государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Магнитогорский педагогический колледж» (наименование образовательной организации) Социально-правовое отделение (наименование структурного подразделения (отделение)) ОТЧЕТ по производственной практике 02. «Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации» (наименование практики) Выполнил: обучающийся 432 группы Витязева Александра Андреевна (фамилия, имя, отчество (при наличии)) _______________ «05» апреля 2021г. (личная подпись, дата) Проверил руководитель практики от профильной организации: Специалист отдела кадров Проверил руководитель практики от образовательной организации: Преподаватель ГБПОУ "МПК" (уч. степень, уч. звание, должность) (уч. степень, уч. звание, должность) Рыжкова Маргарита Владимировна Талхина Лилия Амировна (фамилия, имя, отчество (при наличии)) (фамилия, имя, отчество (при наличии)) Оценка _______________ «05» апреля 2021 г. Оценка ________________ «05» апреля2021 г. (личная подпись, дата) (личная подпись, дата) Рег. № _______ от «___» _________ 20___ г. Магнитогорск, 2021 1 СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………....… 1.1 Выполнение индивидуального задания…………………………………… 1.2 Работа с инструментами …………………………………........................... ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………... ПРИЛОЖЕНИЕ.…………………………………………………. ……………… 2 ВВЕДЕНИЕ Целью практики является овладение указанным видом профессиональной деятельности и соответствующими компетенциями. В результате изучения профессионального модуля обучающийся должен: ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес. ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности. ОК 6. Работать в коллективе и команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями. ОК 7. Брать на себя ответственность за работу членов команды (подчиненных), результат выполнения заданий ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации ОК 9. Ориентироваться в условиях частой смены технологий в профессиональной деятельности. ОК 10. Исполнять воинскую обязанность, в том числе с применением полученных профессиональных знаний (для юношей). ПК 2.1. Участвовать в работе по экспертизе ценности документов в соответствии с действующими законодательными актами и нормативами. ПК 2.2. Вести работу в системах электронного документооборота. ПК 2.3. Разрабатывать и вести классификаторы, табели и др. справочники по документам организации. ПК 2.4. Обеспечивать прием и рациональное размещение документов в архиве (в т.ч. документов по личному составу). ПК 2.5. Обеспечивать учет и сохранность документов в архиве. ПК 2.6. Организовывать использование архивных документов в научных, справочных и практических целях. ПК 2.7. Осуществлять организационно-методическое руководство и контроль за работой архива организации и за организацией документов в делопроизводстве. обучающийся должен: 3 иметь практический опыт: организации документационного обеспечения управления и функционирования организации; уметь: применять нормативные правовые акты в управленческой деятельности; подготавливать проекты управленческих решений; обрабатывать поступающие и отправляемые документы, систематизировать их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела; готовить и проводить совещания, деловые встречи, приемы и презентации; знать: нормативные правовые акты в области организации управленческой деятельности; основные правила хранения и защиты служебной информации. Производственная практика проводилась на базе организации: ГБПОУ «МПК» ул. имени газеты "Правда", 79 В ходе практики выполнялись следующие виды работ: 1. Изучение характеристики, описание структуры данной организации 2. Описание функций данного архива 3. Описание функциональных обязанностей архивиста 4. Анализ электронных архивов и автоматизированных технологий 5. Анализ современных систем реставрации и консервации документов. 6. Анализ соблюдения норм ОСД 7. Систематизация, оформление и подшивка дел Руководством профильной организацией были выданы производственные задания: -разработка программы учебной и производственной практики; -разработка графиков контроля практики, методических пособии, отчетной документации. 4 1.1 Выполнение индивидуального задания 1.Изучение характеристики, описание структуры данной организации. Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Магнитогорский педагогический колледж» является некоммерческой организацией, созданной Челябинской областью для выполнения работ, оказания услуг в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий органов государственной власти Челябинской области в сфере образования. Магнитогорский педагогический колледж реализует основные профессионал ьные образовательные программы среднего профессионального образования (программы подготовки специалистов среднего звена по десяти специальностям, программу подготовки квалифицированных рабочих и служащих по одной профессии). Формы обучения: очная, заочная. Нормативные сроки обучения: 3 года 10 месяцев, 2 года 10 месяцев (в зависимости от специальности, профессии). Срок действия государственной аккредитации образовательных программ – 26.03.2024 г. Магнитогорский педагогический колледж реализует программы подготовки специалистов среднего звена и программу подготовки квалифицированных рабочих, служащих среднего профессионального образования. 2. Описание функций данного архива. Основными задачами архива колледжа являются: комплектование документов, состав которых предусмотрен настоящим положением; - учет, обеспечение сохранности документов; - создание научно-справочного аппарата к документам архива; - использование документов, хранящихся в архиве. 