Читать статью в формате Microsoft Word
advertisement
№ 222 – 24 апреля 2012 года Расходы организации на мобильную связь Расходы организации на мобильную связь Сегодня в материале: В современной жизни сотовая связь настолько прочно вошла в нашу жизнь, что уже невозможно представить себе существование без нее. Многие организации обеспечивают своих работников сотовой связью. В связи с чем возникает множество вопросов о возможности учета расходов на такую сотовую связь для целей налогообложения прибыли, а также необходимость в исчислении НДФЛ и страховых взносов с сумм оплаты сотовой связи работникам. При этом, в зависимости от внутренней политики организации сотрудник может использовать как личный номер с последующей компенсацией ему расходов, так и «корпоративную» сим-карту. В настоящем аналитическом материале мы рассмотрим основные моменты, связанные с учетом и налогообложением данных расходов. Если телефонный номер принадлежит организации… Для начала разберемся в ситуации, когда организация самостоятельно заключает договор с сотовым оператором и выдает своим сотрудниками сим-карты с «корпоративным» номером телефона. Налог на прибыль Согласно пп.25 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы). Статьей 252 НК РФ установлено, что все расходы организации должны быть, в частности, документально подтверждены. При этом нормами налогового законодательства РФ не установлено перечня документов, необходимых для подтверждения расходов на сотовую связь. Поэтому обратимся к разъяснениям контролирующих органов и судебной практике. Как указывает УФНС России в Письме от 05.10.2010 № 16-15/104055@ приняв решение о заключении договора с оператором сотовой связи, руководитель организации должен издать приказ, утверждающий перечень должностных лиц, которые в силу исполняемых ими обязанностей имеют право на пользование услугами сотовой связи, и предельный размер расходов на каждого работника в месяц на указанные цели в соответствии с занимаемой им должностью (если предельный размер расходов указан в трудовых договорах, то в приказе должна иметь место отсылка к трудовым договорам). Подобную точку зрения поддерживает и Минфин России в своем Письме от 19 января 2009 г. № 03-0307/2. Кроме того, контролирующие органы указывают, что кроме указанных выше документов, для документального подтверждения расходов необходимо иметь детализированные счета оператора связи. На это указывает УФНС России по г. Москве в своем Письме от 05.10.2010 № 16-15/104055@, а также Минфин России в Письмах от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350. При этом в Письме Минфина от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 указано, что форма детализированного счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру. УФНС России по г, Москве в Письме от 20 сентября 2006 г. № 20-12/83834 указала, что для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения необходимо иметь: - утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи; - договор с оператором на оказание услуг связи, заключенный с организацией-налогоплательщиком; - детализированные счета оператора связи. Аудиторская компания «Бетроен» т./ф. (495) 641-59-49 1 № 222 – 24 апреля 2012 года Расходы организации на мобильную связь Форма такого счета, указала УФНС России по г. Москве, должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе: - номера телефонов всех абонентов; - даты и время переговоров; - тарификация услуги. Перечень абонентов, с которыми велись переговоры по служебному мобильному телефону, должен быть подкреплен данными об этих абонентах в деловой переписке, договорной документации организацииналогоплательщика и т.п. К косвенным доказательствам, по мнению налогового органа, производственного характера расходов могут быть отнесены письменное распоряжение (служебное задание) сделать звонки, а также отчет сотрудникаисполнителя о их результатах в письменной форме. Причем оба документа составляются в произвольной форме, но с указанием всех реквизитов, предусмотренных для первичных документов пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Таким образом, пришел к выводу налоговый орган, для признания услуг сотовой связи по договору, заключенному организацией-налогоплательщиком с оператором мобильной связи, должен быть подтвержден производственный характер всех осуществленных с номера сотовой связи звонков. Однако необходимо отметить, что существует судебная практика, в которой суды приходят к выводу о том, что требование налоговых органов о том, что иметь детализированный счет оператора необходимо для подтверждения расходов на сотовую связь не основано на нормах налогового законодательства (см. например, Постановление ФАС Московского округа от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2 по делу № А40-571-08-76-3). Однако, наличие судебной практики свидетельствует о том, что налоговые органы на практике предъявляют требования к наличию у налогоплательщика детализированного счета оператора в целях документального