Инновация процессов

ТЕМА 2.
Системы электронного
документооборота.
Лекция 12.
Методология разработки и
внедрения СЭД
Методология AVM
(Accelerated Value Method)
Управление обязательствами
Инновация
процессов
Коллективная
разработка
Внедрение в
масштабах
предприятия
Управление преобразованиями
Инновация процессов



Инновация процессов – переосмысление и
переработка бизнес-процессов с учетом имеющейся
информационных технологий для достижения
значительных улучшений.
Инновация предусматривает лишь настройку и
оптимизацию существующих процессов и не
предназначена для осуществления масштабных и
кардинальных преобразований, как в случае
тотального реинжиниринга.
Инновация процессов требует высокой степени
использования информационных технологий наряду
с организационными изменениями.
Инновация процессов – это комплекс
консалтинговых работ по обследованию
организации, предшествующий разработке
и внедрению СЭД:
1) описание бизнес-контекста деятельности
организации;
2) оценка достоинств и недостатков
существующих бизнес-процессов;
3) формулировка и обоснование новых бизнеспроцессов;
4) подготовка отчета и планирование перехода к
новым способам работы.
Этапы инновации процессов
1. Бизнес-контекст – это документ, в котором в
сжатом виде описаны основные аспекты
деятельности организации (информация о
направлениях деятельности, статистическая
информация, основные экономические
результаты, внешние противодействующие
факторы, тенденции, существующие в отрасли).
Источники информации:




ежегодные отчеты и бизнес-планы организации,
внутренние организационно-распорядительные
документы,
аналитические отчеты,
публикации в прессе.
Этапы инновации процессов
2. Описание существующих процессов
1. Выбор существующих бизнес-процессов для
дальнейшего анализа в соответствии с
критериями:





важность процесса (связь со стратегическими целями
организации);
направленность процесса на заказчика или на
внутренние подразделения;
отлаженность процесса (частота сбоев);
заинтересованность руководства организации в
автоматизации процесса;
пригодность процесса для автоматизации.
Этапы инновации процессов
2. Описание существующих процессов
2. Определение эффективности существующих
бизнес-процессов:

выбор метрики – системы объективно измеримых
параметров, количественно описывающих
характеристики бизнес-процесса:





среднее время согласования документа;
стоимость подготовки одного документа;
суммарное время задержки неисполненных документов;
измерение фактических значений параметров (min,
max, среднее);
сравнение фактических значений с плановыми или
нормативными.
Этапы инновации процессов
2. Описание существующих процессов
3. Моделирование существующих процессов на
основе использования следующей информации,
полученной от сотрудников организации:






какие документы и материалы вы получаете в
процессе работы и от кого;
что является результатом вашей работы и как
оценивается этот результат;
кто является вашим заказчиком;
какие ошибки случаются и почему;
что можно сделать для облегчения вашей работы;
что произойдет, если ваша работа не будет
выполняться.
Этапы инновации процессов
2. Описание существующих процессов
4. Анализ моделей существующих процессов






наличие «узких» мест, в которых процесс замедляется;
недостаток ресурсов, если по отдельным функциям ресурсы
постоянно задействованы 80-100% времени;
последовательную связь между функциями там, где возможна
параллельная связь;
проблемы с качеством или ошибки, выражающиеся в
повторных работах или циклических возвращениях к
предыдущему шагу;
недостаточность полномочий на отдельных уровнях – вместо
реального вклада в процесс происходит простая передача
информации;
не определенные должным образом ответственность и
подотчетность.
Этапы инновации процессов
2. Описание существующих процессов
5. Разработка матрицы ответственности
Сотрудник Начальник Руководитель
канцелярии канцелярии
Регистрация
О
У
Наложение резолюции
К
О, У
Постановка на
контроль
И
У
«О» - ответственный исполнитель;
«У» - утверждает результат, является заказчиком;
«С» - соисполнитель, помогает ответственному исполнителю;
«К» - консультант, не несет ответственности за результат;
«И» - получает информацию о процессе, но не принимает в нем
непосредственного участия.
Этапы инновации процессов
2. Описание существующих процессов
6. Анализ матрицы ответственности





