Стандарт организации. Система менеджмента качества

СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Лист 2 из 34
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Редакция № 0
Изменения № 1
СВЕДЕНИЯ О СТАНДАРТЕ
1 Разработан и внесен службой качества Новомосковского института
(филиала) Российского химико-технологического университета им.
Д.И.Менделеева
2 Утвержден и введен в действие 01.11.2012 г. приказом директора
НИ РХТУ от
14 мая 2012 г. №
833/163
Настоящий стандарт не может быть полностью или частично
воспроизведен, тиражирован или распространен без разрешения службы
качества НИ РХТУ
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Лист 3 из 34
Редакция № 0
Изменения № 1
Содержание
1
Область применения……………………………………………………………………..
4
2
Нормативные ссылки…………………………………………………..……….….…....
4
3
Термины, определения и сокращения…………………………………..…….…..……
5
4
Общие положения………………………………………………………..……….….….
7
4.1 Паспорт процесса………………………………………………………….………...
8
4.2 Информационная карта процедуры ………………………………….…….……....
9
4.3 Описание информационной карты ………….…………………………….…....….
11
4.4 Критерии результативности процесса……………………………………..…….…
18
Приложения………………………………………………………………………..….…
19
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Лист 4 из 34
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Редакция № 0
Изменения № 1
1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
Настоящий стандарт определяет цели, задачи, последовательность и основные
требования к организации процесса библиотечного и информационного обслуживания
пользователей библиотеки НИ(ф)РХТУ.
Требования
настоящего
стандарта
обязательны
к
применению
во
всех
подразделениях библиотеки при осуществлении управления библиотечными ресурсами и
обслуживании читателей.
2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
В настоящем стандарте использованы ссылки на нормативно-законодательные,
межгосударственные стандарты и Положения:
Закон РФ «Об образовании» от 10.07.1992 №3266-1(действующая ред.);
ФЗ РФ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» от 22.08.1996 г.
№125-ФЗ;
ФЗ РФ О библиотечном деле: от 29.12.1994 N 78, с изменениями на 26.06.2007.
О внесении изменений в Федеральный закон «О библиотечном деле»: федер. закон РФ от
03.06.2009 N 119-ФЗ.
Типовое положение об образовательном учреждении высшего профессионального
образования (высшем учебном заведении) утв. постановлением Правительства РФ 14
февраля 2008 г. N 71;
Положение о библиотеке: утв. решением Ученого совета ун-та от 25.10.2007.
ГОСТ 9000 - 2011 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь;
ГОСТ ISO 9001 - 2011 Системы менеджмента качества. Требования;
ГОСТ 7.55-99 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Основные положения»;
ГОСТ 7.76-96 «Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация.
Термины и определения»;
ГОСТ 7.0-99 «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и
определения»;
ГОСТ 7.1-2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие
требования и правила составления»;
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Лист 5 из 34
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Редакция № 0
Изменения № 1
ГОСТ 7.80-2000 «Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования и правила
составления»;
ГОСТ 7.20-2000 «Библиотечная статистика»;
ГОСТ 7.60-2003 «Издания. Основные виды. Термины и определения»;
ГОСТ 7.76-96 «Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация.
Термины и определения.
ГОСТ 7.05-2008 Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления.
СТО СМК РК–00 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Руководство по
качеству;
СТО СМК ДП – 01 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Управление
документацией;
СТО СМК ДП – 02 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Управление
записями;
СТО СМК ДП – 03 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Внутренний
аудит;
СТО СМК ДП – 04 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Управление
несоответствиями;
СТО СМК
ДП – 05
Стандарт
организации.
Система менеджмента качества.
Корректирующие и предупреждающие действия;
Положение о НИ(ф)РХТУ им.Д.И. Менделеева
3 ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
Библиотечная обработка – совокупность процессов подготовки
документов и
библиографических записей к их дальнейшему использованию и хранению в библиотеке.
Включает: составление библиографического описания, индексирование и техническую
обработку документа.
Библиотечная
услуга
–
конкретный
результат
библиотечного
обслуживания,
удовлетворяющий определенную потребность пользователя библиотеки (выдачу и
абонирование документов, предоставление информации о документах, справки, выставки,
консультации и т.д.).
Библиотечное обслуживание – совокупность различных видов деятельности библиотеки
по удовлетворению потребностей пользователей путем предоставления библиотечных
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Лист 6 из 34
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Редакция № 0
Изменения № 1
услуг.
Библиотечно-информационные
ресурсы
–
библиографических)
специально
организованных
получения
документов,
информации,
соответствующая
совокупность
задачам
и
(библиотечно-
для
профилю
эффективного
библиотеки
и
предназначенная для использования и хранения.
Документ – материальный носитель данных с зафиксированной на нем информацией,
предназначенной для ее хранения и передачи во времени и пространстве.
Запрос
пользователя
библиотеки
–
требование
пользователя
библиотеки
на
предоставление библиотечной или информационной услуги.
Информационная
услуга
–
предоставление
информации
определенного
вида
потребителю по его запросу.
Информационное
обслуживание
–
обеспечение
пользователей
необходимой
информацией путем предоставления информационных услуг.