3. Описание функциональных обязанностей архивиста. ведение архивного дела на объекте; организация хранения документов, обеспечение их сохранности в течение установленного инструкцией срока; прием и регистрация поступающих подразделения, из которого они поданы; 5 бумаг с учетом особенностей участие в разработке номенклатур дел, проверка правильности оформления поступающего на хранение документа; шифрование единиц хранения, размещение дел в соответствии с принятой на предприятии системой, ведение учета; подготовка описей объектов, актов для передачи бумаг на выдачу, уничтожение, списание, переправку в другую архивную структуру; создание справочного аппарата и алгоритмов, облегчающих процесс поиска нужной информации в архиве; участие в проведении экспертиз, направленных на определение исторической или научной ценности подотчетных объектов; оценка состояния документов, принятие решений об их реставрации, обеспечении определенных условий содержания; контроль за соблюдением правил противопожарной безопасности в помещениях архива; выдача документов или их копий в ответ на поданные официальные заявки, а также составление информационных справок на основе данных бумаг; внедрение современных технических средств в работу архива, оценка эффективности инноваций; обеспечение чистоты на рабочем месте, контроль организации труда сотрудников с учетом внутренних правил и распорядка предприятия. 4. Анализ электронных архивов и автоматизированных технологий. В современном производстве программного обеспечения выделились классы систем, обеспечивающие оперативную работу с электронными документами в организации, такие как системы электронного документооборота (СЭД), электронные системы хранения финансовых документов, информационноаналитические системы (ИАС) и др. Системы такого рода обычно предназначены для автоматизации различных бизнес-процессов делопроизво дства, хранения и анализа электронных документов в организации. Несомненно, что неотъемлемой частью таких процессов является архивное дело. Сравнительно недавно начавшийся бум внедрения СЭД, ИАС и др. в организациях не затрагивает процесса передачи завершенных документов в полноценный делопроизводственный архив. Предположительное отставание 6 внедрения электронных архивов от оперативных информационных систем на 3–5 лет является вполне объяснимым, поскольку указанный срок — это среднее время хранения документов в «оперативных» архивах или в БД СЭД до их массовой передачи в вышестоящие архивы. Не менее важным фактором является отсутствие насыщения потока поступления документов в архив, определяющих массовость. В результате сложилась ситуация, что для электронных архивов до сих пор не определены базовые термины, не описаны основные характеристики, слабо развита теоретическая составляющая, порой отсутствует нормативная база. 5. Анализ современных систем реставрации и консервации документов. Реставрация – восстановление первоначального вида чего-либо испорченного или обветшалого. Задачами реставрации являются: устранение последствий разрушительных процессов, дополнение утраченных частей документа, реставрация проводится с точным знанием структуры и свойств бумаги, красителей, методов обработки. Если бумажные документы поражены плесенью, то они могут быть обработаны мягкими кистями или тампонами. Если после посева на специальную питательную среду через 30 суток грибы дали рост, то нужно обращаться к специалисту-микологу. Если нет возможности проанализировать жизнеспособность грибов, то необходимо продезинфицировать все пораженные документы. Дезинфекция может проводиться в камерах: - токами высокой частоты, кроме документов, склеенных силикатным клеем и ПВА; - смесью окисью этилена и бромистого этила (камеры для стерилизации медицинского оборудования); документы, склеенными разными клеями. - формалином (в вакуумных дезкамерах); не рекомендуется обработка дел в кожаных переплетах, сильно пигментированных рисунков и акварелей; - тимолом (не подлежат обработке переплетенные дела, кожа, пергамент). Если пораженных насекомыми дел немного, то проводится камерная дезинфекция, места хранения дел опрыскиваются инсектицидами 1 раз в месяц летом, зимой – 1 раз в 3 месяца. В хранилище можно проводить палаточную дезинсекции. В большой полиэтиленовый мешок закладывают раскрытые веером (бумажные и стеклянные закладки, чтобы не закрывались) пораженные листы. На одно дело – 1 чайная ложка хлороформа, дихлофос, четыреххлористый 7 углерод. Смачивается ватный тампон и кладется рядом с делом. Через сутки насекомые погибают. Погибшие насекомые вытряхиваются, дела проветриваются. При массовом поражении насекомыми проводится дезинсекция всего хранилища (СЭС). Дезинсекция шкафов и стеллажей проводится протиранием марлевыми салфетками, смоченными в 3%-ом растворе гексахлорана или хлорофоса. Обработка должна проводиться в противогазе, респираторе, очках, резиновых перчатках, плотном головном уборе. После проведения этих мероприятий поврежденные документы передаются на реставрацию. При реставрации документов применяются 2 группы бумаг: 1. Тонкие прозрачные – относятся следующие сорта бумаги: микалентная, конденсаторные (белая и бурая), длинноволокнистая равнопрочная, тонкая реставрационная, папиросная. Они применяются для ветхой основы документа, хорошо впитывают клей. 2. Плотные непрозрачные – хроматографическая, рисовальная, диаграммная основа, пергамин, писчая № 0,1, 2, тряпичная, газетная, фильтровальная, парафинированная, типографская № 1. Необходимо подбирать бумагу, идентичную свойствам бумаге документа. Эти бумаги употребляются для дополнения недостающих частей документа и для укрепления основы. Для реставрации документов применяются клеи специального приготовления. Запрещается применять силикатный, конторский, канцелярский клеи. В ведомственном архиве проводится простейшая реставрация: разрыв документов, укрепление полей, подклейка выпавших листов. Под документ подкладывают бумагу большого формата, очищают поверхность документа ватными тампонами или кистью пыль или следы плесени. Пыль можно снимать мягкой резинкой. Для заделки разрывов подбирают бумагу соответствующей структуры. Затем документ распрямляют на стекле и соединяют края разрыва. Разрыв, который не проходит по тексту, укрепляют полосками равнопрочной или микалентной бумаги с двух сторон по ходу разрыва с заходом реставрационной бумаги на документ до 5 мм. Клей наносится на документ по ходу разрыва или на полоску реставрационной бумаги. Разрыв по тексту заделывают конденсаторной бумагой с заходом на текст до 5 мм или равнопрочной с заходом на документ 1-2- мм (для четких текстов). Подклейка выпавших