Правила ознакомления с документами

Правила ознакомления
с документами в соответствии с
приказом
№ 546
«Об утверждении порядка
ознакомления с документами с
использованием СДОУ»
Текущее состояние.
В настоящее время документы на ознакомление
передаются в почтовые ящики пользователей
системы документационного обеспечения (СДОУ).
Недостатки:
- нет подтверждения фактов получения и
ознакомления с документами;
- возможен отказ от факта получения документа;
- многократное дублирование.
Что изменяет приказ
• ознакомление с электронной копией документа;
• ознакомление не со всеми документами, а только с
теми, которые по законодательству не требуют
рукописную подпись;
• отправка документа на ознакомление – через СДОУ;
• отметка об ознакомлении - через СДОУ;
• рукописная подпись заменяется в СДОУ выполнением
процедуры ознакомления;
• ускорение сроков доведения документов;
• повышение ответственности при работе с документами;
• фиксация в СДОУ фактов отправки и ознакомления с
документами.
Как выполнить ознакомление с документом с
использованием СДОУ «БОСС-Референт»
Взаимодействие руководителя
подразделения с делопроизводителем
(секретарем)
Если знакомится сам руководитель
Выполняет действия по ознакомлению (см.
предыдущий слайд)
Взаимодействие руководителя
подразделения с делопроизводителем
(секретарем)
Если читает документы долопроизводитель
под учетной записью руководителя
В этом случае руководитель делегирует свои полномочия по
отметке факта ознакомления с документом секретарю.
Секретарь
- распечатывает документ;
- отдает руководителю бумажную копию;
- после ознакомления с документом отмечает этот факт от
имени руководителя.
Взаимодействие руководителя
подразделения с делопроизводителем
(секретарем)
Если получает документы делопроизводитель
под своей учетной записью
У руководителя нет учетной записи СДОУ, секретарь является
доверенным лицом.
Делопроизводитель от своего имени отмечает факт
ознакомления с документом руководителем.
Назначение исполняющего обязанности
цель – назначение сотрудника, выполняющего
ознакомление с документами на время отсутствия
руководителя (отпуск, командировка и т.д.)
функции – все документы поступающие руководителю,
СДОУ автоматически перенаправляет сотруднику,
исполняющему обязанности руководителя. Ознакомление
выполняет сотрудник, исполняющий обязанности
как назначить исполняющего обязанности –
назначает администратор по служебной записке.
Назначение доверенного лица
• Цель - назначение сотрудника, выполняющего
ознакомление с документами вместо руководителя. При
этом руководитель не является пользователем СДОУ;
• Функции. Документы отправляются на имя
руководителя, но автоматически перенаправляются на
доверенное лицо.
Доверенное лицо
- распечатывает документ для руководителя;
- подтверждает факт ознакомления о имени руководителя.
- Как назначить исполняющего обязанности –
назначает администратор по служебной записке.
Документы для общего использования
Доступ из программы Lotus/Notes
Инструкции
Порядок ознакомления с документами в базе
данных «Конференция»
Инструкции
Полная инструкция по системе «БОССРеферент» в базе данных «Конференция»
Инструкции
Этот текст на сайте ИжГТУ .
http://istu.ru/sluzhebnyj-razdel
Перспективы развития СДОУ
• Исполнение резолюций по документам;
• согласование документов в электронном
виде;
• Регистрация и учет служебных записок.