Тайм-менеджмент в управлении культурно

«Использование тайм-менеджмента
в работе руководителя культурнодосугового учреждения»
Преподаватель ГАОУ СПО МО Московский
областной колледж искусств Мурсалимова
Нина Николаевна.
1
Деятельность руководителя любого
уровня включает выполнение
известных управленческих функций, а
именно планирование, организация,
мотивация и контроль.
В настоящее время перед
руководителями сферы культуры
поставлены непростые задачи по
модернизации работы культурно досуговых учреждений. Решение этих
задач требует затрат времени и
творческих усилий.
2
ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА:
1. планирование
2. организация
3. мотивация
4. контроль
3
.
Как в условиях ограниченного времени
и суметь выполнить возложенные
обязанности? Специфика деятельности
работников культурно - досуговых
учреждений заключается в том, что им
приходится работать с утра и до
позднего вечера, в выходные и
праздники. И совсем не остается
времени на отдых, личную жизнь, на
творчество. Время – категория
невосполнимая, и в отличие от
потерянных денег, не подлежит
восстановлению.
4
В современном менеджменте проведено
немало исследований, которые помогают
решить эту проблему. Одним из них является
самоменеджмент, или, как в последние годы
стало модным его называть, тайм-менеджмент.
Его изучению посвятили свое время и книги
такие авторы, как
Архангельский Г.А. «Тайм-драйв: как успевать
жить и работать». Архангельский Г.А.
«Организация времени: от личной
эффективности к развитию фирмы».
Лотар Зайверт. Ваше время – в ваших руках,
Н. Кричевский. Вы – руководитель,
Стивен Кови. Семь привычек
высокоэффективных людей,
и др.
5
Архангельский Г.А. «Тайм-драйв: как
успевать жить и работать».
Архангельский Г.А. «Организация
времени: от личной эффективности к
развитию фирмы».
Зайверт Л. Ваше время – в ваших
руках.
Кови С. Семь привычек
высокоэффективных людей.
Кричевский Н. Вы – руководитель.
и др.
6
Тайм-менеджмент:
Технология, позволяющая
невосполнимое время жизни
использовать в соответствии
с личными целями и
ценностями.
7
Тайм - менеджмент – это управление
временем, по выражению Глеба
Архангельского, искусство успевать.
Это технология, позволяющая
использовать невосполнимое время
вашей жизни в соответствии с вашими
целями и ценностями.
Рассмотрим некоторые направления
совершенствования использования
времени, рекомендуемые тайм –
менеджментом, в деятельности
работника культурно - досуговой
сферы.
8
ПЛАНИРОВАНИЕ
Как выполнить задачу в оптимальное
для нее время?
9
1. Планирование.
Каждый день начинается с того, что
не только руководитель, но и любой
работник культурно - досугового
учреждения начинают с обдумывания
того, что им предстоит выполнить.
Некоторые это делают с вечера.
Строится идеальная картинка дня.
Одни составляют план в голове и
там его оставляют, другие
набрасывают на листе бумаги
предстоящие дела.
10
ПЛАНИРОВАНИЕ
Однако при слове
«планирование» многие
инстинктивно поеживаются. Тем
не менее в сроки укладываться
как-то нужно. Выполнять взятые
на себя обязательства, не
опаздывать на встречи,
перезванивать тогда, когда
обещал.
11
Часто можно услышать возражения
против планирования. Оно заключается
в выражении, что все меняется. Однако,
планы и нужны для ситуаций, когда все
меняется. План, по мнению
исследований, и существует для того,
чтобы ориентироваться в изменяющихся
условиях.
12
Как справляться с делами, выполнение
которых трудно запланировать заранее на
точно определенный момент времени.
У древних греков были два разных
слова для обозначения времени. «Хронос» линейное, астрономическое, измеримое
время, привычное нам время ежедневников
и органайзеров. И «кайрос» - удобный
момент, удобные обстоятельства для
совершения какого-либо дела.
13
Хронос и кайрос
Хронос
Кайрос
Линейное, измеримое,
«астрономическое» время
«Нелинейное» время,
благоприятный момент для
выполнения какой-либо
задачи
14
Многие задачи практически невозможно
привязать к жесткому времени исполнения.
Возможность их выполнения связана с
наличием нужного кайроса, или как еще
называют, контекста, совокупности
благоприятных обстоятельств. Попытайтесь
вспомнить свой рабочий день. Подумайте,
сколько задач у вас привязаны к жесткому
хроносу, а сколько – к гибкому кайросу
15
Мы не знаем, когда мы встретим нужного
человека, будем находиться в какой-то
организации, когда начальник будет в хорошем
расположении духа и т.д. Важно выявить те
кайросы, которые актуальны для вашей
работы, и научиться их использовать. При
приближении какого-либо кайроса, заглянуть в
список дел и освежить их в памяти. Если вы
едете в районную или другую
территориальную администрацию, напомните
себе, какие дела вам нужно выполнить
попутно.
16
Физкультурная пауза
Мышцам шеи – отдых, мозгу
– кровь и кислород:
•
•
•
•
«Подбородок вверх/вниз»
«Ушами касаемся плечей»
«Любопытная собачка»
«Умно крутим головой»
17
ПЛАНИРОВАНИЕ ДНЯ
1. «Жесткие» встречи
(привязаны к точному
времени)
2.«Гибкие» задачи
(просто список с
приоритетами)
3.«Бюджетируемые»
задачи (выделяется
ресурс времени, но без
жесткой привязки)
18
Что же еще предлагается в планировании для
правильного использования рабочего времени?
