ПУНКТ №2 СДЕЛАН

DIRECTUM СЕГОДНЯ
Компания DIRECTUM
была организована в 2003г. на базе соответствующих
подразделений НПО «Компьютер», компании основанной еще 1988г.
Компания DIRECTUM сегодня – это динамично развивающаяся компания, успешно
сочетающая в своей работе передовые технологии и проверенные временем
стандарты. Более 25% сотрудников являются сертифицированными специалистами
корпорации Microsoft, имеют дополнительные сертификаты и компетенции от
ведущих мировых разработчиков ПО.
За 4 года своего развития компания DIRECTUM достигла значительных
результатов:
 Было реализовано более 220 проектов (порядка 15000 автоматизированных
сотрудников).
 Создана и активно развивается партнерская сеть, в которую входят 50 ИТкомпаний.
 Поддерживается и развивается сообщество DIRECTUM в которое на сегодняшний
момент
входит
более
1700
специалистов,
прошедших
аттестацию
по
использованию системы DIRECTUM. Что составляет порядка 500 новых
специалистов год.
 Создана и развивается сеть Центров Сертифицированного Обучения DIRECTUM.
На сегодняшний момент сетью ЦСО охвачены Центральный округ, Поволжье,
Урал и Сибирь.
 Активно развивается и продвижение системы DIRECTUM. По данным за первые 4
месяца 2007 года объем продаж вырос в 2,5 года по сравнению с аналогичным
периодом 2006 года.
 Создан информационный ресурс www.DIRECTUM-Journal.ru для формирования и
поддержки сообщества интересующихся электронным документооборотом.
 Разработана долгосрочная концепция развития системы DIRECTUM.
Остановимся более подробно на концепции.
Работа компании DIRECTUM на высококонкурентном рынке заставляет нас
достаточно серьезно отслеживать все технологические и отраслевые тенденции.
Более того, отдельно уделять большое внимание и потребности конечных
потребителей. Причем не только на отечественном, но и на зарубежном рынках.
Занимая активную позицию на рынке, обладая значительным опытом,
компания DIRECTUM закономерно перешла на новый качественный уровень
понимания потребностей рынка электронного документооборота и предвидения
перспектив его развития.
В связи с чем нами была разработана долгосрочная концепция развития системы
DIRECTUM. Главная идея новой концепции — сделать переход организаций на
электронный документооборот легче, быстрее и доступнее.
АНАЛИЗ ПОТРЕБНОСТЕЙ
В подтверждение вышесказанного хотелось бы привести два примера
исследований, который мы проводили перед подготовкой новой концепции.
тех
Анализ потребностей европейских и российских компаний
Мы провели анализ средних европейских компаний, выясняли их потребности.
Если рассматривать направления автоматизации, которые наиболее интересны
европейским компаниям, то можно выделить управление бизнес-процессами и
проектирование
бизнес-процессов;
большой
интерес
к
теме
Business
Intelligence и анализу индикаторов бизнеса. С другой стороны, внедрений в
этой области – в отличие, скажем, от ERP или CRM – очень мало.
100%
90%
80%
70%
60%
Нет интереса
50%
Планируется
Внедрено
40%
30%
20%
Диаграмма 1.
Other
KPI, CPM, BSC
Business process
design
Project mgmt
QM
Workflow, BPM
Archive
Portal
BI
CRM
0%
ERP
10%
Какие системы внедрены или планируются к внедрению в
ближайший год?
Наблюдается очень высокий интерес к теме создание единого электронного
архива документов - и, что примечательно, в большом количестве средних
предприятий электронный архив документов так или иначе ведется. Однако (см.
следующую диаграмму), текущий уровень управления документами – это
преимущественно хранение документов в папках на файл-сервере и обмен с
помощью электронной почты, реже для ознакомления с документами используется
портал. Почти в половине случаев практикуется обязательное сканирование
всех входящих документов.
