этикет проведения делового совещания

Профессиональная этика и этикет
100100.62 (профили Социокультурный сервис, Управление в ЖКХ,
Сервис на предприятиях моды и красоты)
100400.62 Туризм (профили Технология и организация развлечений,
Технология и организация спортивно-оздоровительных услуг)
101100.62 Гостиничное дело
Институт Сервиса, туризма и дизайна; кафедра Сервисных
технологий
Слесарчук Ирина Анатольевна
Этикет организации и проведения
различных форм делового
общения
Лекция 16
План лекции
1.
2.
3.
4.
2
Этикет проведения делового совещания
Правила и приемы публичного выступления
Этикет проведения деловой беседы
Этикет проведения деловых переговоров
1 вопрос
ЭТИКЕТ ПРОВЕДЕНИЯ
ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ
Что такое деловое совещание?
• Деловое совещание ― это общепринятая форма делового
общения по обсуждению производственных вопросов и проблем,
требующих коллективного осмысления и решения
Типы деловых совещаний
• Учебное (конференция)
• Информационное
• Разъяснительное
• Проблемное
4
Основные задачи организации
делового совещания
• ускорение процесса принятия решений
• эффективный обмен мнениями и опытом
• более быстрое доведения конкретных задач
до исполнителя
• эмоционального воздействия на участников
совещания
Условия плодотворного делового
совещания:
• групповая дискуссия проводится
цивилизованно
• деловой спор между участниками
определенный и имеет временные
границы
• составлен общий план дискуссии,
подобраны наиболее весомые
аргументы.
Основные правила ведения
делового совещания
• Должен быть определены основные цели
• определить вид совещания
• заранее определить дату и час
2 вопрос
ПРАВИЛА И ПРИЕМЫ
ПУБЛИЧНОГО
ВЫСТУПЛЕНИЯ
Что такое «публичное
выступление»?
Публичное выступление - это
передача одним выступающим
информации разного уровня в
ходе общения с широкой
аудиторией.
Этапы публичного
выступления
•
•
•
•
•
•
Подготовка
Вхождение в контакт
Концентрация внимания
Поддержание внимания
Аргументация и убеждение
Завершение выступления
10 ошибок начинающего оратора
Ошибка 1: Несоответствие.
Когда содержание ваших слов расходится с тоном речи, осанкой и языком тела, публика мгновенно это замечает. Аудитория
обладает безошибочным чутьем в отношении того, что касается настроения оратора и его самочувствия.
Ошибка 2: Оправдания.
Публике по большому счету все равно, волнуетесь вы или нет, как долго вы готовили свой доклад и какой у вас опыт публичных
выступлений.
Ошибка 3. Извинения
Эта ошибка похожа на предыдущую. Начинающие ораторы любят извиняться, предлагая снять с них вину за плохое качество
доклада. «Прошу простить меня за... (мой простуженный голос, мой внешний вид, плохое качество слайдов, слишком
короткое выступление, слишком длинную речь и т.д. и т.п.)».
Ошибка 4: Глаза и брови
Вы действительно уверены, что хорошо управляете своей мимикой? Большинству новичков только кажется, что это так. На
самом деле контролировать мимику неподготовленному человеку нелегко.
Ошибка 5: Подбор слов.
Мы слышим и понимаем отдельные слова прежде, чем понимаем все предложение целиком. Поэтому на значение отдельных
слов мы реагируем быстрее и менее осознанно, чем на значение предложений
Ошибка 6: Отсутствие юмора
Ошибка 7: Всезнайство.
Еще хуже неуверенных и неподготовленных ораторов - ораторы напыщенные и надутые, лопающиеся от осознания собственной
важности. Они всегда считают себя умнее аудитории, к которой обращаются.
Ошибка 8: Суетливость.
Отвлекаясь от страха перед публикой, начинающий оратор может торопливо ходить от стены к стене туда-сюда, словно маятник,
проделывать суетливые манипуляции с предметами и делать прочие ненужные движения.
Ошибка 9: Монотонность
Ничто не утомляет так, как доклад на интересную тему, читаемый скучным монотонным голосом. Такие публичные выступления
сродни китайской пытке капающей водой: вода монотонно капает не темечко истязаемого и постепенно доводит его до
сумасшествия
Ошибка 10: Отсутствие пауз
Новички в ораторском ремесле панически боятся пауз, неизбежно возникающих во время публичного выступления. Как правило
они спешат заполнить их разной словесной чепухой и.
Правила и приемы публичного выступления
Определение темы и цели выступления
• Тему выступления следует тщательно выбирать. Если есть возможность,
то нужно остановиться на том, что хорошо знакомо и интересно лично
выступающему.
• Не надо пытаться «втиснуть» слишком много материала в ограниченное
время. Еще Шекспир сказал: «Где мало слов, там вес они имеют».
• Если есть возможность, то необходимо подумать над будущей речью
несколько дней.
Оценка аудитории и обстановки
• Спросите себя: «Кто мои слушатели?». Если ответ затруднителен, то
лучше представить себе группу из двух-трех человек, к которым обращено
выступление. Обязательно нужно принять во внимание следующие
характеристики аудитории:
• - возраст и уровень образования;
• - профессия;
• - цель прихода людей на выступление;
• - уровень заинтересованности в теме;
• - уровень осведомленности в данном вопросе;
Место выступления - очень важный фактор успешного выступления. Для
того чтобы чувствовать себя уверенно, нужно заранее придти в зал и
освоиться. Если предполагается использование микрофона, то его
необходимо отрегулировать.
Перед выступлением очень важно установить, с какой стороны будут
смотреть на вас слушатели. Выбирая место, учитывайте свой рост.
