УДК 004.418

УДК 004.418
Р. К. Ускенбаева, А.А. Чигринец
ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ КОМПАНИИ КАК ШАГ К ВНЕДРЕНИЮ
СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Одной из проблем внедрения на предприятии системы электронного документооборота
(СЭД) является отсутствие порядка в существующем потоке документов, слабая формализация
бизнес-процессов. Таким образом, прежде чем разрабатывать и внедрять в организации СЭД,
необходимо произвести оптимизацию существующего делопроизводства. Схемы бизнеспроцессов, полученные в результате этой оптимизации, и будут служить основой для создания
СЭД для данной компании.
Если говорить об оптимизации бизнес-процессов любой компании, вне зависимости от её
деятельности, размеров, вида услуг или выпускаемой продукции, невозможно проигнорировать
вопрос создания и управления документами. Документооборот – это основа организации, любые
операции отражаются в документах. Очень часто получается так, что одна только оптимизация
документооборота позволяет значительно улучшить качество процессов, происходящих в
организации. Кроме того, если научиться видеть потенциально возможные улучшения в
различных местах документооборота, то этот опыт можно легко будет применить и в других
бизнес-процессах компании.
Что же мы имеем в виду, когда говорим «бизнес-процесс»? Часто это представляется в виде
«черного ящика», имеющего вход и выход, в котором производятся некоторые действия.
Например, на входе имеем письмо в организацию, на выходе – письмо из организации.
Участниками бизнес-процессов могут быть некоторые субъекты и объекты, которые
взаимодействуют между собой под действием управляющего воздействия. В результате этого
взаимодействия появляется какой-то значимый результат.
Следовательно, в процессе работы любой организации можно выделить в какой-то степени
формализованные бизнес-процессы. Но проблема заключается в том, что деятельность компании
не стоит в своём развитии на одной стадии. Чтобы успешно существовать, компании нужно
постоянно развиваться. Поэтому, даже идеально разработанные бизнес-процессы со временем
будут нуждаться в преобразовании. Ведь со временем растет количество взаимоотношений,
которые не регулируются и количество неуправляемых факторов, из-за чего снижается
эффективность и прибыль. В такой момент компания должна начать анализ собственной
деятельности. Это можно назвать новым циклом развития процессов компании или развития
компании в целом. Такие переходы с одной ступени развития на другую и называются
оптимизацией.
Стоит отметить, что оптимизация не создает новые бизнес-процессы, а улучшает,
оптимизирует те, которые уже существуют. Это изменение не строит всё с нуля, и на новых
принципах.
Итак, рассмотрим, какие же плюсы может принести оптимизация. Возьмем для примера
фирму, производящую продукты и оказывающую услуги. Оптимизация снижает временные
затраты, снижает расходы, связанные с производством, повышает управляемость, качество
производства и обслуживания. Это всё, безусловно, приводит к тому что снижается себестоимость
продуктов и услуг, ускоряется принятие решений, увеличивается конкурентоспособность
предприятия.
Но прежде чем производить оптимизацию, нужно помнить и соблюдать главный принцип –
не сделать хуже, чем уже есть. Например, в документообороте: если возникают такие проблемы,
как потеря документов, слишком долгое рассмотрение заявок и подобные проблемы, то
необходимо производить оптимизацию.
Проект по оптимизации можно разделить на несколько стадий:
- инициализация;
- организация проекта;
- планирование проекта;
- описание процессов по схеме “as-is”;
- создание моделей бизнес-процессов “как должно быть”;
- тестирование разработанных моделей бизнес-процессов.
Особую роль в проекте оптимизации играет анализ (описание “as-is”) и сама оптимизация –
построение моделей “как должно быть”.
Есть множество методов и инструментов, с помощью которых можно описать бизнеспроцессы. Но вне зависимости от того, какая методика, и какой инструмент используется, модель
процесса должна четко представлять следующие параметры:
- “вход”, “выход” процесса;
- сколько и каких процедур используется;
- кто отвечает за выполнение процедур;
- результаты выполнения, как процедур, так и процесса;
- каким образом передаются результаты;
- кто получает результат, и каким образом его использует.
Рассмотрим возможные пути улучшения бизнес-процессов.
Что касается выходов из бизнес-процесса, то нормально – это когда процесс имеет 2 или 3
выхода. Один при успешном исходе и 1-2 при исключениях. Нельзя допускать, чтобы
исключительных ситуаций было больше. Если такое произошло, то нужно искать причины и
устранять их. Возможен также вариант выделить исключение в отдельный процесс.
Нельзя допускать, чтобы результат процесса нигде не использовался. Такие результаты
называются “пустыми выходами”. Например, создание каких-либо документов, на которые
тратится время и силы, но которые потом никем не востребованы.
