестатов (приложений) в
текущем году - всего, из них: выдано выпускникам текущего года, выдано
взамен испорченных, выдано дубликатов;

подпись ответственного лица с расшифровкой - фамилия, имя,
отчество, должность.

Записи в Книге производятся в хронологическом порядке при
совершении каждой операции прихода-расхода лицом, ответственным за
получение, хранение, учет и выдачу бланков аттестатов.
Списание испорченных бланков

Бланки аттестатов и приложений, испорченные при заполнении в
год их выдачи, а также при обнаружении ошибок в ранее выданных бланках
в случае обращения выпускников, подлежат списанию и уничтожению по
решению создаваемой в ОУ комиссии под председательством руководителя
ОУ.

Комиссия составляет акт в двух экземплярах.

В акте указываются количество (числом и прописью) и номера
уничтожаемых бланков аттестатов и приложений (образец прилагается).

Номера испорченных титулов аттестатов вырезаются и
наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к первому
экземпляру акта (образец прилагается).

Первый экземпляр акта с приложением представляется в
управление образования, второй экземпляр остается в образовательном
учреждении.
Бланк учреждения
АКТ
на списание испорченных бланков документов об образовании
Комиссия в составе: председателя ФИО, директора МБОУ СОШ № 00,
членов комиссии: ФИО, должность, ФИО, должность, составили настоящий
акт об уничтожении бланков документов об образовании, испорченных при
заполнении.
1.
Аттестаты об основном общем образовании 4 (четыре) штуки:
66 БВ 0061913, 66 БВ 0029822, 66 БВ 0032242, 66 БВ 0032243.
2. Аттестаты о среднем (полном) общем образовании без отличия 2
(две) штуки: 66 АБ № 7094064, 66 АБ № 8155082.
3. Приложение к аттестату о среднем (полном) общем образовании 4
(четыре) штуки.
Приложение: Номера испорченных титулов аттестатов на 1 л. в 1 экз.
Председатель комиссии
ФИО
Члены комиссии
ФИО
ФИО
Приложение
к Акту на списание испорченных
бланков документов об образовании
Номера испорченных бланков аттестатов
Аттестаты об основном общем образовании
№
№
п\п
Серия, №
бланка
Год
изготов
ления
Подтверждение об
уничтожении документов
1
2
3
4
Аттестаты о среднем (полном) общем образовании без отличия
№
№
п\п
Серия, №
бланка
Год
изготов
ления
Подтверждение об
уничтожении документов
1
2
Председатель комиссии
ФИО
Члены комиссии
ФИО
ФИО
Правильность произведенных записей в акте с данными учета сверил
ФИО, директор. Бланки документов перед уничтожением с записями в акте
сверили и полностью уничтожили путем сожжения.