подтверждения расходов на сотовую связь. Поэтому в целях избежания рисков споров с налоговыми органами, по нашему мнению, следует обеспечить наличие детализированного счета оператора сотовой связи в целях подтверждения расходов сотовую связь. Отметим, что в своих Письмах от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 Минфин РФ указал, что для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств. В этом случае превышение работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов только после того, как работник возместит организации указанные затраты. При этом уплачиваемое работником возмещение будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации. Аналогичное мнение было высказано Минфином РФ в Письме от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/275. Таким образом, установление лимита по расходам на сотовую связь является правом организации, а не обязанностью. Однако, если лимит организация устанавливать не будет, то у этой организации возникают риски, связанные с доказательством производственного характера каждого осуществленного звонка. В свою очередь, критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться необходимость работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях (Письмо Минфина РФ от 27 июля 2006 г. N 03-03-04/3/15). Исходя из выше написанного, установление лимита расходов на сотовую связь будет также подтверждать экономическую обоснованность использования сотовой связи. Таким образом, для документального подтверждения расходов на сотовую связь организации следует обеспечить наличие следующих документов: 1. Договор с оператором сотовой связи; 2. Приказ, утверждающий перечень должностных лиц, которые в силу исполняемых ими обязанностей имеют право на пользование услугами сотовой связи. В целях избежания рисков споров с налоговыми органами рекомендуем также установить предельный размер расходов на каждого работника в месяц на указанные цели в соответствии с занимаемой им должностью; 3. Детализированные счета оператора сотовой связи. Аудиторская компания «Бетроен» т./ф. (495) 641-59-49 2 № 222 – 24 апреля 2012 года Расходы организации на мобильную связь Возникает вопрос, а нужен ли детализированный счет, если тариф «безлимитный» и вообще, можно ли учесть расходы на телефонную связь в этом случае? Минфин России в Письме от 23 июня 2011 г. № 03-03-06/1/378, отвечая на вопрос о порядке учета расходов на мобильную связь по безлимитному тарифу в целях налога на прибыль, указал, что в соответствии с пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Иными словами, если организация считает, что оплата безлимитного тарифа сотовой связи для сотрудника является экономически обоснованной, то она вправе учесть в составе расходов уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль сумму указанных расходов. При этом Минфин России в Письме от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378 указал, что одним из документов, подтверждающих расходы, является счет оператора связи. А в Письме от 13 октября 2006 г. № 03-03-04/2/217 Минфин России отвечал на вопрос о том, в каком порядке подтверждается обоснованность таких расходов в целях их учета при исчислении налога на прибыль, в том числе если тариф безлимитный, то есть оператору платится фиксированная сумма за период времени, в который количество звонков не ограниченно. При этом, финансовое ведомство пришло к выводу, что расходы организации на оплату услуг сотовой связи принимаются в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль в пределах лимитов, установленных приказом руководителя организации. Таким образом, можно сделать следующие выводы: 1. Минфин России допускает учет расходов на сотовую связь в случае ее оплаты по «безлимитным» тарифам; 2. С целью минимизации риска споров с налоговыми органами предпочтительно установить лимит расходов на каждого работника. Итак, мы определились, что в целях избежания споров с контролирующими органами организация следует установить лимит для каждого сотрудника (должности) по расходам на сотовую связь. Возникает вопрос, а что делать с суммой расходов, превышающей установленный лимит? Минфин России в Письме от 13 октября 2010 г. № 03-03-06/2/178 указал, что в случае превышения установленного лимита расходов на использование сотовой связи сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах. Подобный вывод содержится и в Письмах Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2 и от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15. Таким образом, позиция контролирующих органов такова, что сверх лимитную сумму организация может учесть в составе расходов, однако только после того, как сотрудник возместит указанную сумму превышения. При этом сумма возмещения включается организацией в состав своих доходов. НДФЛ В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло. Как установлено пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в том числе, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Отметим, что Минфин