Бюджетирование движения денежных средств - Vega

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«Вега Эксперт Консалтинг»
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
_____________________ (И. О. Фамилия)
«_____» ___________________ 2010 г.
Типовой регламент (пример)
Регламент работы
по бизнес-процессу:
БЮДЖЕТИРОВАНИЕ
ДВИЖЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
для программы
Vega: Платежный бюджет 3.0
Название города
www.vega-expert.ru
ООО «Вега Эксперт Консалтинг»: Типовой Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование ДДС» www.vega-expert.ru
Содержание
Раздел 1. Общие положения .................................................................................................... 3
1.1. Основные термины ............................................................................................................ 3
1.2. Функции системы бюджетирования движения денежных средств .............................. 5
1.3. Блок-схема системы функционирования Регламента .................................................... 5
1.4. Методология работы Регламента ..................................................................................... 6
Раздел 2. Финансовая структура ........................................................................................... 11
2.1. Перечень центров финансовой ответственности ......................................................... 11
2.2. Перечень бюджетов предприятия .................................................................................. 11
2.3. Общая финансовая структура и перечень статей ДДС ................................................ 12
Раздел 3. Текущая деятельность ........................................................................................... 13
3.1. Корректировка бюджета ................................................................................................. 13
3.2. Оптимизация плана движения денежных средств ....................................................... 13
3.3. Заполнение заявок на оплату счетов ............................................................................. 13
3.4. Анализ исполнения бюджета финансовых потоков..................................................... 14
3.5. Перечень документации.................................................................................................. 15
3.6. Архивация данных........................................................................................................... 15
Раздел 4. Премирование и ответственность......................................................................... 16
Приложение 1. Форма заявки на оплату .............................................................................. 17
Приложение 2. Форма запроса на обоснование отклонения от бюджета ......................... 18
Приложение 3. Классификатор статей ДДС – финансовая структура ............................. 19
Приложение 4. Заявка на корректировку бюджета ............................................................ 22
Приказ на запуск и исполнение Регламента ........................................................................ 23
2
ООО «Вега Эксперт Консалтинг»: Типовой Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование ДДС» www.vega-expert.ru
Раздел 1. Общие положения
Цель настоящего Регламента состоит в упорядочивании деятельности участников бюджетного
процесса при планировании, анализе и контроле исполнения бюджета движения денежных
средств, а так же подробное описание всех значимых составляющих системы.
Бюджетный процесс на предприятии ведется в соответствии с установленными едиными
методологическими правилами.
Настоящим Регламентом устанавливается состав данных, необходимых для формирования
бюджета, порядок их предоставления, принципы учета и обработки плановой и отчетной
информации, права и обязанности участников бюджетного процесса.
Ответственность
осуществляет
за
организацию работы согласно положений настоящего Регламента
Генеральный
директор,
обеспечивая
неукоснительное
выполнение
регламентированных процедур всеми подразделениями и службами, а так же работниками
организации.
Внесение изменений в Регламент осуществляется на основании Приказа Генерального
директора о внесении изменений.
Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование» обязателен для исполнения всеми указанными
в нем службами, его исполнение может служить критерием оценки эффективности работы
подразделения.
Разделы настоящего Регламента могут детализироваться и уточняться другими внутренними
нормативными документами, утвержденными и принятыми в соответствии с утвержденным
документооборотом.
Внутрифирменные нормативные документы не должны противоречить разделам настоящего
Регламента. В случае если такое противоречие выявлено, то приоритет имеет настоящий
Регламент.
Основные процедуры Регламента исполняются в программе Vega: Платежный бюджет 3.0.
1.1. Основные термины
Понятие бизнес-процесса определяется как совокупность управленческих операций и
отчетности, происходящих на предприятии, структурированных в зависимости от целевой
направленности производимой управленческой операции.
Бюджетирование денежных средств – механизм планирования, текущего контроля и анализа
денежного потока.
Движение денежных средств (сокр. ДДС) – совокупность входящих и исходящих потоков
денежных средств фирмы или предприятия.
3
ООО «Вега Эксперт Консалтинг»: Типовой Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование ДДС» www.vega-expert.ru
Статья движения денежных средств (сокр. статья ДДС) – часть денежного потока,
объединенного сходным экономическим содержанием.
Центр финансовой ответственности (сокр. ЦФО) – подразделение или ответственное лицо,
отвечающее за планирование и расходование денежных средств по определенным статьям
ДДС. Центр финансовой ответственности может объединять несколько структурных
подразделений Общества.
Субцентр
финансовой
ответственности
(сокр.
СубЦФО)
–
это
организационное
подразделение Общества, созданное на базе центра ответственности с выделением функций по
определенным признакам.
Ответственное лицо ЦФО – сотрудник ЦФО, назначенный приказом Генерального
директора, в обязанности которого входит:

руководство составлением и корректировка бюджета данного ЦФО;

оперативное предоставление в финансовую службу необходимых, документов, согласно
настоящего Регламента;

