Отчет по результатам диагностики учетных систем органов
advertisement
Исследование и анализ существующих учетных систем реформируемых объектов 01.11.2011 г. Содержание Раздел 1. Группы объектов реформирования, качественный и количественный состав персонала Стр. 3 Раздел 2. Анализ трудозатрат на выполнение учетных и неучетных процессов Стр. 6 Раздел 3. Стоимость ведения бюджетного и налогового учета Стр. 9 Раздел 4. Анализ организации учетного процесса реформируемых объектов Стр. 11 Раздел 5. Анализ программных продуктов, используемых бухгалтерскими службами Стр. 16 Раздел 6. Риски создания ОЦО и способы их снижения Стр. 19 2 Раздел 1 Группы объектов реформирования, качественный и количественный состав персонала Какие объекты подвергаются реформированию? С какими бухгалтерскими службами было проведено интервью, какие были проанкетированы? Каков численный состав объектов реформирования, включая состав бухгалтерских служб? 3 Объем работ по сбору и анализу информации Объекты реформирования (ОР) по стадиям внедрения: ПИЛОТ (интервью) ГО 2 ИОГВ 5 На стадии сбора информации были проведены интервью со всеми объектами реформирования, входящими в стадию «Пилот» ТИРАЖИРОВАНИЕ (анкетирование) ИОГВ, ГО 31 ГКУ, ККУ 122 На стадии сбора информации дополнительно было проведено интервью 3-х объектов ИОГВ и 4-х объектов ГКУ, ККУ, входящих в стадию «Тиражирование» Анализ количества отправленных и полученных анкет: Не получены анкеты от следующих ОР: Учреждения социальных служб, подведомственные Агентству по управлению социальными службами -, т.к. их функции по ведению бухгалтерского учета выведены на аутсорсинг Учреждения, подведомственные Агентству по управлению государственными учреждениями ввиду большой загруженности по подготовке отчетности 4 Аппарат Законодательного собрания Пермского края (анкеты не отправлялись) Избирательная комиссия (анкеты не отправлялись) Количественный и качественный состав персонала ОР Численность персонала ОР: Образовательный состав персонала ОР: Объекты реформирования были сгруппированы по их роли в бюджетном процессе и подведомственной принадлежности ИОГВ, ГО ИОГВ, ГО 4%1% 27% ГКУ, ККУ 68% Общая численность:6 034 человек 1 800 человек 4 234 человек Численность сотрудников бухгалтерских служб 118 человек 215 человек ГКУ, ККУ 7% 31% 40% Средний возраст сотрудников бухгалтерских служб, полных лет: 38 39 37 • Все сотрудники бухгалтерских служб • Сотрудники ИОГВ, ГО • Сотрудники ГКУ, ККУ 3% 19% высшее бухгалтерское высшее прочее средне-специльное бухгалтерское средне-специльное прочее среднее (незаконченное среднее) Большая часть сотрудников бухгалтерских 5 служб имеет высшее образование, особенно в ИОГВ, ГО Раздел 2 Анализ трудозатрат на выполнение учетных и неучетных процессов Какие функции выполняют бухгалтерские службы реформируемых объектов? Какое количество документов обрабатывается при выполнении учетных функций? По каким учетным процессам обрабатывается наибольшее количество документов? Каково распределение фонда рабочего времени на выполнение учетных и неучетных процессов? 6 Характеристика выполняемых бухгалтерскими службами процессов Количество обрабатываемых документов: Процессы, выполняемые бухгалтерскими службами учетные За 2010 год бухгалтерскими службами при выполнении учетных процессов было обработано 798,5 тыс. документов неучетные Профильные функции бухгалтерских служб (бюджетный, налоговый и управленческий учет и отчетность) Прочие функции, не связанные с выполнением учетных операций от 17% до 50% рабочего времени сотрудников бухгалтерских служб приходится на выполнение неучетных функций 40 % обработанных документов в общем учетном процессе приходится на документы по учету денежных средств Структура обрабатываемых документов: 100% 90% 80% 40% 34% 24% 17% 23% 83% 77% 50% 70% 60% 50% 40% 30% 60% 66% 76% 50% 