Общие принципы работы с приказами

Общие принципы работы с приказами
Приказ в любой момент времени находится в одном из следующих состояний: Рабочее(Р),
Чистовое(Ч) или Активное(А). Каждое из состояний имеет свое назначение и свои ограничения.
Новый приказ автоматически находится в Рабочем состоянии.
Рисунок 1. Переходы от одного состояния приказа к другому
Работа со списком приказов по студенческому составу осуществляется через пункт
программного меню КОНТИНГЕНТ СТУДЕНТОВ→РАБОТА С ПРИКАЗАМИ→
Полный список приказов
Приказы должны составляться на отдельный факультет на определенную форму обучения.
Приказы вступают в действие и оказывают влияние на студента только после его утверждения.
Поля, название которых выделены красным шрифтом, заполнять обязательно!
Жизненный цикл приказа
Приказ, находящийся в Рабочем состоянии, можно редактировать, но нельзя распечатать для
подписи (однако можно распечатать черновую версию приказа). Когда редактирование приказа
завершено, его переводят в Чистовое состояние. В этом состоянии приказ уже нельзя редактировать.
Приказ в Чистовом состоянии распечатывают для подписи и утверждения (две копии). Если после
перевода в Чистовое состояние в приказе обнаруживаются ошибки, его нужно перевести обратно в
Рабочее состояние для редактирования. После подписания твердых копий приказа уполномоченными
лицами факт утверждения приказа фиксируется в базе путем перевода приказа в Активное
состояние. В крайнем случае, если в утвержденном приказе обнаружены ошибки и его необходимо
изменить, его переводят в Рабочее состояние и его жизненный цикл повторяется.
Порядок работы с приказами
1. Создать заголовок приказа
a. клавишей <F6> ( или
) добавить пустую строку для заголовка нового приказа
b. заполнить поле «Тип приказа» заполнить из списка допустимых значений (далее LOV) для
c.
этого на поле необходимо нажать клавишу <F9> или
чтобы заполнить поле «Факультет» используется LOV, который активизируется нажатием
клавиши <F9> или
d. чтобы заполнить поле «Форма обучения» используется LOV, который активизируется
нажатием клавиши <F9> или
2. Сохранить заголовок приказа - нажать клавишу <F10> или кнопку
3. Заполнить/изменить пункты приказа. Этот пункт инструкции будет рассмотрен ниже для каждого
типа приказа
a. в общем списке приказов встать на тот заголовок приказа, который необходимо
редактировать
b. нажать командную кнопку <Приказ>, после чего активизируется диалоговое окно,
соответственно типу приказа, в заголовке приказа.
c. сохранить текст приказа - нажать клавишу <F10> или кнопку
4. Утвердить приказ (сначала нужно заполнить поля «Дата» и «Номер»)
a. в общем списке приказов встать на тот заголовок приказа, который необходимо
утвердить
b. нажать командную кнопку <Подписи>. Кнопка доступна, если у вас есть
необходимых прав на этот тип приказа и/или у приказа не заполнены поля
«Дата» и «Номер».
c. в диалоговом окне нажать кнопку <Заполнить по шаблону>.
d. поле «Дата утверждения» заполняется нажатием командной кнопки <Подписать>.
e. сохранить подписи – нажать клавишу <F10> или кнопку
.
5. Удалить приказ. Операция возможна только в случае, если приказ находится в Рабочем
состоянии!
a. в общем списке приказов встать на тот заголовок приказа, который необходимо
удалить
b. нажать командную кнопку <Приказ>, после чего активизируется диалоговое окно,
соответствующее типу приказа, в заголовке приказа
c. если приказ уже содержит пункты приказа, то
i. каждый из этих пунктов необходимо удалить в три этапа в указанном порядке:
1. Удалить основания пункта
2. Удалить содержание пункта
3. Удалить сам пункт, встав на соответствующий пункт приказа и нажав
сочетание клавиш <Shift+F6> или кнопку
.
