Оптимизация документооборота в «Сургутнефтегазбанке» с помощью системы DIRECTUM

Оптимизация
документооборота в
«Сургутнефтегазбанке»
с помощью системы DIRECTUM
Докладчик: Татьяна Муравья,
заместитель начальника департамента
информационных технологий
«Сургутнефтегазбанк»
Год основания – 1965.
Рейтинг по итогам 2009 года (по
данным журнала Forbes):
 36 место по величине срочных
вкладов физических лиц;
 67 место по величине портфеля
потребительских кредитов;
 62 место по активам;
 85
место
по
размеру
собственного капитала.
Региональная структура банка:
• головной офис в Сургуте;
•
филиалы в Москве, Тюмени, ХантыМансийске, городе Кириши
Ленинградской области;
•
13 дополнительных офисов в
Сургуте, Лянторе, Нефтеюганске, в
Сургутском и Нефтеюганском
районах;
•
8 операционных касс вне кассового
узла в Сургуте, Тюмени, ХантыМансийске, Лянторе.
Использование системы DIRECTUM
Внедренные модули:
– Управление электронными документами.
– Управление деловыми процессами.
– Канцелярия.
Из 1154 работников банка в системе
DIRECTUM работает 1018 человек.
Этапы работы
2006 год – начало внедрения.
Через 10 месяцев – в начале 2007 года –
300 пользователей банка приступили
к промышленной эксплуатации.
В период с 2007 по 2009 в рамках технической
поддержки была произведена миграция на новые
версии системы:
– на версию 4.4.1 – в конце 2007 года;
– на версию 4.5 – в конце 2008 года;
– на версию 4.5.1 – в начале 2009 года;
– планируется миграция на версию 4.6.1
Результаты внедрения системы DIRECTUM
Сургутнефтегазбанке.
в
 Сократилось время рассмотрения и согласования документов Банка, в том
числе между офисами.
 Улучшился механизм контроля исполнения поручений руководства.
 Сократился бумажный документооборот.
 Исключилось дублирование регистрации входящей и исходящей
корреспонденции.
 Исключились случаи потерь документов.
 Сократилось время, затрачиваемое сотрудниками на создание документов.
 Повысился уровень информационной безопасности.








Документы, полностью переведенные
в электронный вид
служебные записки;
входящая и исходящая корреспонденция;
заявки;
документы службы внутреннего контроля;
приложения к приказам (регламенты, инструкции
положения, правила и т.п.);
технические заключения;
планы мероприятий;
отчеты.
Статистика на 22.10.2010
Выполнение задач – 502 041
 завершено – 462 235
 выполняется – 39 806
Выполнение заданий – 2 021 480
 завершено – 1 962 010
 выполняется – 59 470
Вид документа
Кол-во
Служебные записки
277401
Письма входящие
(официальные)
24452
Письма исходящие
(официальные)
12903
277401
Приказы по основной
деятельности
146597
3230
12903
24452
Служебные записки
Письма входящие (официальные)
Письма исходящие (официальные)
Приказы по основной деятельности
Прочие документы
3230
Прочие документы
146597
Общий итог
464583
Разработанные в банке маршруты:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Для приема заявок, оформления и выдачи кредитов;
для срочного оформления и выдачи пластиковых карт;
для решения проблем по обслуживанию терминалов и банкоматов;
для выполнения работ по PCI DSS;
обслуживание заявок по обслуживанию и ремонту компьютерной
техники;
обслуживание заявок на доступ к различным информационным
ресурсам (Интернет, электронная почта, автоматизированная
банковская система, хранилище данных и т.д.);
типовой маршрут по работе со служебными записками с несколькими
(до 5) получателями;
для организации контроля исполнений поручений Председателя
Правления;
документооборот по оформлению доверенностей.
Всего разработано 15 типовых маршрутов.
Кроме этого, собственными силами разработано:
 интеграция СЭД DIRECTUM с отчетами 1С;
 отчет «Схема замещения», который используется для определения прав на
документы;
 отчет «Права на папки», который выводит права пользователей на вложенные папки;
 добавлено новое поле для вывода примечаний к ЭЦП для ввода резолюции
(например, «Согласовано» или «Отказать»).
В среднем на разработку и тестирование одного типового маршрута,
сценария, отчета затрачивается примерно 10-12 рабочих дней.
Стандартных возможностей СЭД DIRECTUM достаточно для решения большинства
задач, которые поступали в разработку и были включены в план автоматизации.
Разработка производится силами Банка (2 администратора-разработчика СЭД
DIRECTUM). Тестированием разработки занимаются подразделения - заказчики.
Подробнее о разработках на
базе DIRECTUM,
выполненных в последнее
время
Журнал мониторинга исполнения поручений
Председателя Правления
•
•
•
•
•
Создан справочник «Журнал мониторинга исполнения
поручений» («ЖМИП»).
Разработаны механизмы отправки задач исполнителям.
Разработан типовой маршрут для отправки заданий
исполнителям поручений.
Разработан сценарий для предоставления информации по
справочнику в формате Excel.
Разработан сценарий для открытия просроченных
поручений и просмотра невыполненных заданий
Трудоемкость разработки – 5 рабочих дней.
2 дня на тестирование и подготовку документации.
В колонке «Ссылка» располагается ссылка на поручение в справочнике
«ЖМИП».
