Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых

Деловая переписка, бланк письма – правила написания
деловых писем
Помещено в тему: Оформление документов
Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и
сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить
затраты времени на ведение делопроизводства.
Бланк письма
Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы
подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых
бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например,
приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.
Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И
согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк
письма с продольным вариантом их расположения.
Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать.
Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в
учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и
другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами
не регламентируется.
Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху
и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и
сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.
Правила деловой переписки
Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует
краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам
этикета.
Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам
надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один
адрес.
Согласно правилам ведения деловой переписки, принято отвечать на все письма, за исключением присланных
для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом
расценивается как отказ от сотрудничества.
Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в
нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних
подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без
орфографических и пунктуационных ошибок.
Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить
претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.
Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения:

«Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,

«Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает
дистанцию,

«Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.
Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,

затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,

завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).
Как излагается деловое письмо:

Просим предоставить данные о..., подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора…
и т.п.

Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.
В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над
подписью, например:

«С уважением,» «Искренне Ваш»
или в более позитивном ключе –

«С наилучшими пожеланиями»,

«С надеждой на продолжение сотрудничества»,

«С интересом ждем от Вас новых предложений»,

«Всегда рады оказать Вам услугу» и др.
Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка». Вам так же будет интересно
для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового
письма, о требованиях к реквизитам письма. Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и
о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.
Все рассмотренные письма в данной статье служат одной цели – информировать адресата по конкретному
интересующему автора вопросу (вопросам). Для каждого вида приведен образец составления
информационного письма. Данные письма подготавливают в соответствии с общими требованиями
делопроизводства: на фирменном бланке организации, все элементы письма (их еще называют реквизиты)
указывают согласно существующим правилам.
Информационное письмо – передаются сведения официального характера. Часто вышестоящая организация
направляет в подчиненные ей отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов с
рекомендациями по их применению. Поэтому они имеют типовой характер, рассылка ведется по списку (т.е.
адресат в письме указывается обобщенно).
Посмотреть или скачать образец информационного письма.doc
Небольшое отступление от темы. Данный ресурс предназначен в большей части не для студентов, для
которых имеет большое значение исключительно теоретические основы делопроизводства (правильно
ответить на экзамене), а адресован, прежде всего, людям для оказания им помощи в практической
деятельности по делопроизводству.
Я это к тому, что вам нет нужды разбираться в тонкостях отличий одного вида письма от другого. Просто,
скорее всего, вы хотели составить информационное письмо по сути, но в делопроизводстве оно
классифицируется по-другому. Не забивайте себе голову теоретическими тонкостями, просто сосредоточьте
внимание на приведенных здесь образцах деловых писем, представленных дальше по ходу статьи.
Письмо-сообщение – о событиях, имеющих взаимный интерес для автора и адресата. Может быть, как
инициативным письмом, так и ответом.
Образец письма-сообщения (приводится только текст, оформление письма аналогично примеру выше по
ссылке)
Сообщаем, что программный комплекс «Карпуль» находится в эксплуатации в течение трех месяцев. В ваш
адрес письмом общества от 28.08.2014 № 08-21/942 уже была направлена информация о возникших
трудностях в ходе использования комплекса. Дополнительных замечаний и предложений не имеем.
Еще пример письма-сообщения
ОАО «Пурпур», рассмотрев Ваше предложение по размещению документов структурных подразделений
общества в архивном центре по адресу г. Омск, ул. Электролесовская, 155, считает создание единого
архивного центра нецелесообразным.
Письмо-извещение – основной целью является сообщить о публичном мероприятии, например, о совещании,
конференции, выставке, семинаре, бизнес-туре и т.п. Приводятся конкретные детали о мероприятии (о
времени, месте и условиях), имеющие целью привлечь к участию получателя письма.
Образец письма-извещения
Учебный центр «Папка» приглашает Вас принять участие в семинаре по теме «Перспективы налогового
администрирования крупнейших налогоплательщиков».
Семинар будет проводиться 08.02.2014 в 11-00 в здании ГОУ «Калининградская академия государственной
службы» по адресу: г. Калининград, ул. Гагарина, 127. Программа семинара прилагается. Регистрация
участников будет проводиться с 10-00.
Просим предварительно подтвердить Ваше согласие об участии в течение пяти дней. По всем вопросам
обращайтесь в наш офис или по телефону 246-54-22.
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Письмо-уведомление – несет в себе официальную информацию, представляющую ценность для адресата.
Образец письма-уведомления
ООО «Миленка» уведомляет об изменении с 15.09.2014 банковских реквизитов и почтового адреса.
Юридический адрес остался прежним.
Банковские реквизиты: …новые полностью.
Почтовый адрес: …новый.
1. Создать свою фирму, или предприятие (Название, род деятельности, адрес,
телефоны, логотип…)
2. Составить письмо-извещение, и письмо уведомление.