Памятка о порядке выдачи дел из архивохранилищ

ПАМЯТКА
о порядке выдачи дел из архивохранилищ
(для муниципальных архивов)
1. Общие требования.
1.1. Не выдаются из архивохранилища архивные дела (документы), не
прошедшие научного описания и технического оформления
1.2. Выдаются из хранилищ архивные дела (документы):
- для использования (исследователям в читальный зал, сотрудникам архива в
рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное пользование);
- для проведения архивных работ с документами (усовершенствования НСА,
подшивки, нумерации листов и др.);
- в рабочие помещения сотрудникам архива;
1.3. Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:
- особо ценные документы;
- несброшюрованные архивные документы;
- дела, не имеющие листов-заверителей;
- дела, содержащие архивные документы, потенциально представляющие
интерес для коллекционеров (автографы, открытки, марки и др.).
Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе.
1.4. Сроки выдачи архивных документов:
- до одного месяца – пользователям в читальный зал и работникам архива
- не более двух недель – особо ценные документы
- до трех месяцев – фондообразователям;
- до шести месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
- на срок, определенный договором о проведении выставки – для экспонирования
Продление сроков допускается с разрешения руководства архива (куратора).
Описи выдаются на срок не более 5 дней.
2. Оформление выдачи архивных документов, учет.
2.1. Выдача архивных документов в читальный зал оформляется заказом
(требованием) на выдачу архивных документов - форма 121, регистрируется в книге
учета выдачи архивных документов из архивохранилища (форма 241) в читальный
зал. Исполненный заказ (требование) хранится в личном деле пользователя.
2.2. Выдача архивных документов во временное пользование производится
по гарантийному письму из организации (учреждения), письменному заявлению
фондосдатчика (физического лица), с разрешения руководства (куратора) архива.
Выдача дел (документов) оформляется актом о выдаче архивных документов во
временное пользование - форма 21, регистрируется в книге учета выдачи архивных
документов из архивохранилища (форма 241) во временное пользование (фондообразователям).
Приложения к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук
1
2
2.3. Выдача архивных дел специалистам архива для использования в служебных целях регистрируется этими специалистами в книге учета выдачи архивных документов из архивохранилища (форма 241) сотрудникам.
Если в архиве выдачу дел осуществляет один специалист, то выдача дел
также оформляется заказом (требованием) и регистрируется этим специалистом в
книге учета выдачи дел сотрудникам архива под личную роспись получателя дел.
2.4. Выдача архивных документов из архивохранилищ регистрируется в
книгах выдачи архивных документов из архивохранилища, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи (заносятся сведения о дате
выдачи, NN фонда, описи, дела, кому выданы, отметка о возврате – форма 241).
2.5. Учет выдачи описей дел регистрируется в книге учета выдачи описей.
2.6. На место выдаваемых из хранилища дел, описей, документов подкладывается карта-заместитель (форма 141), в которой проставляется номер фонда,
описи, единицы хранения, когда и кому выдано, подпись специалиста и отметка о
возврате дела.
2.7. При выдаче дел из архивохранилищ:
- проверяется оформление обложек (шифр, заголовок, крайние даты, количество листов);
- при наличии неоформленной обложки и больших исправлений, следует
оформлять (переоформлять) обложки;
- проверяется наличие листа использования, листа-заверителя, листа проверки (вклеивать при их отсутствии);
- сверяется архивный шифр и заголовок с описью дел;
- проводится полистная проверка дел (в установленных случаях).
При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных документов, изъятых из дела, на оборотной стороне каждого листа вне текста проставляется
архивный шифр.
3. Контроль за своевременным возвратом дел.
3.1.Контроль за обеспечением сохранности и своевременным возвратом выдаваемых из архивохранилищ дел осуществляется путем:
- выверки книг учета выдачи дел один раз в месяц;
- выборочной проверки наличия выдаваемых дел;
- полистной проверки (в установленном порядке);
- проверок сохранности дел, выданных во временное пользование непосредственно у фондообразователя.
3.2. Факт обнаружения повреждений дел, отдельных документов незамедлительно доводится до сведения руководства (куратора) архива, составляется акт о
повреждении. Акт подписывается специалистом хранилища, сотрудником архива,
которые обнаружили данный факт.
3.3 Дела подкладываются в течение одного - двух дней после поступления их
в хранилища вместо карты-заместителя.