Инструкция о порядке ведения делопроизводства по

УТВЕРЖДЕНО
Решение
Сморгонского
районного исполнительного
комитета
25.03.2008 № 336
Инструкция
о порядке ведения делопроизводства по
обращениям граждан в Сморгонском
районном исполнительном комитете
1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям
граждан в Сморгонском районном исполнительном комитете (далее Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6
июня 1996 года «Об обращениях граждан» в редакции Закона Республики
Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасці Вярхоўнага Савета Рэспублікі
Беларусь, 1996 г., № 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов
Республики Беларусь, 2004 г., № 189, 2/1089), постановления Совета
Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544 «Об
утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по
обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о
мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан»
(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., №
87, 5/16014), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007
г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и
юридических лиц» (Национальный реестр правовых актов Республики
Беларусь, 2007 г., № 250, 1/8997) (далее - Указ № 498), постановления
Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. № 60 «О
некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и
юридических лиц в государственных органах, иных организациях»
(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г.,
№ 27, 5/26649) и определяет порядок ведения делопроизводства по
обращениям граждан (далее - обращения) в Сморгонском районном
исполнительном
комитете
(далее
- райисполком), структурных
подразделениях райисполкома.
2. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение
делопроизводства по обращениям граждан, рассматриваемым в порядке
конституционного,
уголовного,
гражданского,
хозяйственного
судопроизводства, производства по делам об административных
правонарушениях,
а
также
по
обращениям,
для
которых
законодательными актами Республики Беларусь установлен иной
порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных
организациях (должностными лицами).
3.
Делопроизводство
по обращениям
в
райисполкоме,
структурных подразделениях райисполкома
ведется централизованно,
отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на отдел
по правовой работе и обращениям граждан управления делами
райисполкома (далее - отдел по правовой работе и обращениям граждан)
и
лиц,
на
которых
возложена
обязанность
ведения
делопроизводства по обращениям в структурных подразделениях
райисполкома.
4. Ответственность за организацию работы с обращениями
возлагается на председателя райисполкома, руководителей структурных
подразделений райисполкома.
5. Поступившие в райисполком, структурные подразделения
райисполкома по почте, телеграфу, факсимильной связи или иным путем
письменные обращения, в том числе и принятые на личном приеме,
регистрируются в день их поступления в отделе по правовой работе и
обращениям граждан, структурных подразделениях райисполкома.
6. Регистрация письменных обращений осуществляется с
использованием одной из следующих форм: автоматизированной
(электронной)
путем
занесения
данных
о документе
в
электронную
регистрационно-контрольную
карточку обращения
(далее - РКК) по форме согласно приложению с последующим
введением информации в ходе работы по рассмотрению обращения,
карточной (в РКК), журнальной с графами, аналогичными реквизитам
РКК. Количество экземпляров регистрационных карточек определяется
исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа
работы по обращениям.
7. При поступлении обращений из вышестоящих государственных
органов, средств массовой информации, иных организаций, от
вышестоящих должностных лиц в РКК вносятся реквизиты
сопроводительного письма или поручения (адресат, номер и дата
сопроводительного письма).
8. В правом нижнем углу первой страницы обращения или на
другом свободном от текста месте первой страницы ставится
регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и
регистрационный индекс.
9.
Регистрационный индекс письменных обращений состоит из
начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего
обращения (например, А-2, где А - начальная буква фамилии автора, 2 порядковый номер).
10. Повторным обращениям при их поступлении присваивается
очередной индекс.
11.
Обращения, направленные в райисполком, структурные
подразделения райисполкома
вышестоящими государственными
органами, иными организациями (вышестоящими должностными
лицами),
требующими
сообщить
результаты рассмотрения
обращения, и предписания, предусмотренные подпунктом 1.4 пункта 1
Указа № 498 (далее - предписание), берутся на особый контроль. На таких
обращениях проставляется штамп «Контроль».
Оформление
предписания
осуществляется
согласно
Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004
«Унифицированные системы документации Республики Беларусь.
Система организационно - распорядительной документации. Требования к
оформлению документов». Отметка о выдаче предписания и его
исполнении указывается в соответствующей графе электронной РКК.