ii. сохранить внесенные изменения в приказ, нажав клавишу <F10> или кнопку
d. если приказ содержит подписи, то их необходимо удалить. Для этого нужно вызвать
окно редактирования подписей путем нажатия на кнопку «Подписи», встать на первую
строку и нажимать последовательно <Shift+F6> или кнопку
пока все строки не
станут пустыми, после чего сохранить изменения, нажав на клавишу <F10> или кнопку
.
e. если приказ не содержит пункты приказа, то
i. вернуться в общий список приказов, закрыв диалоговое окно
ii. нажав сочетание клавиш <Shift+F6> или кнопку
приказа
, удалить заголовок
iii. сохранить изменения – нажать клавишу <F10> или кнопку
.
Поиск приказов
1. Для появления строки шаблона поиска приказов необходимо в списке заголовков приказов
(КОНТИНГЕНТ СТУДЕНТОВ→РАБОТА С ПРИКАЗАМИ→Полный список приказов) нажать клавишу
<F7> или выполнить команду системного меню Запрос→Ввод, или воспользоваться кнопкой
на
панели инструментов.
2. Заполняются только те поля, на которые накладываются условия.
Например, для поиска приказов, созданных в январе 2007 года на математическом
факультете, нужно в поле «Когда» написать «%01.2007» (знак «%» заменяет любое
выражение), в поле «Ф» написать «М». Также в случае отсутствия номера приказа удобно
использовать поиск по полю «Кто». Например, можно найти все приказы, созданные
сотрудником студенческого отдела кадров в 2007 году, указав в поле «Кто» логин этого
сотрудника в системе, а в поле «Когда» - «%2007».
Для поиска утвержденного приказа можно использовать поле «Номер».
Рисунок 2 Заполненная форма поиска приказов
Рисунок 3. Результат поиска приказов
Работа с состояниями приказа
1. Узнать текущее состояние приказа
a. в общем списке приказов встать на тот заголовок приказа, состояние которого
необходимо узнать.
b. В нижнем левом углу формы появится расшифровка состояния приказа, например:
c.
Кроме того, аббревиатура состояния приказа отображается на сером фоне в списке
приказов между формой обучения и именем пользователя, создавшего приказ (Р =
Рабочее, Ч = Чистовое, А = Активное). Например данный приказ находится в
Рабочем состоянии:
2. Изменить состояние с Чистового или Активного на Рабочее
a. в общем списке приказов встать на тот заголовок приказа, состояние которого
необходимо изменить. При этом в нижней части формы появится кнопка <В рабочее>.
Кнопка не появится, если у вас нет прав на выполнение этого действия.
b. Нажать на кнопку <В рабочее>.
c. В появившемся окне нажать <Да>, если вы подтверждаете выполнение действия или
<Нет> в противном случае.
3. Изменить состояние с Рабочего на Чистовое
a. в общем списке приказов встать на тот заголовок приказа, состояние которого
необходимо изменить. При этом в нижней части формы появится кнопка <В чистовик>.
b. Нажать на кнопку <В чистовик>.
c. В появившемся окне нажать <Да>, если вы подтверждаете выполнение действия или
<Нет> в противном случае.
Примечание: Кнопки <В чистовик> и <В рабочее> присутствуют также на форме редактирования
приказов и форме редактирования подписей.
4. Изменить состояние с Чистового на Активное
Это действие эквивалентно утверждению приказа (см. выше).
