II. Описание модели «как должно быть» бизнес – процесса «
advertisement
МОДЕЛИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ПРЕДПРИЯТИЯ ( на примере ОАО «ОСТД») Сапожникова Н.Ю., Бухтиярова А.О., Белоцерковец М.В. Науч. руководитель: преподаватель Сидоров А. А. Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники В обиход многих российских компаний прочно входят такие понятия, как моделирование структуры и бизнес-процессов, бизнес-инжиниринг, реинжиниринг бизнес-процессов. На наш взгляд, одной из основных целей бизнес-моделирования является решение насущной для российских компаний задачи анализа и совершенствования организации деятельности. Производительность труда в России, определяемая как валовый внутренний продукт на одного занятого, в несколько раз меньше производительности труда в развитых странах. Другими словами, ту же самую работу, которую в российских компаниях выполняют несколько человек, в развитых выполняет один. Для значительного улучшения показателей финансово-хозяйственной деятельности предприятий необходимо проведение комплекса организационно-технических мероприятий по совершенствованию моделей управления бизнесом. Представление о реинжиниринге бизнес-процессов, методологиях и порядке реинжиниринга, средствах моделировая бизнес-процессов дает компании возможность четко понять, что и зачем нужно делать и как избежать ошибок своих предшественников, проанализировать причины успехов и неудач. Методология реинжиниринга бизнес-процессов берет свое начало в двух статьях, написанных в 1990 году Хаммером (Hammer) и Давенпортом и Шортом (Davenport and Short). Реинжиниринг проводится по двум направлениям: систематический реинжиниринг и реинжиниринг с «чистого листа». Систематический реинжиниринг подразумевает правила для выполнения четырех основных действий, предназначенных для систематизации существующих процессов: 1) уничтожить; 2) упростить; 3) объединить; 4) автоматизировать. Области для применения систематического реинжиниринга указаны в таблице 1. Таблица 1 - Области для систематического реинжиниринга Исключить Излишки производства Простои Перевозки Обработку Упростить Формы документов Объединить Задания Автоматизировать Грязную работу Процедуры Взаимодействие Технологии Группы Потребителей Поставщиков Трудоемкую работу Неприятную работу Сбор данных Реинжиниринг бизнес-процессов с «чистого листа» представляет собой фундаментальное переосмысливание и радикальную перестройку деловых процессов для того, чтобы добиться одновременного и значительного улучшения главных показателей работы таких как стоимость, качество и скорость исполнения. Основной акцент в рамках реинжиниринга делается на то, что организация «должна делать», а затем – как это лучше сделать, путем всестороннего обследования и рационализации внутренних бизнес–процессов, структур и технологий. С целью оптимизации и частичной автоматизации бизнес-процесса ОАО «ОСТД» «Предоставление имущества в аренду» в ходе проекта группового проектного обучения был поведен реинжиниринг вышеуказанного бизнес-процесса по методологии Т. Давенпорта (с «чистого листа»), т. к. данная методология, на наш взгляд, наиболее удобна и проста. Методология Т. Давенпорта включает 6 основных этапов, описанных в таблице 2. Таблица 2 - Методология Т. Давенпорта № Этап 1 Создание видения и постановка цели 2 Идентификация бизнес-процессов 3 Понимание и измерение процессов 4 Информационные технологии 5 Прототип процесса 6 Реализация Задачи этапа Формулировка видения и целей проекта. Выявление бизнес-процессов для реинжиниринга. Изучаются точные функции и работа выбранных бизнеспроцессов Конструируются новые бизнес-процессы, изучается применимость инструментов и приложений информационной технологии к обновленным рабочим процессам Конструируется функционирующий прототип нового бизнеспроцесса. Работники компании изучают этот прототип, предлагают, как его можно улучшить и привыкают к измененным рабочим процессам На последнем этапе испытанный прототип реализуют в масштабах компании Целью проекта реинжиниринга по Давенпорту считается кардинальное повышение эффективности бизнес-процессов, а средством – внедрение новейших информационных технологий, решение организационных и кадровых проблем. Исходя из поставленной цели, были поставлены следующие задачи: анализ построенной модели «как есть» бизнес-процесса ОАО «ОСТД» «Предоставление имущества в аренду» с целью определения недостатков и выработки рекомендаций по оптимизации данного процесса; проектирование модели «как должно быть» бизнес-процесса ОАО «ОСТД» «Предоставление имущества в аренду» на основе выделенных