Общество с ограниченной ответственностью « » УТВЕРЖДАЮ

Соответствует коду ОКУД 0253051
Общество с ограниченной ответственностью
«Дядя Лёня»
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
МЕНЕДЖЕРА ВИЗОВОГО ОТДЕЛА
Город Москва
«___» __________ 20___ года № __/ДИ
И.И.Иванов
«___» _____ 20___ года
м.п.
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Менеджер визового отдела Общества с ограниченной ответственностью «Дядя Лёня»
(далее – Общество) относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с
работы приказом Генерального директора Общества.
2. На должность Менеджера визового отдела (далее по тексту – Менеджер) назначается
лицо, имеющее высшее или среднее специальное образование, а также стаж работы не менее
одного года.
3. Деятельность Менеджера направлена на оказание надлежащих визовых услуг
Работникам и Клиентам Общества.
4. В целях исполнения должностных обязанностей Менеджер допущен к обработке
персональных данных Клиентов Общества.
5. В период временного отсутствия Менеджера его обязанности
непосредственного начальника возлагаются на другого сотрудника данного отдела.
решением
6. Менеджер непосредственно подчиняется начальнику визового отдела Общества.
7. Положения настоящей Должностной инструкции являются обязательными для
исполнения Менеджером. Менеджер несет персональную ответственность за надлежащее
исполнение требований настоящей Должностной инструкции в установленном законодательством
порядке.
II. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
8. Менеджер должен знать:
Устав Общества.
Федеральный закон № 132-ФЗ от 24.11.1996 года «Об основах туристской деятельности в
Российской Федерации».
Федеральный закон Российской Федерации № 2300-1 от 07.02.1992 «О защите прав
потребителей».
Правила оказания услуг по реализации туристского продукта, утвержденные
Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 июля 2007 года № 452.
Федеральный закон № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года «О персональных данных».
Федеральным законом «О порядке выезда из Российской Федерации и въезд в Российскую
Федерацию» от 15.08.1996 г. № 114-ФЗ.
Постановление Правительства РФ «О реализации отдельных норм Федерального закона «О
порядке выезда из РФ и въезда в РФ» от 01.10.1998 г. № 1142.
Инструкции МВД России о порядке оформления и выдачи паспортов гражданам РФ для
выезда из РФ и въезда в РФ.
Консульские
государствами
конвенции,
заключенные
Российской
Федерацией
с
иностранными
Требования консульских служб иностранных посольств и иных представительств в
Российской Федерации по порядку оформления въездных виз.
Введенные в действие Локальные внутренние акты Общества, в том числе,
регламентирующие правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда,
техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности, обработку
и защиту персональных данных, сохранение коммерческой тайны и конфиденциальности
информации;
1
Методы обработки информации с использованием персонального компьютера и иных
технических офисных средств копирования, коммуникации и связи;
Настоящую должностную инструкцию.
9. Менеджер должен уметь:
Осуществлять учет и оформление документации Общества с использованием
персонального компьютера и используемых в Обществе программ и информационных
технологий.
Составлять и оформлять в соответствии с принятой деловой этикой письма, запросы,
ответы и иные письменные документы в адрес юридических и физических лиц, а также в
официальные учреждения и ведомства.
Уверено использовать в работе информацию, размещенную на сайте Общества.
10. Менеджер должен обладать:
Навыками соблюдения
руководителями Общества;
служебной
этики
во
взаимоотношениях
с
коллегами
и
Опытом пользования персональным компьютером на уровне уверенного пользователя;
Приемами и навыками позитивного делового общения и ведения телефонных переговоров;
Личными
позитивными
доброжелательным и лояльным.
качествами:
быть
коммуникабельным,
внимательным,
III. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
11. Менеджер обязан:
Осуществлять подготовку документов, необходимых для получения въездных виз для
Клиентов и Работников Общества в консульских службах посольств иностранных государств и
визовых центрах. При необходимости готовить документы для получения российской визовой
поддержки иностранных партнеров Общества, въезжающих в нашу страну по приглашению
Общества.
РФ.
Осуществлять взаимодействие с консульскими службами посольств, КД МИД РФ и ПВУ МВД
Вовремя оплачивать следуемые консульские сборы и иные обязательные платежи для
получения виз и приглашений.