России в Письме от 13 октября 2010 г. № 03-03-06/2/178 указал, что при использовании сотрудником мобильной связи, оплаченной организацией, для служебных переговоров дохода, Аудиторская компания «Бетроен» т./ф. (495) 641-59-49 3 № 222 – 24 апреля 2012 года Расходы организации на мобильную связь предусмотренного статьей 211 НК РФ, у сотрудника не возникает, поскольку услуги по предоставлению мобильной связи в таких случаях оказываются в интересах организации, а не налогоплательщика - физического лица. В качестве размера стоимости служебных переговоров, освобождаемого от обложения НДФЛ, может использоваться экономически обоснованный размер (лимит), установленный организацией. При этом для освобождения от налогообложения сумм оплаты мобильной связи в организации должен проводиться анализ проведенных переговоров в части использования установленного лимита разговоров в служебных целях, основанный на детализированном отчете оператора мобильной связи о проведенных переговорах. Вместе с этим, отметил Минфин России, необходимо учитывать, что в случае использования мобильной связи в интересах сотрудника (в том числе при его поездках для целей, не связанных с исполнением трудовых обязанностей) у такого сотрудника может возникать доход в натуральной форме в виде оплаты организацией услуг мобильной связи, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями ст. 211 НК РФ. Судебная практика сходится во мнении, что дохода у физических лиц не возникает, в случае когда договор с оператором заключен организацией. Так, в Постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.06.2008 по делу № А42-5160/2007 суд указал, что мобильные средства связи (с указанием конкретных телефонных номеров), принадлежащие обществу, в целях оперативности решения производственных вопросов закрепляются за конкретными работниками общества. Договоры телефонных номеров с операторами мобильной связи заключены непосредственно обществом. Факты оплаты обществом услуг мобильной связи и закрепления мобильных телефонов за работниками общества подтверждены первичными документами, приказами. В Постановление ФАС Московского округа от 21.06.2006 № КА-А41/5312-06 по делу № А41-К2-9446/05 суд указал, что расходы были фактически понесены обществом для осуществления деятельности общества, что подтверждается представленными в материалы дела доказательствами: договорами на предоставление услуг связи, приказами директора общества о закреплении телефонов за должностными лицами предприятия, счетами за оказанные услуги, выставляемыми операторами связи обществу и оплачиваемыми последним. Суд указал, что основанием для включения расходов на оплату услуг связи в налоговую базу по НДФЛ может являться передача телефонного аппарата в пользование конкретному работнику без указания на производственный характер такого пользования либо оплата счетов за оказанные услуги связи с использованием аппарата, принадлежащего работнику. Исходя из всего вышесказанного, суд сделал вывод о неправомерности доначисления НДФЛ со стоимости переговоров сотрудников по сотовой связи. Таким образом, с учетом вышесказанного можно сделать вывод, что у физического лица не возникает доходов, в случае, когда договор с оператором сотовой связи заключает организация при условии, что разговоры носят производственный характер. При этом приказом руководителя следует установить, что целях оперативного решения производственных вопросов за конкретным сотрудником закрепляется конкретный номер телефона. В том случае, если сотрудник использует «корпоративны» мобильный телефон в личных целях (осуществление звонков, не связанных с производственной необходимостью), то оплату организацией стоимости таких расходов с точки зрения налоговых рисков безопаснее рассматривать как доход физического лица в натуральной форме, облагаемый НДФЛ (даже если указанные разговоры «укладываются» в установленный для данного физического лица лимита). Если расходы на сотовую связь были произведены физическим лицом сверх установленного для него лимита, но были, связаны с производственной деятельностью организации, то объекта налогообложения НДФЛ, в части таких «сверхлимитных» затрат у физического лица не образуется. Страховые взносы В соответствии со ст. 7 Федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» от 24.07.2009 № 212-ФЗ с объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по договорам авторского заказа, договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями (за исключением вознаграждений, выплачиваемых Аудиторская компания «Бетроен» т./ф. (495) 641-59-49 4 № 222 – 24 апреля 2012 года Расходы организации на мобильную связь индивидуальным предпринимателям, адвокатам, нотариусам, занимающимся частной практикой, и иным лица, занимающимся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой). Согласно пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей Согласно ч. 1 ст. 20.1 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ (далее – Закон № 