Каталог — совокупность расположенных по определенным правилам библиографических
записей на документы, раскрывающие состав и содержание фонда библиотеки (сведения
на бумажных носителях о документах, составляющих библиотечный фонд).
Каталогизация
–
совокупность
процессов,
обеспечивающих
создание
и
функционирование библиотечных каталогов.
Комплектование – совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения,
получения и регистрации документов, соответствующих задачам библиотеки.
Научная
обработка
документов
–
совокупность
процессов
формирования
библиографической записи документа для представления его в системе традиционных и
электронных библиотечных каталогов
(по описанию, шифрованию фонда с целью
дальнейшей его однозначной идентификации).
Техническая
библиотечная
обработка
–
совокупность
процессов
подготовки
документов к последующему хранению и использованию.
Пользователь библиотеки – физическое или юридическое лицо, пользующееся услугами
библиотеки (читатель, посетитель мероприятий, абонент).
Систематизация – присвоение документам классификационных индексов в соответствии
с правилами какого-либо классификационного информационно-поискового языка.
Фонд библиотеки – упорядоченная совокупность документов (литературы и учебных
изданий), соответствующая задачам и профилю библиотеки, для использования и
хранения.
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Лист 7 из 34
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Редакция № 0
Изменения № 1
Хранение – совокупность процессов по обеспечению рационального размещения
библиотечного фонда и его длительной сохранности.
Читательский формуляр — бланк, предназначенный для индивидуального учета
конкретных пользователей и выданных им документах.
Электронный каталог — библиотечный каталог в машиночитаемой форме, работающий
в реальном режиме времени и предоставленный в распоряжение пользователей
библиотеки (электронная база данных о документах, составляющих библиотечный фонд).
ФЗ РФ – федеральный закон Российской федерации;
СМК – система менеджмента качества;
РИЦ – редакционно-издательский центр;
ЦИТ – центр информационных технологий;
НИР – научно-исследовательская работа;
ДИ – должностная инструкция;
И – инструкция;
ПП – положение о подразделении;
БФ – библиотечный фонд;
НД – нормативная документация;
зав. – заведующий.
КД- корректирующие дейстчия;
ПД – предупреждающие действия
4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Библиотека является структурным подразделением НИ РХТУ им. Д.И.Менделеева.
Целью библиотечного и информационного обслуживания является полное и
всестороннее обеспечение необходимой литературой и другими информационными
ресурсами, в том числе электронными, студентов, преподавателей и сотрудников
университета в их образовательной и научно-исследовательской деятельности.
Библиотечное
дифференцированно
и
всеми
информационное
структурными
обслуживание
подразделениями
осуществляется
библиотеки,
включая
межбиблиотечный абонемент с использованием методов индивидуального и группового
обслуживания.
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Лист 8 из 34
Редакция № 0
Изменения № 1
4.1 ПАСПОРТ ПРОЦЕССА
Наименование процесса:
Библиотечное обслуживание
СМК ВП – 04 в соответствии с п.6.3 ГОСТ ISO 9001-2011
Условное обозначение:
Тип:
управление
основной
вспомогательный
Цель, направление деятельности процесса:
Полное и всестороннее обеспечение необходимой литературой, информационными ресурсами, в
том числе электронными,, своевременное и качественное обслуживание обучающихся и
сотрудников вуза.
Владелец:
Заведующий библиотекой
Входы:
Выходы:
Заявки на приобретение литературы;
Фонд библиотеки;
Запросы читателей;
Информационные бюллетени;
Сводка о движении контингента студентов Отчеты;
по специальностям, направлениям, профилю; Акт для бухгалтерии о движении фонда;
Тематические планы изданий, прайс-листы; Счет, счет-фактура, товарная накладная, договор;
Законодательные требования,
Заявки на материалные ресурсы, на поддержание
План развития СМК
инфраструктуры.
Поставщики процесса:
Потребители процесса:
Студенты, преподаватели, сотрудники;
Внешние:
Процессы:
издательства, книготорговые организации;
Реализация основной образовательной программы;
Внутренние процессы:
Анализ со стороны руководства и улучшение,
Реализация основной образовательной
Внутренний аудит;
программы;
Подготовка к государственной аккредитации вуза;
Управление закупками;
Управление закупками;
Управление инфраструктурой и
Управление инфраструктурой и образовательной
образовательной средой
средой
Критерии мониторинга процесса:
Сроки предоставления услуги;
Количество несоответствий, выявленных в ходе внутреннего аудита;
Количество несоответствий, выявленных в ходе внешнего аудита.
Количество жалоб от структурных подразделений
Критерии (показатели) результативности процесса:
1. Степень выполнения запланированных мероприятий;
2. Абсолютные показатели библиотеки:
− количество читателей, обслуженных по единому читательскому билету(на единицу
читателей)
− посещений
− книговыдач;
3. Показатели интенсивности:
− читаемость;
− посещаемость;
− обращаемость книжного фонда;
− книгообеспеченность.
