Новые методы для новой жизни

Дэвид Ален
Новые методы для новой жизни
Глава из книги: Ален Д. Приведите дела в порядок. Искусство продуктивности без стрессов.
Сетевой источник: http://depositfiles.com/ru/files/19045/GTD.ZIP.html
Оглавление
Проблема: новые требования порождают недостаток ресурсов. ...................................................1
У работы теперь нет четких границ ..................................................................................................1
Наша работа продолжает меняться ...................................................................................................2
Старых методов и навыков недостаточно ........................................................................................2
Реальный труд интеллектуального труда .........................................................................................2
Организация действий — это первейшая задача .............................................................................3
Проблема: новые требования порождают недостаток ресурсов.
Почти каждый из тех, с кем мне приходилось работать, говорил, что у него слишком много
задач и совершенно не хватает времени, чтобы все это переделать. Только за последнюю
неделю я консультировал сотрудника одной крупной инвестиционной фирмы, который был
убежден, что новая должность корпоративного менеджера, которой он удостоился, пойдет в
ущерб его семейным обязательствам. Будучи человеком со средними возможностями,
менеджер, старающийся удержаться в топе и отвечая на 150 писем каждый день, вынужден
увеличить штат отдела с 1100 до 2000 человек — и все ради того, чтобы иметь возможность
проводить выходные с семьей, а не на работе.
Парадокс нового тысячелетия: люди хотят улучшить качество жизни и, в то же время, они
берут на себя больше, чем способны выполнить. Око видит, да зуб неймет. И вот результат:
большинство людей сбиваются и путаются в поисках путей исправления положения.
У работы теперь нет четких границ
Основная причина всевозрастающего стресса в том, что природа работы, как таковой,
революционно изменилась, в отличие от наших навыков и возможностей, которые остались
прежними. Только во второй половине двадцатого века то, что означало «работа»
трансформировалось из понятий о линиях сборки и всякой моторных действий в то, что Питер
Друкер так емко выразил словосочетанием «работа ума». Поля должны быть вспаханы,
машины отремонтированы, коробки запакованы, коровы подоены. Вы точно знали, какую
именно работу надо было выполнить — вы могли видеть результат. И было совершенно
очевидно, когда работа находится в промежуточной стадии, а когда она уже завершена.
Время — это такое свойство природы, которое не позволяет событиям происходить в один
момент. Хотя в последнее время, оно уже, кажется, не работает….
Анонимно
Сегодня же, большинство из нас не представляет реальных границ наших проектов. У
большинства моих знакомых, по крайней мере, по полдюжины задач находятся в
«подвешенном состоянии» единовременно, то есть они должны выполнить до полдюжины
задач «прямо сейчас». Но даже если б они всю свою оставшуюся жизнь пытались это сделать,
им не удалось бы добиться блестящего результата. Возможно, вы тоже столкнулись с подобной
проблемой. Насколько плодотворной потенциально может быть конференция? Насколько
эффективной будет тренинговая программа? Какое вдохновляющее воздействие окажет эссе,
которое вы пишите сейчас?
<…>
Многие из современных организационных задач требуют перекрестного общения,
взаимодействия и вовлечения. Ряды офисных рабочих лошадок редеют, а вместе с ними и
1
уходит роскошь возможности не принимать и не читать письма из отдела маркетинга и ещё из
Бог-знает-каких отделов.
Наша работа продолжает меняться
Растущие границы проектов и работы в целом бросают вызов работнику. Но теперь мы должны
учитывать ещё и расширившийся круг наших обязанностей. На семинарах я часто спрашиваю:
«Кто из вас на работе выполняет именно то, для чего он был туда нанят?». Поднятые руки в
зале — большая редкость. Границы задачи могут быть очень расплывчаты, но если вам
пришлось столкнуться с четко поставленной задачей, вам следует выписать: что именно вам
нужно сделать — сколько и на каком уровне — в пределах разумного, конечно.
Однако таких счастливчиков мало. На то есть две причины:
1. Кажется, будто компании, в которых мы работаем, каждый Божий день меняют свои цели,
выпускаемую продукцию, партнеров, клиентов, рынки сбыта технологии и акционеров. И все
это, естественно, сказывается на структурах, формах, ролях и обязанностях.
2. Сегодня среднестатистический работник имеет, куда гораздо больше свободы, чем когда бы
то ни было. Он может менять свою карьеру с такой же частотой, с какой его родители меняли
работу. И даже сорока- и пятидесятилетние работники стараются придерживаться свежих
тенденций. Сейчас их цели, куда гораздо больше соотносятся с действительностью – они
покрываются позициями типа всяких-разных «менеджмент» или «исполнительное
расширение» — это просто-напросто обозначает, что они на этой позиции не собираются
задерживаться на сколько-нибудь продолжительный срок.