Красный цвет – поручения, которые находятся в работе и просрочены.
Серый цвет – поручения, которые закрыты.
Синий цвет – поручения, которые находятся в ожидании.
Черный цвет – поручения, которые находятся в работе, но не просрочены.
Результат: налажен жесткий контроль по соблюдению сроков и
исполнению поручений руководства банка.
Инициатор
Схема бизнес-процесса порядка предоставления доступа к
Интернету
Заполнение
заявки,
отправка на
согласование
Принятие
работ, смена
пароля
Руководитель
Отказано
Прекратить работы
Рассмотрение
заявки,
согласование и
подписание
Рассмотрение
отказа
На рассмотрение
Составление СЗ
необходимости
предоставления
доступа
Согласовано
Начальник Управ. и/
или Заместитель
Пред. Правления
Начальник ОБИТ
Отказано
Рассмотрение
заявки,
согласование и
подписание
Рассмотрение
заявки,
регистрация и
подписание
Рассмотрение
отказа
Согласовано
Предоставлен доступ
Отказано
Исполнение
заявки
Председатель
Правления
Согласовано
Рассмотрение и
согласование
СЗ и заявки
Отказано
Схема типового маршрута «Работа с заявками на Интернет»
Исправлено
1
2
Согласование с
руководителем
инициатора
Доработка проекта
документа
На доработку
Отказать в предоставлении доступа
Иначе
3
4
Уведомление для
ИнициаторЗадачи
Отказано
6
Доработка
Согласование с
руководителями
управлений и/или
заместителем Председа...
На доработку
5
Предоставление доступа
Принять
7
8
Согласовано
Иначе
Согласование с
руководителем,
утверждающим документ
11
Исправлено
9
Рассмотрение СЗ ПП
На доработку
10
Доработка проекта СЗ
12
Иначе
13
Исполнители
Наблюдатели
Отказать в предоставлении доступа
15
14
Отправить на рассмотрение ПП
16
17
Наблюдатели
На доработку
Уведомление инициатору
о выполнении работ
Определение приемника
отказа
Рассмотрение отказа
Приемником отказа
18
Уведомление инициатору
о выполнении работ
20
19
Прием работ
Выполнить
Исполнители
Выполнить
На доработку
21
Иначе
Прием работ
22
Принять
Принять
Уведомление инициатору
о выполнении работ
23
Иначе
Иначе
Уведомление для
Приемника отказа
24
Иначе
Уведомление инициатору
о выполнении работ
Управленческая отчетность
Цели:
• предоставление руководству банка
удобного интерфейса работы с
управленческой отчетностью;
• автоматическое оповещение о готовности
отчета;
• сохранение версий и истории документов.
Описание работы
•
•
•
•
•
•
•
•
Настройка периодичности запуска сценария «SNGB Рассылка
управленческой отчетности».
Создание записи на текущий год в справочнике «Календарь
управленческой отчетности».
Запуск обработки в 1С «Календарь для управленческой отчетности.epf».
Запуск сценария «SNGB Закачка календаряУО» и выбор файла,
выгруженного обработкой «Календарь для управленческой
отчетности.epf» (пункты 1 и 2 выполняются один раз в год).
Создание папки в DIRECTUM, где будут размещаться отчеты.
Создание записи справочника «Параметры управленческой
отчетности».
Создание документа с видом «Управленческая отчетность» в созданной
папке.
Подписание созданного документа (не подписанные документы не
рассылаются).
Были созданы
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Справочник «Параметры управленческой отчетности»;
Справочник «Получатели управленческой отчетности»;
Справочник «Календарь управленческой отчетности»;
Вид документа «Управленческая отчетность»;
Группа пользователей «СУПО» – создатели управленческой отчетности, пользователи, которые
могут создавать документы с видом «Управленческая отчетность»;
Карточка документа «Управленческая отчетность»;
Константа «SNGB_UOCodePol» (коды пользователей, которым будут приходить задачи, если
рассылка по почте не удачна);
Константа «SNGB_ПутьЛогаУПО» (константа для хранения пути к логу отправки управленческой
отчетности);
Функция «РабочийДень» (рассчитывает номер рабочего дня в зависимости от периода);
Функция «ОтправкаПисьмаУО» (функция предназначена для отправки управленческой
отчетности с помощью эл. почты);
Функция «ОтправкаЗадачиУО» (функция предназначена для отправки управленческой
отчетности с помощью задачи);
Обработка 1С «Календарь для управленческой отчетности.epf» – для выгрузки данных
производственного календаря;
Сценарий «SNGB Закачка календаряУО» – для автоматического формирования календаря на
год из файла, сформированного 1С обработкой «Календарь для управленческой отчетности.epf»;
Сценарий «SNGB Рассылка управленческой отчетности» – для отправки отчетов.
Общий итог работы с системой Directum:
•
•
•
•
•
•
•
•
сокращение материальных и временных затрат на разработку,
рассмотрение и согласование документов;
повышение эффективности обслуживания клиентов;
снижение затрат от простоя оборудования;
оптимизация механизма контроля за исполнением заданий
руководства;
автоматизация работы секретариата и общего отдела;
сведен к минимуму бумажный документооборот;
исключена вероятность потери документа;
удобство работы над проектами. У всех всегда есть последняя
актуальная информация о состоянии дел и документов.
Спасибо за внимание!
Ваши вопросы?