эффективное управление проектами в directum создание и

ЭФФЕКТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ В DIRECTUM
В каждой организации стоит задача управления проектами – внутренними
и внешними, ориентированными на клиентов и заказчиков.
Проекты
состоят
из
множества
этапов, сложно согласованных
между
собой (например, дата старта одного
этапа зависит от сроков выполнения
предыдущих этапов).
Проекты редко реализуются одним
функциональным подразделением, обычно
Примеры внешних проектов:
в проект вовлекаются сотрудники многих
 строительство дома;
отделов.
Возникает
проблема
взаимодействия людей.
 запуск нового тарифного плана;
Люди могут быть вовлечены в другие
 разработка версии программного
проекты
и
подчинены
своим
продукта;
руководителям
и
назначения
на
проект
 продажа крупной партии товара,
должны согласовываться.
объекта недвижимости и т.д.
К работе над проектом привлекаются
не
только
трудовые ресурсы;
проект может
создавать
финансовые
и
материальные затраты. Поэтому важно согласование проекта с профильными
службами (финансовой, экономической) и руководителем организации.
Кроме оперативного управления проектами важна и стандартизация этого
процесса, а также выработка и накопление единой библиотеки шаблонов
проектов.
Автоматизировать планирование проекта призван Microsoft Project, в
задачи которого входит подготовка этапов работы по проекту согласно
известным ограничениям по срокам и ресурсам.
Задачи управления проектами успешно решаются в DIRECTUM, в частности
обеспечивается:
 подготовка и согласование плана проекта, в т.ч. подпись ЭЦП;
 запуск и отслеживание исполнения этапов проекта;
 хранение дополнительных материалов по проекту (проектная документация,
аналитика, рабочие записки и т.д.);
 хранение шаблонов проектов, стандартов предприятия.
Примеры внутренних проектов:
 организация выставки;
 закупка и запуск оборудования;
 внедрение информационной
системы.
Интеграция
DIRECTUM
и
Microsoft
Project
возможности руководителя при управлении проектом.
значительно
расширяет
СОЗДАНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ ПРОЕКТА
Проект - это обычный документ DIRECTUM, т.е. его можно разместить в
папках, найти, назначить права на доступ к нему, зашифровать, подписать
цифровой подписью. Документ проекта создается на основе шаблона документа
Microsoft Project из Проводника документов и задач системы DIRECTUM либо из
меню Microsoft Project.
Для согласования проектов в системе
предусматриваются
типовые
маршруты,
которые
в
т.ч.
автоматически
могут
выявлять
руководителей
сотрудников,
назначенных
на
проект,
необходимость
отправки профильным службам, руководителю
компании.
Согласованный
и
утвержденный
проект подписывается ЭЦП и является
официально принятым руководством к
работе.
Рабочая
версия
проекта
создается в виде отдельной версии
документа DIRECTUM и в дальнейшем
используется
руководителем
для
отслеживания хода проекта.
Уведомление участников проекта о
старте работ по проекту реализуется
в
виде
уведомлений
DIRECTUM
с
вложением-ссылкой
на
документ
проекта.
ЗАПУСК И ОТСЛЕЖИВАНИЕ ИСПОЛНЕНИЯ ЭТАПОВ ПРОЕКТА
Список
исполнителей
этапов
проектов
в
Microsoft
Project
синхронизируется со списком сотрудников из справочника DIRECTUM, т.е. при
подготовке проекта в Microsoft Project руководитель может назначать
исполнителей из списка пользователей системы DIRECTUM.
Этап проекта Microsoft Project получает свое отражение в системе
DIRECTUM в виде задачи, где исполнителями
являются пользователи DIRECTUM, а контрольные
сроки определяются сроком окончания этапа
проекта.
Задача
привязывается
к
этапу,
и
в
дальнейшем у руководителя есть возможность
отследить
всю
процедуру
исполнения
этапа
проекта: выдачу и выполнение дополнительных
поручений
(в
виде
подзадач
к
задаче),
переписку
по
проблеме,
появляющиеся
электронные документы и т.д. Выполнение задачи
приводит к закрытию этапа проекта.
ВЕДЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ПРОЕКТУ
Каждый проект – это не только
спланированные и выполненные работы,
это масса документов, возникающих в
процессе его выполнения: технические
задания, отчеты, схемы, фотографии,
подготовленные
материалы,
макеты,
расчеты, протоколы и т.д.
При
интеграции
с
Microsoft
Project
существует
две
основные
возможности
хранения
документации
проекта:
в
качестве
вложений
в
задачи по этапам проекта и через
механизм связанных документов.
2
Использование Microsoft Project и DIRECTUM в качестве инструментов
планирования и ведения проекта дает возможность руководителю проекта в
любой момент времени получать достоверную информацию о ходе проекта, иметь
доступ ко всей документации проекта и видеть загрузку персонала.
3