недостатков модели «как есть» приступить к разработке технического задания приложения на базе «1С: Предприятие», позволяющего оптимизировать часть рассматриваемого бизнеспроцесса. Для достижения цели было сделано: I. Описание модели «как есть» бизнес – процесса «Сдача земельных участков, офисных и складских помещений в аренду» В результате проведенного исследования бизнес-процесса «Предоставление имущества в аренду » выявлены следующие проблемы: Целью процесса является извлечение прибыли, а не удовлетворение потребностей клиентов в торговых площадях, политика организации не нацелена на привлечение и удержание клиентов, что в долгосрочной перспективе может привести к оттоку клиентов и снижению прибыли. Главные проблемы бизнес-процесса связаны с функцией «Заключение договора аренды», имеющей следующие недостатки: функция «Подготовка проекта договора» не автоматизирована - каждый новый договор аренды заполняется как файл Microsoft Word; база договоров аренды, база арендуемых объектов и база арендаторов отсутствуют, что не позволяет осуществлять быстрый поиск нужного договора и быстрое заполнение договоров. при заключении договоров аренды происходит визирование подготовленного проекта договора, то есть к Договору аренды прилагается Лист согласования с визами 7 сотрудников: ответственное лицо планово-экономического отдела, юрист, бухгалтер, инженер, главный энергетик, начальник службы безопасности, исполнитель (специалист по аренде). Выявлено, что функция «визирование» влечет излишнюю работу сотрудников ОАО «ОСТД», так как договор аренды заполняется по типовому образцу, который уже согласован с сотрудниками. Не существует единой формы документа «Предписание», в связи с чем предлагается разработать эту форму для оптимизации выполнения процесса. Отсутствует типовая форма заявления на осмотр объекта с целью его последующей аренды, предлагается вообще отказаться от этого заявления в связи с его нецелесообразностью. Все предоставляемые бухгалтерией документы (расчет аренды, счет, счетфактура, акт об оказанных услугах) не являются необходимыми, особенно акт об оказанных услугах – предоставление имущества в аренду не является услугой по ГК РФ, в связи с этим предлагается оставить только расчет аренды. Разработанное приложение не отвечает поставленным требованиям и не используется. Необходимо отметить, что особенностью процесса является выполнение большого числа различных функций одним сотрудником – специалистом по аренде, поэтому одной из задач реинжиниринга является оптимизация и частичная автоматизация проделываемой им работы. II. Описание модели «как должно быть» бизнес – процесса «Сдача земельных участков, офисных и складских помещений в аренду» III. Техническое задание на разработку приложения для «1С: Предприятие» Цель: оптимизация документооборота процесса «Предоставление имущества в аренду». Задачи, решаемые приложением: IV. Автоматизация подготовки печатных форм договоров. V. Усовершенствование справочника Контрагенты «1С: Предприятие». VI. Ведение журнала договоров аренды. VII. Ведение базы данных объектов недвижимости предоставляемых в аренду. VIII. Автоматизация процесса подготовки расчетов аренды. IX. Контроль осуществления своевременной оплаты аренды арендаторами. Для достижения цели было сделано: 1. Описание документооборота процесса «Предоставление имущества в аренду» «как есть» Основные недостатки существующей схемы документооборота: 1. Трудоемкость подготовки печатных форм договоров, так как каждый договор подготавливается путем прямого ввода данных специалистом. 2. Отсутствует база договоров аренды, база арендуемых объектов и база арендаторов, что не позволяет вести бухгалтерский учет в разрезе договоров, снижает качество оформления договоров. 3. Реализуемая на сегодняшний день в «1С: Предприятие» функция подготовки печатных форм не используется, так как не позволяет вести аналитический учет в разрезе договоров, трудоемка в использовании и неудобна. 4. Перегруженность визирования договоров, что замедляет процесс согласования договоров и бессмысленно загружает некоторых сотрудников. 5. Дублирование ввода одних и тех же данных в разные базы сотрудниками. 6. В настоящее время в договоре аренды Предмет аренды указывается в Приложении 1 к договору, на плане помещений, оформленных на низком уровне: на планах помещений приводимых в приложении присутствует ненужная для сторон информация; помещение, являющееся предметом аренды, на схеме обозначается с использованием фломастера; подписи сторон оформлены на разлинованных вручную строках. 