контроль за корректностью исполнения бюджета конкретного ЦФО.
Ответственное лицо ЦФО несет персональную ответственность за своевременность и
корректность предоставляемых согласно настоящего регламента сведений.
Структура блоков центров ответственности – это перечень центров (субцентров)
ответственности, объединенный по определенным признакам в блоки, утвержденный согласно
данного Регламента.
Справочник статей ДДС – это перечень статей, разбитый на доходную и расходную часть с
указанием кода, названия и расшифровки, утвержденный согласно данного Регламента.
Профицит бюджета – превышение доходной части бюджета над его расходами.
Направление статьи - определяет направленность денежного потока в статье ДДС. Имеет два
направления: приход и расход. В составе группы могут быть статьи ДДС и разным
направлением денежного потока. Статьи с отрицательным направлением денежного потока
(расход) отражаются в отчетных формах ДДС со знаком минус.
Операционный бюджет - совокупность статей ДДС, родственных по содержанию. В данном
контексте в состав операционных бюджетов могут входить финансовые и инвестиционные
бюджеты.
Например:
Бюджет продаж, совокупность статей ДДС: “Поступления денежных средств за основную
продукцию”, “Поступления от продаж в розницу”, “Прочие поступления” и т.д.
Бюджет фонда заработной платы, совокупность статей ДДС: “Заработная плата производства”,
“Заработная плата администрации”, “Начисления на заработную плату” и т.д.
4
ООО «Вега Эксперт Консалтинг»: Типовой Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование ДДС» www.vega-expert.ru
Бюджет ЦФО (центра финансовой ответственности) - совокупность статей ДДС, за которые
отвечает определенный центр финансовой ответственности.
Например:
Бюджет ЦФО “Отдел снабжения” может включать статьи ДДС: “Затраты на основные
материалы”, ”Затраты на вспомогательные материалы”, “Затраты на доставку продукции”.
Генеральный бюджет - итоговый плановый или фактический бюджет ДДС, созданный на
основании операционных бюджетов. В программе используются годовой и месячный
генеральный бюджет.
Бюджетный период (для генерального бюджета месяца) - горизонт планирования прихода и
расхода движения денежных средств устанавливается равным одному календарному месяцу.
Бюджетный период (для генерального бюджета года) - горизонт планирования прихода и
расхода движения денежных средств устанавливается равным одному календарному году.
1.2. Функции системы бюджетирования движения денежных средств
К основным функциям системы бюджетирования ДДС относим:

прогнозирование финансового положения предприятия;

оптимизация эффективности использования денежных средств;

обеспечение эффективного контроля над текущими расходами;

обеспечение бесперебойного финансирования текущей и инвестиционной деятельности
предприятия;

контроль достижения плановых показателей посредствам своевременного сопоставления
фактических и запланированных результатов движения денежных средств;

сохранение конфиденциальности информации по движению денежных средств внутри
предприятия;

обеспечение возможности делегирования полномочий по разработке и корректировке
бюджета;

закрепление персональной ответственности за исполнение бюджета;