Ресурсы процесса:
Персонал библиотеки;Помещения: хранилище, читальные залы , ЭВМ, оргтехника, связь,
бюджетные и внебюджетное финансирование
Перечень записей процесса:
Инвентарные книги,каталоги,читательские формуляры (билеты), план, заявки, дневник
библиотекаря, счета, отчет о функционировании процесса
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Лист 9 из 34
Редакция № 0
Изменения № 1
4.2 ИНФОРМАЦИОННАЯ КАРТА ПРОЦЕССА
Ответственный
Блок-схема
Документирование
1. Зам. зав. библиотекой
1. План (Ф- ВП-04-01)
2. Зам. зав. библиотекой
2. ДИ, ПП, И, НД
3. Зав. библиотекой
3. Заявки на ресурсы
4. Отдел комплектования
и научной обработки
4. Записи в
инф.бюллетени, в
прайс-листах
5. Заявки
5. Отдел комплектования
и научной обработки
6. Отдел комплектования
и научной обработки
7. Зав.библиотеки
8. Директор института
9. Сектор комплектования
отдела обработки
10. Отдел комплектования
и научной обработки
11. Зав. отделом
комплектования
12. Отдел комплектования
и научной обработки
13. Отдел комплектования
и научной обработки
14. Отдел комплектования
и научной обработки
15-19. Отдел
обслуживания
6. Прайс-лист, каталог
издательств
7. Заявка на
приобретение
литературы
8. Виза, подпись на
заявке
9. Счет, счет-фактура,
договор
10. Инвентарная книга
(Ф- ВП-04-06)
11. Инвентарная книга
(Ф- ВП-04-06)
12. Инвентарная книга
(Ф- ВП-04-06)
13. Инвентарная
книга,
14. Инвентарная книга
(Ф- ВП-04-06)
15. Не
регламентируется
16. Запись в журнале
безопасности
17. Запись в журнале
учета
18. Запись в журнале
безопасности
19.Акт
20. Зав. библиотекой
20. Годовой план,
статистика (Ф- ВП-0401)
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Лист 10 из 34
Редакция № 0
Изменения № 1
Продолжение карты процесса
Ответственный
Блок-схема
Документирование
21. Зам. зав.
библиотекой
22. Запись в журнале
«Дневник
библиотекаря»
(Ф- ВП-04-05)
22. Зав. отделом
обслуживания
22. Запись в журнале
23. Зав. отделом
обслуживания
23. Каталог,
электронный каталог
24. Зав. отделом
обслуживания
25.Зав. отделом
обслуживания
26. Зав. отделом
обслуживания
27. Зав. отделом
обслуживания
28. Зав.библиотекой
29. Зав.библиотекой
30. Зав.библиотекой
31.Зав.библиотекой
и/или зам.зав.библ.
32. Владелец
процесса –
зав.библиотекой
33.Владелец
процесса –
зав.библиотекой
24. Запись в журнале,
«Дневник
библиотекаря»
(Ф- ВП-04-05)
25. Читательский
формуляр (Ф- ВП-0410)
26. Читательский
формуляр (Ф- ВП-0410)
27. Запись в тетради
учета книг,
полученных от
читателей взамен
утерянных (Ф- ВП-0412)
28. Статистические
данные
29. Не
регламентируется
30. Не
регламентируется
31. Распоряжения,
приказы в
соотсетствии с ДП-04,
ДП-05
32. Отчет о
функционировании
процесса. Годовой
отчет (Ф- ВП-04-01)
Дневник
библиотекаря (ФВП-04-05)
33. КД в соответствии
с ДП-05
«
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Лист 11 из 34
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Редакция № 0
Изменения № 1
4.3 ОПИСАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ КАРТЫ
ШАГ 1. Ежегодно зав. библиотекой составляет план мероприятий на год, в которые
включены мероприятия, исполнители, сроки и отметки о выполнении. Форма годового
плана представлена в Приложении Б (Ф-ВП-04-01).
ШАГ 2. Положение о структурном подразделении библиотеки является локальным
нормативным
актом,
который
определяет
порядок
создания
библиотеки
как
подразделения, правовое и административное положение подразделения в структуре НИ
РХТУ, задачи и функции библиотеки, ее права и взаимоотношения с другими
подразделениями института, ответственность подразделения в целом и его руководителя.
Весь
персонал
регламентирующими
библиотеки
обеспечен
производственные
должностными
полномочия
и
инструкциями,
обязанности
работника.
Разрабатывает должностные инструкции на своих непосредственных подчиненных зав.
библиотекой. Утверждает - директор.
В целях описания выполнения той или иной работы по технологии управления
библиотечным фондом разработаны рабочие (технологические) инструкции (Приложение
А). За поддержание рабочих инструкций ответственность несет исполнитель операции, на
которую распространена данная инструкция. За актуализацию – зав. библиотеки.
ШАГ 3-7. Издания и документы приобретаются на основе предварительного заказа,
который составляется путём просмотра и отбора по библиографическим источникам
информации (Приложение В, Ф- ВП-04-02).
Учебные
издания
и
документы
приобретаются
по
письменной
заявке
подразделений вуза. Предпочтение отдается учебным изданиям, имеющим гриф
Минобрнауки РФ и других федеральных органов исполнительной власти РФ, имеющих
подведомственные учебные заведения.
Библиотека имеет право самостоятельно приобретать по 3 экз. изданий учебной и
научной литературы, согласно профилю института, для расширения ассортимента
фондовых документов и ознакомления ППС с новыми изданиями.
