Лекция №2 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ В СИСТЕМАХ

Лекция №2
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ В СИСТЕМАХ УПРАВЛЕНИЯ
ПРЕДПРИЯТИЕМ
Цель лекции:
1. Показать
ключевое
значение
информационных
процессов
в
подхода
в
реализации управления бизнесом.
2. Дать
характеристику
особенностям
системного
управлении бизнесом.
3. Дать определение понятиям система управления, информационный
поток и информационный ресурс.
Учебные вопросы:
1. Особенности системного подхода в управлении бизнесом
2. Понятие системы управления
3. Понятие информационного потока
4. Понятие информационного ресурса
Современное предприятие представляет собой сложную структуру,
отдельные компоненты которой (трудовые, материальные и финансовые
ресурсы, основные и оборотные фонды и т.д.) постоянно изменяются и
находятся в сложном взаимодействии.
Для динамичного развития предприятия (экономического объекта, фирмы),
достижения поставленных целей необходим эффективный менеджмент, т.е.
эффективное управление всеми процессами и объектами предприятия, в
соответствии с объективными требованиями производства и реализации
товаров,
повышением
роли
потребителя
в
формировании
технико-
экономических и других параметров продукции, усложнением хозяйственных
связей.
Первый учебный вопрос - Особенности системного подхода в
управлении бизнесом
Сложность предприятий и организаций предполагает необходимость
системного подхода к формированию и решению управленческих задач.
Важной
чертой
системного
подхода
является
то,
что
не
задачи
приспосабливаются к сложившейся организации предприятия, а организация
строится исходя из характера задач и методов их реализации. При этом
системный подход требует:
 рассматривать
каждое
предприятие
как
систему,
состоящую
из
множества подсистем — структурных подразделений;
 четко определять цели предприятия и его структурных подразделений;
 эффективно обеспечивать эти цели.
Система — множество элементов, которые находятся между собой в
определенном взаимодействии и образуют единое целое. Все системы
подразделяются на элементы, имеющие определенное функциональное
назначение. Сложные элементы систем в свою очередь, состоящие из более
простых
взаимосвязанных
элементов,
называются
подсистемами.
На
предприятиях подсистемы образуют отделы, управления службы и т.д.
Особенностью предприятия как системы является то, что в нее входят и
нематериальные элементы (специалисты, инновационная деятельность и т.д.),
взаимодействующие между собой.
Каждая из подсистем самоуправляющаяся, однако постоянно находящаяся
под воздействием систем более высокого уровня. Подсистемы имеют
определенные характеристики, к которым можно отнести:
 структуру,
под
которой
понимается
соотношение
подразделений
системы, их взаимосвязь и соподчиненность;
 организацию, т.е. обеспечение подразделений необходимыми ресурсами
для функционирования и развития;
 способность воспринимать воздействие от внешней среды и в свою
очередь воздействовать на нее и т.д.
Если отдельные элементы системы расположены на разных уровнях
иерархии и внутренние устойчивые связи между элементами организованы
только от вышестоящих к нижестоящим и наоборот, то структура системы
является иерархической.
Различные
предприятия
и
организации
являются
примерами
многоуровневых систем, в которых иерархические связи имеют приоритетное
значение. Структура предприятий включает множество бизнес-компонентов
— других систем и подсистем, к которым относятся маркетинг, производство,
сбыт, транспорт, учет, кадры, складское хозяйство, исследование и развитие и
т.д.
Структурные
элементы предприятия
как системы
характеризуются
наличием определенных совместных действий за счет объединяющих их
устойчивых связей.
В процессе функционирования предприятия, в результате действия на него
различных
внешних
и
внутренних
факторов
происходит
изменение
существующих связей, которое влечет за собой изменения состояния системы.
Если изменения не приводят к требуемому результату, то возникает
необходимость с помощью органов управления так изменить связи внутри
системы и между подсистемами, чтобы достичь заданной цели. Таким
образом, для того чтобы различные происходящие как внутри предприятия,
так и за его пределами процессы протекали в соответствии с их целевым
назначением, они должны управляться для достижения единой цели —
получения прибыли или услуг, удовлетворяющих потребности служащих,
акционеров или учредителей данной фирмы.