В ИИАС «Учебный процесс» выделяются следующие типы приказов:
Название
Издается
Приказ о зачислении на 1-й курс
приемной комиссией
Распоряжение о назначении групп на факультете
студенческим отделом кадров
Распоряжение об утверждении списков групп
деканатом факультета
Распоряжение о переводе студентов на следующий деканатом факультета
курс
Индекс дела
01-07.01/
Распоряжение об изменении списков групп
деканатом факультета
Приказ по студенческому составу
студенческим отделом кадров 01-07.01/
Приказ об окончании вуза
деканатом факультета
01-07.01/
Приказ о нарушении условий контракта
отделом договорных
отношений
01-07.01/
Распоряжение о допуске к сдаче государственных
экзаменов
деканатом факультета
Приказ о допуске к защите выпускной
квалификационной работы
деканатом факультета
01-07.03/
Приказ перераспределить студентов
(распределение по специальностям)
деканатом факультета
01-07.01/
Приказ о поощрениях и взысканиях студентов
студенческим отделом кадров 01-07.01/
Приказ О перезачете дисциплин/переаттестации
студентов по дисциплинам
деканатом факультета
01-07.03/
Приказ О назначении научных руководителей
деканатом факультета
01-07.03/
Приказ Об утверждении тем ВКР
деканатом факультета
01-07.03/
Внимание!
В системе установлен жесткий порядок формирование приказов:
1.
Сформировать список групп на факультете и установить их связь с краткосрочными
учебными планами (приказ о назначении групп на факультете)
2.
Зачислить человека на факультет (приказ о зачислении)
3.
Сформировать списки групп: только после того как студент будет закреплен за группой с
ним можно будет работать в подсистеме «Студент». ( для первого курса приказ об
утверждении списков групп, для остальных курсов – переводной приказ)
4.
Текущая работа с контингентом студентов осуществляется с помощью приказа по
студенческому составу.
Все приказы по движению одного студента должны быть обязательно разнесены по датам!
Аудит приказов
Версии приказа
При переводе приказа в активное состояние в базе данных закрепляется его копия на момент
перехода (далее такие копии будут называться версиями приказа). Версии приказа можно
сравнивать между собой. Кроме того, можно сравнивать прежнюю версию приказа с текущим
состоянием приказа (для того, чтобы текущее состояние приказа появилось в списке версий, приказ
должен находиться в Чистовом состоянии).
Сравнить две версии приказа
1. В общем списке приказов встать на тот заголовок приказа, версии которого необходимо
сравнить между собой.
2. Нажать на кнопку
3. В появившейся форме необходимо выбрать две версии приказа — по одной в каждом из
вертикальных списков. Версия из левого списка будет считаться при сравнении эталонной, с
ней будет сравниваться версия из правого списка (далее — неэталонная версия):
Рисунок 4. Фрагмент формы аудита приказов
Например, на рис. 4 эталонной будет версия приказа от 25.05.2011, с ней будет сравниваться
версия от 23.05.2011.
4. Нажать на кнопку различия. При этом в интернет-браузере, установленном по умолчанию,
должна открыться веб-страница, содержащая результат сравнения двух версий. Результат
представляет собой текст левой версии приказа, в котором цветом выделены отличающиеся
от правой версии фрагменты. Если фрагмент присутствует в эталонной версии, но отсутствует
в неэталонной, он выделяется желтым. Если фрагмент присутствует в неэталонной, но
отсутствует в эталонной, он выделяется синим. Если фрагмент присутствует в обеих версиях,
но отличается по содержанию, он выделяется зеленым. Если фрагмент присутствует в обеих
версиях и отличается не только по содержанию, но и по соответствующему шаблону фразы,
он выделяется серым.
5. В случае, если окно браузера не открылось, необходимо открыть его вручную, затем
скопировать ссылку из поля «Ссылка для просмотра в браузере» формы сравнения версий
приказов, вставить ее в адресную строку браузера и нажать клавишу <Enter>.
Удаленные приказы
Удаленные приказы отсутствуют в общем списке приказов, однако, если для удаленного
приказа в базе остались сохраненные версии (приказ когда-либо переводился в Активное состояние),
то эти версии также можно сравнивать между собой.
Чтобы сравнить две версии удаленного приказа, нужно:
1. Нажать на кнопку «Удаленные» в правом нижнем углу формы со списком приказов. При этом
появится список идентификаторов приказов
2. На строке с нужным идентификатором приказа нажать на кнопку
выполняются как при сравнении неудаленных приказов.
, после чего все действия