(лекция): Знакомство редактором электронных таблиц Ms Exсel

Лекция №1
Знакомство редактором электронных таблиц Ms Exсel
Выучить основные понятия выделенные шрифтом!!!
1. Основные понятия электронной таблицы
Для представления данных в удобном виде используют таблицы.
Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает
возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс
программ, используемых для этой цели, называется электронными
таблицами.
Рабочая книга - представляет собой основной документ Excel. Она
хранится в файле с произвольным именем с расширением «.xls». По
умолчанию рабочая книга состоит из 16 листов, имеющих имена: Лист 1,
…Лист 16. пользователь может изменить имя листа.
Лист - предназначен для создания и хранения таблиц, диаграмм и
макросов. Состоит из 256 столбцов, которые имеют имя А, В,
С,...Z,…AA,AB… и строки 1,2,3… 16384
Рисунок 1
Для хранения имени столбца используется 1 байт памяти, для хранения
строки 256.
Ячейка – представляет наименьшую структурную единицу для
размещения данных внутри рабочего листа. В качестве данных могут быть:
текст, числовые значения, формулы функции и параметры форматирования.
Ячейка, выбранная с помощью указателя называется активной. Тип данных
вводимых в ячейку определяется системой непосредственно при вводе. При
этом признаком текста является пробел, буква, апострофов, цифровыхцифра с первой позиции, признаком формул- знак равно.
Блок ячеек (фрагмент, диапазон) - прямоугольная область,
объединяющая отдельные ячейки, адрес блока формируется по
диагональным ячейкам.
Адресация ячеек. Существует 2 вида ячеек:
1) относительная адресация - при копировании и перемещении,
относительный адрес ячейки всегда меняется: при копировании вниз
№ строки увеличивается на 1, при копировании вправо имя столбца
изменяется на 1 букву в сторону увеличения;
2) абсолютная адресация - не изменяется при проведении любых
манипуляций с ячейками, обозначенных $B$3, не изменится № строки, ни
название столбца. Если B$2-не изменится № строки, $B2-не изменится
название столбца.
Формула - математическая запись вычислений, производимых над
данными в таблицах. Она начинается со знака равенства или
математического оператора и записанного в ячейку таблицы. Результатом
выполнения формулы является вычисление значения. Пример: =$A$12+B2.
Если ячейка содержащая формулу, активна, то формула проявляется в
строке ввода, то есть становится видна. В противном случае в ячейки
проявляется по формуле значение.
Функция - математическая запись, указывающая на выполнение
определенных вычислительных операций. Она состоит из имени и 1 или
несколько аргументов, заключенных в круглые скобки. Пример:
=SUM(A1:A10);LOGIO(B2);lg(B2)
Форматирование - задание определенных параметров для внешнего
представления данных, записанных в 1 или нескольких ячейках. К
параметрам форматирования относится: вид и размер шрифта, рамка, цвет,
выравнивание содержимого ячейки. Они задаются с помощью команд меню
или кнопок панели инструментов. Его можно произвести до ввода данных в
таблицы. Нельзя форматировать 1 ячейку.
Стиль - представляет набор параметров форматирования,
применяемых к выделенным ячейкам при указании имени стиля.
Существует набор стилей, хранящихся в библиотеке стилей. Следует
использовать после завершения работы с таблицей.
Список - специальным образом оформленная таблица с которой можно
работать как с базой данной. Плюсом является то, что возможно
манипулировать данными.
Рисунок 2
Примечание - это текст, используемый в качестве комментария к
содержимому 1 или нескольких ячеек. Примечание также может быть
знаковым.
2. Процессоры электронных таблиц
Пакеты прикладных программ, предназначенных для создания
электронных таблиц и манипулирования их данными. Данный класс
программ широко используется в рекламной практике.
Предоставляет следующие возможности:
• Создание табличной структуры, традиционной для хранения данных.
• Вычисление по заданным формулам ( математическим, инженерным,
статистическим) результирующих значений, зависящих от других ячеек
таблиц (их содержимого).
• Организация связи между несколькими таблицами, то есть значение
одной таблицы могут формироваться на основе данных из другой таблицы.
Причем изменение данных в исходной таблице автоматически несет за
собой изменение данных в итоговой таблице.
• Создание сводных, то есть интерактивных таблиц, облегчающих
анализ большого объема данных. Пример: сводная таблица финансов
большого рекламного агентства, которая формируется в центральном
офисе.
• Использование баз данных (списков), позволяющих проводить
операции сортировки, вычисление промежуточных итогов и фильтрацию
данных.
Рисунок3
• Осуществление консолидации данных, при которой данные из
нескольких таблиц могут быть объединены в 1 таблицу. Пример:
ассортимент товаров, продаваемых филиалами коммерческого предприятия.
• Использование сценариев - поименованные массивы исходных
данных , по которым формируются конечные, итоговые значения в 1 и той
же таблице.
• Автоматизированный поиск ошибок вычислений по формулам.
• Защита данных от изменения посторонними лицами. Здесь могут
быть использованы возможные комбинации уровней защиты.
• Структурирование данных, позволяющих скрывать или отображать
определенную часть таблицы.
• Примечание - механизм авто заполнения, при котором в нескольких
ячейках таблицы может быть введено заранее подготовленное значение.
• Использование таблицы подстановок, которая может содержать 1 или
несколько переменных с различными значениями.
Таким образом, табличный процессор кроме специфических функций,
перечисленных выше, поддерживает общие функциональные возможности
текстовых процессоров. Пример: использование макросов ( набор команд
предназначенных для автоматизирования вычислений на языке Visual Basic
for Application), построение диаграмм, авто замена и проверка орфографии,
использование стилей, шаблонов, авто форматирование данных, обмен
данных с другими приложениями, наличие развитой справочной системы,
печать с настройкой параметра и другие сервисные возможности.
3. Особенности обработки числовых данных в электронных таблицах
К числовому типу относятся:
• константы (16Е +0,3).
• даты (02.03.04).
• время (14:34).
• дата и время (28 октябрь, 1999, 15:16).
Любые данные, которые не распознаются программой в качестве
числовых, интерпретируются как текстовые. Длина текста, помещающаяся в
ячейку не может превышать 255 символов. Данные любого типа могут быть
представлены в определенном формате. Пример: приведем пример
представления 1 в различных форматах.
Рисунок 4
Вопросы:
1. Что такое электронная таблица?
2. Какие возможности предоставляет электронная таблица?
3. Какие типы данных могут храниться в электронной таблице?
4. Дайте определение относительной и абсолютной адресации ячеек,
приведите пример.
5. Какие типы задач можно решать с помощью электронных таблиц?
6. Приведите собственные примеры использования электронных
таблиц?