Форму Дела учёта бланков (выписок)

УТВЕРЖДЕНО
Решением Правления
Нотариальной палаты
Республики Татарстан,
9 июня 2010 года,
протокол № 3
Президент НП РТ
___________ О.И. Гришина
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке обращения, учёта и использования бланка единого образца для
совершения нотариальных действий нотариусами Республики Татарстан.
1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Положением о
порядке изготовления, обращения, учёта и использования бланка единого образца
для совершения нотариальных действий, утвержденным решением Правления
Федеральной нотариальной палаты от 21-22 декабря 2009 года (Протокол №
14/09) регулирует порядок обращения, учёта и использования бланка
установленного образца в сфере нотариального делопроизводства для совершения
нотариальных действий (далее - бланк) нотариусами Республики Татарстан.
Бланк единого образца вводится в нотариальное делопроизводство
нотариусов России с 01 июля 2010 года.
2. Бланк вводится с целью повышения эффективности защиты прав и
законных интересов граждан и юридических лиц при совершении ими
юридически значимых действий, оформляемых в нотариальном порядке.
3. Бланк изготавливается типографским способом с применением
нескольких степеней защиты для защищённой от подделок полиграфической
продукции (уровень «В»), согласно Приказу Министерства финансов Российской
Федерации от 07.02.2003 г. № 14Н.
Бланк имеет формат 210*297 мм (А4), изготавливается на специальной
бумаге с водяными знаками ограниченного распространения плотностью 90 г/м2,
а также с использованием иных видов защиты.
Оригинал – макет и техническое описание бланка утверждены
Правлением Федеральной нотариальной палаты.
Бланк имеет сквозную нумерацию с указанием учётной серии, кода
региона и семизначного порядкового номера. Бланк относится к документам
строгой отчётности.
4. Бланк применяется нотариусами, занимающимися частной практикой
(далее - нотариус), при совершении ими всех видов нотариальных действий за
исключением:
- свидетельствования верности копий документов и выписок из них;
- свидетельствования верности перевода документа с одного языка на другой;
- свидетельствования подлинности подписи переводчика;
2
- совершения исполнительных надписей;
- свидетельствования подлинности подписи на документе, форма
которого установлена законодательным или иным правовым актом;
В случае, если нормативным актом предусмотрено, что бланк применяется
нотариусами и для свидетельствования подлинности подписи на документе,
форма которого установлена законодательным или иным правовым актом,
применение бланка нотариусами осуществляется в порядке, установленном
данным нормативным актом.
На бланке оформляются все страницы всех экземпляров нотариального акта.
Не подлежат оформлению на бланках и выполняются на обычной бумаге
экземпляры документов, которые остаются в делах у нотариуса, а также
экземпляр стороны договора, производящей отчуждение имущества по
соответствующему договору, с отметкой на оставшихся у нотариуса экземплярах
серии и номера бланка.
Не допускается применение бланков, предназначенных для совершения
нотариальных действий, при изготовлении писем нотариуса или иных
документов, не связанных с оформлением нотариального действия.
Не допускается применение бланков при оформлении нотариальных
документов, предназначенных для действия за границей.
Дубликаты документов, экземпляры которых хранятся в делах нотариусов, в
случаях выдачи подлинников на бланках также выдаются на бланках.
При оформлении сделки, основанием для удостоверения которой является
правоустанавливающий документ, выполненный на бланке установленного
образца, ссылка в последующем договоре или ином документе, удостоверяемом
нотариусом, на серию и номер бланка обязательна.
Копии нотариально удостоверенных документов, выполненных на бланках,
должны содержать сведения о серии и номере бланка оригинала документа.
5. Нотариальная палата Республики Татарстан (далее – Палата) заключает
договор с изготовителем на изготовление и поставку бланков с указанием
необходимого количества бланков, сроков их изготовления, поставки и условий
оплаты. Бланки поставляются спецсвязью в Палату в упаковках.
6. Получение бланков от изготовителя и их выдача нотариусам
осуществляется в централизованном порядке Палатой.