В сущности задача управления сводится к тому, чтобы согласовывать
деятельность людей по управлению с требованиями рынка и определяемых им
прогрессивных тенденций, позволяющих правильно оценить реальную
обстановку
и
направление
ее
развития,
условия
функционирования
предприятия в рыночных отношениях.
В общем виде процесс управления во всех сферах деятельности можно
представить в виде так называемой «петли управления», включающей
циклическую
последовательность
следующих
этапов:
прогноз
—
планирование — контролируемая деятельность по реализации планов — учет
и анализ результатов — корректировка прогнозов и планов (Слайд №___).
Слайд №___Обобщенная схема управления
Без управления невозможна целенаправленная деятельность любого
предприятия. Управление выступает как важное свойство любой организации,
которая постоянно стремится сохранить свою структуру развивать внутренние
связи и на этой основе совершенствоваться.
Потребность в управлении возникает при необходимости координации
деятельности членов трудового коллектива, объединенных для достижения
поставленных перед ними локальных и глобальных целей. Первоначально
любая цель носит обобщенный характер и лишь в процессе уточнения она
формализуется управленческим аппаратом в виде целевых функций, которые
характеризуются
приложения.
Эти
однородностью
функции
целей,
можно
действий
или
классифицировать
признакам, представленным в таблице (Слайд №___)
объектов
по
их
различным
Таблица №1 Классификация управленческих функций, реализуемых в
менеджменте предприятий и организаций
№ Классификационный
п/п признак
1 Содержание
управленческой
деятельности
2
3
4
Организацион
ная роль
Направление
деятельности
Развитие
управления
Состав
функций
управления
в
менеджменте
предприятий и организаций
Исследование
Прогнозирование и планирование
Организация
Мотивация и стимулирование
Контроль
Координация
Регулирование
Интеграция (объединение]
Дифференциация (разделение, специализация)
Направленность на внутреннюю среду предприятия
Направленность на внешнюю среду
объекта Управление
экономическими
процессами
(финансы,
инвестиции и т.д.)
Управление
социально-психологическими
процессами
(удовлетворенность трудом, атмосфера и т.д.)
Управление
организационными
процессами
(перераспределение обязанностей персонала и т.д.)
Управление технологическими процессами (внедрение
новых технологий и т.д.)
5
Производ
ственный процесс
Управление подготовкой производства
Управление процессом производства
Управление обеспечением производства
Управление процессами реализации продукции
6
Тип производства
7
Уровень управ
ления
8
Этапность
управления
Управление различными элементами диверсифицированного
производства
Стратегическое управление
Тактическое управление
Оперативное управление
Целеполагание
Определение ситуации
Определение проблемы
Решение проблемы
9
Факторы про
изводства
Управление производством
Управление персоналом
Управление информацией
Второй учебный вопрос – Понятие системы управления
Иерархичность, многоступенчатость структуры управления предприятием
подразумевает, что первичные звенья предприятия управляются органами,
находящимися под контролем органов следующего уровня.
Те в свою очередь подчиняются и контролируются органами следующего
уровня и т.д. То есть цели перед низовыми звеньями ставятся органами более
высокого по иерархии органа управления. При этом управленческое
воздействие должно охватывать все подсистемы нижестоящего органа
управления, а также внутренние связи и зависимости. Таким образом,
управление
—
это
комплексный
процесс,
реализовать
который
на
предприятиях и в организациях можно посредством определенной системы,
называемой системой управления (Слайд №___).
Слайд №___Схема системы управления предприятием
Систему управления предприятием можно рассматривать как совокупность
двух взаимосвязанных элементов (двух составных частей): субъекта
управления
(СУ),
выполняющего
управления
(ОУ),
реализующего
функции
управления,
управленческое
и
объекта
воздействие.
Для
осуществления функции управления субъект управления должен располагать
необходимыми ресурсами (материальными,
трудовыми, финансовыми),
обеспечивающими реализацию управленческих воздействий.