125-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, выплачиваемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, если в соответствии с гражданско-правовым договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы. Согласно п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Отметим, что официальных разъяснений по вопросу возможности применения пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ и п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ в ситуации, когда организация оплачивает расходы на сотовую связь по договору с оператором, нет. Однако обратим внимание на следующее. Как мы уже указывали выше существует судебная практика, в которой суды рассматривали ситуации, в которых налоговые органы указывали, что при оплате организацией расходов на сотовую связь по договору с оператором у физического лица возникает доход в натуральной форме (см. Постановление ФАС СевероЗападного округа от 23.06.2008 по делу № А42-5160/2007, ФАС Московского округа от 21.06.2006 № КАА41/5312-06 по делу № А41-К2-9446/05). Однако суды не поддерживали точку налоговых органов и приходили к выводу, что дохода у физического лица не возникает, если переговоры носят производственный характер, т.е. осуществляются не в личных целях работника. Поэтому можно сделать вывод, что оплата работнику мобильной связи, связанной с выполнением им своих трудовых обязанностей, в случае заключения договора с оператором сотовой связи организацией, а не физическим лицом, не подлежат обложения страховыми взносами в ПФ РФ, ФОМС РФ и ФСС РФ, а также страховыми взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, в случае если переговоры носят производственный характер. При этом обратим внимание на следующие положения законодательства. В соответствии с ч. 6 ст. 8 Закона № 212-ФЗ при расчете базы для начисления страховых взносов выплаты и иные вознаграждения в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг) учитываются как стоимость этих товаров (работ, услуг) на день их выплаты, исчисленная исходя из их цен, указанных сторонами договора, а при государственном регулировании цен (тарифов) на эти товары (работы, услуги) исходя из государственных регулируемых розничных цен. При этом в стоимость товаров (работ, услуг) включается соответствующая сумма налога на добавленную стоимость, а для подакцизных товаров и соответствующая сумма акцизов. А частью 3 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ установлено, что при расчете базы для начисления страховых взносов выплаты и иные вознаграждения в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг) учитываются как стоимость этих товаров (работ, услуг) на день их выплаты, исчисленная исходя из их цен, указанных сторонами договора, а при государственном регулировании цен (тарифов) на эти товары (работы, услуги) - исходя из государственных регулируемых розничных цен. При этом в стоимость товаров (работ, услуг) включается соответствующая сумма налога на добавленную стоимость, а для подакцизных товаров и соответствующая сумма акцизов. Таким образом, в том случае, если работник будет пользоваться «корпоративным» телефоном в личных целях, то, нельзя исключать рисков того, что при проверке контролирующие органы укажут, что на стоимость оплаченных организацией услуг сотовой связи, необходимо уплатить страховые взносы. Официальных разъяснений по данному вопросу в используемой нами информационно-правовой базе нет. Поэтому если организация желает избежать рисков споров с контролирующими органами, она вправе обратится за разъяснениями по данному вопросу в Минздравсоцразвития РФ и/или ФСС РФ. Таким образом, оплата работнику мобильной связи, связанной с выполнением им своих трудовых Аудиторская компания «Бетроен» т./ф. (495) 641-59-49 5 № 222 – 24 апреля 2012 года Расходы организации на мобильную связь обязанностей, в случае заключения организацией договора с оператором сотовой связи, не подлежат обложения страховыми взносами в ПФ РФ, ФОМС РФ и ФСС РФ, а также страховыми взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, в случае если переговоры носят производственный характер. При этом, если сотрудник будет использовать «корпоративный» мобильный телефон в личных целях и организация будет оплачивать такие расходы, то нельзя исключать рисков того, что контролирующие органы укажут, что у физического лица возникает доход в рамках трудовых правоотношений и, следовательно, у организации возникает база для начисления страховых взносов в ФСС РФ, ПФ РФ, ФОМС и страховых взносов от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Бухгалтерский учет В соответствии с п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н, расходы по оплате услуг телефонной связи, использование которых осуществляется в производственных целях, являются расходами по обычным видам деятельности. В свою очередь, расходы на услуги телефонной связи, осуществляемой сверх лимита (в случае установления лимита) и расходы на услуги сотовой связи произведенные в личных целях сотрудников и оплачиваемые (компенсируемые) ими, не