Quick Office Solutions

Quick Office Solutions
UNIVERSUM
for DocsVision
www.qoff.ru
+7 (495) 796-30-86
info@qoff.ru
+7 (966) 110-88-66
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Особенности системы
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Комплектация поставки
•
•
•
•
•
•
Модуль «Входящие документы»
Модуль «Исходящие документы»
Модуль «Организационно-распорядительные документы»
Модуль «Служебные записки \ Служебные задания»
Модуль «Универсальные поручения»
Модуль «Универсальные согласования»
•
•
•
•
Резолюции и поручения
Дополнительные подсистемы
Работы по внедрению
Standard Edition Support (SES)
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Подтипы документов
• Каждый тип документа имеет свои собственные подтипы
• Подтипы располагаются в отдельных справочниках
• Легко добавлять и редактировать
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Использование рабочего календаря
Для определения даты окончания процесса используется
рабочий календарь компании
При расчете используются только рабочие дни
Рабочий календарь используется:
• Для определения даты окончания этапа (после он
будет считаться просроченным)
• Для определения момента, когда должно сработать
автозавершение этапа, если оно активировано
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Регистрационный блок в карточке
Карточки имеют регистрационный блок
• входящий документ
• исходящий документ
• организационно-распорядительный документ
Регистрационный блок доступен для изменения только на
этапе регистрации документа
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Тип согласования
При запуске документа на согласование пользователь
может выбрать , как запускать документ
Согласование может быть запущено
• Параллельно
• Последовательно
Этапы согласования
• Этап согласования формируется путем повторного
запуска документа на согласование
• Количество этапов согласование неограниченно
• Разные этапы могут иметь разный тип
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Вид согласования
При запуске согласования так же можно выбрать его вид
Виды согласования
• Ознакомительное
• Возврат автору при отказе
Ознакомительное согласование будет пройдено до конца
независимо от решений согласующих сотрудников
Согласование вида «Возврат автору при отказе» будет
прервано после первого отказа
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Маршрут документа
• Документ может иметь один или несколько предварительно
настроенных маршрутов
• После подстановки маршрута пользователь может редактировать
маршрут
• Редактирование пользователем маршрута можно отключить
• Карточке можно задать постоянный маршрут без возможности
редактирования
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Выбор шаблона маршрута
• Каждый тип документа имеет свой набор маршрутов
• Подставляется в карточку при выборе
• Маршруты располагаются в отдельных справочниках их
удобно добавлять и редактировать
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Очередь согласования
Список согласования представляет собой очередь
• При отправке сотруднику задания он убирается системой
из очереди и запись с его зданием отображается на
вкладке «Задачи»
• После окончания этапа последовательного согласования
очередь будет пустой
• При параллельном согласовании очередь будет пустой
уже в начале согласования, после рассылки всех заданий
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Ручной и автоматический переход по этапам
При положительном результате всех согласований система
автоматически направит документ на следующий этап
При наличии отрицательного согласования система отправит автору
уведомление о том, что документ не будет автоматически отправлен
на следующий этап
Если автор выбрал ознакомительное согласование, то после
завершения всех заданий на согласование, документ будет отправлен
на следующий этап независимо от результатов согласования
Если автоматический переход к следующему этапу не был произведен,
автор, после анализа результатов согласования может отправить
документ на следующий этап в ручном режиме, нажав на кнопку в
карточке документа
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Отправка документа
Отправка документа на согласование возможна кнопками
• Отправить на согласование последовательно
• Отправить на согласование параллельно
Отправка документа на другие этапы
Отправка на подписание
(исходящие, ОРД)
Отправка на регистрацию
(исходящие, ОРД)
Отправка контрагенту
(исходящие)
Отправка получателю
(служебные записки)
Отправка исполнителю
(универсальные
поручения)
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Возврат документа на редактирование
После согласования или в случае отказа при подписании
автор может вернуть документ на редактирование
После возврата на редактирование возможно
• Изменить значение некоторых полей
• Выбрать новых согласующих
• Добавить новые файлы
• Провести новый этап согласования
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Пример вида карточки задания в режиме для автора
Так отображается
любая карточка
задания в режиме
автора
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Пример вида завершенной карточки задания
Так отображается
любая карточка
задания после
завершения
для автора или
исполнителя
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Пример вида завершенной карточки задания
Так отображается
любая карточка
задания после
завершения
для остальных
сотрудников
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Пример вида карточки задания на согласование
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Пример вида карточки задания на исполнение
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Функции для заданий
Кроме основных функций заданий, таких как
Согласовать \ Отказать
Исполнить \ Отказать
Зарегистрировать \ Отказать
И др.