Субъект управления включает в себя менеджмент предприятия, т.е.
управленческий
аппарат,
объединяющий
в
себе
сотрудников,
разрабатывающих планы, вырабатывающих требования к принимаемым
решениям, контролирующих их выполнение, а также технические средства,
обеспечивающие
процесс
управления
предприятием
в
целом
и
его
структурными подразделениями.
В каждом структурном подразделении предприятия управление решается
по-разному, т.е. число ступеней и управляющих органов подразделения
определяется целями, задачами и функциями управления.
Объект управления представляет собой элемент системы управления,
который осуществляет
выполнение
поставленных задач
(это станки,
устройства, производственные процессы, работники, трудовые коллективы и
т.д.). Для нормального функционирования объект управления нуждается в
постоянном контроле и регулировании. В задачу объекта управления входит
выполнение
планов,
выработанных
управленческим
аппаратом,
т.е.
реализация той деятельности, для которой создавалась система управления.
Субъект управления и объект управления объединяются посредством
каналов прямой и обратной связи.
Прямая
связь
выражается
потоком
директивной
информации,
направляемой от субъекта управления к объекту управления. Директивная
информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями
управления и информацией о сложившейся экономической ситуации,
окружающей среде и т.д. Информация, передаваемая по каналам прямой
связи, оказывает воздействие на объект управления, задает цель и
необходимые параметры его функционирования.
Обратная связь обеспечивает субъект управления информацией о
состоянии объекта управления и представляет собой поток отчетной
информации о выполнении принятых решений, направляемый к субъекту
управления. Отчетная информация отражает внутреннюю экономическую
ситуацию предприятия, а также степень воздействия на нее внешней среды
(отношения с клиентами, качество сырья и т.д.).
Третий учебный вопрос – Понятие информационного потока
Каналы прямой и обратной связи, циркулирующие внутри системы
управления, представляют собой внутренние информационные потоки.
Информационный поток — направленное движение информации при
условии, что у этой информации есть общий источник и общий
потребитель.
Система управления взаимодействует с внешней средой посредством
внешних информационных потоков, позволяющих субъекту управления
ориентироваться в ситуациях за пределами предприятия, а также передавать
необходимые сведения системам управления более высокого и более низкого
уровня, клиентам, поставщикам, финансовым органам и т.д. Необходимость
взаимодействия с внешней средой обусловлена прежде всего тем, что
выработка и реализация управленческих решений менеджерами предприятия
во многом зависит от внешних факторов, к которым можно отнести состояние
рынка, действия конкурентов, уровень инфляции, налоговую и таможенную
политику и т.д.
Использование в управлении внутренней и внешней, по отношению к
предприятию, информации является одной из необходимых составных частей,
определяющих конечный успех деятельности организации. Это определяется
прежде всего основными процедурами управленческого процесса, к которым
относятся:
 сбор, обработка, накопление, хранение и выдача информации о
состоянии предприятия или организации и внешней среды;
 анализ информации и оценка обстановки, в которой функционирует
предприятие или организация;
 составление и корректировка планов функционирования предприятия;
 разработка альтернативных вариантов управленческих решений и
оценка возможных изменений функционирования предприятия или
организации;
 определение
или
корректировка
целей
функционирования
предприятия и выработанных на их основе управленческих решений и
т.д.
Постоянные изменения, происходящие как внутри, так и вне предприятия,
требуют
систематического
наблюдения
и
фиксации
с
тем,
чтобы
приспосабливаться к постоянно меняющейся обстановке путем принятия
максимально целесообразных управленческих решений для выполнения
предприятием возложенных на него функций. Только информация, реально
отображающая реально происходящие процессы и явления, может создать
условия для принятия решений, необходимых руководству предприятия.
