Цели внедрения

22
мая
DOCFLOW 2013
Согласование распоряжений на оплату на
платформе DocsVision в банке ВТБ 24
Виктор Зогин, руководитель проекта
Москва,
Отель Редиссон Славянская
План презентации
•
•
•
•
•
О банке ВТБ 24
Цели внедрения системы и ожидаемый результат
Задачи системы
Выбор системы и партнера по внедрению
Технологические аспекты решения:
–
–
–
–
–
–
–
Рабочее место пользователя
Карточка распоряжения на оплату
Бизнес-процесс согласования
Система распределения доступа
Делегирование
Мобильное согласование
Отчеты и поиск
• Порядок внедрения ПО в Банке
• Итоги внедрения
О банке ВТБ 24
ЗАО «Банк ВТБ24» - один из крупнейших участников российского рынка
банковских услуг
Основная специализация:
обслуживание физических лиц, ИП, предприятий малого бизнеса
Основной акционер:
ОАО Банк ВТБ (98,929% акций).
Уставный капитал ВТБ24:
50,7 млрд. рублей,
Размер собственных средств: 154 млрд. рублей.
Рейтинг банков Москвы: 4 место
Активы-нетто:
1,6 трлн. рублей / 5 место (Россия)
Чистая прибыль:
4,7 млрд. рублей / 5 место (Россия)
Сеть банка: более 690 филиалов в 69 регионах страны
Сайт в Интернет: www.vtb24.ru
Цели внедрения системы и ожидаемый результат
Цели внедрения:
• Исключить согласование распоряжений на оплату в бумажном виде
• Создать единое хранилище для всей информации, связанной с оплатами
по хоз. договорам в Банке
• Внедрить гибкую платформу, которая обеспечит возможность быстрой
адаптации процессов согласования при изменении правил
документооборота в Банке
• Получение отчетности по процессу согласования и контроль за работой
подразделений, расчет KPI
Ожидаемые результаты:
• Сокращения сроков согласования распоряжений
• Повышение эффективности работы персонала Банка
• Обеспечение достоверности, целостности и актуальности согласуемой
информации
• Сокращение времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых
документов
Задачи системы
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Интеграция с SAP (справочники и данные процессов);
Предоставить прозрачный механизм согласования;
Единое хранилище с функциями быстрого поиска;
Обеспечить регистрацию и хранение электронных копий
распоряжений;
Обеспечить многопользовательскую работу над
документами;
Предоставить механизм формирования отчетов.
Обеспечить обновление или сверку сведений о структуре
компаний и их сотрудниках с кадровыми системами
Компании;
Обеспечить безопасность и доступность сервиса;
Предоставить возможности согласования на мобильных
Выбор платформы и поставщика
Платформа
:
• Успешно используется в Банке с 2009 года для решения широкого
спектра задач бэк-офиса:
–
–
–
–
–
Электронный архив
Система управления архивом бумажных документов
Система мониторинга доставки оригиналов досье из ТП в ЦХ
Обработка документов валютного контроля
Взаимодействие с ФССП
• Гибкая платформа с мощной подсистемой Workflow
• Широкие возможности по интеграции
• Проведено масштабное нагрузочное тестирование
Интегратор по внедрению
:
• Премиум-партнер DocsVision c хорошей репутацией
• 5-летний успешный опыт работы с Банком
Рабочее место пользователя
Панель инструментов:
Новое распоряжение
Выгрузить реестр в Excel
Настройки замещения
Фильтр
Список представлений
Список распоряжений, отобранных
данным представлением
Доступные отчеты
Карточка распоряжения на оплату
Текущее состояние
распоряжения
Карточка комбинирована с
заданием
Доступ к различным полям
карточки определяется
ролью участника и шагом
процесса
Доступные действия для
данной роли на данном
участке процесса
Бизнес-процесс согласования РнО (упрощенная
SAP схема)
Подготовка РнО
Исполнитель, Инициатор,
рук. Инициатора
Создание распоряжения
Исправление замечаний
Исполнителем
Согласование
Рук. Инициатора
Верификация
Параллельное
согласование
ответственными за смету и
руководителем ОП
Исправление замечаний
Исполнителем,
предоставление оригиналов
док-тов
Согласование
ОБПиК
Тип
Платеж согласован
Налоговый
контроль
Сумма
Да
< 300 тыс. руб
Согласование ОМНиНЭ,
указание источника
расходов
Распоряжение
отклонено
Согласование
Уполномоченными лицами
до 300 тыс., 1 и 2 подписи
Оплата распоряжения
Статус оплаты
Согласование
Уполномоченными лицами,
1 и 2 подписи
DocsVision
Отправка статуса в SAP
Бизнес-процесс согласования РнО в DocsVision WorkFlow
Designer
Система распределение прав доступа
Руководители
РОЛЬ
Доступ к
полям
карточек и
файлам
Шаг
бизнеспроцесса
Сотрудник Банка
Заместители и их руководители
Помимо приведенной схемы доступ к согласованным
распоряжениям (функция поиска) имеют все участники
процесса согласования данного распоряжения
Делегирование полномочий
Общие настройки
Постоянные заместители в
рамках определенных сумм и
смет для определенных
участков процесса
согласования
Персональные настройки
Настройка замещения и
уведомлений для текущего
пользователя
Настройки уведомлений и
моб. согласования
Заместители и периоды
замещения
Мобильное согласование
•
•
•
•
Оффлайн согласование через электронную почту
Пользователю приходит описание задания, информация о распоряжении, история согласования и
приложенные файлы
Результат рассмотрения – ответное письмо, созданное по специальной ссылке из письма
Работает на всех мобильных платформах
Формирование ответа с
результатом
«Согласовано»
…………………………….
Формирование ответа с
результатом «Отклонено»
Формирование ответного письма
для делегирования задания
другому сотруднику
Отчеты и поиск
Поиск по представлению
(фильтр)
Поиск по всем документам,
доступным для данного
сотрудника
Реквизиты поиска/фильтра
Порядок внедрения
•
•
•
•
•
Анализ требований и разработка технического задания
Разработка решения
Тестовая эксплуатация (в рамках фин. деп-та, 10 чел)
Опытно-промышленная эксплуатация (ГО, *** чел)
Филиалы первой очереди:
• Краснодар (*** чел)
• Филиалы второй очереди:
• Другие филиалы
Итоги внедрения
• Сокращение времени доступа к необходимой информации
• Возможность быстрой адаптации процессов в системе при
изменении порядка согласования в Банке
• Возможность автоматизации других процессов
документооборота на основе единой платформы
• Экономическая эффективность …
Вопросы ?
Виктор Зогин
Руководитель проектов
Департамента Банковских и
Информационных Технологий ВТБ24
ZoginVV@vtb24.ru