7. Передача Палатой бланков нотариусам и получение от нотариусов
испорченных, неиспользованных бланков осуществляется в следующем порядке:
- после получения от изготовителя бланки хранятся в Палате;
- бланки передаются нотариусам только в Палате, вывоз бланков из Палаты
для передачи их нотариусам не допускается;
- лицами, имеющими право получать бланки в Палате, являются: нотариусы;
лица, временно исполняющие обязанности нотариуса; помощники нотариусов;
стажеры нотариусов; сотрудники нотариальных контор; иные представители
нотариуса. Сотрудник нотариальной конторы или иной представитель нотариуса
должны подтверждать свои полномочия на получение бланков доверенностью,
скреплённой печатью «Для документов» выдаваемой нотариусом (доверенности
хранятся в Нотариальной Палате Республики Татарстан);
3
- выдача бланков производится строго по порядку возрастания цифровых
индексов номеров;
- после получения бланков в Палате они в упаковке доставляются в
нотариальную контору лицом, их получившим, и помещаются в металлический
сейф, шкаф и (или) специально оборудованное помещение нотариальной
конторы. Нотариус отвечает за создание условий, исключающих порчу и хищение
бланков;
- передача бланков от одного нотариуса другому не допускается. При
прекращении деятельности нотариуса, оставшиеся неиспользованными бланки с
элементами защиты подлежат возврату в Палату, при этом составляется
соответствующий акт.
8. Палата ведёт в соответствующем разделе Единой Информационной
Системы (ЕИС) централизованный учёт бланков, полученных от изготовителя;
бланков, выданных в Палате нотариусам, или возвращённых ими в Палату.
Информация о бланках, полученных Палате от изготовителя, выданных в
Палате нотариусам или возвращённых ими в Палату, вводится в ЕИС
уполномоченным сотрудником Палаты и передается на сервер ФНП в день
совершения операции.
Информация о недействительных бланках (дубликатах, браке, недовложении,
а также утраты и хищении) вводится в ЕИС нотариусом, подтверждается
уполномоченным сотрудником Палаты и передается на сервер ФНП в день
получения соответствующего письменного сообщения от нотариуса или
обнаружения факта невозможности использования бланка в Палате.
Информация о бланках, использованных нотариусами для изготовления
нотариальных документов (по перечню видов нотариальных действий,
утвержденному Правлением ФНП), вводится в ЕИС нотариусом и передается на
сервер ФНП в день совершения нотариального действия, при этом также
указываются дата, реестровый номер и вид нотариального действия.
Информация об испорченных и неиспользованных бланках вводится в ЕИС
нотариусом, подтверждается уполномоченным сотрудником Палаты и передается
на сервер ФНП в день получения испорченных и неиспользованных бланков с
соответствующим письменным актом приёма – передачи от нотариуса.
9. Централизованный учёт бланков, а также размещение заказов, заключение
договоров на изготовление и поставку бланков, передача их нотариусам и
принятие бланков, возвращённых нотариусами (испорченных бланков,
неиспользованных бланков, экземпляров бланков с одинаковыми серийными и
порядковыми номерами, а также бланков с техническим браком), возлагается
Президентом НП РТ на уполномоченного на это сотрудника (сотрудников)
Палаты, который осуществляет весь комплекс мер по указанным вопросам
согласно настоящего положения и в том числе оперативное взаимодействие с
организациями,
нотариусами,
нотариальными
палатами
и
другими
заинтересованными лицами.
Нотариусом учёт бланков ведётся в соответствующем разделе ЕИС и путём
ведения дел учёта бланков, формируемых из операционных выписок.
4
Палата ведёт учёт бланков посредством пооперационного введения
информации в соответствующий раздел ЕИС и путём ведения дел учёта бланков,
формируемых из операционных выписок.
Информация в соответствующий раздел ЕИС вводится при передаче бланков
после их получения нотариусом в Палате. При получении нотариусом в Палате
бланков оформляется операционная выписка в двух экземплярах (один экземпляр
– для Палаты, другой – для нотариуса), подписываемых нотариусом (другим
лицом, получившим бланки) и сотрудником Палаты, отвечающим за работу с
бланками.
Операционные выписки регистрируются Палатой в журнале регистрации
операционных выписок, ведущемся в письменном виде.
Образец операционной выписки см. в Приложении № 1 к настоящему
Положению.
В операционных выписках не допускается наличие подчисток, приписок и
неоговоренных
исправлений.
Внесённые
исправления
оговариваются,
подтверждаются подписями нотариуса (лица, получившего бланки) и сотрудника
Палаты, отвечающего за работу с бланками, заверяются печатью Нотариальной
палаты РТ.
Дела учёта бланков (выписок) подлежат включению в номенклатуру дел
нотариуса и Палаты. Срок хранения дел учета бланков (выписок) – 10 (десять)
лет.