Оперативно докладывать непосредственному начальству обо всех изменениях в работе
консульских служб посольств иностранных государств, КД МИД РФ и ПВУ МВД РФ – порядке
работы, приема документов, стоимости и порядка оплаты сборов, пошлин и иных следуемых
платежей.
Осуществлять получение и ответственное хранение общегражданских заграничных
паспортов и иных документов Клиентов и Работников Общества, выезжающих за рубеж.
Осуществлять ведение принятой в Обществе отчетной и учетной документации, связанной с
оборотом в Обществе общегражданских заграничных паспортов Клиентов и иной информации о
Клиентах Общества.
Взаимодействовать с другими структурными
осуществления своих должностных полномочий.
подразделениями
Общества,
для
Участвовать в подготовке принятой в обществе отчетной документации, в том числе актов,
смет, договоров, ежемесячных отчетов, и других документов, связанных с основной
деятельностью визового отдела, в пределах своей компетенции.
Своевременно и качественно оказывать надлежащие визовые услуги Работникам и
Клиентам Общества.
Вести финансовую отчетность по платежам и иным затратам, связанным с получением виз и
оформлением приглашений.
Выполнять требования нормативных документов по сохранению коммерческой тайны и
конфиденциальной информации, защите и соблюдению конфиденциальности персональных
данных Клиентов и Работников Общества.
Соблюдать положения трудового договора и Правил внутреннего трудового распорядка,
трудовую и производственную дисциплину.
Повышать собственную квалификацию.
2
Выполнять поручения непосредственного начальника в рамках компетенции, определенной
настоящей Должностной инструкцией.
Самостоятельно и по указанию непосредственного начальника готовить проекты ответов,
писем, отчетов, справок и иных документов. Вести переписку в рамках исполнения обязанностей,
определенных настоящей Должностной инструкцией.
12. Менеджер должен:
Планировать рабочее время в соответствии с вмененным графиком оптимального
расходования рабочего времени (см. Приложение №1);
Поддерживать хорошие отношения с коллегами и руководством для создания рабочей
дружелюбной атмосферы и эффективной работы в Обществе;
Соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка;
Соблюдать установленный в Обществе режим конфиденциальности персональных данных,
соблюдать меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, как на
бумажных носителях, так и в информационных системах Общества;
Соблюдать правила пожарной безопасности, требования техники безопасности и санитарногигиенических норм и иных локальных нормативных актов, которыми регламентируется
деятельность Общества;
Соблюдать запрет на внос в помещения Общества взрывчатых, отравляющих и
пожароопасных веществ, пользоваться нестандартными электроприборами и нагревателями;
Соблюдать запрет на курение и курить только в местах, специально оборудованных и
отведенных для курения;
Не находиться в помещениях Общества в состоянии алкогольного, наркотического или
токсического опьянения.
IV. ПРАВА
13. Менеджер имеет право:
Запрашивать информацию у специалистов и руководителей Общества, получать
необходимые материалы и документы по вопросам, относящимся к служебным обязанностям
Менеджера.
Требовать от руководства Общества обеспечения организационно-технических и санитарногигиенических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
Вносить свои предложения по усовершенствованию технологии работы отдела, по
улучшению своего рабочего места, улучшению качества работы на рассмотрение
непосредственного начальника либо руководителей Общества.
В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех
выявленных в процессе деятельности недостатках, вносить предложения по их устранению.
Принимать решения, рассматривать и согласовывать документы, в пределах своей
компетенции.
Знакомиться с проектами решений руководства Общества, касающимися его деятельности.
Участвовать в подготовке проектов документов, связанных с деятельностью отдела.
Требовать от руководства Общества оказания содействия в обеспечении своих прав.
14. Менеджер не имеет права:
Допускать публичные высказывания, суждения или оценки, в том числе в средствах
массовой информации, в отношении деятельности Общества, решений его руководителей,
профессионализма коллег и т.п.
В общении допускать высказывания, оскорбляющие честь и достоинство, национальные или
религиозные чувства собеседника или третьих лиц, а также употреблять ненормативную лексику.
Отвечать на любые запросы, поступающие от средств массовой информации или иных лиц
и организаций, и должен оперативно передавать их непосредственному начальнику.
Без разрешения руководителей Общества вступать в беседу, отвечать на вопросы,
предоставлять
информацию
или
документы
сотрудникам
официальных
ведомств,
осуществляющих проверку деятельности Общества.
