Контроль исполнения договоров для обеспечения достоверной

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
Контроль исполнения договоров
для обеспечения достоверной информацией
о финансовых потоках
В.А. Алеев (Корпорация Электронный Архив)
Решение одной из самых важных и актуальных задач –
задачи управления договорами (Contract Management –
CM) способствует повышению экономической эффективности деятельности и снижению рисков коммерческого
предприятия. Целью сторон, связанных договорными отношениями, являются прозрачность договорной деятельности и управляемость процесса исполнения договора,
т.е. обеспечение возможности контроля всех значимых
параметров договора, таких как сроки поставок, графики
выполнения работ, сроки и порядок осуществления платежей, предоставления финансовой и отчетной документации, предъявления претензий, взыскание штрафов.
Для полноценного контроля всех этапов реализации договора, процедур его продления и исполнения недостаточно только учетной информации о договоре, которая
содержится в учетных системах управления договорами
(СМ-системы для ведения учета, планирования и контроля
исполнения договоров, данных о деловых партнерах, подготовки договорных документов и др.). Для своевременного и обоснованного принятия решений ответственным
сотрудникам требуется использовать всю документацию,
касающуюся всех аспектов заключения и исполнения договора, а также оперативно просматривать оригинал договора со всеми реквизитами, подписями, печатями и знакомится с текстом. Кроме того, в работе необходимо использовать различные сопутствующие документы и материалы: данные о контрагентах, правовую документацию,
спецификации на товары и изделия, эксплуатационную и
техническую документацию. Для этого приходится отправлять запросы в архив бумажных документов, который
может находиться в другом здании или территориально
удаленном подразделении компании, либо использовать
информацию, полученную из учетной системы, телефонных переговоров, проектов договорных документов. Сотрудники тратят время, из-за использования недостоверной информации эффективность их работы снижается.
Это приводит к срывам сроков выполнения работ или оказания услуг, что в свою очередь тормозит работу всего
предприятия, приводит к неоправданным издержкам и потерям. Особо следует отметить нарушение требований
конфиденциальности вследствие бесконтрольного копи-
2
09’2009
рования документов, которое приводит к утечке информации.
Контролировать исполнение договорных обязательств
можно только по фактическим документам.
Автоматизированная система контроля исполнения договоров (АСКИД) сочетает преимущества современных
систем управления договорами с возможностями системы
управления документами и электронным архивом. Внедрение электронного архива позволяет существенно снизить внутренние издержки организации и повысить эффективность договорной работы.
Оптимизируемые бизнес-процессы
• Документационное обеспечение продаж (см. рисунок, а): отслеживание планируемых и фактических сроков
и объемов поставок по договору, контроль платежей, основания для претензий и штрафные санкции.
• Документационное обеспечение закупок (см. рисунок, б): отслеживание планируемых и фактических сроков
и объемов поставок и их документальное подтверждение,
контроль оплаты поставки продуктов и услуг, работа с дополнительными соглашениями и претензионная работа.
Основные функции системы
• Контроль сроков и полноты исполнения сторонами договорных обязательств, составление и контроль графиков платежей.
• Информирование об условиях возникновения и контроль
наступления штрафных санкций, составление схем начисления и определение размеров возможных штрафов.
• Ведение электронной базы договорных обязательств, содержащей всю необходимую для контроля и анализа информацию (реквизиты, контрагенты, сроки исполнения, суммы и др.).
• Формирование электронных подборок договорных
документов и сопутствующей первичной документации,
затребованных проверяющими и/или судебными органами, создание копий пакетов документов на электронных
и/или бумажных носителях.
• Архивное хранение и контроль исполнения долгосрочных договоров.
НЕФТЯНОЕ ХОЗЯЙСТВО
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
Документационное обеспечение продаж (а) и закупок (б)
• Быстрое формирование описи и восстановление документов на основании имеющихся электронных образов
в случае утери оригиналов.
Таким образом, внедрение в производственную деятельность АСКИД способствует повышению эффективности работы основных служб государственных и коммерческих организаций, оптимизации основных бизнес-процессов.
НЕФТЯНОЕ ХОЗЯЙСТВО
09’2009
3