12. Письменным обращениям, полученным на личном приеме,
присваивается регистрационный номер, указанный в карточке личного
приема. Рассмотрение одного или нескольких поставленных в ходе
личного приема и указанных в письменном обращении вопросов
осуществляется одновременно согласно резолюции председателя
райисполкома, руководителя структурного подразделения райисполкома,
указанной в карточке личного приема.
13. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех
случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, или
когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени
отправления и получения обращения.
14. Именные пакеты с надписью «Лично» передаются адресату в
закрытом виде, при этом регистрационный штамп ставится в правом
нижнем углу конверта и заполнение РКК производится по реквизитам
конверта.
15. После регистрации обращения в этот же день передаются на
рассмотрение
председателю
райисполкома,
руководителю
структурного подразделения райисполкома.
16. Поручения председателя райисполкома, руководителей
структурных подразделений райисполкома о дальнейшем рассмотрении
обращений оформляются в форме резолюций.
17. Вся переписка по обращениям ведется за номерами,
присвоенными им при регистрации. Ответы на обращения направляются
на бланках установленного образца за подписью председателя
райисполкома, первого заместителя председателя райисполкома,
заместителей председателя райисполкома согласно распределению
обязанностей между ними, утвержденному распоряжением председателя
райисполкома.
18. В ответах, направленных в вышестоящие государственные
органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по
находящимся на контроле обращениям и предписаниям указываются
сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его
обращения, отметка об исполнителе.
19. После окончания проверки изложенных в обращении фактов и
исполнения принятого решения обращение с копией ответа,
завизированной должностными лицами, указанными в резолюции, и
документами, связанными с подготовкой ответа, возвращается
исполнителем в отдел по правовой работе и обращениям граждан,
работнику структурного подразделения райисполкома, на которого
возложены обязанности ведения делопроизводства по обращениям
граждан, для последующего внесения информации о результатах
рассмотрения обращения в РКК.
20. На каждом обращении после окончательного разрешения
поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и
направлении его в дело, указывается дата, ставится личная подпись
должностного лица, принявшего данное решение.
21. Переписка по обращениям хранится в отделе по правовой работе
и обращениям граждан, структурных подразделениях райисполкома
отдельно от других документов. Обращения, ответы на них и другие
документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в
соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Дела формируются в
течение календарного года.
22. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке и
подшиваются в последовательности решения вопроса. Каждое обращение
и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению,
составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения
повторного обращения или появления дополнительных документов они
подшиваются к данной группе документов.
23. При формировании дел проверяется правильность направления
документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные
обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не
подшиваются.
24. Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их
рассмотрением, - 5 лет.
25.
Письменные обращения считаются разрешенными, если в
результате их рассмотрения в соответствии с законодательством
Республики Беларусь рассмотрены все изложенные в обращениях
вопросы,
приняты
надлежащие меры по защите, обеспечению
реализации,
восстановлению прав и законных интересов авторов
обращений
и
гражданам даны письменные ответы
в
сроки,
установленные статьей 10 Закона Республики Беларусь «Об обращениях
граждан».
26. Срок рассмотрения обращений исчисляется в календарных днях
со дня их регистрации.
При
необходимости
проведения
специальной
проверки,
истребования дополнительной информации, направления запросов в
иностранные государства и (или) международные организации
председатель райисполкома, руководители структурных подразделений
райисполкома, куда поступили обращения, могут продлить срок их
рассмотрения в пределах, установленных статьей 10 Закона Республики
Беларусь «Об обращениях граждан». Об изменении сроков рассмотрения
обращения сообщается гражданину.
27. Письменные обращения должны соответствовать требованиям,
установленным в частях первой и второй статьи 7 Закона Республики
Беларусь «Об обращениях граждан». Обращения, не соответствующие
указанным требованиям, а также обращения, в которых содержатся
нецензурные либо оскорбительные слова или выражения, либо текст
обращения не поддается прочтению, либо обращения подлежат
рассмотрению только в порядке конституционного, уголовного,
гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам
об административных правонарушениях, а также в ином порядке,
установленном законодательными актами Республики Беларусь, могут
быть оставлены без рассмотрения по существу с уведомлением граждан в
пятидневный срок о причинах оставления обращений без рассмотрения по
существу.
Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом
или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в
пятидневный срок со дня их регистрации в райисполкоме направляются
специалистами отдела по правовой работе и обращениям граждан либо
лицами, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по
обращениям в структурных подразделениях райисполкома, в
соответствующие правоохранительные или другие государственные
органы.
28. Повторные обращения, в которых не приводятся новые сведения
или вновь открывшиеся обстоятельства, рассмотрению не подлежат, если
по ним имеются исчерпывающие материалы проверок и гражданам даны
ответы в порядке, установленном настоящей Инструкцией. При этом
гражданам письменно сообщается, что повторные обращения
необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.
Решение о прекращении производства по повторным обращениям
принимается:
председателем райисполкома и оформляется распоряжением;
руководителем структурного подразделения райисполкома и
оформляется приказом.
29. В случае получения письменного заявления об отказе
гражданина от своего письменного обращения председателем
райисполкома,
руководителем
структурного
подразделения
райисполкома принимается решение о прекращении по нему
производства, за исключением случаев, когда в обращении содержатся
сведения о нарушении прав, свобод и (или) законных интересов граждан.
30. Сроки направления жалоб гражданами не должны превышать
трех лет со дня нарушения прав, свобод и (или) законных интересов
граждан или со дня, когда им стало известно об этом нарушении.
Должностные лица райисполкома вправе отказать в рассмотрении
жалобы в случае пропуска срока, определенного частью первой
настоящего пункта. Отказ в рассмотрении жалобы должен быть
письменно мотивирован и направлен гражданину в пятидневный срок.
31. Обращения, поступившие из редакции газет, журналов,
телевидения, радио и других средств массовой информации, подлежат
рассмотрению в соответствии с Законом Республики Беларусь «Об
обращениях граждан», законодательством Республики Беларусь о
средствах массовой информации и настоящей Инструкцией.
32.
Председатель райисполкома, руководители структурных
подразделений райисполкома осуществляют непосредственный контроль
за соблюдением установленного законодательством Республики Беларусь
и настоящей Инструкцией порядка рассмотрения обращений.
33. Контроль за сроками и порядком разрешения обращений
возлагается на отдел по правовой работе и обращениям граждан. О
случаях нарушения порядка и сроков рассмотрения обращений начальник
отдела по правовой работе и обращениям граждан обязан своевременно
докладывать управляющему делами - начальнику управления делами
райисполкома, который докладывает председателю райисполкома.
34. Вопросы работы с обращениями, а также отдельные обращения,
при рассмотрении которых были допущены формализм и волокита, при
необходимости рассматриваются
на
совещаниях райисполкома,
заседаниях райисполкома.
35. Обращения систематически анализируются и обобщаются
отделом по правовой работе и обращениям граждан с целью
своевременного выявления и устранения
причин,
порождающих
нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан. Результаты
анализа работы с обращениями ежегодно рассматриваются на заседаниях
райисполкома.
Приложение
к Инструкции о порядке
ведения делопроизводства по
обращениям
граждан
в
Сморгонском
районном
исполнительном комитете
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ОБРАЩЕНИЯ
№ ________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество ___________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон ___________
________________________________________________________________
Дата поступления ________________________________________________
Количество листов обращения _____________________________________
Количество листов приложений1 ___________________________________
Даты, индексы2 повторных обращений ______________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма ______________
Тематика _______________________________________________________
Содержание _____________________________________________________
________________________________________________________________
Резолюция ______________________________________________________
________________________________________________________________
Исполнитель ____________________________________________________
Документ направлен на исполнение ________________________________
Дата направления ____ Срок исполнения _____ Дата исполнения ________
Ход рассмотрения ________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении _____________________
Результат рассмотрения обращения (№___ дата ответа________________).
Отметка о снятии с контроля ______________________________________
Документ подшит в дело № ______ ________л.
____________________________________
1
Указывается при наличии документов, содержащих информацию о
результатах предыдущего рассмотрения обращения.
2
Представляются при присвоении повторному обращению очередного
регистрационного индекса.