Форму Дела учёта бланков (выписок) НП РТ см. в Приложении № 2, форму
Дела учёта бланков (выписок) нотариуса см. в Приложении № 3.
10. Испорченные бланки целиком передаются нотариусом в Палату вместе с
отчётом об их использовании не позднее первого числа первого месяца квартала,
следующего за отчётным.
В Палате для уничтожения бланков создаётся комиссия в составе Президента
либо Вице – президента НП РТ, исполнительного директора НП РТ, члена
Правления НП РТ и двух сотрудников НП РТ, один из которых является лицом,
указанным в абзаце первом пункта 9 настоящего Положения. В состав комиссии
может входить нотариус, чьи испорченные бланки подлежат уничтожению.
11. Испорченные бланки, неиспользованные бланки, бланки с техническим
браком, а также бланки с одинаковыми серийными и порядковыми номерами
уничтожаются комиссией в Нотариальной палате Республики Татарстан способом
разрезания и измельчения с помощью электрического аппарата, что полностью
обеспечивает невозможность восстановления бланков и дальнейшего полного
либо частичного использования.
О факте и дате уничтожения бланков составляется акт, подписываемый
всеми членами комиссии. Соответствующая информация подлежит внесению в
ЕИС.
12. В случае обнаружения утраты, хищения или недовложения бланков в
сформированных изготовителем пачках, бланков с техническим браком, а также
бланков с одинаковыми серийными и порядковыми номерами, нотариус в тот же
день направляет письменное сообщение об этом в Нотариальную палату
Республики Татарстан. Сообщение составляется в двух экземплярах, один из
5
которых остается в делах нотариуса. Указанное сообщение подлежит хранению в
делах учёта бланков.
В вышеуказанном сообщении нотариусом указываются следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество нотариуса, местонахождение его нотариальной
конторы;
- дата выдачи нотариусу бланков;
- серия и порядковые номера бланков;
- дата обнаружения факта утраты, хищения, недовложения бланков или
обнаружения бланков с техническим браком, а также бланков с одинаковыми
серийными и порядковыми номерами.
К сообщению прилагаются копия ярлыка (ярлыков) пачки бланков,
экземпляры бланков с техническим браком или бланков с одинаковыми
серийными и порядковыми номерами. Оригиналы ярлыков хранятся у нотариуса.
В день получения письменного сообщения нотариуса или обнаружения в
Палате утраты или хищения бланков, Палата вносит соответствующую
информацию в ЕИС.
При наличии признаков хищения бланка (бланков) нотариус обязан заявить
об этом в установленном порядке также в органы внутренних дел в минимально
возможный срок с момента выявления хищения бланка (бланков).
13. При получении письменного сообщения об утраченных или похищенных
бланках, либо при обнаружении в Палате утраты или хищения бланков,
комиссией Палаты, создаваемой в соответствии с пунктом 10 настоящего
Положения, составляется акт по факту утраты/хищения бланков с указанием
причин происшедшего и реквизитов утраченных/похищенных бланков. Копия
акта в течение пяти рабочих дней с момента получения сообщения об утраченных
или похищенных бланках, или с момента обнаружения в Палате утраты или
хищения бланков, направляется в Федеральную нотариальную палату.
14. В случае обнаружения недовложения бланков изготовителем,
изготовления нескольких бланков с одинаковыми серийными и порядковыми
номерами (дублирование бланков), или изготовления бланков с техническим
браком, комиссией нотариальной палаты создаваемой в соответствии с пунктом
10 настоящего Положения, в двух экземплярах составляется акт, в котором
указываются дата и номер договора, на основании которого осуществлялась
поставка бланков, реквизиты и количество недостающих (продублированных)
бланков или бланков с техническим браком, дата получения Палатой бланков,
фамилия или номер упаковщика данной партии бланков, указанные на ярлыке
каждой пачки бланков, в которой обнаружен недостаток, дублирование или
технический брак бланков. Первый экземпляр акта хранится в деле учёта бланков
(выписок) Палаты, а второй экземпляр акта, с приложением копии ярлыка
(ярлыков), высылается Палатой в адрес изготовителя бланков в течение пяти
рабочих дней с момента составления акта. Копия акта с приложением копии
ярлыка (ярлыков) направляется в Федеральную нотариальную палату.