Таким образом, для совершенствования управления на предприятиях и в
организациях, ускорения динамики развития бизнес- процессов, выполнения
основных
управленческих
функций,
таких
как
прогнозирование,
планирование, учет, анализ, контроль и регулирование, необходимо:
 своевременно
получать
актуальную
технико-экономическую
информацию;
 интенсифицировать
передачу
данных,
связанных
с
решением
управленческих задач на предприятиях и в организациях;
 повысить качество и расширить объем получаемой информации;
 обеспечить минимальный уровень затрат, связанных с операциями
обработки информации и т.д.
Четвертый учебный вопрос - Понятие информационного ресурса
В современных условиях функционирования предприятий и организаций
информация для менеджмента становится стратегической категорией и
выступает как один из важнейших ресурсов (информационный ресурс) наряду
с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми и др.
Информационный
ресурс
—
совокупность
накопленной
информации,
зафиксированной на материальном носителе в любой форме, обеспечивающей
ее
передачу
во
времени
и
пространстве
для
решения
научных,
производственных, управленческих и других задач.
В процессе производственной деятельности информационные ресурсы
рассматриваются как отдельная экономическая категория, которая является
важнейшим элементом современного менеджмента.
Между информационными и другими видами ресурсов (материальными,
финансовыми, энергетическими и др.) можно выделить общность, которая
заключается в том, что все перечисленные выше ресурсы являются
необходимыми
условиями
и
элементами
любой
производственной
деятельности, а их использование требует соответствующих затрат (включая
обеспечивающую материально-техническую базу), связанных с основными
преобразующими операциями.
Вместе с тем между информационными и другими видами ресурсов
существуют принципиальные различия, главными из которых является то, что
информация не убывает со временем, может использоваться много раз, а ее
расширение фактически не имеет ограничений.
Информационные
ресурсы
характеризуются
также
возможностью
концентрации, накопления на материатьных носителях, передачей с большой
скоростью и высокой степенью обобщения. Отсюда следует, что для теории и
практики
интенсификации
процессов
менеджмента
на
предприятиях
необходимо учитывать возрастающее значение информационных ресурсов
для повышения эффективности качественных факторов экономического роста
предприятия, ускорения его динамики и инновационных процессов.
В этих условиях одной из важнейших задач современного менеджмента
является определение реальной экономической оценки информационных
ресурсов, которая включает:
 затраты, связанные с подготовкой информационных ресурсов
для решения задач менеджмента предприятия;
 эффективность использования информационных ресурсов в
процессе управления предприятием.
При
этом
следует
иметь
в
виду
определенную
специфику
информационного процесса, которая заключается в том, что:
1. Затраты на сбор и подготовку информации отличаются от затрат на
производство
материальных
ценностей
существенно
большей
неопределенностью. И несмотря на то, что информационный ресурс приобрел
характер товара, тем не менее остается проблематичной правомерность
поиска общественно необходимых затрат на подготовку информации,
количественное выражение которой было бы сравнимо с общественно
необходимыми затратами труда на производство материальных ценностей.
2. То обстоятельство, что однажды полученная информация по своей
природе может использоваться произвольно и при этом не расходуется, еще
не означает, что она действительно может быть использована любым
заинтересованным лицом. Решающее значение всегда имеет реальная
доступность информационного ресурса, которая на практике зачастую в
большей или меньшей степени ограничена. Возможность располагать
необходимой информацией для решения задач менеджмента становится
одним из важнейших требований в процессе функционирования предприятия.
3. Экономическая полезность информационных ресурсов менеджмента в
большей мере, чем в отношении материальных ценностей, определяется
фактором времени и качеством. Устаревшая или неполная информация может
не только сама оказаться полностью обесцененной, но и привести к
значительным потерям стоимости производимых на ее основе товаров, работ
и услуг.
Управление информационными ресурсами, включающее формализацию
данных, их сбор, накопление, обработку и другие операции, в настоящее
время выделяется в отдельную функцию менеджмента, реализованную за счет
организации информационной технологии, которая охватывает как внешнюю,
так и внутреннюю среду предприятия (Слайд №___).