являются расходами организации. В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденных приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, услуги сотовой связи следует отразить в следующем порядке: Дебет 20 (26, 44) Кредит 60 - отражены услуги сотовой связи в пределах лимитов Дебет 19 Кредит 60 - отражен НДС со стоимости услуг сотовой связи в пределах лимита Дебет 68 Кредит 19 - НДС принят к вычету при соблюдении требований ст.171,172 НК РФ Дебет 73 Кредит 60 - отражены услуги сотовой связи сверх лимитов (в разрезе сотрудников) Дебет 50 Кредит 73 - отражено погашение стоимости услуг сотовой связи сверх лимитов сотрудниками за счет собственных средств путем внесенные денежных средств в кассу организации (в разрезе сотрудников). В том случае, если у физического лица возникает доход в натуральной форме (в случае, если сотрудник использует сотовый телефон в личных целях), то удержание сумм НДФЛ следует отразить проводкой: Дебет 70 Кредит 68 субсчет «НДФЛ» - удержан НДФЛ с суммы дохода физического лица; В том случае, если организация решит избежать рисков споров с контролирующими органами и начислить страховые взносы на сумму расходов на мобильный телефон, в случае использования физическим лицом телефона в личных целях, то в учете это следует отразить следующим образом: Дебет 20 (26,44) Кредит 69 субсчет «ПФ РФ» («ФОМС», «ФСС») – начислены страховые взносы. Если телефонный номер принадлежит работнику… Но организация может принять решение, в соответствии с которым сотрудник будет использовать свою личную сим-карту, а организация будет осуществлять компенсацию его расходов. Статьей 188 ТК РФ установлено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Налог на прибыль В Письме УФНС России по г. Москве от 18 июня 2009 г. № 16-15/061735 налоговый орган рассматривал ситуацию с компенсацией расходов на сотовую связь сотрудникам и правомерности учета такой компенсации в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Так, налоговый орган на основании положений п. 1 ст. 252 и пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ сделал вывод, что размер денежной компенсации работникам расходов по оплате услуг сотовой связи должен соответствовать экономически обоснованным затратам, непосредственно связанным с производственной деятельностью организации. Налоговый орган также указал, что для документального подтверждения данных расходов в организации должны храниться документы (или их заверенные в установленном порядке копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество (заключенный с оператором сотовой связи договор об оказании услуг связи), а также документы, подтверждающие расходы, понесенные им при использовании Аудиторская компания «Бетроен» т./ф. (495) 641-59-49 6 № 222 – 24 апреля 2012 года Расходы организации на мобильную связь имущества в служебных целях (детализированный отчет оператора сотовой связи, выписанный на физическое лицо). В отчете указываются все задействованные телефонные номера и стоимость каждого разговора. При этом к детализированному отчету должны быть приложены расшифровки, составленные организацией в произвольной форме и заверенные руководителем, подтверждающие факт того, что конкретный телефонный номер принадлежит юридическому лицу (другому лицу), с которым у организации установлены (либо налаживаются) производственные связи. Налоговый орган указал, что если документы, подтверждающие производственный характер переговоров, проведенных сотрудниками по их личным мобильным телефонам, отсутствуют, такие переговоры рассматриваются как звонки частного характера и выплаченная сотрудникам компенсация не учитывается для целей налогообложения прибыли. При этом УФНС России по г. Москве в Письме от 9 февраля 2005 г. № 20-12/8153 указал, что при осуществлении компенсации расходов сотрудникам подтверждающими документами могут являться: - договоры с операторами мобильной связи на оказание услуг мобильной связи; детализированные счета операторов мобильной связи с указанием в них всех номеров телефонов абонентов, кодов городов (стран), дат и времени переговоров, продолжительности и стоимости разговора; - приказы по организации, утверждающие перечни сотрудников с указанием причин, по которым их личные мобильные телефоны должны будут использоваться в производственных целях, а также номера телефонов абонентов (с указанием наименований абонентов-организаций и служебных должностей их сотрудников), связь с которыми осуществляется в рамках производственной деятельности; - иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом. Как следует из ст. 188 Трудового кодекса РФ размер возмещения расходов на сотовую связь каждого сотрудника следует установить в трудовом (или коллективном) договоре или в ином документе подписанным обеими сторонами трудового договора (например, соглашение о компенсации на сотовую связь). Таким образом, можно сделать вывод, что в случае, если организация будет осуществлять компенсацию сотрудникам расходов на сотовую связь, порядок