Информация - управления государственной архивной службы

Сводный доклад
о ходе внедрения в практику работы архивных учреждений
Приволжского федерального округа раздела IV «Правил
организации хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных и муниципальных
архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии
наук» (М., 2007)
Архивные учреждения Приволжского федерального округа к
внедрению «Правил организации хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и
других архивных документов в государственных и муниципальных
архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии
наук» (далее – Правил) приступили во II полугодии 2007 года,
организовано тиражирование, разработаны планы мероприятий по их
внедрению, проведены семинары и совещания по изучению Правил для
сотрудников государственных, муниципальных архивов, работников
музеев и библиотек. Для муниципальных архивов архивными
учреждениями Удмуртской Республики разработана Программа
изучения Правил в муниципальных архивах Удмуртской Республики.
Работа по комплектованию ведется в соответствии с положениями
раздела IV Правил «Организация комплектования архива документами
Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными
документами».
Списки источников комплектования составляются архивными
учреждениями в соответствии с Федеральным законом «Об архивном
деле в Российской Федерации», нормами пунктов 4.2 и 4.2.1 Правил.
Органы государственной власти и органы местного самоуправления
включаются в списки источников комплектования государственных и
муниципальных архивов в обязательном порядке, негосударственные
организации и граждане - на основании договора.
Решение о включении или исключении организаций из списков
источников комплектования государственных и муниципальных архивов
принимает ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти
субъекта РФ в сфере архивного дела на основе представленной
архивным
учреждением
справки
(экспертного
заключения,
учредительных документов организации) о включении или исключении
организации
из
списков
источников
комплектования.
При
необходимости на заседание ЭПК приглашается представитель
организации.
Архивными учреждениями Удмуртской Республики планируется
при включении физических лиц в списки источников комплектования
составлять экспертные заключения (справки) в соответствии с п. 4.2.2.1
Правил, рассматривать экспертные заключения на методических
комиссиях архивов, заключать договоры с фондодержателями только
после согласования экспертных заключений (справок) с ЭПМК
Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.
Списки источников комплектования архивных учреждений
уточняются по мере необходимости. В связи с изменениями в составе
источников комплектования в большинстве субъектов в 2007 году
списки были пересмотрены. Включение в списки источников
комплектования архивных учреждений федеральных организаций
осуществляется на основе соглашений. В целях реализации
Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»
ЭПМК Комитета Республики Марий Эл по делам архивов приняты
решения об исключении из состава организаций-источников
комплектования муниципальных архивов территориальных органов
федеральных органов государственной власти и федеральных
организаций.
Правилами не предусмотрена форма списка источников
комплектования. Списки источников комплектования архивных
учреждений Республики Марий Эл ведутся по установленной форме в
соответствии с «Рекомендациями по организации и ведению списков
учреждений, организаций и предприятий-источников комплектования
государственных и муниципальных архивов» (М., 1999). Архивные
учреждения Удмуртской Республики используют утвержденную ЭПМК
форму списка в соответствии с Основными правилами работы
государственных архивов Российской Федерации (М., 2002), архивные
учреждения Республики Мордовия – форму списка, рекомендованную в
Программном комплексе «Источники комплектования архивов».
Наряду со списком учреждений – источников комплектования
управленческой документацией архивными учреждениями ведутся
списки источников комплектования аудиовизуальной, научнотехнической документацией, списки граждан (собственников или
владельцев
личных
документов).
Вопросы
передачи
права
собственности оговариваются в договоре, который заключается с
фондообразователем
(родственниками
фондообразователя).
Государственными архивами Республики Марий Эл, Саратовской,
Самарской, Кировской областей ведутся списки возможных источников
комплектования.
На каждую организацию – источник комплектования архивных
учреждений ведется наблюдательное дело, в которое включаются
документы, характеризующие правой статус и деятельность, работу
архива и организацию документов в делопроизводстве (выписка ЭПМК
о включении в список источников, номенклатуры дел, инструкции по
делопроизводству, справки проверок делопроизводства и архива, акты
проверки наличия и физического состояния дел, положения об ЭК и
архиве).
Республиканской архивной службой Республики Мордовия,
Комитетом Республики Марий Эл по делам архивов начато внедрение
программного комплекса «Источники комплектования архивов».
Архивные документы включаются в состав Архивного фонда
Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов в
соответствии с критериями, установленными в п. 4.3. Правил, по полной
форме приема. В ряде субъектов (Республика Марий Эл, Саратовская
область) используется также форма повидового и выборочного приема
документов (редакции газет, учебные учреждения, сельхозпредприятия,
учреждения здравоохранения).
Организациями – источниками комплектования внедряются
формы описей дел постоянного срока хранения, описей дел по личному
составу, акты о неисправимых повреждениях документов (приложение
№1), предусмотренные Правилами.
Включение документов, находящихся в частной собственности, в
состав Архивного фонда Республики Марий Эл осуществляется на
основании экспертизы ценности документов и оформляется договором
между собственником документов и архивом.
От источников комплектования документы Архивного фонда
Российской
Федерации
принимаются
государственными
и
муниципальными архивами по истечении сроков их временного
хранения, установленных Федеральным законом «Об архивном деле в
Российской Федерации» в соответствии с планами-графиками,
утвержденными руководством архивов, главами администраций
муниципальных образований по согласованию с источниками
комплектования. Внеплановый прием документов, а также документов,
сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в
случае ликвидации источника комплектования. Сроки хранения
документов негосударственных организаций до передачи на постоянное
хранение определяются в договоре между архивом и собственником
документов. Однако из-за перегруженности государственных и
муниципальных архивов сроки временного хранения не всегда
выдерживаются (Государственный архив Саратовской области).
Архивные документы принимаются в упорядоченном состоянии с
соответствующим научно-справочным аппаратом. Прием документов
оформляется актом приема-передачи на хранение (приложение № 9
Правил), составляемым в двух экземплярах. Вместе с архивными
документами передаются три экземпляра описей. Прием документов
личного происхождения осуществляется в соответствии с приложением
№ 11 Правил на основании заявления и договора между физическим
лицом и архивным учреждением. Архивные документы, сроки
временного хранения которых не истекли, принимаются по сдаточным
описям. При приеме проводится проверка физического, технического и
санитарно-гигиенического состояния документов, комплектности
учетных документов. При обнаружении дефектов составляется акт о
неисправимых повреждениях документов, устранение самих дефектов
проводится силами организации.
Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской
Республики решено к акту приема-передачи прилагать акт проверки
наличия и состояния архивных документов, если при передаче в архив
нескольких дел не оказалось в наличии. После завершения мероприятий
по розыску утраченных дел в организации, акт проверки наличия
заменяется на акт о необнаружении документов, пути розыска которых
исчерпаны (приложение №2).
Приказом начальника Республиканской архивной службы
Республики Мордовия создана экспертная отборочно-оценочная
комиссия для отбора и оценки стоимости документов, закупаемых за
счет средств республиканского бюджета Республики Мордовия.
Управлением по делам архивов Кировской области в дополнение к
формам приложений Правил разработаны Примерные договоры в сфере
организации хранения, комплектования, учета и использования
документов, находящихся в частной собственности граждан;
образовавшихся
в
процессе
деятельности
негосударственных
организаций; документов по личному составу ликвидируемых
организаций; документов, сроки временного хранения которых не
истекли.
Архивные учреждения Самарской, Нижегородской областей,
Удмуртской
республики
проанализировав
существующую
методическую базу по комплектованию, наметили разработку и
переработку ряда методических документов.