дополнительные вопросы

ПРИЛОЖЕНИЕ к
АНКЕТЕ
обследования по автоматизации документооборота
(дополнительные вопросы)
Заказчик:
ОРГАНИЗАЦИЯ
ДАТА ЗАПОЛНЕНИЯ:
ЗАПОЛНИЛ
(ФИО, должность, раздел анкеты):
1
Общее делопроизводство
Ответственный за организацию деятельности
<Укажите сведения о лице, ответственном за организацию делопроизводства в Вашей организации>
ФИО:
Должность:
Телефон:
Эл. почта:
Примечания:
Регламентация деятельности
<Укажите ссылки на документы, описывающие или регламентирующие документооборот в Вашей организации.
Приложите соответствующие документы к анкете>
№
1.
2.
Уровень регламентации
Есть актуальная внутренняя документированная
процедура (например: «Инструкция по
делопроизводству»)
Регламентируется общими нормативными документами
по делопроизводству
Документ
Объем документооборота
<Укажите среднее количество обрабатываемых документов в год>
№
Типы документов
Количество
1.
Входящие
2.
Исходящие
3.
Внутренние (организационно-распорядительные документы, служебная переписка)
Примечание: <При необходимости укажите дополнительную информацию>
Грифы доступа документов (заполняется в случае применения в организации)
<Укажите грифы доступа документов, которые обрабатываются в Вашей организации >
№
Гриф доступа документа
1.
Общий
2.
ДСП
3.
Коммерческая тайна
4.
Гостайна
Да/Нет
5.
Примечание: <При необходимости укажите дополнительную информацию: особенности обработки и регистрации
документов с определенным грифом доступа, наличие отдельного структурного подразделения, осуществляющего
регистрацию и учет документов с грифом выше «Общий доступ» и пр.>
Доступ к документам в соответствии с грифом доступа
<Укажите, кто имеет право просмотра документа в зависимости от грифа документа. Доступ к документу может
предоставляться в соответствии с организационной структурой (например, подразделениям, работающим с
коммерческой тайной), а также на основании функциональных обязанностей сотрудника по отношению к документу
(например, адресат, исполнитель и пр.). В графе Кому доступен необходимо перечислить все организационные единицы,
а также функциональные роли, имеющие доступ к документу>
№
Гриф доступа документа
1.
Общий
2.
ДСП
Кому доступен
3.
4.
2
Принципы замещения сотрудников
<Укажите основные случаи, при которых функциональные обязанности одного сотрудника закрепляются за другим
сотрудником (принцип замещения). Указываются замещения на временной основе (например, назначение исполняющего
обязанности руководителя на время его отсутствия, а также замещения на постоянной основе, например,
корреспонденцию руководителя в автоматизированной системе всегда будет расписывать только
секретарь/помощник руководителя) >
№
1.
Принцип замещения
На временной основе
Описание
2. На постоянной основе
Примечание: <при необходимости укажите дополнительную информацию.>
Делегирование прав по работе с документом
<Укажите регламенты работы с документами, при которых обязанности по работе с документом делегируются от
руководителя подчиненному. >
№
Описание полномочий
Делегирование (от кого кому)
1.
Примечание: <при необходимости укажите дополнительную информацию>
СОГЛАСОВАНИЕ ПРОЕКТОВ ДОКУМЕНТОВ
Внешнее согласование
<Укажите виды документов, для которых необходимо согласования их проектов с другими организациями. В случае
необходимости согласования с определенными организациями, укажите с какими. >
№
Внешнее согласование (с кем)
Виды документов
Требуется автоматизировать в
рамках планируемого проекта
(Да/Нет)
1.
2.
3.
Примечание: <При необходимости укажите дополнительную информацию, в том числе названия организаций, с
которыми осуществляется наиболее частое согласование, виды документов, отличающиеся массовостью или
сложностью обработки>
3
Сведения о текущей автоматизации
Система автоматизации функций документооборота
<Данный раздел заполняется в случае наличия в организации системы автоматизации функций документооборота>
№
2.
Общие сведения
Текущая система автоматизации
документооборота
Год введения в эксплуатацию
3.
Количество пользователей
1.
Дополнительно
<Укажите наименование системы, разработчика>
4. №Автоматизируемые функции:
Регистрация, хранение и поиск документов
Да/Нет
Работа с заданиями по документам
Да/Нет
Согласование документов
Да/Нет
Взаимодействие с другими
Да/Нет
5. №Сканирование документов
Да/Нет
<Если сканируются только отдельные документы,
укажите какие>
6.
Форматы хранение электронных документов
<Укажите
форматы
хранения
документов (типы файлов)>
7.
Использование ЭЦП
Да/Нет
8.
Электронный документооборот
<В случае использования ЭЦП укажите есть ли
документы, хождение которых осуществляется
только в электронном виде>
9.
Недостатки текущей автоматизации
<Укажите основные недостатки, которые, на Ваш
взгляд, присутствуют в текущей автоматизации
документооборота>
10. Достоинства текущей автоматизации
электронных
<Укажите основные достоинства, которые, на Ваш
взгляд, присутствуют в текущей автоматизации
документооборота>
Необходимость конвертации данных из существующих систем
<Укажите перечень информационных систем Вашей организации, данные из которых должны использоваться в
системе электронного документооборота>
№
1.
Система
Данные для конвертации
2.
3.
4.
4
Вопросы
по
обеспечению
аппаратно-программному
Аппаратное и программное обеспечение рабочих мест
№
Вопрос
Характеристики клиентских компьютеров
1.
Стандартное ПО клиентских компьютеров
2.
Используемые сканеры
3.
Характеристики сканеров
4.
Примечание: <При необходимости укажите дополнительную информацию >
Ответ
Характеристики сети
№
1.
2.
Вопрос
Характеристики компьютерной сети
Если компьютеры работают
в сети то, сеть
построена с использованием Active Directory?
Наличие пользователей, имеющих удаленное
3.
соединение
Наличие
нескольких
офисов
связанных
4.
корпоративной сетью
Примечание: <При необходимости укажите дополнительную информацию >
Ответ
Характеристики серверов
№
1.
2.
3.
Вопрос
Имеются ли выделенные сервера для установки
СЭДО и MS SQL Server
Характеристики
выделенных
серверов
для
установки СЭДО и MS SQL Server
Ответ
Наличие ПО <Да/нет, версия >:

Операционная система Microsoft Windows
2003 (SP2) или более поздняя версия

Microsoft SQL Server 2000 (SP3)

Microsoft Exchange 5.5 или более поздняя
версия

Microsoft Outlook 2000 или более поздняя
версия

Microsoft Internet Information Services Server 5.0
(IIS) или более поздняя версия

Microsoft Internet Explorer 5.5 или более
поздняя версия

FineReader (версия)
5