компенсации следует прописать в трудовом (или коллективном) договоре либо ином документе (например, соглашение о компенсации расходов на сотовую связь), подписанным обеими сторонами трудового договора, при этом ежемесячную сумму компенсации для каждого работника целесообразно оформлять ежемесячными приказами руководителя. Таким образом, организации для возможности учета компенсации расходов физического лица на сотовую связь необходимо обеспечить наличие следующих документов: – Договора с оператором сотовой связи на оказание услуг связи на имя физического лица; – Ежемесячные детализированные отчеты оператора сотовой связи, выписанный на имя физического лица; – В трудовом (или коллективном) договоре (или дополнительном соглашении к нему) необходимо установить порядок возмещения расходов на сотовую связь сотрудника. Порядок возмещения можно установить и в ином документе, который будет подписан обеими сторонами (например, соглашение о компенсации расходов на сотовую связь). – Ежемесячные приказы руководителя о суммах компенсации работникам расходов на сотовую связь. НДФЛ Согласно п.3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. В своем Письме от 17 июня 2009 г. № 03-04-06-01/138 Минфин России пришел к выводу, что денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных организацией. При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование и исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям. Также организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество. А УФНС России по г. Москве в Письме от 21 января 2008 г. № 28-11/4115 указала, что документальным подтверждением затрат могут служить счета оператора связи, их детализация с указанием номеров абонентов. Подобный вывод содержится также и в Письме УФНС России по г. Москве от 18 сентября 2007 г. № 1811/3/088756@. Аудиторская компания «Бетроен» т./ф. (495) 641-59-49 7 № 222 – 24 апреля 2012 года Расходы организации на мобильную связь Рассмотрим, что говорит нам судебная практика по данному вопросу. Так в Постановление ФАС Московского округа от 28.01.2010 № КА-А40/15468-09 по делу N А402222/09-143-9 суд указал, что «налоговое законодательство не содержит перечня документов, которыми может быть подтвержден производственный характер разговоров посредством сотовой связи, общество самостоятельно определило такой перечень. Как установлено судом, Обществом были изданы приказы об использовании личных мобильных телефонов для производственных целей с оплатой разговоров в пределах, установленных данными приказами, и определением лиц, которым будет производиться оплата <…> В подтверждение производственного характера затрат кроме названных приказов представлены авансовые отчеты, служебные записки, кассовые чеки, подтверждающие оплату за услуги мобильной связи. Налоговое законодательство не предусматривает в качестве условия учета осуществленных расходов на оплату услуг связи представление расшифровок с указанием конкретных номеров и абонентов, с которыми осуществлялось соединение. Общество, признавшее расходы сотрудников, связанные с оплатой услуг связи, своими производственными затратами, не является налоговым агентом в отношении компенсационных выплат, произведенных в пользу сотрудников, и не обязано удерживать НДФЛ с этих выплат». В Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 18.06.2009 по делу № А53-14011/2008-С5-14 судом установлено, что Общество представило приказы, в которых определена ежемесячная сумма оплаты затрат за услуги мобильной связи, с указанием фамилии работника, его должности и размера оплаты. Также представлены должностные инструкции работников, в которых предусмотрена обязанность сотрудника использовать мобильную телефонную связь для выполнения своих должностных обязанностей. Исследовав в совокупности взаимной связи все представленные налогоплательщиком доказательства в этой части и установив, что общество оплачивало услуги связи работникам в связи с выполнением ими своих трудовых обязанностей (доказательства обратного налоговый орган не представил). Суд пришел к выводу, что у налоговой инспекции отсутствовали основания для доначисления НДФЛ на суммы оплаты услуг телефонной связи. В Постановление ФАС Уральского округа от 12.02.2008 № Ф09-234/08-С2 по делу № А07-8591/07 суд, признавая неправомерным начисление НДФЛ на оплату услуг сотовой связи, указал, что данные расходы связаны с предпринимательской деятельностью и не являются оплатой по трудовому или гражданско-правовому договору. Таким образом, сложившаяся судебная практика сходится к тому, что суммы компенсаций своим сотрудникам расходов на сотовую связь не подлежат налогообложению НДФЛ. При этом организации следует обеспечить наличие следующих документов: – Дополнительное соглашение к трудовому (или коллективному) договору или иной документ (например соглашение о компенсации расходов на сотовую связь), подписанный обеими сторонами трудового договора, в котором установлено, что организация компенсирует работнику расходы на сотовую связь, а