обеспечение оперативной и стратегической корректировки целей предприятия на
основании ретроспективного анализа бюджета.
1.3. Блок-схема системы функционирования Регламента
Для повышения эффективности деятельности системы бюджетирования предусмотрен
матричный принцип распределения ответственности посредством организации планирования
5
ООО «Вега Эксперт Консалтинг»: Типовой Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование ДДС» www.vega-expert.ru
по
горизонтали
(по
статьям
бюджета)
и
по
вертикали
(по
центрам/субцентрам
ответственности).
Планирование
ЦФО 1
Пл
ан
пл вхо
ат д я
еж щи
ей х
ЦФО 2
Текущий контроль
ЦФО 3
План
исходящих
платежей
ЦФО 1
ЦФО 2
Факт
входящих
платежей
Предварительный бюджет
движения денежных средств
Реестр платежей
(входящие платежи)
ЦФО 3
Счета на
оплату
Реестр платежей
(исходящие платежи)
Оптимизация и утверждение
бюджета
Оптимизация и утверждение
реестра
Утвержденный план
движения денежных средств,
закрытие планирования
Утвержденный факт
движения денежных средств
Прогнозирование
Анализ
План
Факт
Исполнение бюджета
1.4. Методология работы Регламента
Работа Регламента осуществляется в соответствии со следующим блоками.
1. Блок настройки программы
1.1. Заполнение справочников ЦФО, бюджетов, статей ДДС (справочник проектов и
контрагентов эффективно заполнять в процессе текущей деятельности).
1.2. Добавление пользователей и настройка их прав.
2. Блок планирование ДДС (годовой план и план месяца)
2.1 Заполнение и проведение бюджетов ЦФО (для месяца: до начала планируемого месяца за
4-5 дней; для года: ноябрь). Через пункт меню "Планируемые показатели"=> "Заполнение
бюджетов месяца (года)" выберите месяц (год), ЦФО и бюджет.
2.2. Оптимизация плана ДДС и устранение кассовых разрывов (для месяца: до начала
планируемого месяца за 3-4 дня; для года: первая неделя декабря).
2.3. Согласование плана ДДС в разрезе ЦФО с их руководителями (для месяца: до начала
планируемого месяца за 2-3 дня; для года: 2-я и 3-я неделя декабря).
6
ООО «Вега Эксперт Консалтинг»: Типовой Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование ДДС» www.vega-expert.ru
2.4. Распечатка генерального, операционных и бюджетов ЦФО (при необходимости) и их
утверждение (для месяца: до начала планируемого месяца за 1-2 дня; для года: 4-я неделя
декабря).
2.5. Закрытие планирования (кнопка внизу формы "Генеральный бюджет месяца" и
"Генеральный бюджет года"). После закрытия планирования корректировка бюджетов периода
возможно только после открытия планирования. Доступ к кнопке определяется отдельными
правами.
3. Блок платежей и текущего контроля
3.1. Заполнение и проведение реестра входящих платежей. На этом этапе осуществляется
также контроль соответствия фактических входящих платежей плану в дневном и месячном
разрезе.
Для отдельных ЦФО, определенных приказом, формирование входящих реестров платежей
проводится на основании заявок на платеж подаваемых в электронной форме.
3.2. Заполнение реестра исходящих платежей и его проведение. На этом этапе осуществляется
также контроль соответствия фактических исходящих платежей плану в дневном и месячном
разрезе. На данном этапе происходит автоматическое заполнение годового и месячного
бюджетов фактическими данными (Фактические показатели => Генеральный бюджет месяца
(генеральный бюджет года)). В разрезе бюджетов и ЦФО (Фактические показатели =>
Операционные бюджеты месяца (операционные бюджеты года)).
Для отдельных ЦФО, определенных приказом, формирование исходящих реестров платежей
проводится на основании заявок на платеж.
4. Прогнозирование
Прогнозирование представляет собой инструмент предоставления данных, касательно
перспектив финансовой ситуации на предприятии на основе планов и фактических тенденций
поступления и расходования денежных средств.
Другими словами, это процесс моделирования будущей ситуации на предприятии или фирме,
который основан как на плановых, так и фактических показателях. То есть меню
«Прогнозирование» представляет собой уточненный на основании фактических тенденций
план, модель финансовой ситуации на предприятии, позволяющую более точно оценить
результаты денежных потоков. Таким образом, этот инструмент меню реализует один из
элементов «Скользящего бюджетирования».
Механизм прогнозирования основывается на выборе базового периода. Базовый период
представляет собой период, при выборе которого, данные с начала месяца (года) по
выбранную дату (месяц) включительно берутся по фактическим движениям, далее – от
следующего за базовой датой числа (месяца) до конца месяца (года) - по плановым движениям.