3 вопрос
ЭТИКЕТ ПРОВЕДЕНИЯ
ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ
Принципы этикета в ходе деловой беседы
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
14
Здравый смысл
Свобода
Этичность
Удобство
Целесообразность
Экономичность
Консерватизм
Непринужденность
Универсальность
Эффективность
4 вопрос
ЭТИКЕТ ПРОВЕДЕНИЯ
ДЕЛОВЫХ ПЕРЕГОВОРОВ
Подготовка к переговорам
•
•
•
•
процесс подготовки к переговорам
два этапа:
-организационный
-содержательный
•
Нужно правильно определить время и место встречи (место
встречи должно соответствовать общей концепции будущей
встречи)
Оптимальное время для встречи — первая половина дня.
Большое значение имеет содержание переговоров: важно
определить переговорные позиции, сформулировать
предложения и аргументы к ним, подготовить инструкции для
участников переговоров, документы и материалы.
•
•
Представление
•
•
•
Когда вас представляют, наиболее вежливым вариантом
ответа будет: «Здравствуйте» либо «Приятно
познакомиться», (надо протянуть руку и посмотреть человеку
в глаза).
Если вас не кому представить, представьтесь сами.
При первой встрече, если участники не знакомы, необходимо
представиться. Первым представляется глава принимающей
делегации, затем — глава приехавшей. После этого главы
делегаций представляют своих сотрудников. Первой здесь
также должна быть представлена принимающая делегация.
Сначала представляют тех, кто занимает более высокое
положение, потом те, кто рангом ниже.
•
Представляя людей, называйте имя и фамилию. Улыбайтесь и говорите
отчетливо. Скажите несколько слов неличного характера о каждом из тех,
кого вы знакомите. Младшего всегда представляют старшему.
•
Молодые пары представляют парам старшим по возрасту. В большой
группе одного человека представляйте сразу нескольким. Если
вы знакомите равных по положению людей, представьте того, кто вам
менее знаком, тому, кого вы лучше знаете.
•
Когда представляют вас, всегда снимайте перчатки, исключая случаи,
когда они являются элементом официальной одежды или на улице
слишком холодно. Если ваши руки вдруг заняты (папками, например),
не возбраняется, если вы просто кивнете в ответ головой.
В случае, если человек, представляющий вас,
•
вдруг забыл ваше имя, тотчас подскажите ему, чтобы устранить
неловкость. Если вы,
представляя кого-либо, забыли его (ее) имя,
сведите это к шутке. Если человек не догадался подсказать вам свое имя,
спросите его об этом прямо.
Правила поведения за столом
переговоров
•
•
•
о желании провести переговоры партнера принято извещать
за две недели до предполагаемой даты встречи. Причем место
предлагает приглашающая сторона, а подтверждает приглашенная.
Еще до начала переговоров стоит обсудить и утвердить круг
вопросов, о которые будут обсуждаться, обозначить цели
встречи.
на переговоры нельзя опаздывать. Но и приходить заранее
тоже не следует.
Идеальные переговоры длятся два часа. Если не удается
уложиться в это время, то перед следующим двухчасовым
блоком необходимо сделать как минимум получасовой перерыв.
Курить во время переговоров можно только тогда,
когда это оговорено заранее. Однако сейчас все
чаще и чаще за столом переговоров не курят и
не пьют ничего, кроме минеральной воды.
•
Главный элемент обстановки переговорной комнаты стол
Лучший стол для переговоров - круглый или овальный
•
•
•
•
Схема расположения партнеров : друг против друга в
зависимости от их ранга или должности.
Представитель принимающей стороны должен сидеть
лицом к двери и, скажем, незаметно подать знак секретарю,
чтобы он заменил пепельницы или принес воду.
Оптимальное расстояние - 1,5-3 метра
Безусловное правило переговоров - конфиденциальность.
Поэтому, если вы решите записать беседу на видеопленку
или диктофон, стоит заранее спросить разрешения у
партнера.
Рекомендуемая литература
1. Кузнецов И.Н. Современный этикет / И. Н. Кузнецов. - 4-е изд. - М. :
Дашков и К*, 2008. - 496 с.
2. Деловое общение. Деловой этикет: Учеб. пособие для студентов
вузов / Автор-составитель И.Н. Кузнецов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.431 с.
3. Семенов А.К., Маслова Е.Л. Этика менеджмента: Учебное пособие.
– 2-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко»,
2007. – 272 с.
4. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений: Учебное пособие. – М.:
Финансы и статистика, 2002. – 208 с.
5. Современная энциклопедия. Этикет/ Авт. сост. Гусев И.Е. – Мн.:
Харвест, 2000. – 352 с.
6. 30 главных правил делового этикета/ Авт. сост. Т.И. Ревяко. - M.:
ACТ, Mн.: Xaрвест, 2005. - 96 с.
7. Фалько Л.Ю. Индивидуальный стиль в одежде: Конспект лекций. –
Владивосток: Изд-во ВГУЭС.
21
Использование материалов презентации
Использование данной презентации, может осуществляться только при условии соблюдения требований законов РФ
об авторском праве и интеллектуальной собственности, а также с учетом требований настоящего Заявления.
Презентация является собственностью авторов. Разрешается распечатывать копию любой части презентации для
личного некоммерческого использования, однако не допускается распечатывать какую-либо часть презентации с
любой иной целью или по каким-либо причинам вносить изменения в любую часть презентации. Использование
любой части презентации в другом произведении, как в печатной, электронной, так и иной форме, а также
использование любой части презентации в другой презентации посредством ссылки или иным образом допускается
только после получения письменного согласия авторов.
22