2
100%
90%
80%
70%
60%
Нет
50%
Да
40%
30%
20%
10%
0%
Эл. почта
Диаграмма 2.
Портал
Сканирование
Регистрация Распознавание Файл-сервер
всех входящих всех входящих
образов
для хранения
документов
документов
Другие
Какие средства используются при работе с документами?
Естественно,
интересно
сравнить
с
отечественными
компаниями.
Можно
констатировать, что в секторе средних компаний (сравнимых по численности
офисных сотрудников с европейскими) архивы и управление бизнес-процессами
используются (или не используются) одинаково часто, хотя, очевидно,
тенденции сканировать все документы – т.е. приводить бумажные в электронный
вид – пока нет. С другой стороны, обязательная регистрация всех входящих
документов – это национальная особенность документооборота в российских
компаниях.
Видны тенденции европейских компаний:
- рост интереса к управлению бизнес-процессами;
- большая заинтересованность в ведении электронных архивов документов, в
т.ч. тяготение к преобразованию абсолютно всех бумажных документов в
электронный вид.
Эти тенденции совпадают для российских и зарубежных компаний. У российских
компаний
имеется
возможность
осуществить
переход
к
электронному
документообороту раньше и проще, чем у европейских.
Анализ документов
Другой пример анализа, проведенного нами, – подход к хранению документов.
Мы проанализировали типы документов на наших проектах, особенности работы с
ними, и пришли к выводу, что нельзя рассматривать архив документов как
нечто монолитное.
3
Документы следует рассматривать с позиций частоты обращения, размера и
количества. Из диаграмм видно, что мы имеем дело с разными документами: к
некоторым необходим прямой потоковый доступ, для некоторых требуется
сложные политики размещения, а в целом – необходимо более гибкое
администрирование хранения документов.
Именно это определило ту концепцию, которую мы приняли для развития системы
DIRECTUM.
4
КОНЦЕПЦИЯ РАЗВИТИЯ DIRECTUM И НОВЫЕ ИНИЦИАТИВЫ
Электронный документооборот — легче, быстрее, доступнее
Не для кого не секрет, что интерес к системам электронного документооборота
приобретает все более реальные очертания. На данный момент на рынке
сложилась такая ситуация, при которой необходимость перехода к полноценному
использованию
СЭД
в
компании
уже
не
вызывает сомнений.
Основным
препятствием перехода являются психологические барьеры - нежелание менять
привычный стиль работы.
Данные выводы мы получили основываясь, во-первых, на опыте сотен успешных
проектов, во-вторых, на выводах проведенного комплексного исследования
реальных и потенциальных клиентов в России и за рубежом.
И для того, чтобы помочь нашим клиентам и снять барьеры перехода к
полноценному переходу к электронному документообороту нашей компанией была
разработана
долгосрочная
концепция
развития
системы
электронного
документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Главная идея новой
концепции — сделать переход организаций на электронный документооборот
легче, быстрее и доступнее.
Легче
Быстрее
Доступнее
Глобальная
идентификация
документов
Быстрый поиск
электронного
по бумажному
Привычные
средства
поиска
ЭЦП наряду с
живой
подписью
Минимум
бумаги в
работе
Специальный
интерфейс
Импорт из всех
возможных
источников
Автоматизация
импорта
документов
Единый доступ
ко всем
документам
Стандартные
средства
обмена
Нет перевода в
бумагу и
обратно
Готовые
регламенты
обмена
Доверие к системе элек тронного
док ументооборота
Надежное
хранение и
защита
Быстрый доступ
к любым
документам
Готовые схемы
хранения и
миграции
Управление бизнес-процессами
Ориентация на
бизнесаналитика
Создание
маршрутов без
кодирования
Библиотеки
готовых блоков
и ролей
Сближение бумажного и
элек тронного док ументов
Инструментарий рук оводителя
Занесение док ументов
в систему
Обмен элек тронными док ументами
между организациями
Основные направления развития DIRECTUM:
 Сближение механизмов работы с бумажными и электронными документами так,
чтобы было возможно обеспечить «бесшовный» документооборот на базе
удобной, легкой в освоении, быстрой системы с простым и дружественным
пользовательским интерфейсом.