есть ряд дополнительных функций
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Делегирование и перенаправление
• Автор может провести перенаправление отправленного им задания
• Исполнитель может делегировать полученное задание другому
сотруднику
• При делегировании или перенаправлении нужно выбрать нового
сотрудника для исполнения
• При проведении операции ввод комментария обязателен
• Чтобы выполнить операцию автору, он должен перейти на вкладку
«Задачи» и зайти в задание, которое хочет перенаправить.
• После перенаправления или делегирования информация об этом и
комментарий попадает в таблицу истории.
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Отмена задания
• Система позволяет отменять любое отдельное задание
• Отмена задания никак не влияет на остальные задания и
на ход процесса
• При отмене нужно обязательно ввести комментарий
• Исполнителю задания придет почтовое уведомление
об отмене
• Информация об отмене не добавляется в историю
согласования, а хранится только в задании
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Управление заданием для автора
Автор заданий может отменить или перенаправить любое задание
Также если исполнитель по какой-то причине не может найти задание
или долго его не выполняет, автор может посылать ему напоминание с
помощью кнопки «Напомнить исполнителю»
Чтобы воспользоваться напоминанием, автору нужно перейти на
вкладку «Задачи», потом перейти в задание исполнителя
В задании нажать на кнопку «Напомнить исполнителю» и ввести
комментарий к напоминанию
Исполнителю будет отправлено письмо на электронную почту с
комментарием и ссылкой на задание
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Дополнительное согласование
При согласовании исполнителю доступна функция дополнительного
согласования
• Дополнительное согласование может запустить только исполнитель
• Можно запустить только из задания на согласование
• Дополнительное согласование запускается параллельно текущим
согласованиям
• Одно нажатие на кнопку «Согласовать с сотрудником (доп)» запускает
одно дополнительное согласование
• На количество дополнительных согласований нет ограничений
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Повтор заданий
Каждое завершенное в системе задание можно повторить.
• Повтор доступен автору задания и исполнителю
• Повтор задания запускается отдельно от основного процесса
обработки документа и не влияет на него
• В остальном повторное задание абсолютно идентично заданию,
из которого сделан повтор
• Данная функция позволяет сотрудникам дополнительно внести
информацию в историю, дополнив свое предыдущее решение
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Отправить ссылку на карточку
Каждая карточка в системе имеет функцию «Отправить ссылку»
При отправке нужно выбрать сотрудника и ввести комментарий
После отправке сотрудник получит письмо с комментарием и ссылкой
на карточку
Сотрудник получит только права на просмотр документа
Данный способ можно использовать для ознакомления сотрудников с
документом
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Почтовые уведомления
Почтовые уведомления отправляются при:
•
•
•
•
•
Старте этапа
Отправке задания
Завершении задания
Просрочке задания
Завершении этапа
- Автору
- Исполнителю
- Автору и Исполнителю
- Автору и Исполнителю
- Автору
Почтовые уведомления по заданиям содержат основные
данные о карточке, по которой сформировано задание,
ссылку на задание, краткую инструкцию по возможным
действиям
Сообщения о просрочке имеют красный оттенок
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Пример почтовых уведомлений
Автору
Исполнителю
Автору и Исполнителю
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
История согласований и действий
Все результаты действий, полученные в процессе обработки документа
добавляются в историю действий бизнес процесса
Колонка Завершивший сотрудник заполняется, если исполнитель не является
завершившим исполнителем (например если задание было отправлено на
роль, а завершил его участник роли)
Таблица доступна на просмотр всем участникам процесса обработки
Для изменения она доступна только Администратору
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Печать истории
Историю процесса обработки можно выгрузить для печати
В выгрузку так же попадает информация о документе
(Тема, Автор, Дата)
При печати согласования выгружаются только
строки, относящиеся к процессу согласования
Выгружаются все строки истории
При печати истории резолюций и поручений
выгружаются только строки, относящиеся к
этим процессам
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Пример печати истории
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Виды рассылки документов
Система позволяет производить рассылки
• сотрудникам,
• группам сотрудников,
• почтовым группам
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Особенности рассылки документов
Рассылка бывает:
• почтовой на ознакомление,
• заданием на ознакомление,
• заданием на исполнение
Можно делать отдельно рассылку каждого типа или
комплексную рассылку
В результате рассылки информация о рассылке
добавляется в таблицу истории о рассылке
Блок рассылки есть во входящих документах и ОРД
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Автозавершение заданий
Система позволяет использовать автозавершение заданий
• В случае использования автозавершение сработает после окончания
срока выполнения задания, через N часов. N указывается в поле
«Завершить после просрочки через (часов)»
• После завершения, информация об автозавершении будет добавлена
в историю действий карточки
• Автозавершение позволяет бороться с затягиванием сроков и
игнорированием заданий сотрудниками
• Активно применяется при ознакомительном и последовательном
согласовании
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Отзыв документа
Каждая карточка имеет кнопку, позволяющую отозвать все активные
задания по документу
Для совершения отзыва нужно обязательно ввести комментарий
Информация об отзыве и комментарий добавляются в историю
согласования
Все активные исполнители получат почтовое уведомление об отзыве
Отзыв может совершать только автор документа или администратор
После отзыва автор сможет вернуть документ на редактирование и в
дальнейшем его перезапустить
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Помощь внутри
В каждой карточке есть кнопка «Посмотреть помощь»
При нажатии на кнопку будет открыт файл со справкой по
данному виду карточки
Пользователи экономят время на поиске материалов
Повышается читаемость справки и информированность
пользователей о функциях системы
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Запись почтовых сообщений при сбоях
В случае недоступности почтового сервера все почтовые
сообщения будут записаны на жесткий диск сервера в виде
*.html файлов.