20% 10% 0% ИОГВ Учреждения Учреждения занятости лесного Неучетные функции хозяйства Учреждения Учреждения безопасности здравоохранения Учетные функции Учреждения ветеринарии и охоты 7 Перечень учетных и неучетных функций Учетные функции Бюджетный учет и отчетность в качестве получателя бюджетных средств Управленческий учет Подготовка налоговой отчетности Подготовка отчетов (сводов), информации по запросам пользователей Работа с контролирующими органами Организация деятельности бухгалтерии ! Неучетные функции Планирование бюджета Исполнение бюджета Исполнение функций главного распорядителя бюджетных средств Формирование заявок и реестров на оплату и их передача в казначейство Кадровый учет Прочие функции, выполняемые бухгалтерской службой Необходимо согласование Перечня неучетных функций, подлежащих передаче в ОЦО Составление и согласование бюджетной сметы Планирование расходов бюджета, обоснование бюджетных ассигнований Составление и утверждение бюджетной росписи, распределение бюджетных ассигнований, бюджетных обязательств по подведомственным распорядителям и получателям бюджетных средств Доведение лимитов бюджетных обязательств и бюджетных ассигнований, субсидий и субвенций до подведомственных получателей бюджетных средств Ведение реестра расходных обязательств, подлежащих исполнению в пределах утвержденных лимитов бюджетных обязательств и бюджетных ассигнований Контроль соблюдения условий выданных субвенций, межбюджетных субсидий и иных субсидий, установленных при их предоставлении. Формирование заявок и реестров на оплату и их передача в казначейство Прочие неучетные функции 8 Распределение функциональных обязанностей и трудозатрат по учетным процессам Структура функциональных обязанностей по участкам учета и распределение трудозатрат по учетным функциям у РО идентична, за исключением ведения учета в качестве ГРБС группой ИОГВ, ГО денежные средства ИОГВ, ГО 5% 1% 1% 1%1% 2%1% 2% 2% 3% 3% 14% 11% 4% оплата труда и начисления на выплаты расчеты с подотчетными лицами прочие функции, не связанные с учетом расчеты по платежам в бюджеты расчеты с кредиторами основные средства ИОГВ, ГО Организация деятельности бухгалтерии, в том числе методологическое обеспечение … Работа с контролирующими органами Подготовка отчетов (сводов информации) для других отделов организации Подготовка налоговой отчетности Управленческий учет 7% 5% материальные запасы 5% 7% 5% 6% расчеты по доходам 6% 6% 5% 16% 10% безвозмездные поступления от бюджетов безвозмездные перечисления бюджетам вложения в нефинансовые активы прочие доходы нематериальные активы 3% 4% 10% 4% 6% 5% 5% Бюджетный учет и отчетность в качестве главного распорядителя бюджетных средств Бюджетный учет и отчетность в качестве получателя средств бюджета расчеты по принятым обязательствам забалансовые счета ГКУ, ККУ 1% 1% 1% 1%1% 2%1% 2% 2% 2% 2% 3% расчеты с дебиторами 6% безвозмездные перечисления организациям взносы на социальные нужды суммы принудительного изъятия финансовые вложения 0% Организация деятельности бухгалтерии, в том числе методологическое обеспечение … 20% 40% 60% 80% ГКУ, ККУ Работа с контролирующими органами Подготовка отчетов (сводов информации) для других отделов организации Подготовка налоговой отчетности Управленческий учет Бюджетный учет и отчетность в качестве получателя средств бюджета 6% прочие учетные функции Наибольший вес по распределению функциональных обязанностей в общем учетном процессе занимает учет денежных средств 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Ведение бюджетного учета и составление отчетности 9 занимает большую часть времени в общем фонде времени выполнения учетных функций Раздел 4 Анализ организации учетного процесса реформируемых объектов Каков уровень регламентации организационной и методологической составляющих учетной системы? Какие учетные процессы являются избыточными и дублируются? 