Управление информационных технологий Воронежской

Управление информационных технологий Воронежской области
ПРИКАЗ
25 февраля 2009 года
№01-06/011
Воронеж
О внедрении системы обмена сообщениями
органов власти Воронежской области
В целях повышения эффективности государственного управления на
основе внедрения в информационную инфраструктуру органов власти
Воронежской области современных информационно-коммуникационных
технологий, обеспечения эффективного информационного обмена органов
власти Воронежской области
п р и к а з ы в а ю:
1.
Утвердить прилагаемые:
1.1. План-график внедрения системы обмена сообщениями органов
власти Воронежской области на основе Microsoft Exchange Server 2007.
1.2. Регламент работы системы обмена сообщениями органов власти
Воронежской области.
2.
Заместителю
руководителя
управления
информационных
технологий – начальнику отдела информационно-коммуникационных систем
(Федосов) совместно со структурными подразделениями правительства
Воронежской области и исполнительными органами государственной власти
области обеспечить:
2.1. Выполнение мероприятий плана-графика в установленные сроки.
2.2. Соблюдение регламента работы системы обмена сообщениями
органов власти области.
3.
Руководителям органов местного самоуправления рекомендуется
обеспечить:
3.1. Выполнение мероприятий плана-графика в установленные сроки.
3.2. Соблюдение регламента работы системы обмена сообщениями
органов власти области.
4.
Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Руководитель управления
Юрочкин
А.Г.
Приложение
к приказу управления
информационных технологий
Воронежской области
от 25.02.2009 г. № 01-06/011
Регламент работы системы обмена сообщениями
органов власти области
1.
Основные положения
1.1.
Назначение системы
Система обмена сообщениями органов власти области предназначена
для обмена электронной информацией в правительстве Воронежской
области, в исполнительных органах государственной власти области,
в органах местного самоуправления области, в областной Думе, в других
органах
власти
и
подведомственных
им
организациях
(далее
-
подразделения), подключенных к информационно-телекоммуникационной
сети (ИТКС) области.
1.2.
Порядок работы в системе, сопровождение и обеспечение
функционирования определяются настоящим регламентом.
2.
Описание системы
2.1.
Система обмена сообщениями органов власти области построена
на основе программного обеспечения Microsoft Exchange Server 2007 с
использованием почтового домена: govvrn.ru.
2.2.
Серверная
инфраструктура
системы
обмена
сообщениями
территориально распределена по области. Пользователи, территориально
находящиеся в г. Воронеже, подключаются к серверам, расположенным в
центральном
информационно-коммуникационном
узле.
Пользователи,
находящиеся в районах области, подключаются к серверу, расположенному в
информационно-коммуникационном узле своего района.
2.3.
В качестве клиентского программного обеспечения используется
Microsoft Office Outlook 2007, Web-клиент Outlook. При использовании
другого почтового клиентского обеспечения без проведения дополнительных
настроек будет доступен ограниченный функционал коммуникационных
сервисов системы, не будет
доступна
автоматическая
актуализация
централизованной адресной книги и др.
2.4.
В системе существуют следующие типы адресов электронной
почты:
- закрепленные за подразделениями;
- персональные
адреса
электронной
почты,
закрепленные
за
сотрудниками подразделений.
2.5.
Централизованная адресная книга системы обмена сообщениями
имеет следующую архитектуру:
- в разделе «справочник организации» существуют подразделы,
которые в соответствии со структурой органов власти области содержат
адреса электронной почты, закрепленные за подразделениями;
- в разделе «глобальный список адресов» содержатся все адреса
электронной почты системы, работает механизм поиска абонентов;
- в адресной книге системы существуют списки рассылки, содержащие
в себе наборы адресов абонентов для коллективной рассылки сообщений,
создание и изменение списков рассылки описывается в пункте 3.5.;
- содержание адресной книги в системе изменяется автоматически
и реплицируется на все серверы и подключенные рабочие станции, с учетом
требований пункта 2.3.
2.6.
В системе обмена сообщениями функционирует модуль для
защиты от нежелательной почты. Порядок работы и сопровождения модуля
защиты от нежелательной почты описывается в пункте 8.
3.
Сопровождение и администрирование системы
3.1.
Общее
осуществляют
администрирование
специалисты
системы
управления
обмена
информационных
сообщениями
технологий
области.
3.2.
Управление адресами электронной почты, закрепленными за
подразделениями, изменение структуры адресной книги осуществляют
специалисты управления информационных технологий области на основании
информации, полученной из управления государственной, муниципальной
службы и кадровой политики правительства области.
3.3.
В подразделениях для самостоятельного управления учетными
записями и другими настройками своего организационного подразделения в
системе назначается системный администратор. Сведения о нем (Ф.И.О.,
должность,
телефон)
направляются
в
управление
информационных
технологий области.
3.4.
Управление информационных технологий области предоставляет
назначенному системному администратору необходимые полномочия по
управлению
учетными
организационного
записями
и
подразделения
в
другими
системе
настройками
и
своего
обеспечивает
его
инструкциями и методическими материалами по администрированию
системы.
3.5.
Списки
рассылки
в
системе
создают
и
модифицируют
специалисты управления информационных технологий области после
получения соответствующего обращения от руководителя подразделения.
3.6.
Режим работы системы обмена сообщениями: 24 часа в сутки, 7
дней в неделю.
4.
Регламент обслуживания
4.1.