Наиболее эффективно за базовую дату брать последний период (дату), по которому факт уже
заполнен.
Основная задача прогнозирования месяца – заранее предвидеть возможное снижение остатков
денежных средств от плана или наступления кассовых разрывов.
Прогноз месяца необходимо осуществлять по желтому и красному сигналу интегрального
индикатора.
Прогноз года необходимо осуществлять ежемесячно в конце месяца.
5. Контрольный блок
План-факт анализ соответствия планируемых и фактических платежей ДДС.
Использование стандартных отчетов и конструктора отчетов, необходимого для формирования
пользовательских отчетов определяется правами доступа Пользователей системы.
7
ООО «Вега Эксперт Консалтинг»: Типовой Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование ДДС» www.vega-expert.ru
Представим общую методологию работы программы на схеме:
№
Основной блок
Содержание операции
Периодичность
1
Первоначальная
настройка
Заполнение справочников
Однократно при установке
2
Планирование ДДС
Заполнение и проведение
бюджетов
До начала планируемого
месяца за 4-5 дней (года:
ноябрь)
3
Оптимизация плана
ДДС
Устранение кассовых
разрывов, утверждение плана
До начала планируемого
месяца за 2-3 дня (для года:
первая неделя декабря)
4
Текущий контроль ДДС
Составление и утверждение
реестров платежей
Поступление/оплата платежей
5
Прогнозирование
(месяц, год)
Прогноз состояния с учетом
фактических и плановых
платежей
По сигналу интегрального
индикатора
6
Анализ
План-факт анализ
По мере необходимости, при
составлении отчетов
Последовательность, ответственные лица и сроки проведения управленческих операций
указанны в таблице 1:
№
1
1.1
Операция
Ответственное
лицо
Блок «Планирование ДДС»
Заполнение и
Ответственное
проведение
лицо ЦФО (см.
бюджетов ЦФО раздел 2 пункт
2.1.)
1.2
Оптимизация
плана ДДС и
устранение
кассовых
разрывов
Финансовый
директор
1.3
Согласование
плана ДДС
(ознакомление с
планом) в
разрезе ЦФО с
их
руководителями
Распечатка
операционных
бюджетов и
бюджетов ЦФО
Финансовый
директор
1.4
Специалист
экономического
отдела
Срок
проведения
Для месяца: до
25-го
числа
каждого
месяца,
для
года: ноябрь.
Для месяца: до
27-го
числа
каждого
месяца,
для
года: 1-я неделя
декабря
Для месяца: до
28-го
числа
каждого
месяца;
для года: 2-я и
3-я
неделя
декабря
Для месяца: до
29-го
числа
каждого
месяца;
для
года: 3-я неделя
декабря
Таблица 1
Документ (вызов документа)
меню
"Планируемые
показатели"=>
"Заполнение
бюджетов
месяца
(года)"
выберите месяц (год), ЦФО и
бюджет
меню
"Планируемые
показатели"=> Генеральный план
месяца (года)
меню
"Планируемые
показатели"=>
"Заполнение
бюджетов
месяца
(года)"
выберите месяц (год), ЦФО и
бюджет
меню
"Планируемые
показатели"=>Операционные
бюджеты (Бюджеты ЦФО)>
выберите
месяц
(год)
и
бюджет>Печать (экспорт в
Excel)
8
ООО «Вега Эксперт Консалтинг»: Типовой Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование ДДС» www.vega-expert.ru
1.5
Утверждение
генерального
бюджета
Генеральный
директор
1.6
Прошивка
альбома
бюджетов
(операционных
бюджетов и
бюджетов
ЦФО)
Закрытие
планирования
Специалист
экономического
отдела
1.7
2
2.1
2.2
Финансовый
директор
продолжение таблицы 1
Для месяца: до Распечатанные формы бюджетов
30-го
числа
каждого
месяца;
для
года: 4-я неделя
декабря
Для месяца: до Распечатанные формы бюджетов
30-го
числа
каждого
месяца;
для
года: 4-я неделя
декабря
После
Кнопка
внизу
формы
утверждения
"Генеральный бюджет месяца" и
генерального
"Генеральный бюджет года"
плана месяца
(года)
Блок «Платежи и текущий контроль»
Заполнение и
Бухгалтер
проведение
реестра
входящих
платежей
Предоставление Уполномоченное
счетов и прочих лицо
ЦФО
документов на
Бухгалтеру
оплату (или
проведение
заявок на
оплату ЦФО в
электронном
виде)
2.3
Заполнение
реестра
исходящих
платежей
2.4
Утверждение
реестра
исходящих
платежей и его
проведение
Ежедневно, до меню
"Фактические
09.00
показатели"=>Реестр платежей.
Кнопка «Добавить», указать
номер реестра и направление
«Приход»
Ежедневно, до Заявка на оплату согласно
09.30
Приложения
1.
Либо
формирование
и
проведение
заявки ЦФО в программе (меню
Фактические
показатели
=>Заявки ЦФО на платеж")
На счетах (бумажная форма)
Уполномоченное
лицо
ЦФО
указывает
в
обязательном
порядке: наименование своего
ЦФО и код статьи ДДС
Бухгалтер
Ежедневно, до меню
"Фактические
10.00
показатели"=>Реестр платежей.
Кнопка «Добавить», указать
номер реестра и направление
«Расход».
При электронной форме подачи
заявок
ЦФО
–
кнопка
"Сформировать на основании
заявок"
Генеральный
Ежедневно, до меню
"Фактические
директор
11.00
показатели"=>Реестр платежей.
(Уполномоченное