листов. Полоска бумаги шириной 1 см перегибается пополам. Одна половина покрывается клеем, на нее накладывается выпавший лист, прикатывается через фильтровальную бумагу. Вторая половина полоски с обратной стороны покрывается клеем и подклеивается к листу на свое место в деле. Место соединения 8 протирают через фильтровальную бумагу, дают слегка подсохнуть, переложив вклеенный лист сухой фильтровальной бумагой, кладут под пресс. Укрепления полей документов: накладывают на смазанные клеем поля полоски микалентной или равнопрочной бумаги с заходом на прочные части листа. Протирают полоски через фильтровальную бумагу, подсушивают, перекладывая сухой бумагой, кладут под пресс, потом подрезают по форме листа. Консервация документов – создание условий, обеспечивающих длительную сохранность документов. К мероприятиям по консервации относятся: - микрофильмирование документов в целях создания страхового фонда; - укрепление бумажной основы документов с помощью реставрации и ламинирования; - восстановление и закрепление текстов документов; - применение реставрационных клеев с антисептиками; -оборудование хранилищ для особо ценных документов. Сложной является работа по восстановлению и закреплению текста в специальных лабораториях: инфракрасными или ультрафиолетовыми лучами, обработка специальными стабилизаторами. 6. Анализ соблюдения норм ОСД. Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойствойствам и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению. Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться: - комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.); - комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарногигиенический, охранный режимы хранения). Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует 9 учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива. 7. Систематизация, оформление и подшивка дел. Оформление дела – это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оно включает в себя комплекс работ по оформлению обложки дела, подшивке или переплету дела (брошюровке), нумерации листов, составлению листа-заверителя и внутренней описи документов дела (в необходимых случаях). В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем архива организации. Полное оформление дела предусматривает: • оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; • нумерацию листов в деле; • составление листа-заверителя дела; • составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; • подшивку или переплет дела; • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Оформление проставляемых на обложке дела реквизитов осуществляется следующим образом: • наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; • наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой; 10 • номер дела должен соответствовать индексу дела по номенклатуре дел; • заголовок дела переносится из номенклатуры дел; • дата дела содержит указание года заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. Так же при оформлении дела: • число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами; • количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью; • срок хранения дела переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения; • архивный шифр дела, состоящий из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, проставляется на обложках дел постоянного хранения в архиве организации черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего архива (до этого он проставляется карандашом). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления ОК 006-2011 (ОКОГУ). Установлен следующий порядок нумерации листов дела: 11 • все листы дела, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа; • лист большого формата, сложенный и подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу; • документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке; • листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно; • фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу; • подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте: • приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно. По завершении нумерации листов составляется заверительная надпись (лист-заверитель дела), в которой цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления и располагается в конце дела. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. 12 Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив. 1.2 Работа с инструментами В течение практики велась работа с оборудованием и инструментами: - компьютер, оргтехника - реставрация документов - картотека - оборудование хранилищ (стеллажи) - приборы для фиксации температуры и влажности воздуха (термометры, психрометры, гигрометры) - для прошивки дел для сдачи в архив (иголка, шило, нитки) 13 ЗАКЛЮЧЕНИЕ По итогу практики были освоены компетенции: ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес. ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности. ОК 6. Работать в коллективе и команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями. ОК 7. Брать на себя ответственность за работу членов команды (подчиненных), результат выполнения заданий ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации 14 ОК 9. Ориентироваться в условиях частой смены технологий в профессиональной деятельности. ОК 10. Исполнять воинскую обязанность, в том числе с применением полученных профессиональных знаний (для юношей). ПК 2.1. Участвовать в работе по экспертизе ценности документов в соответствии с действующими законодательными актами и нормативами. ПК 2.2. Вести работу в системах электронного документооборота. ПК 2.3. Разрабатывать и вести классификаторы, табели и др. справочники по документам организации. ПК 2.4. Обеспечивать прием и рациональное размещение документов в архиве (в т.ч. документов по личному составу). ПК 2.5. Обеспечивать учет и сохранность документов в архиве. ПК 2.6. Организовывать использование архивных документов в научных, справочных и практических целях. ПК 2.7. Осуществлять организационно-методическое руководство и контроль за работой архива организации и за организацией документов в делопроизводстве. ПРИЛОЖЕНИЕ 15 16 17 18 19 20