10 Анализ уровня регламентации методологической и организационной составляющих учетной системы Документы, регламентирующие организационную составляющую учетной системы Группы реформируемых объектов Кол-во Кол-во Положени Организаци Должностн График анкет анкет Штатное е об онная ые документоо отправ получе расписание отделе структура инструкции борота лено но ИОГВ, ГО 29 24 13 3 6 13 7 41 41 7 13 16 22 26 30 28 3 5 11 14 10 10 7 2 - 1 4 3 7 7 2 3 4 4 3 2 2 - - - 2 2 119 114 27 24 38 59 51 Учреждения занятости Учреждения лесного хозяйства Учреждения безопасности Учреждения здравоохранения Учреждения ветеринарии и охоты Итого Уровень регламентации организационной и методологической составляющих учетной системы группы ИОГВ, ГО достаточно высок Документы, раскрывающие методологическую составляющую учетной системы Группы реформируемых объектов Кол-во Кол-во анкет анкет отправлен получено о УП БУ УП НУ План счетов Перечень регистров ИОГВ, ГО 29 24 8 4 6 9 Учреждения занятости 41 41 26 3 12 18 30 28 15 4 5 10 10 7 3 1 2 3 7 7 4 4 1 4 2 2 2 - - - 119 114 58 16 26 44 Учреждения лесного хозяйства Учреждения безопасности Учреждения здравоохранения Учреждения ветеринарии и охоты Итого ! Для формирования выводов относительно уровня регламентации по ГКУ и ККУ требуется дополнительный запрос информации, т.к. представленной информации недостаточно 11 Анализ учетных процессов на предмет избыточности и дублирования Избыточность и дублирование функций обусловлено разнородностью и слабой интеграцией программных комплексов Примеры Дублирующий ввод данных Ввод данных по кадровому учету, МТО и пр. при наличии этих данных в смежных программных комплексах других подразделений (у кадровиков, экономистов и пр.) Сверка данных из различных программных комплексов При переносе данных из одной системы в другую работники бухгалтерий тратят значительное время на проверку корректности переноса данных (например, после переноса данных из «1С» в «Баланс предприятия») Формирование отчетов вручную Формирование отчетов вручную в Excel (управленческая отчетность, форма 14 и пр.) ! Потери рабочего времени ≈15 – 30% от рабочего времени работника Резерв сокращения трудоемкости учетных функций при внедрении единой информационной системы и необходимых интерфейсов составит 10-25% 12 Анализ функций, не связанных с ведением учета Структура неучетных функций группы ИОГВ Структура неучетных функций группы ГКУ,ККУ Наиболее трудоемкие неучетные функции ИОГВ, ГО: Наиболее трудоемкие неучетные функции ГКУ, ККУ: 1. Функции, связанных с исполнением бюджета получателем средств бюджета: •Открытие (принятие) лимитов бюджетных обязательств и бюджетных ассигнований, субсидий и субвенций •Контроль целевого расходования средств, в том числе разноска платежей по КБК 2. Функции, связанные с обеспечением исполнения бюджетного процесса - формирование заявок и реестров на оплату и их передача в казначейство. 1. Функции, связанные с обеспечением исполнения бюджетного процесса - формирование заявок и реестров на оплату и их передача в казначейство. 2. Исполнение бюджета получателем средств бюджета - Контроль целевого расходования средств ! Объем неучетных функций ГКУ, КУ значительно превышает объем неучетных функций ИОГВ, ГО 13 Анализ функций, не связанных с ведением учета группы объектов ГКУ, ККУ Распределение фонда рабочего времени на выполнение учетных и неучетных функций ! Сотрудники бухгалтерских служб ГГКУ, ККУ тратят значительное время на выполнение функций, не связанных с ведением учета (от 17 до 50% рабочего времени) Формирование заявок и реестров на оплату и их передача в казначейство – основная неучетная функция всех ГКУ, ККУ (от 9% до 25% всего фонда рабочего времени) Доля прочих функций в общем объеме неучетных функций Учреждения