Quick Office Solutions
advertisement
Quick Office Solutions UNIVERSUM for DocsVision www.qoff.ru +7 (495) 796-30-86 info@qoff.ru +7 (966) 110-88-66 UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Кратко о модулях системы UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Комплектация поставки • • • • • • Модуль «Входящие документы» Модуль «Исходящие документы» Модуль «Организационно-распорядительные документы» Модуль «Служебные записки \ Служебные задания» Модуль «Универсальные поручения» Модуль «Универсальные согласования» • • • • Резолюции и поручения Дополнительные подсистемы Работы по внедрению Standard Edition Support (SES) UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Входящий документ: Вид UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Входящий документ: Этапы Документ имеет следующие этапы: • Регистрация • Рассылка на ознакомление • Рассылка на исполнение Этапы можно повторять с помощью перезапуска Пользователям доступно создание резолюций и поручений по документу UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Входящий документ: Схема состояний Состояния документа: • Регистрация – устанавливается при создании • Разослан – устанавливается в случае проведения рассылки • В архиве – в случае положительного завершения документа • Отозван – устанавливается в случае отзыва UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Исходящий документ: Вид UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Исходящий документ: Этапы Документ имеет следующие этапы: • Согласование с руководителем • Очередь основного согласования • Отправка на подписание • Отправка на регистрацию • Отправка ответственному за отправку контрагенту • Рассылка списку сотрудников для ознакомления после согласования • Этапы можно повторять с помощью перезапуска • Переход между этапами происходит автоматически • Пользователям доступно создание резолюций и поручений по документу UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Исходящий документ: Схема состояний Состояния документа: • Правка автором – при создании, в случае отказа согласования • На согласовании – устанавливается в случае отправки на согласование • Согласование завершено - устанавливается в случае завершения согласования • На подписи – устанавливается в случае отправки на подписание • На регистрации – устанавливается в случае отправки на регистрацию • Отправка – устанавливается в случае отправки ответственному за отправку контрагенту • В архиве – в случае положительного завершения документа • Отозван – устанавливается в случае отзыва UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Распорядительный документ: Вид UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Распорядительный документ: Вид UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Распорядительный документ: Этапы Документ имеет следующие этапы: • Согласование с руководителем • Очередь основного согласования • Отправка на подписание • Отправка на регистрацию • Рассылка на ознакомление и исполнение Этапы можно повторять с помощью перезапуска Переход между этапами происходит автоматически Пользователям доступно создание резолюций и поручений по документу UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Распорядительный документ: Схема состояний Состояния документа: • Правка автором – при создании, в случае отказа согласования • На согласовании – устанавливается в случае отправки на согласование • Согласование завершено - устанавливается в случае завершения согласования • На подписи – устанавливается в случае отправки на подписание • На регистрации – устанавливается в случае отправки на регистрацию • Разослан – устанавливается в случае проведения рассылки • В архиве – в случае положительного завершения документа • Отозван – устанавливается в случае отзыва UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Служебная записка: Вид UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Служебная записка: Этапы Документ имеет следующие этапы: • Согласование с руководителем • Очередь основного согласования • Рассылка списку сотрудников для ознакомление после согласования • Отправка получателю служебной записки \ служебного задания Этапы можно повторять с помощью перезапуска Переход между этапами происходит автоматически Пользователям доступно создание резолюций и поручений по документу UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Служебная записка: Схема состояний Состояния документа: • Правка автором – при создании, в случае отказа согласования • На согласовании – устанавливается в случае отправки на согласование • Согласование завершено - устанавливается в случае завершения согласования • У получателя – устанавливается в случае отправки служебной записки \ служебного задания получателю • В архиве – в случае положительного завершения документа • Отозван – устанавливается в случае отзыва UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Универсальное согласование: Вид UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Универсальное согласование: Этапы Документ имеет следующие этапы: • Согласование с руководителем • Очередь основного согласования • Рассылка списку сотрудников для ознакомление после согласования Этапы можно повторять с помощью перезапуска Переход между этапами происходит автоматически Пользователям доступно создание резолюций и поручений по документу UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Универсальное согласование: Схема состояний Состояния документа: • Правка автором – при создании, в случае отказа согласования • На согласовании – устанавливается в случае отправки на согласование • В архиве – в случае положительного завершения документа • Отозван – устанавливается в случае отзыва UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Универсальное поручение: Вид UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Универсальное поручение: Этапы Документ имеет следующие этапы: • Исполнение Этап можно повторять с помощью перезапуска Пользователям доступно создание резолюций и поручений по