Выбрать необходимый реестр,
согласно Приказа
проставить галочки «Оплатить»,
лицо)*
провести реестр.
9
ООО «Вега Эксперт Консалтинг»: Типовой Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование ДДС» www.vega-expert.ru
продолжение таблицы 1
3
3.1
3.2
3.3
Блок «Контрольный»
Сопоставление Генеральный
плановых и
директор
фактических
(Уполномоченное
платежей
согласно Приказа
лицо)
Запрос
Генеральный
начальнику
директор
ЦФО по
(Уполномоченное
отклонениям
согласно Приказа
бюджета
лицо)
Обоснование
отклонения от
бюджета
Ответственное
лицо ЦФО
4.
Прогнозирование
4.1. Прогноз месяца Финансовый
директор
4.1. Прогноз года
Финансовый
директор
Ежедневно,
течение дня
в меню
"Отчеты",
Меню
«Операционные бюджеты», меню
«Бюджеты ЦФО»
По
мере
необходимости.
При
отклонениях от
текущего
бюджета более
5 %.
В течение 4-х
часов
после
поступления
запроса
Форма запроса и обоснования в
Приложении 2 Регламента
При
желтом
или
красном
сигнале
интегрального
индикатора
Ежемесячно,
при закрытии
планирования
месяца
меню Прогнозирование
=>
Прогноз месяца (базовая дата –
текущее число)
Форма запроса и обоснования в
Приложении 2 Регламента
меню Прогнозирование
=>
Прогноз месяца (базовый месяц –
предыдущий от планируемого)
* подписывается приказ на исполнение обязанностей по утверждению реестров и
осуществление текущего контроля платежей в отсутствие основного исполнителя
(Генерального директора).
10
ООО «Вега Эксперт Консалтинг»: Типовой Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование ДДС» www.vega-expert.ru
Раздел 2. Финансовая структура
2.1. Перечень центров финансовой ответственности
Финансовая структура предприятия использует восемь ЦФО (исправить согласно конкретной
структуры – здесь и далее).
Подробнее с процессом формирования финансовой структуры можно ознакомиться в справке
программы раздела «Работа в программе» пункт «Справочники».
Таблица 2
Центры финансовой ответственности
Название ЦФО
Код
Ответственное лицо
Бухгалтерия
000001 Фамилия Имя Отчество 1
Отдел заработной платы
000002 Фамилия Имя Отчество 2
Отдел кадров
000003 Фамилия Имя Отчество 3
Отдел снабжения
000005 Фамилия Имя Отчество 4
Производство
000006 Фамилия Имя Отчество 5
Служба главного инженера
000007 Фамилия Имя Отчество 6
Служба директора
000008 Фамилия Имя Отчество 7
Служба сбыта
000004 Фамилия Имя Отчество 8
2.2. Перечень бюджетов предприятия
Основным бюджетом, регламентирующим деятельность предприятия на месяц, является
месячный бюджет ДДС (генеральный бюджет месяца), который формируется на основе
месячных бюджетов всех ЦФО фирмы по датам.
Основным бюджетом, регламентирующим деятельность предприятия на год, является годовой
бюджет ДДС (генеральный бюджет года), который формируется на основе годовых бюджетов
всех ЦФО фирмы по месяцам.
Финансовая структура предприятия использует семь операционных бюджетов.
1. Основным бюджетом является генеральный бюджет движения денежных потоков (по году и
по месяцу), составляемый в двух видах:
- план движения денежных потоков;
Для Vega: Платежный бюджет 3.0: автоматически формируется на основе бюджетов
ЦФО.
- факт движения денежных потоков.
Для Vega: Платежный бюджет 3.0: автоматически формируется на основе фактического
движения денежных средств (проведенных реестров).
11
ООО «Вега Эксперт Консалтинг»: Типовой Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование ДДС» www.vega-expert.ru
2. Операционные бюджеты:
Таблица 3
Название
Бюджет заработной платы
Бюджет инвестиционной деятельности
Бюджет налогов
Бюджет постоянных расходов
Бюджет продаж
Бюджет производственных расходов
Бюджет финансовой деятельности
Данные операционных бюджетов формируются как совокупность данных определенных
статей ДДС.
2.3. Общая финансовая структура и перечень статей ДДС
Общая финансовая структура определяет перечень статей ДДС, их закрепление за
определенным ЦФО и бюджетом.
Общая финансовая структура представлена в Приложении 3 к настоящему регламенту.
12
ООО «Вега Эксперт Консалтинг»: Типовой Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование ДДС» www.vega-expert.ru
Раздел 3. Текущая деятельность
3.1. Корректировка бюджета
В случае значительного изменения текущей производственной или финансовой ситуации на
предприятии Генеральный бюджет месяца (года) может быть скорректирован по одной или
нескольким статьям.
Корректировка бюджета оформляется начальником ЦФО служебной запиской на имя
Генерального директора по форме, представленной в приложении 4.
Заявка оформляется начальником ЦФО, ответственным за планирование и расходование
средств по изменяемым статьям.
Причины корректировки бюджета:

перенос денежных средств с одной статьи на другую;

изменения результата движения денежных средств по ЦФО (изменения доходной или
расходной составляющей).
Открытие планирования осуществляется на срок, указанный в служебной записке.
3.2. Оптимизация плана движения денежных средств
Оптимизация плана ДДС может быть следующих видов:

первичная оптимизация, проводимая в период утверждения плана ДДС (блок
«Планирование»;

последующие оптимизации, проводимые после корректировки плана ДДС (блок
«Текущая деятельность»).
Основными задачами оптимизации плана ДДС являются:
1. Устранение кассовых разрывов (недостатка денежных средств для оплаты счетов и прочей
задолженности).
2. Планирование остатков денежных средств и повышение эффективности их использования.
3. Четкое финансирование запланированных проектов в целях выполнения стратегических
планов предприятия.
Оптимизация плана ДДС осуществляется финансовым директором.
3.3. Заполнение заявок на оплату счетов
Предусматривается два вида передачи заявок ЦФО на платежи:
- в бумажной форме;
- в электронной форме.
При передаче заявки в бумажной форме, процедура формирования реестра осуществляется в
следующей последовательности. Заявка заполняется в установленной форме, представленной в
приложении 1, и визируется начальником ЦФО. Руководитель ЦФО несет ответственность за
правильность заполнения подписываемой заявки. Срок подачи заявки руководителями ЦФО
устанавливается согласно таблице 1 пункт 2.2.
13
ООО «Вега Эксперт Консалтинг»: Типовой Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование ДДС» www.vega-expert.ru
Заявка передается в бухгалтерию, лицу, ответственному за заполнение реестра исходящих
платежей (смотри таблицу 1 пункт 2.3) совместно со счетами на оплату с указанными
платежными реквизитами.
При передаче заявки в электронной форме, процедура формирования реестра осуществляется в
следующей последовательности. Заявки формируются начальниками ЦФО в системе
программы Vega: Платежный бюджет 3.0. Заявка заполняется в меню Планируемые показатели
=>Заявки ЦФО ответственным ЦФО, проверяется и проводится начальником ЦФО.
Руководитель ЦФО несет ответственность за правильность заполнения проведенной заявки.
Срок проведения заявки в электронном виде руководителями ЦФО устанавливается согласно
таблицы 1. Для входящих платежей согласно пункта 2.1. таблицы 1, для исходящих платежей –
пункта 2.2. таблицы 1. Подробно ознакомиться с процессом формирования и подачи заявок
ЦФО можно в пункте справки программы раздела «Работа в программе», подраздел
«Фактические показатели» пункт «Заявки ЦФО на платеж».
Ответственное за заполнение реестра лицо (бухгалтер) имеет право затребовать договор,
согласно которому оплачивается счет. В случае необходимости, ответственность за уточнение
реквизитов по платежным документам возлагается на начальника ЦФО, предоставившего
заявку на оплату.
3.4. Анализ исполнения бюджета финансовых потоков
План-факт анализ исполнения бюджетов ЦФО осуществляется ответственным лицом ЦФО
посредством меню Планируемые показатели =>Бюджеты ЦФО месяца (года) и Фактические
показатели =>Бюджеты ЦФО месяца (года).
При наличии план-факт отклонений в бюджете месяца ЦФО по статье, превышающее 10%,
ответственное лицо (руководитель) ЦФО предоставляет служебную записку с описанием
причин отклонений месячного бюджета до второго числа каждого месяца, следующего за
отчетным (кроме января).
При наличии план-факт отклонений в бюджете года ЦФО по статье, превышающее 5%,
ответственное лицо (руководитель) ЦФО предоставляет служебную записку с описанием
причин отклонений годового бюджета до двадцатого января каждого года, следующего за
отчетным.
Описание причин отклонений при превышении указанных предельных процентов
осуществляется как при перерасходе, так и при экономии по статьям и относится как к
доходным, так и расходным статьям.
Общий анализ исполнения бюджета осуществляется посредством план-факт анализа ДДС.
До третьего числа каждого месяца план-факт анализ исполнения бюджета распечатывается
(меню "Отчеты"=>План-факт (по видам) =>Печать (экспорт в Excel) и подшивается в общий
журнал документов по бюджету.
Формирование и предоставление прав на просмотр специальных (вновь создаваемых)
пользовательских отчетов производится на основании служебной записки начальника ЦФО на
имя финансового директора.
Ознакомится с видами формируемых отчетов и принципами работы конструктора отчетов
можно в справке к программе раздел «Отчеты».
14
ООО «Вега Эксперт Консалтинг»: Типовой Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование ДДС» www.vega-expert.ru
3.5. Перечень документации
Настоящий Регламент использует следующие виды документов в бумажной форме:
1. Заявка на оплату (приложение 1 – при бумажной форме подачи заявок).
2. Форма запроса на обоснование отклонения от бюджета (приложение 2).
3. Запрос на корректировку бюджета / открытие планирования (приложение 4).
4. Альбом бюджетов (смотри таблицу 1 пункт 1.4, 1.6).
Все документы в бумажной форме подшиваются в скоросшиватель отдельно за каждый месяц
(год) по мере поступления.
Ответственный за надлежащее хранение и получение документов назначается согласно
Приказа по предприятию.
Согласно регламента возможно использование следующих видов документов в бумажной
форме:
1. План ДДС.
2. Бюджеты ЦФО (согласно перечня ЦФО).
3. Альбом бюджетов (согласно перечня бюджетов).
4. Список реестров платежей.
5. Реестры входящих платежей.
6. Реестры исходящих платежей.
7. Факт ДДС.
8. Прогноз месяца (года).
9. План-факт анализ (по видам).
Данные документы составляют коммерческую тайну предприятия, их состав не подлежит
разглашению.
3.6. Архивация данных
Архивация базы данных осуществляется еженедельно в последний рабочий день каждой
недели в 16.00. (Пуск =>Все программы =>Вега эксперт => Vega - платежный бюджет
(Сетевой)=>Настройки сервера)
Ответственный за архивацию документов в электронной форме назначается согласно Приказа
по предприятию.
15
ООО «Вега Эксперт Консалтинг»: Типовой Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование ДДС» www.vega-expert.ru
Раздел 4. Премирование и ответственность
За исполнение бюджетных процедур настоящего Регламента устанавливается надбавка к