Учебные издания приобретаются из расчета обеспечения каждого обучающегося вуза
минимумом обязательной учебной литературы по всем циклам дисциплин, реализуемых
образовательными программами:
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Лист 12 из 34
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Научные
издания
и
документы
приобретаются
Редакция № 0
Изменения № 1
согласно
установленным
нормативам и с учетом наиболее полного удовлетворения читательских потребностей и
запросов в читальных залах.
ШАГ 9. Библиотека имеет право самостоятельно определять источники комплектования
своих фондов (Согласно Федеральному закону РФ «О библиотечном деле» от 29 .12. 1994.
№78-ФЗ).
Источниками
комплектования
фонда являются:
библиотечные коллекторы,
книготорговые и книгоиздающие организации, фирмы, обменные фонды библиотек.
ШАГ.10. Все издания и документы, приобретенные любыми подразделениями вуза за
бюджетные или внебюджетные средства, полученные в дар или по обмену, поступают в
единый фонд библиотеки. Форма инвентарной книги представлена в Приложении Ж (ФВП-04-06).
ШАГ 11. Для формирования учебного фонда вузовской библиотеки создается
электронная картотека книгообеспеченности, которая содержит информацию об учебных
дисциплинах, читаемых в вузе, контингенте студентов и формах их обучения, изданиях,
рекомендуемых к использованию в учебном процессе независимо от вида документа;
коэффициенте книгообеспеченности и др. Форма инвентарной книги представлена в
Приложении Ж (Ф- ВП-04-06).
ШАГ 13. Учету подлежат все виды учебной литературы, включенные в библиотечный
фонд. К учебному фонду относятся:
−
все учебники;
−
учебные пособия;
−
орфографические словари;
−
математические таблицы;
−
сборники упражнений и задач;
−
практикумы;
−
книги для чтения;
−
хрестоматии.
Порядок учета библиотечного фонда учебников осуществляется в соответствии с
«Инструкцией об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений»,
утвержденной приказом Министерства образования РФ от 24.08.2000 № 2488. Учет
фондов библиотеки проводится систематически в сроки, установленные письмом
Министерства финансов РФ “Об инвентаризации библиотечных фондов” oт 04.11.1998 №
16-00-16-198.
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Лист 13 из 34
Редакция № 0
Изменения № 1
Учет библиотечного фонда учебников отражает поступление учебников в фонд,
выбытие из фонда, величину всего фонда учебников и служит основой для обеспечения
сохранности фонда учебников и контроля за наличием и движением учебников.
Учет библиотечного фонда учебников осуществляется документами: «Книга
суммарного учета» (Приложение Д, Ф-ВП-04-04), «Картотека учета учебников», «Тетрадь
учета учебных материалов временного характера»
Все операции по учету производятся заведующей библиотекой, стоимостный учет ведется
бухгалтерией института. Сверка данных библиотеки и бухгалтерии производится
ежегодно.
Индивидуальный (групповой) учет учебников осуществляется в картотеке учета
учебников, на каталожных карточках стандартного размера. На карточке указывается
библиографическое описание учебника, сведения о количестве поступивших учебников с
указанием цены, его регистрационный номер. Если учебник поступает неоднократно и не
имеет отличия, кроме года издания и цены, то все поступления заносятся на единую
карточку. Если же в учебнике внесены дополнения и изменения, то на него заводится
новая карточка.
Карточки расставляются в учетную картотеку по классам, а внутри классов по
предметам и по алфавиту фамилий авторов или заглавий. Карточки на списанные
учебники из картотеки учета учебников изымаются сразу же после подписания акта о
выбытии. Форма инвентарной книги представлена в Приложении Ж (Ф- ВП-04-06).
ШАГ 14. К технологическим процессам формирования библиотечного фонда относятся:
моделирование, комплектование, учет, обработка документов, размещение и расстановка,
организация его хранения. Форма инвентарной книги представлена в Приложении Ж (ФВП-04-06).
Ответственность за управление библиотечным фондом возложена на зав. библиотеки.
ШАГ 15. Сохранность фонда зависит от его размещения: чем грамотнее распланировано
месторасположение фонда, тем больше гарантия, что он не будет поврежден или утрачен.
Правильно размещение библиотечного фонда
предусматривает целесообразное использование помещения с учетом нормативов и
требований: расположение стеллажей, расстояние от стен до стеллажей, ширина проходов
и т. п.
Завершающий этап их размещения - расстановка документов непосредственно на
полках. Под расстановкой библиотечного фонда понимают:
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Лист 14 из 34
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
−
порядок
расположения
документов
Редакция № 0
Изменения № 1
на
полках
фондохранилища,
определяемый методикой обслуживания абонентов, типом, составом и величиной фонда;
−
библиотечную операцию, заключающуюся в размещении документов на
полках в соответствии с шифрами их хранения.
ШАГ 16. Создание оптимального режима предусматривает три режима хранения
документов: световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический. ГОСТ
7.56-90 «Консервация документов» устанавливает единые для всех библиотек научно
обоснованные нормы для режима хранения фондов.
ШАГ 17. Реставрация – это восстановление первоначальных свойств материальной
основы документа путем воспроизведения утраченной формы и содержания. Процессом
реставрации занимаются специалисты отдела обслуживания.
Консервация – это обеспечение сохранности документа посредством режима хранения,
стабилизации и реставрации.