документу UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Универсальное поручение: Схема состояний Состояния документа: • Создание – при создании, в случае редактирования для перезапуска • На исполнении – устанавливается в случае отправки на исполнение • В архиве – в случае положительного завершения документа • Отозван – устанавливается в случае отзыва UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Стандартные вкладки: Файлы Каждый вид имеет вкладку «Файлы» • На этой вкладке можно добавлять основные и дополнительные файлы • Файлы можно добавлять из системы, из файловой системы и со сканера • Имеется возможность предварительного просмотра содержимого файлов UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Стандартные вкладки: Ссылки Каждый вид имеет вкладку «Ссылки» • На этой вкладке можно добавлять ссылки на другие документы • Отображается иерархия карточек UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Стандартные вкладки: Задачи Каждый вид имеет вкладку «Задачи» • Вкладка отображает список созданных по карточке заданий и их статус • Можно перейти в задание, чтобы управлять им UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Стандартные вкладки: Категории Каждый вид имеет вкладку «Категории» • Вкладка содержит список категорий из которого можно выбрать нужные • Категории помогают производить более быстрый поиск документов UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Стандартные вкладки: История Каждый вид имеет вкладку «История» • Вкладка содержит все действия с карточкой • Доступна на просмотр автору и администратору UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Резолюции и поручения Каждый документ имеет блок создания резолюций и поручений • Из блока резолюций и поручений можно послать «Сообщение сотруднику» • Сообщение используется как функция обратной связи или функция дополнения к резолюциям и поручениям • История по резолюциям и поручениям добавляется в общую таблицу истории • Кнопка «Печать» выгружает из истории для печати все что относится к поручениям и резолюциям UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Резолюции • Обязательно заполнение всех полей • Исполнителей может быть несколько • Каждому исполнителю создается отдельное задание • Для резолюций можно использовать автозавершение • Резолюцию можно отменить, делегировать, перенаправить, напомнить исполнителю UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Поручения • Обязательно заполнение всех полей • Исполнителей может быть несколько • Каждому исполнителю создается отдельное задание • Для поручений можно использовать автозавершение • Поручение можно отменить, делегировать, перенаправить, напомнить исполнителю UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Доступ к функциям Доступ к функциям разграничен и зависит от этапа, на котором находится документ. Например отправить на согласование можно только из этапа «Создание» или «Редактирование автором». Отправить на регистрацию можно на этапе «Подписание» . Редактирование полей документа возможно только на этапе «Редактирование автором» Редактирование регистрационных данных возможно только на этапе «Регистрация» UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Управление состоянием сотрудника В системе настроена панель управления состоянием сотрудника Панель управления позволяет сотруднику: • • • • • • Узнать текущее состояние в системе Узнать список текущих заместителей Перевести себя в статус «На работе» Перевести себя в статус «Отсутствую» Добавить новых заместителей Очистить список своих заместителей UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Оповещение о просроченных заданиях В системе встроена подсистема оповещения о невыполненных и просроченных задачах • Данная система срабатывает периодически. Период срабатывания можно настроить (рекомендуется 1 раз в день) • Красным выделены просроченные задания • Система производит поиск всех заданий, в которых сотрудник является: исполнителем автором контроллером UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Оповещение о просроченных заданиях В письме отражены данные о каждом задании и ссылка на него Список сотрудников, которым будет приходить оповещение о просроченных заданиях можно настроить Т.о. сообщения могут приходить не всем сотрудникам компании (например исключить из списка руководство или сотрудников, которые в декрете) UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Подсистема контроля ошибок в БП В системе встроена подсистема контроля бизнес процессов, остановленных по ошибке • Данная система срабатывает периодически. Период срабатывания можно настроить (рекомендуется 1 раз в час) • При обнаружении БП с ошибками подсистема отправляет на электронную почту уведомление со списком ссылок на остановленные процессы • Список почтовых адресов для уведомления можно настроить UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Обновление системы Обновление системы происходит средствами поставки новых библиотек, бизнес-процессов и инструкций по настройке. Стандартная поддержка подразумевает обновление с целью исправления найденных ошибок При стандартной поддержке обновление производят сотрудники компании покупателя При расширенной или enterprise поддержке обновление может удаленно производить Quick Office Solution Расширенная или enterprise поддержка подразумевает обновление с целью: • Исправление найденных ошибок • Получение новых версий системы • Получение дополнительной функциональности (в рамках поддержки) UNIVERSUM Quick Office for DocsVision Solutions Комплектация поставки • • • • • • Модуль «Входящие документы» Модуль «Исходящие документы» Модуль «Организационно-распорядительные документы» Модуль «Служебные записки \ Служебные задания» Модуль «Универсальные поручения» Модуль «Универсальные согласования» • • • • Резолюции и поручения Дополнительные подсистемы Работы по внедрению Standard Edition Support (SES) Quick Office Solutions UNIVERSUM for DocsVision www.qoff.ru +7 (495) 796-30-86 info@qoff.ru +7 (966) 110-88-66