Палата вносит соответствующую информацию в ЕИС в порядке,
установленном Положением о ЕИС.
15. Настоящее Положение вступает в силу с 01 июля 2010 года.
6
7
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к Положению о порядке обращения, учёта и использования бланка единого
образца для совершения нотариальных действий нотариусами Республики
Татарстан, утверждённому Решением Правления Нотариальной палаты
Республики Татарстан от 9 июня 2010 года, протокол № 3.
ОБРАЗЕЦ ОПЕРАЦИОННОЙ ВЫПИСКИ:
НОТАРИАЛЬНАЯ ПАЛАТА
РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН
420021, г. Казань,
ул. Левобулачная, д. 56
тел.: (8843) 236-24-24,факс: 236-33-03,
e-mail: info@nprt.ru
«___» ____________ 20__ г.
№ _____________________
ОПЕРАЦИОННАЯ ВЫПИСКА
Бланки серии
№ __________________
_________________
с
в
количестве
__________
штук
______________________________________.
№
________________
выданы
по
нотариусу
Настоящая операционная выписка оформлена в двух экземплярах, один из
которых хранится в Деле учёта бланков (выписок) Нотариальной палаты
Республики Татарстан, второй экземпляр выдается нотариусу.
Бланки передал: ________________________________________
Бланки принял: _________________________________________
8
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к Положению о порядке обращения, учёта и использования бланка единого
образца для совершения нотариальных действий нотариусами Республики
Татарстан, утверждённому Решением Правления Нотариальной палаты
Республики Татарстан от 9 июня 2010 года, протокол № 3.
ФОРМА ДЕЛА УЧЁТА БЛАНКОВ (ВЫПИСОК)
НОТАРИАЛЬНОЙ ПАЛАТЫ:
Обложка
НОТАРИАЛЬНАЯ ПАЛАТА
РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН
__________________________________________________________________
_________________
420021, г. Казань, ул. Левобулачная, д. 56
тел.: (8843) 236-24-24,факс: 236-33-03,
e-mail: info@nprt.ru
ДЕЛО
УЧЁТА БЛАНКОВ (ВЫПИСОК)
___ квартал 20__ г.
Срок хранения: 10 лет
9
Внутри дела хранятся:
- экземпляры операционных выписок,
выдаваемых нотариальной палатой нотариусам;
-квартальные отчёты нотариусов об использовании бланков;
- сводный отчёт нотариальной палаты об использовании нотариусами
бланков;
- акты об уничтожении испорченных бланков;
- сообщения нотариусов об обнаружении утраты,
хищения или недовложения бланков в пачках,
бланков с техническим браком и бланков с одинаковыми серийными
и порядковыми номерами;
- акты комиссии об обнаружении недовложения бланков изготовителем,
изготовления нескольких бланков с одинаковыми серийными и порядковыми
номерами (дублирование бланков), или изготовления бланков с техническим
браком;
- копии ярлыков пачек бланков
10
ПРИЛОЖЕНИЕ № 3
к Положению о порядке обращения, учёта и использования бланка единого
образца для совершения нотариальных действий нотариусами Республики
Татарстан, утверждённому Решением Правления Нотариальной палаты
Республики Татарстан от 9 июня 2010 года, протокол № 3.
ФОРМА ДЕЛА УЧЁТА БЛАНКОВ (ВЫПИСОК)
НОТАРИУСА:
Обложка
НОТАРИУС
__________________________________________________________________
наименование нотариального округа
__________________________________________________________________
фамилия и инициалы нотариуса
ДЕЛО
УЧЁТА БЛАНКОВ (ВЫПИСОК)
Начато: ______________________
Окончено: ____________________
Срок хранения: 10 лет
11
Внутри дела хранятся:
- экземпляры операционных выписок,
выдаваемых нотариальной палатой нотариусам;
-квартальные отчёты нотариусов об использовании бланков;
- сообщения нотариусов об обнаружении утраты,
хищения или недовложения бланков в пачках,
бланков с техническим браком и бланков с одинаковыми серийными
и порядковыми номерами;
- ярлыки пачек бланков (хранятся в деле в том случае,
если в отчётном квартале были обнаружены утрата,
хищение или недовложение бланков в пачках,
бланки с техническим браком и бланки с одинаковыми серийными
и порядковыми номерами)
12
- удостоверение времени предъявления документа;
- обеспечение доказательства (приложения к протоколу осмотра
доказательств).