Системный администратор может установить мониторинг
на данную папку и получать информацию об ошибках и
проблемах с отправкой почты и устранив их отправить
файлы адресатам.
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Дополнение к ролевой модели
Система Universum использует конструктор ролевых моделей
Docsvision, но дополнительно имеет возможность построить
расширение ролевой модели.
Система может воспринимать сотрудника как дополнительную
роль, если выставить ему соответствующий признак.
Так же система может воспринимать сотрудника как
руководителя, вместо которого в системе работают секретари,
такие сотрудники-секретари могут полноценно работать с
документами и заданиями своих руководителей. Секретари
добавляются в заместители сотруднику-руководителю, им
приходят копии почтовых сообщений.
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Отличие роли-Universum от роли-Docsvision
Отличие роли-Universum от роли-Docsvision в том, что роль-Universum
можно выбирать в маршруты согласования, отправлять на нее
резолюции, поручения, т.к для ее описания используется карточка
сотрудника.
• Роль не имеет учетных данных, только название
• Под ролью невозможно зайти в систему Docsvision
• Участники роли подставляются в маршрут в момент создания
задания для роли.
• Участники роли получают одно общее задание.
• Участники роли получают одинаковые почтовые сообщения
• Участникам роли создаются ярлыки на документы в личных папках,
если данный функционал активен
• При завершении задания участником роли в истории будет указано
от имени какой роли сотрудник завершил задание.
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Роль «Руководитель автора»
Роль «Руководитель автора» является виртуальной ролью. Для
каждого сотрудника участник роли (т.е его руководитель) будет
разным
Каждый сотрудник в справочнике сотрудников Docsvision может
иметь руководителя
Каждый документ имеет автора – сотрудника создавшего
документ
Если в карточке, которая проходит обработку в системе, заполнен
автор, и у автора заполнен руководитель, то система
самостоятельно подставит вместо роли «Руководитель автора»
реального руководителя сотрудника
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Пример роли
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Папки сотрудника
Документу можно указать название подпапки, которая должна быть
создана в личной папке сотрудника берущего в работу документ
Тогда ярлыки на документы данного вида будут перемещаться в эту
подпапку для быстрого доступа к ним
Данную функцию можно отключить для некоторых или всех видов
документов
В случае использования данного функционала папки будут создаваться
автоматически
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Папка-хранилище документов
Документу можно указать папку-хранилище, тогда документы данного
вида будут перемещаться в эту папку
Внутри папке автоматически будут создаваться папки годов и месяцев
Документы буду храниться в папках в соответствии с годом-месяцем
своего создания
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Поисковые папки
Система имеет ряд предварительно настроенных поисковых
папок для поиска карточек документов и заданий
UNIVERSUM
Quick Office
for DocsVision
Solutions
Комплектация поставки
•
•
•
•
•
•
Модуль «Входящие документы»
Модуль «Исходящие документы»
Модуль «Организационно-распорядительные документы»
Модуль «Служебные записки \ Служебные задания»
Модуль «Универсальные поручения»
Модуль «Универсальные согласования»
•
•
•
•
Резолюции и поручения
Дополнительные подсистемы
Работы по внедрению
Standard Edition Support (SES)
Quick Office Solutions
UNIVERSUM
for DocsVision
www.qoff.ru
+7 (495) 796-30-86
info@qoff.ru
+7 (966) 110-88-66