ШАГ 18. Библиотечный фонд нуждается в социальных мерах защиты на всех этапах
формирования и использования. На стадии комплектования – это штемпелевание,
простановка инвентарного номера или штрихового кода. В процессе обработки – это
ведение документов позволяющих установить местонахождение любого документа в
любой момент времени.
Основными видами ущерба наносимого абонентами являются: несвоевременный
возврат
(задолженность),
повреждение
(загрязнение,
подчеркивание,
вырезание
отдельных частей текста и т. д.), утеря, присвоение (невозврат в библиотеку), кража и т. п.
Каждый из этих видов имеет свою профилактику и меры борьбы.
Все документы, представляющие материальную, культурную и историческую
ценность, находясь в библиотеках в свободном доступе для посетителей, защищены от
несанкционированного выноса из читального зала.
Задачи по обеспечению возврата книг, предотвращению их порчи решаются через
организационные моменты в работе библиотеки.
ШАГ 19. Ветхие, дефектные, устаревшие по содержанию, дублетные, утраченные издания
и документы исключаются из фонда в порядке, установленном Инструкцией об учёте
библиотечного фонда от 02.12.98 №590 Министерства культуры РФ.
Списание учебников проводится не реже одного раза в год. На каждый вид
списания
(«Ветхие»,
«Устаревшие
по
содержанию»,
«Утерянные
читателями»,
«Хищение») составляется акт в 2-х экземплярах, который подписывается комиссией и
утверждается ректором. Один экземпляр акта подлежит хранению в библиотеке, другой
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Лист 15 из 34
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Редакция № 0
Изменения № 1
передается под расписку в бухгалтерию, которая производит списание с баланса
института указанной в акте стоимости учебников.
ШАГ 20. Процесс управления использованием библиотечного фонда включает в себя
изучение состава и структуры библиотечного фонда, анализ неудовлетворенного спроса
пользователей, изучение использования фонда.
ШАГ 21. Пользователь обращается в библиотеку с запросом, по которому он хотел бы:
− получить определенную книгу, журнал, газетную статью, нормативноправовой документ, видеофильм и т. д.;
− литературу по интересующей его теме;
− конкретные фактические сведения;
− консультацию по самостоятельной работе с литературой, поиску документов
в СБА, оформлению списков литературы и т. д.
Свою информационную потребность читатель формирует в виде словесного запpoca,
который не всегда адекватно передает содержание потребности.
К обязательным бесплатным библиотечным услугам относятся:
− предоставление
информации
о
наличии
в
библиотеке
конкретного
документа;
− предоставление информации о составе библиотечного фонда через систему
каталогов и другие формы библиотечной информации;
− консультационная помощь в поиске и выборе источников информации;
− открытые просмотры литературы, тематические выставки в помещении
библиотеки;
− предоставление читателям во временное пользование документов из
библиотечных фондов, в читальных залах и на абонементе.
Платными становятся главным образом те услуги, которые требуют дополнительных, не
обеспечиваемых государством материальных затрат, связанных с использованием
копировально-множительной
техники,
компьютерных
сетей
связи,
обращения
к
коммерческим базам данных и т. д.
ШАГ 24. Прием и выдача литературы» включает деятельность по:
- четкому и оперативному выполнению заказов на основе читательского
требования;
- своевременной расстановке принятых от читателей изданий;
- учету выданных изданий;
- контролю за своевременным возвратом изданий в фонд библиотеки;
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Лист 16 из 34
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Редакция № 0
Изменения № 1
- ведению контрольной картотеки книг, выданных читателям.
Читателя регистрируют в карточке регистрации читателя (Приложении К, Ф- ВП04-08), делают отметку в книжном формуляре (Приложение Л, Ф-ВП-04-09) и в листке
регистрации срока возврата (Приложение Н, Ф-ВП-04-11).
ШАГ 27. Взамен утерянной или испорченной литературы принимаются другие книги,
необходимые институту, или взимается номинальную стоимость книги, если она
использовалась не более одного года, (оформляется квитанция). Сведения об утерянной
литературе и о принятой литературе заносятся в тетрадь учета книг, полученных от
читателей взамен утерянных. Форма тетради приведена в Приложении П (Ф- ВП-04-12).
ШАГ 28. В целях повышения эффективности использования фондов систематически
проводится анализ их использования.
Библиотекой совместно с кафедрами и другими научными подразделениями вузов
регулярно просматриваются фонды с целью выявления малоиспользуемых, морально
устаревших изданий и документов для перевода их в обменный фонд или списания из
фонда.
Базисной основой для изучения является статистика. Для удобства проведения
изучения в практике работы библиотек использует такие показатели как обращаемость,
читаемость, посещаемость, книгообеспеченность, обновляемость фонда.
−
обновляемость за определенный период; отражает отношение объема
поступлений, к объему фонда на начало этого периода с учетом объема исключаемой
литературы в процентах.
−
охват пользователей - определяет долю реальных пользователей от числа
всех потенциальных пользователей. Источник информации – статистический отчет
вуза и статистический отчет библиотеки.
−
удовлетворенность
пользователей
-
общая
удовлетворенность
или
удовлетворенность
−
оперативность комплектования - период времени между датой публикации
документа и поступления в библиотеку.