занятости Учреждения лесного хозяйства • Материально – техническое • Материально – техническое обеспечение и Госзакупки (8%) • Начисление пособия по безработице и выдача справок (12%) обеспечение и Госзакупки (4%) • Подготовка прочей отчетности (6%) Учреждения безопасности • Материально – техническое обеспечение и Госзакупки (9%) •Подготовка прочей отчетности (8%) 14 Раздел 5 Анализ программных продуктов, используемых бухгалтерскими службами Каков состав и количество программных продуктов, используемых бухгалтерскими службами? Какие существуют интерфейсы и процедуры консолидации между программными продуктами? 15 Используемые объектами реформирования программные продукты Информационные системы объектов реформирования представляют собой набор разнородных локальных программных комплексов Схема ИС бухгалтерии объекта реформирования (на примере Министерства образования) Баланс предприятия (основные средства) АРМ Кадры СЭД Консультант + ИАС+ Парус. (З/п) 1С Налогоплательщик Учетные системы СКБ Контур СКИФ СЭД-УФК ПУ5 АРМ ПБС АЦК-финансы ВТБ 24. Партнер Клиент-банк Урал ФД Ручной перенос данных Обмен файлами Финансово-казначейские системы Системы консолидации отчетности Специализированные системы (учет кадров, клиент-банк) Системы проверки и сдачи отчетности Информационносправочные системы 16 Виды программных продуктов для решения частных задач ! В настоящее время бухгалтерскими службами реформируемых объектов используется около 30 программных продуктов Примеры используемых программных продуктов для решения типовых задач Область применения антивирус Название типизированное Антивирус NOD 32 Антивирус Касперский Гарант правовая система Консультант+ 1С Предприятие программа бухгалтерского учета ИС ИОГВ Лоис РеГистр Парус-Бухгалтерия программа взаимодействия с казначейством программа передачи реестров на оплату труда Главбух АРМ СЭД УФК СУФД-IS ВТБ 24 Партнер Сбербанк-АСТ Урал ФД Астрал Контур Экстерн Контур-Лайт программа сдачи отчетности Большое количество локальных программных комплексов, ориентированных на решение частных задач Различные настройки программных комплексов даже в случае одинаковой программной платформы Большое количество интерфейсов между программными комплексами Дублирование информации в различных программных комплексах Перенос данных неавтоматизированным образом Отсутствие единой НСИ Парус Абонентский пункт Парус Сервис Высокие затраты на разработку и сопровождение программных комплексов Дополнительные расходы на разработку и сопровождение интерфейсов обмена данными Отсутствие прослеживаемости движения учетных данных Отсутствие прозрачности СБиС Скиф учет заработной платы 1С Зарплата и Кадры Парус-Зарплата 17 Раздел 6 Риски создания ОЦО и способы их снижения Каковы риски передачи функций из объектов реформирования в ОЦО? К каким последствиям они могут привести? Каким образом они могут быть снижены? 18 Риски централизации учетных функций Разнородный состав и настройки ПО Наличие «отраслевой» специфики Изменение привычного содержания деятельности работников бухгалтерий при переходе в ОЦО КАЧЕСТВА Территориальная распределенность объектов реформирования от г.Перми и друг от друга Возникновение дополнительных функций по передаче и приемке документов, информации, ее сортировке в ОЦО Неравномерный объем работ по периодам Неконтролируемый рост объемов работ ОПЕРАТИВНОСТИ Возникновение затрат на управление ОЦО Возникновение затрат на передачу документов и информации из ОР в ОЦО Увеличение общей численности занятых бюджетным учетом по некоторым ОР (нецелесообразность передачи ставок) ЗАТРАТ Переживания персонала в связи с вероятностью их сокращения Негативное восприятие изменений персоналом, переводимым в ОЦО Негативное восприятие решения о передачи функций в ОЦО руководством объектов реформирования НЕДОСТИЖЕНИЕ ОБЩИХ ЦЕЛЕЙ ПРОЕКТА СОЦИАЛЬНАЯ НАПРЯЖЕННОСТЬ 19 Риски передачи учетных функций из Казенных учреждений № Характеристика Текущей ситуации Иллюстрации 1 Малая численность бухгалтерий В 23 Казенных учреждениях по 1 бухгалтеру. В 30 Казенных учреждениях по 2 бухгалтера. При этом частично эти бухгалтеры заняты выполнением непрофильных функций. 