заработной плате в процентах к окладу, лицам согласно Приказа по предприятию.
Ответственность за планирование, исполнение и корректность проведения процедур
настоящего Регламента устанавливается в размере указанной надбавки. Лишение надбавки
оформляется отдельным приказом по предприятию.
16
ООО «Вега Эксперт Консалтинг»: Типовой Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование ДДС» www.vega-expert.ru
Приложение 1. Форма заявки на оплату
УТВЕРЖДАЮ:
Начальник ЦФО
"_____"____________20___ г.
ЗАЯВКА НА ОПЛАТУ
Наименование ЦФО
№
Наименование статьи
Код
статьи
Сумма
В том
числе
НДС
Примечание
Итого:
К заявке прилагается ________ счетов и ________ копий договоров
17
ООО «Вега Эксперт Консалтинг»: Типовой Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование ДДС» www.vega-expert.ru
Приложение 2. Форма запроса на обоснование отклонения от бюджета
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
"_____"____________20___ г.
ЗАПРОС НА ОБОСНОВАНИЕ ОТКЛОНЕНИЯ ОТ БЮДЖЕТА
за период ______________
Наименование ЦФО
№
Код
статьи
Сумма в
бюджете
Сумма перерасхода /
Сумма недополученных
средств
Обоснование
18
Приложение 3. Классификатор статей ДДС – финансовая структура
Наименование статьи
Код
ЦФО
Бюджет
Направление
Доходы
Доходы от производственной деятельности
Доход от основной деятельности (завод)
000001
Служба сбыта
Бюджет продаж
Приход
Доход от основной деятельности (стройка)
Непроизводственные доходы
000002
Служба сбыта
Бюджет продаж
Приход
000003
000004
Служба сбыта
Служба директора
Бюджет продаж
Бюджет продаж
Приход
Приход
000005
000006
000007
Служба главного инженера
Служба главного инженера
Служба главного инженера
Бюджет инвестиционной деятельности
Бюджет инвестиционной деятельности
Бюджет инвестиционной деятельности
Приход
Приход
Приход
000008
000009
000010
000011
000012
Служба директора
Служба главного инженера
Служба главного инженера
Служба директора
Служба главного инженера
Бюджет инвестиционной деятельности
Бюджет инвестиционной деятельности
Бюджет инвестиционной деятельности
Бюджет инвестиционной деятельности
Бюджет инвестиционной деятельности
Расход
Расход
Расход
Расход
Расход
000013
000014
000015
000016
000017
000018
000019
000020
000021
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Бюджет налогов
Бюджет налогов
Бюджет налогов
Бюджет налогов
Бюджет налогов
Бюджет налогов
Бюджет налогов
Бюджет налогов
Бюджет налогов
Расход
Приход
Расход
Расход
Расход
Расход
Расход
Расход
Расход
Бюджет заработной платы
Расход
Погашение просроченной дебиторской
задолженности
Прочие доходы
Инвестиционная деятельность
Инвестиционные доходы
Продажа автотранспорта
Продажа оборудования
Продажа оргтехники
Инвестиционные расходы
Лизинговые платежи
Приобретение автотранспорта
Приобретение оборудования
Приобретение оргтехники
Стройка (здания и сооружения завод)
Налоги
Аренда земли
Возврат налогов
ЕСН
Налог на имущество
Налог на прибыль
НДС
НДФЛ
Транспортный налог
Экология
Расходы на производственную деятельность
Переменные затраты
Заработная плата основных рабочих
Заработная плата основных рабочих
000022
Отдел заработной платы
ООО «Вега Эксперт Консалтинг»: Типовой Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование ДДС» www.vega-expert.ru
Начисления на заработную плату основных
рабочих
Материалы
Вспомогательные материалы
Прочие вспомогательные материалы
Центраторы
Циатим
Основные материалы
Компонент А
Компонент Б
Прочие основные материалы
Труба металлическая
Труба полиэтиленовая
Переменные вспомогательные затраты
Аренда автотранспорта
ГСМ грузового транспорта
Переменные коммерческие расходы
Командировки основных рабочих
Оплата подрядчикам на трассе
Проектировщики
Постоянные затраты
Административные расходы
Заработная плата АУП
Заработная плата АУП
Начисления на заработную плату АУП
Расходы на персонал
Обучение персонала
Прочие расходы на персонал
Расходы на набор персонала
Аттестации и контроль качества
Банковское обслуживание (РКО)
Канцелярские товары
Лицензирование
Прочие административные расходы
Страхование
000023
Отдел заработной платы
Бюджет заработной платы
Расход
000025
000024
000026
Отдел снабжения
Отдел снабжения
Отдел снабжения
Бюджет производственных расходов
Бюджет производственных расходов
Бюджет производственных расходов
Расход
Расход
Расход
000027
000028
000031
000029
000030
Отдел снабжения
Отдел снабжения
Отдел снабжения
Отдел снабжения
Отдел снабжения
Бюджет производственных расходов
Бюджет производственных расходов
Бюджет производственных расходов
Бюджет производственных расходов
Бюджет производственных расходов
Расход
Расход
Расход
Расход
Расход
000032
000033
Производство
Производство
Бюджет производственных расходов
Бюджет производственных расходов
Расход
Расход
000034
000035
000036
Производство
Производство
Производство
Бюджет производственных расходов
Бюджет производственных расходов
Бюджет производственных расходов
Расход
Расход
Расход
000037
000039
Отдел заработной платы
Отдел заработной платы
Бюджет заработной платы
Бюджет заработной платы
Расход
Расход
000040
000041
000042
000043
000044
000045
000046
000047
000048
Отдел кадров
Отдел кадров
Отдел кадров
Служба главного инженера
FFF
Отдел снабжения
Служба директора
Служба директора
Служба директора
Бюджет постоянных расходов
Бюджет постоянных расходов
Бюджет постоянных расходов
Бюджет постоянных расходов
Бюджет постоянных расходов
Бюджет постоянных расходов
Бюджет постоянных расходов
Бюджет постоянных расходов
Бюджет постоянных расходов
Расход
Расход
Расход
Расход
Расход
Расход
Расход
Расход
Расход
20
ООО «Вега Эксперт Консалтинг»: Типовой Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование ДДС» www.vega-expert.ru
Коммерческие расходы
Телефонная связь
Телефонная сотовая связь
Телефонная стационарная связь
000049
000050
Служба директора
Служба директора
Бюджет постоянных расходов
Бюджет постоянных расходов
Расход
Расход
Затраты на командировки (заключение
договоров - АУП)
000051
Служба сбыта
Бюджет постоянных расходов
Расход
Служба директора
Служба директора
Служба сбыта
Бюджет постоянных расходов
Бюджет постоянных расходов
Бюджет постоянных расходов
Расход
Расход
Расход
Отдел заработной платы
Бюджет заработной платы
Расход
000056
Отдел заработной платы
Бюджет заработной платы
Расход