−
оперативность обработки книг - период времени между датой поступления
книги в библиотеку и расстановкой на полке.
−
доступность - доля материалов, с которыми пользователь может работать
непосредственно в библиотеке или которые может получить на дом.
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
−
Лист 17 из 34
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Редакция № 0
Изменения № 1
время доставки документов - среднее время от момента начала процедуры
заказа документа пользователем до оформления его для выдачи пользователю или
размещения в доступном для него месте.
−
оперативность МБА - пропорция в процентах запрошенных документов по
местному, национальному МБА, которые были получены в течение определенного
периода времени.
−
поиск по названию - соотношение названий, которые ищет пользователь с
названиями, занесенными в каталог.
−
поиск по предметной рубрике - доля названий, представленных в
предметном или систематическом каталоге – к требованиям пользователя при поиске
документов по некоторой предметной области.
ШАГ 32-33. На основе полученных данных зав. библиотекой (владелец процесса)
оценивает результативность процесса в соответствии с ПУ-02 «Анализ со стороны
руководства».
Для отчета информация передается представителю руководства по качеству не
позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Информация должна
содержать сведения, установленные в «Отчете о функционировании процесса» (Ф-ПУ-0202);
Помимо отчета по процессу составляется ежегодный отчет деятельности
библиотеки на основе полученных за год статистических данных, сводные данные
регистрируются в дневнике библиотекаря (Приложение Е, Ф-ВП-04-05), который
содержит статистические данные по учету состава читателей и посещаемости за год, по
учету выдачи книг, брошюр и журналов, учету
передвижками и др.
массовой работы,
учету работы с
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Лист 18 из 34
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Редакция № 0
Изменения № 1
4.4 КРИТЕРИИ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ ПРОЦЕССА
Р
Р = Рф ,
где
Степень выполнения запланированных
п
мероприятий, Р
Рф - фактическое количество выполненных плановых
мероприятий;
Рп – количество запланированных мероприятий.
Абсолютные показатели библиотеки: чит - количество читателей, обслуженных по
единому читательскому билету(на единицу
− количество читателей,
читателей(в год), шт
обслуженных по единому
читательскому билету(на
п – количество посещений в год,шт
единицу читателей),( чит);
− посещений, (п);
к – количество книговыдач в год, шт
− книговыдач; (к);
Показатели интенсивности:
− читаемость (Ч);
− посещаемость (П);
− обращаемость книжного фонда
(О);
−
книгообеспеченность (Кн).
к
Ч = , где
чит
к – количество книг, выданных за год, шт
чит -количество читателей, обслуженных по единому
читательскому билету
п
П = ч, где
п – количество посещений в год,шт;
ч - количество читателей, обслуженных по единому
читательскому билету
к
О = ф, где
к – количество книговыдач в год, шт
ф- книжный фонд, шт
ф
Кн = чит, где
ф- книжный фонд, шт
чит -количество читателей, обслуженных по единому
читательскому билету
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Лист 19 из 34
Редакция № 0
Изменения № 1
ПРИЛОЖЕНИЕ А
(информационное)
Перечень внутренней документации библиотеки НИ РХТУ
1. Должностные инструкции
2. Инструкция индивидуального учёта документов
3. Инструкция о проверке библиотечного фонда
4. Инструкция об учёте выбытия документов из библиотечного фонда
5. Инструкция о приеме новых книг
6. Каталогизация новых поступлений в библиотеке НИРХТУ
7. Методические рекомендации для библиотек
8. Положение о библиотеке
9. Положение о справочно-поисковом аппарате библиотеки
10. Положение о формировании фонда библиотеки
11. Положение об отделе комплектования и научной обработки
12. Справочно - библиографический аппарат отдела комплектования и научной
обработки материалов.
13. Структура производственного процесса формирования библиотечного фонда
14. Технологическая инструкция по библиографическому описанию электронных
ресурсов на основании ГОСТ 7.82-2001
15. Технологическая инструкция по описанию документа на основании ГОСТ 7.1-2003
16. Технологическая инструкция индексирования документов на основании ГОСТ
7.59-2003
17. Технологическая инструкция на процесс систематизации
18. Технологическая инструкция по описанию документа на основании ГОСТ 7.1-84
19. Функциональная схема отдела комплектования и обработки
20. Организационная структура управления библиотекой
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Лист 20 из 34
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Редакция № 0
Изменения № 1
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(обязательное)
Ф-ВП-04-01
ФОРМА ГОДОВОГО ПЛАНА
Расчет рабочего времени
№
Наименование
показателей
Единица
измерения
План на
предыдущий год
Выполнение плана за
предыдущий год
План на
20… год
Разработка контрольных показателей
№
Наименование работ
1
Производственная
работа
Научно-методическая
работа
Повышение
квалификации
Упражнение
Непроизводственные
затраты
2
3
4
5
Руководители
подразделений с
составом свыше 5 чел.