7. Низкое качество оформления следующих документов: заявление на предоставление имущества в аренду от Арендатора; реестр арендаторов; предписание; заявление на продление договора аренды; заявление на расторжение договора аренды. 2. Предложения по совершенствованию бизнес-процесса «Предоставление имущества в аренду» Для оптимизации существующего бизнес-процесса предлагается: 1. Исключить из группы визирования: Начальника юридического отдела – в связи с использованием для подготовки печатных форм в «1С: Предприятие» шаблонов документов, предварительно согласованных с юридическим отделом. Главного бухгалтера – в связи с использованием для подготовки печатных форм в «1С: Предприятие» шаблонов документов, предварительно согласованных с главным бухгалтером. Главного энергетика – в связи с предварительным согласованием на этапе подготовки шаблона договора аренды. 2. Исключить из документооборота следующие документы: Соглашение о продлении договора аренды. В настоящее время соглашение заключается для продления аренды на один месяц – декабрь. В большинстве случаев заключение соглашений о продлении договора аренды связано с низкой юридической грамотностью арендаторов, считающих, что договор аренды прекращает свое действие по истечении 11 месяцев – срок аренды, указанный в договоре. При этом не учитывается, что в соответствии с пунктом 5.2 договора аренды «Если Арендатор продолжает пользоваться имуществом после истечения срока Договора, установленного пунктом 1.5, при отсутствии возражений со стороны Арендодателя, Договор считается возобновленным на тех же условиях на неопределенный срок. В этом случае Арендодатель вправе в любое время отказаться от Договора, а Арендатор обязан освободить занимаемое помещение в течение 30 (Тридцать) дней с момента предъявления Арендодателем соответствующих требований». Следует учесть, что в соответствии с пунктом 5.2 арендодатель несет определенные риски. Поэтому предлагаем предоставлять арендатору письмо об обязательстве не пользоваться правом, указанном в п. 5.2 на месяц декабрь. Исключить из документооборота распечатку и предоставление арендаторам счетов на оплату аренды и актов об оказанных услугах. Название «Акт об оказанных услугах» юридически не применим к аренде, так как в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации аренда - не услуги, а вид обязательств. Предоставляя счета на оплату аренды арендодатель несет издержки связанные с работой специалиста по аренде, затраты материальных ресурсов (бумага, краска для принтера), однако это не является обязанностью арендодателя. Более того, неправильно предоставленный арендатору счет при расхождении суммы, указанной в договоре и в счете, в случае судебного разбирательства будет толковаться в пользу арендатора. Предлагается оставить предоставление арендатору лишь расчета аренды, с целью информирования его о возможных изменениях в арендной плате в связи с изменением в переменной части оплаты, например, при большом потреблении коммунальных услуг. Исключить «Заявление на предоставление имущества в аренду», «Заявление на продление договора аренды», «Заявление на расторжение договора аренды» и «Предписание», так как данные документы только нагромождают процесс, имеют низкое качество оформления и являются в большинстве случаев формальностью. 3. Преобразовать приложение к договору аренды. Для этого необходимо план каждого помещения отсканировать, присвоить уникальный номер и затем в договоре аренды лишь указывать номер арендуемых помещений. Следует заметить, что данная работа весьма трудоемка, но приведет оформление Договоров аренды в соответствующий вид. Либо добавить чертеж строений с возможностью отметить заливкой строение, указанное в Предмете договора аренды. 4. Обучить специалиста по аренде пользоваться «1С: Предприятие», в том числе для подготовки оборотно-сальдовой ведомости, для контроля оплаты аренды арендаторами. Внесение указанных выше изменений в оформление процесса «Предоставление имущества в аренду» позволит перейти к следующей схеме документооборота. Таким образом, построена и проанализирована модель «как есть» бизнес-процесса ОАО «ОСТД» «Предоставление имущества в аренду», выявлены существующие проблемы. С учетом выявленных проблем построена модель «как должно быть», написано техническое задание на разработку приложения для «1С: Предприятие». Сегодня программное приложение уже написано и внедрено в работу ОАО «ОСТД», что соответствует шестому заключительному этапу реинжиниринга по методологии Т. Давенпорта («Реализация»). Для успешного внедрения вышеописанных разработок важно разработать регламенты для сотрудников процесса ОАО «ОСТД» с целью конкретизации их ответственности.