3
При исполнении трудовых обязанностей использовать электронно-вычислительные машины
(ПЭВМ) и/или видеодисплейные терминалы (ВДТ) и/или копировально-множительную технику
(КМТ) более 50% своего рабочего времени в течение рабочего дня.
V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
15. Менеджер несет ответственность за:
Неисполнение либо ненадлежащее, либо несвоевременное исполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, в пределах,
определенных трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством
Российской Федерации.
Совершенные в процессе своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных
административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Невыполнение или ненадлежащее выполнение приказов, распоряжений и поручений
начальника отдела и других руководителей Общества в пределах, определенных трудовым и
гражданским законодательством Российской Федерации.
Правильность
и
достоверность
заполнение
и
регламентированной требованиями и стандартами Общества.
ведение
всей
документации,
Сохранность полученных для исполнения должностных обязанностей технических средств,
программного обеспечения, мебели, и иного имущества, которое принадлежит Обществу или за
которое Общество несет ответственность перед третьими лицами.
Разглашение внутренней информации, содержащей конфиденциальные сведения,
коммерческую тайну, в том числе персональные данные, в пределах, определенных
действующим трудовым, административным, уголовным и гражданским законодательством
Российской Федерации.
За подотчетные целевые суммы денежных средств, полученные для осуществления
возложенных настоящей инструкцией функций и обязанностей.
За свои виновные действия, которые привели к срыву сроков сдачи документов на
получение виз, выдачу Клиентам ненадлежащих документов, к обоснованным отказам в выдаче
визы из-за нарушения норм визового делопроизводства, в пределах размера ущерба, в виде
выплаченным Клиентам по данным обстоятельствам сумм материальной компенсации.
Соблюдение графика работы, режима рабочего времени, техники безопасности, трудовой и
производственной дисциплины.
Содержание рабочего места в чистоте и порядке.
Соблюдение требований дресс-кода Общества на рабочем месте.
Использование ресурсов сети Интернет только в целях исполнения должностных
обязанностей.
За причинение материального ущерба Обществу - в пределах, определенных действующим
трудовым, административным, уголовным и гражданским законодательством Российской
Федерации.
VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ
16. Менеджер получает задания, приказы и информацию, необходимую ему для исполнения
должностных обязанностей, непосредственно от начальника отдела.
Если Менеджер получил указание, задание, приказ не от своего непосредственного
начальника, то он должен сразу же поставить об этом в известность своего непосредственного
начальника. Менеджер исполняет данное поручения, если его непосредственный начальник его
не отменил.
17. Менеджер готовит проекты письменных документов в адрес любых третьих лиц или
организаций только по поручению непосредственного начальника. Менеджер не должен
направлять письменные документы, которые он подготовил по поручению непосредственного
начальника в адрес третьих лиц, без получения письменной визы или иного письменного
одобрения (например, электронным письмом) непосредственного начальника.
Менеджер ведет любую служебную переписку с использованием электронной связи только с
одобрения непосредственного начальника.
Менеджер обязан контролировать, чтобы срок направления ответов, которые он готовит в
адрес третьих лиц или организаций, не превышал 30 суток, если только законодательством или
непосредственным начальником не определен иной, более короткий срок для предоставления
ответа.
18. Менеджер предоставляет информацию или документы другим сотрудникам Общества
только с санкции непосредственного начальника.
4
VII. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
19. Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых
хранится в отделе кадров Общества, другой - у работника.
20. Любые положения настоящей должностной инструкции, в том числе, задачи,
обязанности, права и ответственность работника могут быть уточнены в соответствии с
изменением структуры, задач и функций Общества и отдела, либо рабочего места работника.
21. Изменения и дополнения в настоящую должностную инструкцию вносятся приказом
Генерального директора.
VII. ПРИЛОЖЕНИЕ №1:
Вмененный график оптимального расходования рабочего времени, в 1 экз., на 3 листах.
Должностную инструкцию РАЗРАБОТАЛ:
Юрист ООО «Дядя Лёня»
_____________
____________
«___» ______________ 20__ г.
СОГЛАСОВАНО:
Начальник отела кадров ООО «Дядя Лёня
_____________
____________
«___» ______________ 20__ г.
Начальник визового отдела ООО «Дядя Лёня» _____________
_______________
«___» ______________ 20__ г.