нет ни одной «О» - никто не отвечает за результат;
слишком много «О» (у семи нянек дитя без глаза);
нет ни одной «У» - непонятно, кто является
заказчиком для данной функции или задачи;
слишком много «У» - явное узкое место, скорее
всего, слишком сложный процесс согласования;
слишком много «И» или «К» - налицо низкое
вовлечение сотрудников в процесс, их
незаинтересованность в конечном результате.
Этапы инновации процессов
2. Описание существующих процессов
7. Описание технологического ландшафта:









территориальное расположение центрального офиса,
удаленных подразделений и филиалов, пользователей;
линии связи между различными объектами, как именно
организованы, кем поддерживаются, какова реальная
пропускная способность, качество связи, загрузка;
подключение к Internet, как организовано, какова пропускная
способность, как и кем управляется и поддерживается Webсервер;
серверы, ЛВС, рабочие станции, типовые конфигурации;
применяемые ОС;
число пользователей, системных администраторов, службы
сопровождения и технической поддержки;
пользовательские приложения, корпоративная электронная
почта, информационные системы, СУБД;
организация защиты информации, как и кем осуществляется
генерация ключей и сертификатов;
общесистемные справочники и словари.
Этапы инновации процессов
3. Формулировка и обоснование новых
бизнес-процессов
1. Разработка моделей идеальных бизнеспроцессов (несколько вариантов)
2. Определение критериев выбора и принятие
оптимального решения (выбор одного из
предложенных вариантов)
3. Разработка новой матрицы ответственности
4. Описание нового технологического ландшафта
4. Подготовка плана действий по
разработке и внедрению согласованных
решений.
Коллективная разработка

Коллективная разработка основана на концепции Value Frame,
согласно которой весь проект рассматривается как
совокупность самодостаточных элементов (фреймов), каждый
из которых завершается созданием и внедрением реально
функционирующего фрагмента СЭД.
Модуль А
Внешнее
приложение 1
Модуль B
Модуль B2
Модуль C
Модуль C2
Value Frame 1
Внешнее
приложение 2
Модуль A2
Модуль D
Модуль D2
Value Frame 2
Value Frame 3
Этапы коллективной разработки
1. Определение состава и структуры
системы, последовательности разработки
модулей.
2. Создание прототипа.
3. Выполнение пилотного проекта.
4. Подготовка отчета по результатам
пилотного проекта.
Оценка результатов пилотного
проекта






Четкое описание ситуации, сложившейся на
момент завершения пилотного проекта;
достигнутые значения критичных показателей
бизнес-процессов (метрик);
текущая конфигурация программного
обеспечения;
оценка уровня подготовленности пользователей;
оценка степени удовлетворенности пользователей
результатами пилотного проекта;
возможные изменения в требованиях к ПО.
Внедрение в масштабах предприятия
(подготовительный этап)
1. Формирование команды внедрения из представителей
заказчика и исполнителя
2. Подготовка, согласование и утверждение плана внедрения:






ожидаемые результаты внедрения;
перечень работ по внедрению и плановые сроки их выполнения;
критические факторы успеха;
основные контрольные точки проекта;
распределение ролей и ответственности в команде внедрения;
требования к квалификации членов команды внедрения.
3. Повышение квалификации членов команды внедрения.
4. Утверждение нового технологического ландшафта.
5. Организация службы технической поддержки.
Внедрение в масштабах предприятия
(основной этап)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Выбор и поставка необходимых для внедрения СЭД
аппаратно-программных средств;
Инсталляция, адаптация и настройка СЭД;
Перенос и конвертация данных из унаследованных систем;
Обучение системных администраторов и пользователей
работе с СЭД;
Подготовка контрольного примера, программы и методики
испытаний, проведение полного тестирования СЭД;
Разработка технической и эксплуатационной
документации.
Завершение внедрения СЭД, сдача ее в промышленную
эксплуатацию.