также порядок расчета компенсации; – Приказ руководителя об использовании личных мобильных телефонов для производственных целей; – Приказ руководителя об установлении списка сотрудников, которым будет осуществляться компенсации расходов на сотовую связь, а также лимиты в пределах, которых будет осуществляться компенсация; – Договор с оператором сотовой связи на имя физического лица; – Детализированные отчеты операторов связи. Страховые взносы Как мы уже указывали выше объект обложения страховыми взносами для организаций-работодателей определен ст. 7 Закона № 212-ФЗ. Исключением являются только суммы, указанные в ст. 9 Закона № 212-ФЗ, которые страховыми взносами не облагаются. Согласно пп. «ж» и «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), в частности, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Как указал Минздравсоцразвития в Письме от 26.05.2010 № 1343-19 сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику ООО за использование сотового телефона в служебных целях, не подлежит обложению страховыми Аудиторская компания «Бетроен» т./ф. (495) 641-59-49 8 № 222 – 24 апреля 2012 года Расходы организации на мобильную связь взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 Трудового кодекса. Как указал Минздравсоцразвития РФ в Письме от 6 августа 2010 г. № 2538-19 сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником. При этом, указал Минздравсоцразвития РФ, размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях. Таким образом, можно сделать вывод, что сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование сотового телефона, не подлежит обложению страховыми взносами только в том случае, если использование данного сотового телефона связано с исполнением трудовых обязанностей сотрудника организации, у организации есть документы, подтверждающие право собственности работника на используемое имущество и документы, подтверждающие понесенные расходы при использовании личного имущества в служебных целях (аналогичные как для целей налогообложения). Согласно ч. 1 ст. 5 Закон № 125-ФЗ обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний подлежат, в частности, физические лица, выполняющие работу на основании трудового договора, заключенного со страхователем; В соответствии с ч. 1 ст. 20.1. Закона № 125-ФЗ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, выплачиваемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений. Согласно п. 2 ч.1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), в частности, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Учитывая изложенные выше положения Закона № 125-ФЗ ФСС РФ в Письме от 17.11.2011 № 14-0311/08-13985 указал, что сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами как на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, так и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели и другие) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником. При этом, указал ФСС РФ, размер возмещения расходов, связанных с использованием сотового телефона должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. Таким образом, компенсации работнику расходов, связанных с использованием сотового телефона не подлежат обложению страховыми взносами в ПФ РФ, ФОМС РФ и ФСС РФ, а также взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в пределах сумм, определенных соглашением между работником и работодателем. При этом, у работодателя должны быть документы, подтверждающие право собственности на сотовый телефон и документы подтверждающие, понесенные работником расходы при использовании личного имущества в интересах организации (счета от операторов связи). Бухгалтерский учет В бухгалтерском учете компенсация сотруднику за использование личного сотового телефона учитывается в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 и п. 6 ПБУ 10/99 « Учет расходов» (утв. Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 г. № 33н). В соответствии с Инструкцией по применению плана счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций (утвержденный Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) компенсация сотруднику расходов, связанная с использованием личного сотового телефона отражается в учете следующими проводками: Аудиторская компания «Бетроен» т./ф. (495) 641-59-49 9 № 222 – 24 апреля 2012 года Расходы организации на мобильную связь Дебет 20 (25,26,44) Кредит 73 – начислена компенсация сотруднику за использование личного автотранспорта Дебет 73 Кредит 50 (51) – выплачена компенсация сотруднику Итак, какой бы вариант оформления расходов на сотовую связь организация не применяла, в любом случае, в первую очередь, следует внимательно отнестись к оформлению всех необходимых документов принимаемых как внутри организации (в частности, приказы руководителя), так и получаемые из вне (в частности, детализация счетов оператора сотовой связи) для того, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов в случае их проверки. Аудиторская компания «Бетроен» т./ф. (495) 641-59-49 10