Необходимо автоматизировать все рутинные операции. Например, вместо того чтобы
поручать это работникам, СЭД может автоматически присваивать договору номер, производить
удобную сортировку и предоставлять поиск по документам.
Дублирующие функции, замедляющие работу, должны быть удалены. Например, если
заявку согласовывает большее количество руководителей, чем это нужно на самом деле, данный
вопрос должен быть рассмотрен и решен.
Нежелательны разрывы в бизнес-процессах. Например, такие, как недостаточно
обоснованная смена исполнителя или информационной системы. Например, если в СЭД создают
документ, а затем распечатывают его для согласования и после этого снова заносят в систему.
Очень важно при оптимизации обращать внимание на способы передачи информации. Не
пренебрегая данным аспектом, можно очень сильно выиграть в качестве и эффективности работы.
Например, вместо устной передачи информации, или передачи на бумаге, можно использовать
СЭД, что позволит держать под контролем все потоки документов, сокращать временные затраты.
Также очень важен временной аспект, особенно для компаний, которые территориально
распределены. СЭД практически мгновенно осуществляет передачу документов с этапа на этап из
подразделение в подразделение, из главного офиса в дочернюю фирму, вместо того чтобы ждать,
пока бумажный документ дойдет обычной почтой. Время можно сэкономить и на таких
преимуществах СЭД, как способность быстрой обработки информации, автоматизированная
регистрация, автоматическая сортировка документов. И, конечно же, быстрый и эффективный
поиск информации – это то, что можно выполнить за считанные минуты в СЭД, но на что тратится
масса времени, если документооборот ведется в бумажном виде.
Нужно следить за качеством процессов. СЭД позволяет осуществлять мониторинг выполняемых
процессов, выявлять узкие места, своевременно принимать решения, позволяет снизить количество
субъективных ошибок, уменьшить риск потери информации, своевременно проконтролировать
исполнение.
Рассмотрев варианты шагов к оптимизации, можно сделать некоторые выводы. Прежде
всего, не стоит проводить оптимизацию только ради факта оптимизации. Нужно проанализировать
риски и затраты, и сравнить их с предполагаемым положительным эффектом. Производя анализ,
стоит помнить, что бизнес-процессы связаны друг с другом и изменения в одном могут привести у
изменениям в других процессах. Прежде чем планировать какие-то изменения, необходимо
оценить, готова ли компания принять такие изменения. Многие стремления к лучшему терпят
неудачи именно потому, что не было рассчитано, будет ли в текущих условиях организация готова
к планирующимся нововведениям. Хорошим способом будет начать оптимизировать не все
процессы сразу, а какой-то небольшой бизнес-процесс, анализируя опыт и приучая постепенно
работников к нововведениям и изменениям. Таким образом, один за другим можно
оптимизировать процессы. Ведь лучше постепенно получать положительные результаты, чем
рисковать сразу получить большой отрицательный опыт.
И, что очень важно понимать – СЭД не будет работать с полной отдачей и приносить
желаемую эффективность, если перед её внедрением не оптимизировать внутренние бизнес-
процессы компании. В заключение хочется проиллюстрировать сказанные слова “анекдотом из
жизни”.
“В учреждении, располагавшемся в нескольких просторных комнатах, процесс обработки
документов предусматривал множество этапов: бумаги должны были согласовываться у немалого
количества чиновников, хаотично располагавшихся в занимаемом помещении. Обработка
документа занимала продолжительное время; существовали даже специальные клерки, которые
эти документы носили от стола к столу. Так, наверное, продолжалось бы долго, если бы в один
прекрасный день некий сотрудник не провел элементарную оптимизацию бизнес-процессов. Он
составил схему, на которой изобразил местонахождения чиновников и траекторию движения
документа; затем он предложил другую схему, на которой столы чиновников были расставлены
так, чтобы траектория движения документа была минимальной, а работники могли передавать
документ друг другу самостоятельно, попросту протянув руку. В результате реализации такого
нехитрого плана количество обрабатываемых в учреждении документов заметно возросло, а
надобность в разносчиках документов отпала”.
Резюме
Компанияның бизнес-үдерістерін оңтайландырудың қажеттілігі қарастырылады, атап айтқанда құжат
айналымын оңтайландыру – кәсіпорында электрондық құжат айналымы жүйесін енгізу қадамдарының бірі
ретінде қарастырылады.
Summary
Here we can see the necessity of optimization of business processes of the company, namely – document
circulation optimization, as one of steps to implementation of EDS at the enterprise.
Ключевые слова: analysis, optimization, workflow, business process, information system, electronic document.
КазНТУ им. К.И. Сатпаева
Поступила 10. 01.11