Установку и обновление серверной части программного и
аппаратного обеспечения, проведение регламентных работ по техническому
обслуживанию, резервное копирование и восстановление после сбоев
системы обеспечивает управление информационных технологий области.
4.2.
Работы
по
обслуживанию
серверов,
расположенных
в
муниципальных районах и городских округах области, по согласованию с
управлением
информационных
технологий
области
осуществляют
назначенные в районах системные администраторы.
4.3.
Резервное
копирование
хранилищ
пользователей производится один раз в сутки.
Ежедневные резервные копии хранятся 7 дней.
почтовых
ящиков
Ежемесячные резервные копии хранятся год.
5.
Общий порядок работы с системой обмена сообщениями
органов власти области
5.1.
Пользователи системы все передаваемые по электронной почте
файлы проверяют средствами антивирусной защиты.
5.2.
При передаче объемной информации (более 200 кБ) пользователи
системы для уменьшения ее объема информацию архивируют.
5.3.
Объем передаваемой информации в зависимости от топологии
сети и скорости каналов связи ограничивается техническими средствами
системы.
5.4.
Если объем переданного сообщения превысил допустимый
объем, то сообщение не доставляется адресату, а отправителю сообщения
приходит уведомление.
5.5.
Максимальный объем передаваемой информации в одном
почтовом сообщении для абонентов системы, подключенных к серверам,
расположенным в центральном информационно-коммуникационном узле,
составляет 10 мБ.
5.6.
Максимальный объем передаваемой информации в одном
почтовом сообщении для абонентов системы, подключенных к серверу,
расположенному в районном информационно-коммуникационном узле,
составляет 2 мБ.
5.7.
Максимальный объем передаваемой информации для конкретных
абонентов может изменяться при изменении пропускной способности
каналов связи и других влияющих на работу факторов.
5.8.
Максимальный размер почтового ящика пользователя для
хранения сообщений составляет 200 Мб.
5.9.
При
изменении
количества
пользователей
системы
или
серверных аппаратных ресурсов максимальный размер почтового ящика
пользователя может изменяться.
5.10. Для оптимизации работы с системой пользователи в почтовом
клиенте
Microsoft
Office
Outlook
архивируют
старые
сообщения
с периодичностью 2 раза в месяц. Если автоархивация в почтовом клиенте не
включена, то Outlook выдаст соответствующее предложение и автоматически
сможет ее включить.
5.11. В системе запрещается передача информации, не относящейся
к служебной деятельности.
5.12. Вся
передаваемая
в
системе
информация
может
контролироваться соответствующими уполномоченными службами.
6.
Правила
использования
адресов
электронной
почты,
рабочим
местом,
закрепленных за подразделениями
6.1.
За
каждым
автоматизированным
предназначенным для работы в системе с адресом электронной почты,
закрепленным за подразделением (пункт 2.5), назначается ответственный
оператор электронной почты из числа сотрудников этого подразделения.
6.2.
Оператор электронной почты не реже двух раз каждый рабочий
день (в 10-00 и 15-00) проверяет наличие новых сообщений.
6.3.
За работу с адресом электронной почты, закрепленным за
подразделением, ответственность несет назначенный оператор электронной
почты.
7.
Правила
использования
адресов
электронной
почты,
с которых производится отправка и получение электронных сообщений
из сети Интернет
7.1.
Отправка и получение электронных сообщений из сети Интернет
разрешена с адресов электронной почты, закрепленных за подразделениями.
7.2.
Для отправки и получения электронных сообщений из сети
Интернет с персонального адреса электронной почты в управление
информационных технологий области направляется запрос с указанием
сотрудника
(Ф.И.О.,
электронной почты.
должность,
телефон),
ответственного
за
адрес
7.3.
После
получения
обращения
о
предоставлении
доступа
с персонального адреса электронной почты в сеть Интернет управлением
информационных технологий области проверяются технические условия и
возможность подключения данного почтового абонента к сети Интернет. При
положительном решении о подключении абонента специалисты управления
информационных технологий области вносят в систему соответствующие
изменения, позволяющие отправку и получение электронных сообщений из
сети Интернет с запрашиваемого адреса электронной почты.
7.4.
При
смене
ответственного
сотрудника
руководитель
соответствующего подразделения в срок не более 10 дней присылает в
управление информационных технологий области уведомление.
7.5.
На рабочем месте, предназначенном для работы с адресом
электронной почты, с которого осуществляется отправка и получение
электронных сообщений из сети Интернет, запрещается обрабатывать и
передавать информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с
законодательством
Российской
Федерации
(конфиденциальную
информацию, служебную информацию ограниченного доступа (ДСП),
персональные данные).
8.
Порядок работы и сопровождения модуля защиты от
нежелательной почты
8.1.
Пользователи системы обмена сообщениями в своем почтовом
клиенте самостоятельно настраивают списки адресов электронной почты
надежных и нежелательных отправителей для управления приемом и
отклонением сообщений на свой адрес электронной почты.
8.2.
Создаваемые
пользователем
списки
автоматически
реплицируются на пограничный сервер и имеют более высокий приоритет,
чем настройки централизованных фильтров пограничного сервера.
8.3.
Приоритет
списка
адресов
надежных
приоритета списка нежелательных отправителей.
отправителей
выше
8.4.
Настройку централизованных фильтров пограничного сервера
для защиты от нежелательной почты осуществляют специалисты управления
информационных технологий области.
8.5.
Все абоненты системы принадлежат к списку адресов надежных
отправителей, и их переписка между собой автоматически не фильтруется.