000057
000058
000059
Служба главного инженера
Служба главного инженера
Служба главного инженера
Бюджет постоянных расходов
Бюджет постоянных расходов
Бюджет постоянных расходов
Расход
Расход
Расход
000060
000061
000062
Служба главного инженера
Служба главного инженера
Служба главного инженера
Бюджет постоянных расходов
Бюджет постоянных расходов
Бюджет постоянных расходов
Расход
Расход
Расход
000063
000064
Служба главного инженера
Служба главного инженера
Бюджет постоянных расходов
Бюджет постоянных расходов
Расход
Расход
000065
000066
000067
000068
Служба директора
Служба директора
Служба директора
Служба директора
Бюджет финансовой деятельности
Бюджет финансовой деятельности
Бюджет финансовой деятельности
Бюджет финансовой деятельности
Приход
Расход
Расход
Расход
000069
000070
Служба директора
Служба директора
Бюджет финансовой деятельности
Бюджет финансовой деятельности
Расход
Приход
Затраты на командировки (заключение
договоров - дирекция)
000052
Нотариальные и юридические услуги
000053
Реклама, выставки
000054
Производственные постоянные затраты
Заработная плата вспомогательных рабочих
Заработная плата вспомогательных рабочих 000055
Начисления на заработную плату
вспомогательных рабочих
Коммунальные расходы
Вода и канализование
Газ
Электроэнергия
Расходы на автотранспорт
Автозапчасти
ГСМ автотранспорта (легковой)
Ремонт автотранспорта
Расходы на ремонт (производство)
Ремонт зданий, сооружений
Ремонт оборудования
Финансовая деятельность
Кредитная деятельность
Выборка кредита
Выплата процентов по кредиту
Погашение кредита
Расходы на оформление кредита
Ссудная деятельность
Выдача ссуды
Погашение выданной ссуды
21
Приложение 4. Заявка на корректировку бюджета
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
"_____"____________20___ г.
ЗАЯВКА НА КОРРЕКТИРОВКУ БЮДЖЕТА
В связи с производственной необходимостью:
прошу провести корректировку бюджета на __________месяц (год)
Наименование ЦФО
№
Наименование статьи
Код
статьи
Сумма в
бюджете
Скорректированная
сумма
Примечание
Итого:
Прошу открыть планирование _______________(дата) с _____ по_______ (время)
ООО «Вега Эксперт Консалтинг»: Типовой Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование ДДС» www.vega-expert.ru
Приказ на запуск и исполнение Регламента
Приказ «Об утверждении регламента по бюджетированию ДДС и назначению ответственных лиц»
В связи с утверждением Регламента бизнес-процесса «Бюджетирование движения денежных
средств», приказываю:
1. С 1 февраля 2010 года ввести в действие Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование
движения денежных средств».
2. Утвердить перечень ответственных лиц по центрам финансовой ответственности согласно
следующего списка:
Центры финансовой ответственности
Название ЦФО
Код
Ответственное лицо
Бухгалтерия
000001 Фамилия Имя Отчество 1
Отдел заработной платы
000002 Фамилия Имя Отчество 2
Отдел кадров
000003 Фамилия Имя Отчество 3
Отдел снабжения
000005 Фамилия Имя Отчество 4
Производство
000006 Фамилия Имя Отчество 5
Служба главного инженера
000007 Фамилия Имя Отчество 6
Служба директора
000008 Фамилия Имя Отчество 7
Служба сбыта
000004 Фамилия Имя Отчество 8
3. Утвердить перечень лиц, имеющих доступ к информации системы бюджетирования согласно
следующего списка следующего списка и уровня доступа:
Название ЦФО
ФИО
Фамилия Имя Отчество
1
Бухгалтерия
Фамилия Имя Отчество
1.1
Отдел заработной платы
Отдел кадров
Отдел снабжения
Производство
Служба главного инженера
Фамилия Имя Отчество
2
Фамилия Имя Отчество
3
Фамилия Имя Отчество
4
Фамилия Имя Отчество
4.1
Фамилия Имя Отчество
5
Фамилия Имя Отчество
6
Фамилия Имя Отчество
6.1
Фамилия Имя Отчество
Доступ*
На ЦФО «Бухгалтерия»: «РиП»
Факт ДДС: «Ч»
Реестр платежей: «Р»
Справочник контрагентов: Редактирование
На ЦФО «Отдел заработной платы»: «Ч»
На ЦФО «Отдел сбыта»: «Ч»
На ЦФО «Бухгалтерия»: «»
Факт ДДС: «Ч»
Реестр платежей: «Р»
Справочник контрагентов: «Р»
Просмотр альбома бюджетов
На ЦФО «Отдел заработной платы»: «РиП»
На ЦФО «Отдел кадров»: «РиП»
На ЦФО «Отдел снабжения»: «РиП»
На ЦФО «Отдел снабжения»: «Р»
На ЦФО «Производство»: «РиП»
На ЦФО «Служба главного инженера»: «РиП»
На ЦФО «Служба главного инженера»: «Р»
На ЦФО «Служба главного инженера»: «Ч»
23
ООО «Вега Эксперт Консалтинг»: Типовой Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование ДДС» www.vega-expert.ru
Служба директора
Служба сбыта
6.2
Фамилия Имя Отчество
7
Фамилия Имя Отчество
8
Фамилия Имя Отчество
8.1
Фамилия Имя Отчество
9
Административный пользователь
На ЦФО «Служба сбыта»: «РиП»
На все ЦФО: «Ч»
Просмотр альбома бюджетов
На ЦФО «Служба сбыта»: «Р»
Административный пользователь
*«РиП» - редактирование и проведение
«Р» - редактирование
«Ч» - чтение
4. Системному администратору в срок до ___ _______ 2010 года выдать логины, пароли и
обеспечить доступ в программу Vega: Платежный бюджет 3.0 всем поименованным в пункте
три настоящего приказа лицам, а также настроить права доступа.
5. Ответственным за надлежащее хранение и получение документов согласно настоящего
регламента назначается Фамилия Имя Отчество 1.1.
6. Ответственным за архивацию документов, использующихся в электронной форме назначается
Фамилия Имя Отчество 8.
7. За исполнение бюджетных процедур настоящего Регламента установить надбавку в
процентах к окладу с ___ _______ 2010 следующим лицам:
Название ЦФО
Бухгалтерия
Отдел заработной платы
Отдел кадров
Отдел снабжения
Производство
Служба главного инженера
Служба директора
Служба сбыта
ФИО
Фамилия Имя Отчество 1
Фамилия Имя Отчество 1.1
Фамилия Имя Отчество 2
Фамилия Имя Отчество 3
Фамилия Имя Отчество 4
Фамилия Имя Отчество 4.1
Фамилия Имя Отчество 5
Фамилия Имя Отчество 6
Фамилия Имя Отчество 6.1
Фамилия Имя Отчество 6.2
Фамилия Имя Отчество 7
Фамилия Имя Отчество 8
Фамилия Имя Отчество 8.1
Фамилия Имя Отчество 9
Надбавка, % к окладу
5%
5%
5%
5%
5%
5%
5%
5%
5%
5%
5%
5%
5%
5%
8. Секретариату подготовить копии настоящего Регламента и Приказа и раздать всем
поименованным в Приказе лицам.
9. Ответственным за исполнение бюджетных процедур и утверждение реестров платежей в мое
отсутствие назначить Фамилия Имя Отчество 7.1.
10. Контроль над исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор
И.О. Фамилия
24