не менее 65%
Руководители
подразделений с
составом до 5 человек
не менее 70%
Прочие
сотрудники
не более 18%
не более 15%
не более 10%
не более 3%
не более 3%
не более 3%
не более 7%
не более 7%
не более 5%
не более 7%
не более 7%
свыше 80%
Научная работа
№
Тема,
наименование
работы
Намечаемый
результат
Объект
Кол-во часов,
необходимых для
выполнения работ
Сроки исполнения
начало
Исполнитель
окончание
Статистическая часть плана работы структурного подразделения
№
Наименование
работ
Единица
измерения
Нома
времени
План
Объем
работ
Кол-во часов,
необходимое для
выполнения работ
Срок
исполнения
Исполнитель
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Лист 21 из 34
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Редакция № 0
Изменения № 1
ПРИЛОЖЕНИЕ В
Ф- ВП-04-02
Заявка на учебную литературу
Прошу приобрести книгу _________________________________________________
(полное название)
________________________________________________________________________________________
___________________________________ в количестве ________________ экз. ________________
(издательство и год издания)
В т.ч. для аб _______ экз.; кх _______ экз.; ч.з. _______ экз.; н.э. ________ экз.;
р.я. ______ экз.; км ________ экз.; кэ ________ экз.; каф-ру ________ экз.
Книга является: основным учебником, дополнительным пособием, пособием к курсовому
проектированию по дисциплине (подчеркнуть)
_________________________________________________________________________
Зав. кафедрой ________________________
Отделу учебной литературы
Книга ____________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
рекомендуется кафедрой ____________________________________________________
по дисциплине _________________________________________
_______________________ в качестве основного учебника, дополнительного пособия,
пособия к курсовому проектированию (подчеркнуть)
В осеннем семестре группам _________________________________________________
(№ групп)
В весеннем семестре группам ________________________________________________
(№ групп)
Заказано ____________________________ экз. После приобретения данной книги
исключить из фонда следующие учебники (см. на обороте)
_________________
Зав. кафедрой __________________________
(дата)
(подпись)
Информация
Кафедре ______________________________________________________________________
В отдел учебной литературы (тел. 2-62-90) по вашей заявке поступило
__________________________ экз. книги __________________________________________
Ст. библиотекарь: - ___________________________________
(дата)
(подпись)
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Лист 22 из 34
Редакция № 0
Изменения № 1
ПРИЛОЖЕНИЕ Г
Ф- ВП-04-03
Листок запроса
Шифр ______________________________________________________________________
Автор ______________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Заглавие _____________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Том ________________ вып., часть _______________________________________________
Место и год изд. _______________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Отдел библиотеки (аб., чз, нФ, кх)
_________________________________________________________________________
На
сумму
Технич.
По
языку
Естеств
Гуманит.
Распределение
Из них
Худож.
Прочее
Лит-ра для дошкольников
и учащихся 1-2-х кл.
Всего по видам
Худ. лит.
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Искусство и спорт виды
СТО СМК ВП-04
Сельхоз ж-лы
Техника
Время
хранен.
Естествознач. ,мат. и мед
Общ.-полит. литература
Журналов
Поступило
В том числе
Брошюр
коп.
руб.
Книг, подлежащих записи
Всего поступило
№ или дата сопроводительного
документа
Откуда поступили
№ записи по порядку
Дата записи
СМК
НИ РХТУ
Лист 23 из 34
Редакция № 0
Изменения № 1
ПРИЛОЖЕНИЕ Д
(обязательное)
Книга суммарного учёта
поступления в фонд
Ф- ВП-04-04
Кроме
того
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Лист 24 из 34
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Редакция № 0
Изменения № 1
ПРИЛОЖЕНИЕ Е
Ф- ВП-04-05
Дневник библиотеки
_____________________
_____________________
200 _г.
Часть 1. Учет состава читателей и посещаемости за _________________ 20 г.
Число рабочих дней ________________
7
9
10
11
12
по
национальности
13
14
15
отдельные
группы
читателей
16
17
Число
8
женщин
6
от 21 до 27
5
от 16 до 20 лет
4
сре
дн.
до 16 лет
3
учащихс
я
прочих
служащих
2
колхозников
1
Состоит к
началу
месяца
1
рабочих
В том числе
Всего записалось
Числа
месяца
18
2
.
30
31
Всего за
месяц
Итого с
начала года
Часть 2. Учет выдачи книг, брошюр и журналов за ______________ 20 г.
Количество
предыдущих
книговыдач
1
.
31
Всего за месяц
Итого с начала
года
8
9
1
0
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Примечания
7
Звукозаписи
6
Кроме того
выдано
по темам
Нот
Литература для
дошкольников и учащихся
1-2-х классов
5
В том числе выдано
на языках
Прочие (0, 4, 8, 91)
Художественная
литература
4
Искусство и спорт (7, 7А)
3
Сельское хозяйство (63)
2
Техника (6)
1
Общественнополитическая литература
(1, 3, 3К, 3, 9)
Естествознание, математика, медицина (5, 5А, 61)
Числа
месяца
Всего выдано
Распределение книг, брошюр и журналов по
содержанию
20
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Лист 25 из 34
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Редакция № 0
Изменения № 1
ПРИЛОЖЕНИЕ Е (продолжение)
Часть 3. Учет массовой работы (громкие чтения, библиографические обзоры,
литературные и тематические вечера, читательские конференции, книжные выставки и
т.д.)