2 Значительный объем непрофильных функций в структуре деятельности работников бухгалтерий Центр занятости населения г.Краснокамск 1 бухгалтер тратит -11% рабочего времени на ведение бухгалтерского учета, 26% рабочего времени на функции экономиста 50% рабочего времени связанную с выплатами пособий безработными, начинающим предпринимателям, молодежью 3 Большой объем работ по уточнению первичных документов, получаемых бухгалтерией казенного учреждения от работников КУ В Казенном учреждении «Пермохота» егеря предоставляют в бухгалтерию первичные документы, сформированные от руки, с ошибками. Работники бухгалтерии тратят 95% времени на уточнение документов и 5% времени на их отражение в учете. 4 Места формирования первичных документов у некоторых казенных учреждений территориально удалены от центральных офисов этих казенных учреждений. Возможности по передачи документов и информации ограничены. В лесхозах первичные документы передаются в бухгалтерию 1-2 раза в месяц. Больничные листы егерей передаются с запаздыванием, что приводит к необходимости перерасчета заработной платы (Имел место случай, когда отправленные почтой в декабре документы были получены бухгалтерией только в феврале следующего года). 5 Территориальная удаленность казенных учреждений друг от друга и от г.Перми 102 казенных учреждения расположены за пределами г.Перми 6 Наличие отраслевых особенностей учета, расчета заработной платы, формирования отчетности В учреждениях, в состав которых входит пищеблок, имеет место большой объем ежедневной работы по учету расходования продуктов. Имеются особенности учета рабочего времени и заработной платы по отдельным категориям работников. Риск передачи учетных функций в ОЦО Риск увеличения общей численности работников учетной системы по сравнению с текущей ситуацией (ОЦО+служба заказчика у ОР) Риск несвоевременного оказания услуг, нарушения установленных законодательств сроков Риск потери качества услуг на первом этапе передачи функций в ОЦО НЕДОСТИЖЕНИЕ ОБЩИХ ЦЕЛЕЙ ПРОЕКТА, УХУДШЕНИЕ ТЕКУЩЕЙ СИТУАЦИИ ! Кроме того, в настоящее время продолжается процесс укрупнения КУ, в том числе, укрупнение бухгалтерий КУ 20 Способы снижения рисков Унификация и стандартизация методов и процедур учета, требований к качеству услуг Создание единой ИС ОЦО Разработка и внедрение эффективных механизмов обучения персонала Стимулирование персонала на качественное выполнение работ Внедрение механизмов контроля качества Внедрение механизмов оценки удовлетворенности Заказчиков качеством услуг Обеспечить требуемый уровень качества услуг Обеспечить своевременность оказания услуг, оперативность взаимодействия ОЦО с ОР Внедрение механизмов электронного обмена первичными документами и информацией Четкая регламентация сроков предоставления документов Создание в структуре ОЦО ответственных за взаимодействие с клиентами, закрепление за ними ОР Специализация персонала Повышение квалификации персонала Обеспечить требуемый уровень эффективности учетной системы Рациональная организация труда работников ОЦО На этапе разработки ТЭО более детально оценить возможные эффекты от передачи учетных функций из Казенных учреждений в ОЦО Реализацию решения отложить до момента завершения их укрупнения и создания единой ИС ОЦО Не допустить рост социальной напряженности Внутренний PR проекта по централизации учетных функций Сохранение заработной платы персонала переходящего в ОЦО, создание предпосылок для роста оплаты труда Преимущественное сохранение рабочих мест в регионах 21