 Максимальное упрощение работы руководителей с системой, призванное в
значительной степени сэкономить время, поскольку именно руководителю
зачастую приходится работать и с бумажной, и с электронной версией
документа.
 Облегчение процесса занесения документов в систему вне зависимости от
способа и формы, в котором они поступили в организацию (бумага, факс,
электронная почта и др.).
 Упрощение процесса обмена электронными документами между различными
организациями без лишних преобразований из электронной формы в бумажную и
обратно.
5
 Увеличение доверия со стороны пользователей к системе электронного
документооборота, в том числе за счет повышения надежности хранения
документов.
 Упрощение управления бизнес-процессами, предназначенных как для обработки
документов, так и для задач, не связанных с документами.
 В последних версиях системы сделаны существенные шаги в рамках
разработанной концепции развития, и DIRECTUM предлагает новые службы,
модули и технологии, призванные облегчить переход к электронному
документообороту.
Службы хранилищ DIRECTUM Storage Services позволяют организовать надежное
хранение контента различного вида, упростить доступ к нему, снизить затраты
на хранение документов, увеличить непрерывность бизнеса и, как следствие,
повысить доверие к системе электронного документооборота.
Обмен документами в электронном виде между организациями — это целый набор
инициатив компании DIRECTUM, включающий открытый формат обмена документами
с ЭЦП, бесплатную программу OverDoc, а также механизмы для обмена
документами с официальной регистрацией и без нее. Переход на электронный
документооборот сокращает издержки, связанные с переводом документа в
бумажный вид и обратно, и упрощает работу служб делопроизводства и других
сотрудников.
Свободно распространяемой приложение DIRECTUM OverDoc
6
Бизнес-ориентированный workflow упрощает проектирование, реализацию и
поддержку бизнес-процессов, как предназначенных для обработки документов,
так и не связанных с ними. Наборы готовых блоков и возможность создания
новых, поддержка библиотеки ролей и полнофункциональные инструменты
настройки и отладки маршрутов значительно ускоряют отражение реальных
бизнес-процессов в термины системы.
7
DIRECTUM Rapid Document Identification — это основанная на использовании
штрих-кодов технология, призванная облегчить сопоставление бумажного и
электронного документов и перейти преимущественно к электронной форме
работы руководителей, секретарей и делопроизводителей.
DIRECTUM-Journal
8
Это инициатива компании DIRECTUM в области создания сообщества всех
интересующихся электронным документооборотом.
Информационный
ресурс
www.DIRECTUM-Journal.ru
это
новый
специализированный портал об общих вопросах электронного документооборота.
Ресурс
предоставляет
посетителям
регулярно
обновляемую
информацию,
одинаково интересную и для IT-специалистов, и для специалистов бизнесподразделений
(руководителей
служб
и
отделов,
делопроизводителей,
менеджеров, юристов, специалистов по качеству и т.д.), которые зачастую
являются новичками в вопросах электронного документооборота.
На портале представлены статьи по широкому спектру вопросов: функционал
систем электронного документооборота (СЭД), решения workflow и бизнеспроцессы, управление качеством и СМК, информационная безопасность и
электронно-цифровая подпись и другие.
В данном докладе вам была продемонстрирована только основная часть новых
возможностей и инициатив, заложенных в долгосрочную концепцию развития
системы DIRECTUM.
Сама концепция включает в себя целый спектр инициатив направленных на
развитие
функциональных,
методических,
организационных
аспектов
деятельности компании DIRECTUM для наилучшего обслуживания потребностей
клиентов,
предвидения
и
формирования
тенденций
рынка
электронного
документооборота.
9