Разделить все предстоящие задачи на три группы:
1. Жесткие встречи привязанные к конкретному
моменту времени. (Например, семинар в 10 часов).
2. Гибкие задачи, которые не привязаны к жесткому
времени. Они имеют срок, но не имеют конкретного
момента времени для решения.
3. «Бюджетируемые» задачи – крупные
приоритетные задачи. Которые не имеют жесткого
срока исполнения, но требуют большого ресурса
времени. (Например, подготовиться к сообщению на
семинаре.).
Встречи планируются жестко, гибкие задачи более
мягко. Для приоритетных задач выделено
(забюджетировано) время.
19
План дня в ежедневнике
•
ЖЕСТКИЕ и
БЮДЖЕТИРУЕМЫЕ
9
Совещание
10
11
Презентация
12
•ГИБКИЕ
Напомнить Иванову
о встрече.
Подготовиться к
презентации - 1 час.
Отчет о работе - 1
час.
Пообедать – 30 мин.
13
Встреча с заказчиком
14
20
При использовании ежедневника и
записи в нем слева жестких встреч и
справа – гибких и бюджетируемых дел
сразу видны участки времени, в
которые можно выполнять
бюджетируемые задачи.
21
План дня - рекомендации:
1. Не «ныряйте» в рабочий день, жестко выделите
5-10 минут на планирование. План дня должен
давать в одном месте полный обзор всех
предстоящих вам задач и встреч.
2. «Жесткость» инструмента планирования
соразмеряйте с характером задачи (жесткая,
гибкая или бюджетируемая). Не используйте
микрометр там, где достаточно молотка.
3. Больше «воздуха» в плане, больше резервов –
выше вероятность его осуществления и простота
изменения плана в течение дня.
22
ПРИОРИТЕТЫ
Матрица важности задач
важность
Б
А
В
срочность
23
Приоритет означает «тот, кто идет первым». Все дела не
могут быть одинаково важными. Можно вспомнить
анекдот перестроечных времен: «Товарищи, я без
очереди!» - «Очередь для тех, кто без очереди, - в
соседнее окошко!». Если все без очереди, то все опять в
очереди. Если все дела назвать приоритетными, то
потеряется смысл понятия «приоритетный». У каждого
из нас в голове действует своя матрица критериев, на
основе которых мы подходим к определению
приоритетности. Можно сказать, что единственно верной
матрицы критериев нет. Что предлагается для выхода из
подобной ситуации?
.
24
Можно разделить дела на следующие типы:
А) Безотлагательные – критически значимые для
основных процессов.
Б) Уточняющие, те выполнение которых требует очень
немного времени, но задает дальнейший порядок дня.
Можно распределить задачи по принципу: А, Б, В.
А - задачи очень срочные и очень важные решаются в
первую очередь.
Б – задачи, важные, но менее срочные, – во вторую.
В – задачи, менее важные, но срочные -в третью.
Есть еще неважные и несрочные. Их рекомендуется
отправлять в так называемую корзину. И решать по
мере возможности.
25
«ТМ-меню»: лягушка
26
В тайм – менеджменте мелкие, но не
приятные задачи получили название
«лягушки». «Лягушки» часто подолгу
откладываются и грозят перерасти в
большие неприятности. И получается, что
задача, требовавшая 5 минут,
откладывается неделями и потому
перерастает в проблему, на решение
которой придется потратить много часов.
27
Думается, у каждого такие случаи в
практике бывают. Как говорит гуру тайм
- менеджмента Г. Архангельский. У
испанцев есть поговорка: «Каждое утро
съедай лягушку».
Начав день со съедения одной
«лягушки», вы весь день будете ходить
бодрым и веселым. И наоборот, если
утром «лягушку» не съесть – она будет
весь день маячить где-то на горизонте и
отравлять всю жизнь. Крупную
неприятную задачу можно разбить
большое количество мелких «лягушек»
и решать проблему частями.
28
Начав день со съедения одной «лягушки», вы
весь день будете ходить бодрым и веселым. И
наоборот, если утром «лягушку» не съесть –
она будет весь день маячить где-то на
горизонте и отравлять всю жизнь. Крупную
неприятную задачу можно разбить большое
количество мелких «лягушек» и решать
проблему частями.
29
«ТМ-меню»: слон
30
Чем менее жесткий срок исполнения у
задачи и чем она при этом крупнее, тем
труднее, как правило, заставить себя ее
выполнить. Особенно это касается очень
крупных задач, в терминологии –
менеджмента – «слонов». Крупные –
разработка концепции развития культурно досугового учреждения, осуществления
закупок для учреждения, разработка
дорожной карты и т.д.
31
Нарезка слона
Неправильно:
Правильно:
•Подготовиться к семинару
•Подобрать практический материал к
семинару.
• Написать текст выступления
•Выступить перед аудиторией
32
В тайм – менеджменте предлагается
разрезать слона на маленькие измеримые
«бифштексы» и каждый день съедать
один такой бифштекс. Причем важно
нарезать на такие , каждый из которых
действительно приближает вас к
съедению «слона». Например, выражать в
количественном измерении. Написать
столько-то страниц. И что еще важно,
поощрять себя за это.
33
И, наконец, о приятном, об
организации отдыха.
Приходилось ли вам на
работе чувствовать себя
уставшим и измотанным? Если да
– то вы не одиноки. Это общая
проблема в наше время. В
грамотном тайм - менеджменте
важно не только количество, но и
качество
34
Принципы эффективного
отдыха
1. Ритмичность: 5 минут в час.
2. Максимальное переключение.
3. Максимальная «чистота» отдыха
35
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
36