С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН(А): ___________________
/_____________________/
(подпись)
ПРИЛОЖЕНИЕ №1
к Должностной инструкции менеджера визового отдела № ___/ДИ
ВМЕНЕННЫЙ Г Р А Ф И К
ОПТИМАЛЬНОГО РАСХОДОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ, ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ ТРУДОВЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ
МЕНЕДЖЕРА
Вмененный график оптимального расходования рабочего времени, при
трудовых обязанностей Менеджера (далее – График) позволяет все элементы
рабочего времени на рабочем месте привести в соответствие с типовыми
организации деятельности Общества и наиболее эффективно использовать
трудовые ресурсы.
выполнении
организации
решениями
имеющиеся
При исполнении трудовых обязанностей Менеджер не имеет права использовать
электронно-вычислительные машины (ПЭВМ) и/или видеодисплейные терминалы (ВДТ) и/или
копировально-множительную технику (КМТ) более 50% своего рабочего времени в течение
рабочего дня.
График определяет только действия, входящие в состав производительной работы, без
учета временных затрат, происходящих из-за виновных действий работника.
График должен быть взят за основу планирования расходов рабочего времени при
выполнении должностных обязанностей Менеджера.
5
Время
начала
действия
(часыминуты)
Время
окончания
действия
(часыминуты)
Подготовка рабочего места,
включение компьютера
10-00
10-05
Работа за компьютером.
Изучение поступившей
электронной почты
10-05
10-25
электромагнитное
поле
широкополосного
спектра частот от
ПЭВМ
20
Работа за компьютером.
Пересылка поступивших
входящих электронных писем
и запросов сотрудникам для
исполнения
10-25
10-35
электромагнитное
поле
широкополосного
спектра частот от
ПЭВМ
10
Работа за компьютером.
Направление ответов на
поступившие входящие
запросы и письма, не
требующие дополнительного
изучения обстоятельств, в них
изложенных
10-35
10-55
электромагнитное
поле
широкополосного
спектра частот от
ПЭВМ
20
Регламентированный перерыв
и производственная
гимнастика на рабочем месте
10-55
11-05
10
Прием общегражданских
заграничных паспортов и иных
документов Клиентов и
Работников Общества,
выезжающих за рубеж.
11-05
12-55
110
Работа по повышению
квалификации
12-55
13-25
30
Обеденный перерыв
13-25
14-25
60
14-25
15-55
90
Регламентированный перерыв
и производственная
гимнастика на рабочем месте
Подготовка документов,
необходимых для получения
въездных виз для Клиентов и
Работников
Общества
в
консульских
службах
посольств
иностранных
государств и визовых центрах,
передача
документов
в
консульство, визовый центр
15-55
16-05
10
16-05
18-05
120
Работа за компьютером.
Изучение поступившей в
течение рабочего дня
18-05
18-15
Вид деятельности
Телефонные переговоры с
партнерами, клиентами по
вопросам
оформления
въездных виз
Наименование
вредного фактора
Затрачено
(минуты)
05
электромагнитное
поле
широкополосного
10
6
электронной почты
спектра частот от
ПЭВМ
Работа за компьютером.
Пересылка поступивших
входящих электронных писем
и запросов сотрудникам для
исполнения
18-15
18-30
электромагнитное
поле
широкополосного
спектра частот от
ПЭВМ
15
Работа за компьютером.
Направление ответов на
поступившие входящие
запросы и письма, не
требующие дополнительного
изучения обстоятельств, в них
изложенных
18-30
18-40
электромагнитное
поле
широкополосного
спектра частот от
ПЭВМ
10
Совещание с начальником
отдела, решение текущих
производственных проблем,
постановка задач на
следующий рабочий день
18-40
18-50
10
Составление плана на
следующий рабочий день,
уборка рабочего места,
выключение компьютера
18-50
19-00
10
Итого время работы на ПЭВМ в течение рабочего дня
85 / 15%
График РАЗРАБОТАЛ:
Юрист ООО «Дядя Лёня»
_____________
____________
«___» ______________ 20__ г.
СОГЛАСОВАНО:
Начальник отела кадров ООО «Дядя Лёня
_____________
____________
«___» ______________ 20__ г.
Начальник визового отдела ООО «Дядя Лёня» _____________
_______________
«___» ______________ 20__ г.
ОЗНАКОМЛЕН(А):
___________________
(подпись)
/_____________________/
12 июля 2007 года
12 февраля 2012 года
Актуально по 05 февраля 2015 года
7