Итак, все это весьма туманно — в чем же заключается наша работа, или какие эмоциональные,
умственные и физические вложения могут быть оправданы? Мы пропускаем огромное
количество информации, завязываем бесчисленное контакты и порождаем примерно такой же
гигантский ворох идей и всякого рода соглашений с самим собой и другими. А ведь мы не такто хорошо подкованы, чтобы возиться со всеми этими внутренними и внешними трениями.
Если вы вольны решать, какой шаг предпринять, то на вас ещё и лежит ответственность за
то, чтобы этот шаг был верным.
Старых методов и навыков недостаточно
Ни наше классическое образование, ни традиционный тайм-менеджмент, ни изобилие
инструментов самоорганизации, таких как органайзер, Microsoft Outlook или напоминание в
Palm’е, не отвечают требованиям времени. Если вы пробовали использовать что-то из
вышеперечисленного, то вы, должно быть, убедились, что они совершенно не годятся для
нынешних скоростей, сложности и перманентных перемен приоритетов в том, чем вы
занимаетесь. Сегодня, когда жизнь бьет ключом и в основном по голове, способность быть
успешным требует новых способов мышления – не хватает новых методов, технологий и
навыков работы, чтоб помочь нам завладеть миром.
Традиционный подход к тайм-менеджменту и самоорганизации был актуален в былые времена.
Он действительно давал дельные рекомендации по поводу организации труда ещё тогда, когда
он трансформировался из обслуживания линий сборки в новый вид работы, где необходимо
было принимать решения, что и когда делать. Когда же время само по себе превратилось в
средство производства, персональные календари стали основным рабочим инструментом. (Ещё
в конце 80-х многие специалисты считали карманный ежедневник вершиной самоорганизации,
но даже и сегодня многие люди считают его главным инструментом самоконтроля). Вместе с
дискретизацией (discretionary) времени появилась и необходимость принимать правильные
решения о том, что надо делать.
<…>
Реальный труд интеллектуального труда
Добро пожаловать в реальный мир интеллектуального труда, где действует основной принцип:
«Должно обдумывать свою работу тщательней, чем вы считает нужным, но не так уж
2
въедливо, как вы с ужасом представляете». Питер Друкер пишет: «В интеллектуальном труде
нет задач. Их надо поставить. Каковы ожидаемые результаты работы?» — вот основной вопрос,
по которому определяется продуктивность интеллектуального труда. И отвечая на этот вопрос,
вы в любом случае рискуете. Обычно, правильного ответа не существует, но есть из чего
выбрать. И результаты должны быть четко определены, тогда работа будет эффективной.
Большинство людей жалеет сил на то, чтобы прояснить для себя свои проблемы и дела. Нас
никогда нигде не учат, что прежде, чем приступать к работе, необходимо её обдумать: большая
часть дневных перемещений уже определена за нас горой вещей, которые ещё не сделаны. Они
наваливаются на нас, как только мы приходим на работу; это семья, которую нужно кормить;
грязное белье, которое нужно перестирать; дети, которых надо хорошо одеть. Очень немногие
считают своим долгом конструктивно обдумывать желаемый результат.
<…>
Организация действий — это первейшая задача
Как вы используете время, как используете информацию, как вы концентрируетесь по
приоритетам — в расчете из всего этого вы и должны распределять свои ресурсы. Выбор того,
что надо делать в каждый момент времени — вот реальная задача. Организация действий — вот
основная цель.
Это кажется очевидным. Однако, вас, быть может, удивит, какое количество действий по
какому количеству задач и проектов так и остаются непроясненными. А это действительно
сложно — организовывать действия, которые ещё даже не были определены. Много людей
обременены десятками действий, которые им необходимо проделать, чтобы продвигаться по
нескольким проектам параллельно, но они об этом ещё не знают.
<…>
Работая с тысячами профессионалов, я понял, что нехватка времени не является для них
главной проблемой (хотя они запросто могут думать именно так); реальная проблема — это
недостаток ясности и определенности по проекту в целом, неясен и следующий шаг.
Прояснение деталей с самого начала работы, а не когда проблема уже разрослась, серьезно
увеличивает эффективность.
Выполнение задач редко стопорится из—за нехватки времени. Оно стопорятся из—за того,
что изначально задачи не были четко определены.
3