Правила сдачи дела в архив суда

Правила сдачи дела в архив суда
Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учетностатистических карточек принимает председатель суда.
В судебных делах (нарядах), подлежащих сдаче в архив на постоянное и временное
хранение (свыше 10 лет), работники отдела делопроизводства суда должны прошить и
пронумеровать все приобщенные к делу документы, составить их внутреннюю опись, а
также произвести другие действия по подготовке дела к сдаче, тщательно просмотрев все
производство по делу и обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную
силу судебного решения.
В конце дела (наряда), производства на отдельном листе — заверителе
составляется заверительная надпись. Обложка дела и производства оформляется в
соответствии с п. 2.16 Инструкции о порядке хранения, отбора и сдачи в архив
документов федеральных судов общей юрисдикции, их комплектования, учета и
использования, утвержденной приказом Судебного департамент от 28.12 2005 г. № 157.
Полное оформление дел общего делопроизводства предусматривает подшивку или
переплет дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела и
заверительной описи, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку. Во всех
нарядах, включая наряды с документами по личному составу, составляется опись с
указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде. Листы,
на которых сделана внутренняя опись, нумеруется отдельно. Количество листов
внутренней описи указывается в заверительной описи после общего количества листов в
наряде через арифметический знак плюс.
Оконченные регистрационные журналы или книги, учетно-статистические
карточки готовятся к сдаче в архив работниками отдела делопроизводства или отдела,
ответственного за ведение этих документов, которые нумеруют листы, а на оборотной
стороне последнего чистого листа делают заверительную подпись.
На обложке регистрационного журнала или книги согласно сводной номенклатуре
дел проставляется срок хранения и указывается количество листов.
Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек работник отдела
делопроизводства проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.
После сдачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках
(ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об
административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. Учетностатистические карточки передаются в архив с алфавитным указателем.
Результаты сдачи дел на архивное хранение оформляются актом, в котором
указываются: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера.
Акт подписывается секретарем, работником, отвечающим за ведение архива, и
начальником отдела делопроизводства и утверждается председателем суда.
В целях обеспечения сохранности архивных документов в архиве, поддержания их
в нормальном физическом состоянии должны строго соблюдаться и выполняться
нормативные условия хранения архивных документов (пригодность помещения —
огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность,
состояние помещения, охранный режим и т.п.).
Работник архива суда обязан:
1. Выдавать документальные материалы в структурные подразделения суда
2. Выдавать справки о реабилитации и выписки из архивных документов
3. Направлять на основании письменного запроса материалов в другие организации и
учреждения по указанию председателя суда
4. Информировать председателя суда о составе и содержании документальных
материалов
5. Осуществлять техническую обработку дел постоянного и временного сроков
хранения и по личному составу
6. Составлять описи дел постоянного и временного хранения и их согласование с
экспертными комиссиями архивных учреждений субъекта РФ
7. Отбор дел к уничтожению и составление актов о выделении дел к уничтожению