Число и
месяц
1
Наименование мероприятия
и тема
2
Количество
обслуженных
3
Кто проводил мероприятие
и где
4
Часть 4. Учет работы с передвижками и передвижек
а) работа с передвижками
Работа с передвижками
Числа
месяца
Открыто новых
передвижек
Произведен обмен
книг передвижек
Выдано книг в
передвижки
Посещение
передвижек
Семинар
передвижников
Консультация
передвижников
Прочим
Литературно критическим
Сельскохозяйств
енным
Производственн
о - техническим
Всего
выдано
справок
Естественно научным
Число и
месяц
Общественно политическим
В том числе по темам
Число обслуженных
Прочие (0, 4, 8, 91)
Литература для
дошкольников и
учащихся 1-2-х
классов
Художественная
литература
Искусство и спорт (7,
7А)
Сельское хозяйство
(63)
Техника (6)
Естествознание,
математика, медицина
(5, 5А, 61)
Общественнополитическая
литература (1, 2, 3К, 3,
9)
Всего выдано книг
читателям
Часть 5. Учет справочно-библиографической работы
Количество массовых
мероприятий
Массовые
мероприятия
В том числе
Число читателей в них
Количество передвижек
Год и квартал
б) работа передвижек
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Лист 26 из 34
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Редакция № 0
Изменения № 1
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж
(обязательное)
Ф- ВП-04-06
Отметка о проверке
1
2
3
4
руб.
коп.
5
6
7
Цена
Номер выбытия
Инвентарный
номер
Автор и заглавие книги
Год издания
Дата записи в
инвентарном
журнале
№ записи в книге
суммарного учёта
Инвентарная книга
8
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Лист 27 из 34
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Редакция № 0
Изменения № 1
ПРИЛОЖЕНИЕ И
(информационное)
Образец информации для пользователей библиотеки
Поиск информации в реферативных журналах
Буквенные индексы, указывающие характер работы: Д – диссертация, ДП – депонированная рукопись, К – книга, КР – рецензия на книгу,
Р - рецензия
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Лист 28 из 34
Редакция № 0
Изменения № 1
ПРИЛОЖЕНИЕ К
Ф- ВП-04-08
КАРТОЧКА РЕГИСТРАЦИИ ЧИТАТЕЛЯ
Фамилия
___________________________________________________________
_________________________________________________
Имя, отчество
___________________________________________________________
________________________________________________
Группа
___________________________________________________________
_________________________________________________
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Лист 29 из 34
Редакция № 0
Изменения № 1
ПРИЛОЖЕНИЕ Л
Ф- ВП-04-09
Книжный формуляр
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Лист 30 из 34
Редакция № 0
Изменения № 1
ПРИЛОЖЕНИЕ М
Ф- ВП-04-10
Российский химико-технологический университет
им. Д. И. Менделеева
Новомосковский институт
ФОРМУЛЯР ЧИТАТЕЛЯ
№
Фамилия
__________________________________________________________________
Имя, отчество
_________________________________________________________________
Год рождения
_________________________________________________________________
Курс __________________________________________________________________
Домашний адрес
_______________________________________________________________
__________________________________________________________________
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Лист 31 из 34
Редакция № 0
Изменения № 1
ПРИЛОЖЕНИЕ Н
Ф- ВП-04-11
ЛИСТОК СРОКА ВОЗВРАТА
КНИГА ДОЛЖНА БЫТЬ ВОЗВРАЩЕНА НЕ ПОЗЖЕ УКАЗАННОГО
ЗДЕСЬ СРОКА
Колич.пред.выдач____________________
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Лист 32 из 34
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Редакция № 0
Изменения № 1
ПРИЛОЖЕНИЕ П
Ф- ВП-04-12
Журнал учета книг, полученных от читателей взамен утерянных
Сведения об утерянных книгах
Инв.
№
1
2
3
.
.
.
Фамилия,
группа
2
Инв.
№
3
Сведения о принятых книгах
Автор и
заглавие
Цена
руб. коп.
Автор и
название
Цена
руб. коп.
4
5
6
7
Инв.
№
8
Подпись
читателя
9
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Лист 33 из 34
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Редакция № 0
Изменения № 1
Лист регистрации изменений
Номера листов
Изменение
1
Новых
Аннулированных
4
8
34
4
8
-
Номер
документаоснования
Лицо,
ответственное
за внесение
изменения
Дата
внесения
изменения
датавведения
изменения
Приказ
Хоришко
С.А.
29.12.12
01.01.13
СТО СМК ВП-04
СМК
НИ РХТУ
Лист 34 из 34
Наименование процесса
«Библиотечное обслуживание»
Редакция № 0
Изменения № 1
Изменение №1
СТО СМК ВП-04 Библиотечное обслуживание
Принято и введено в действие
приказом директора
№ 2390/449 от 28.12.__ 2012 г.
Дата введения 01.01.2013 г.
Лист 4, раздел 2, строки 10 и 11 снизу:
вместо
ГОСТ Р ИСО 9000-2008 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь;
ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Система менеджмента качества. Требования;
изложить в новой редакции:
ГОСТ ISO 9001–2011 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь;
ГОСТ ISO 9001–2011 Система менеджмента качества. Требования;
Лист 8, раздел 4.1, строка 1 таблицы:
вместо:
ГОСТ Р ИСО 9001-2008
изложить в новой редакции
ГОСТ ISO 9001–2011