Слайд № ___ Формирование информационных ресурсов предприятия
Внутренние информационные ресурсы включают информацию, которая
создается
специалистами
предприятия
в
процессе
экономической
и
производственной деятельности. Это производственная, экономическая,
финансовая информация, сведения о протекающих на предприятии процессах
и т.д. Важное место среди внутренних информационных ресурсов занимает
отчетность,
включающая
в
себя
управленческую,
бухгалтерскую,
статистическую и другую информацию о функционировании предприятия за
определенный период времени. Показатели, содержащиеся в отчетности,
являются основой для решения задач менеджмента: анализа состояния
предприятия,
оперативного планирования и прогнозирования развития предприятия,
контроля состояния организации и т.д.
Внешние информационные ресурсы позволяют дать комплексную
оценку состояния предприятия и определить перспективы его развития. К
внешним информационным ресурсам относится:
 макроэкономическая информация об общем состоянии экономики
страны;
 финансовая
информация,
характеризующая
сложившуюся
конъюнктуру на рынке капиталов, инвестиции и т.д.;
 коммерческая информация о различных предприятиях, выпускаемой
ими продукции, ценах, технологиях и т.д.;
 биржевая информация о котировках ценных бумаг, фондовых
индексах, валютных курсах, учетных и процентных ставках и т.д.;
 деловая информация из различных сфер бизнеса и т.д.
С расширением использования информационных ресурсов связывается
переход общества в принципиально новую фазу своего развития — так
называемое «информационное общество», что было обусловлено растущей
зависимостью промышленно развитых стран от источников информации
(технической, экономической, политической, военной). В современном
обществе информационные ресурсы относятся к материальным и наиболее
важным видам ресурсов, определяющих экономическую, политическую и
военную мощь их владельца. Как и другие виды ресурсов, информационные
являются объектами импорта-экспорта, а также конкуренции, политической и
экономической экспансии. О стратегическом значении информационных
ресурсов
в
развитии
общества
свидетельствует
как
рост
объема
информационных услуг в индустриально развитых странах, так и количество
занятых в этой сфере. Так, в США количество специалистов, занятых
обработкой информации, в 1980-е гг. составляло 45% от всех наемных
работников, а сейчас — более 70%. В Японии развитие информационного
сектора идет более быстрыми темпами. Среднегодовой рост объемов
информационного обслуживания там составляет 17%. Если в 1980-е гг. часть
информационной индустрии в ВНП равнялась 6-7%, то к настоящему времени
она достигает более 20%.
Повышение эффективности функционирования предприятия выдвигает
определенные требования к информационным ресурсам:
 репрезентативность
связана
с
правильностью
отбора
и
формирования информационных ресурсов в целях адекватного
отражения свойств рассматриваемого объекта, явления или процесса;
 своевременность означает поступление информационных ресурсов не
позже заранее назначенного момента времени, согласованного с
временем решения поставленной задачи;
 достаточность (полнота) информационных ресурсов означает, что
они должны содержать минимальный, но достаточный для принятия
правильного управленческого решения состав показателей. Как
неполная, т.е. недостаточная для принятия правильного решения, так и
избыточная
информация
снижает
эффективность
принимаемых
управленческих решений;
 доступность
восприятию
пользователя
обеспечивается
выполнением соответствующих процедур получения и преобразования
информационных ресурсов;
 точность
определяется
степенью
близости
получаемых
информационных ресурсов к реальному состоянию объекта, процесса,
явления и т.п.;
 достоверность означает отражение существующих объектов, явления
или процессов с необходимой точностью;
 устойчивость определяется способностью информационных ресурсов
отражать изменения исходных данных без нарушения необходимой
точности;
 актуальность
определяется
степенью
сохранения
ценности
информационных ресурсов для управления в момент их использования
и зависит от динамики изменения их характеристик и от интервала
времени, прошедшего с момента их возникновения;
 адресность,
т.е.
конкретную
целевую
направленность
информационных ресурсов на специалиста по интересующим его
вопросам
для
эффективной
организации
бизнес-процессов
предприятия;
 правовую корректность, т.е. соответствие информационных ресурсов
нормативно-правовым и регламентирующим документам;
 многократность использования;
 высокую скорость сбора, обработки, передачи;
 оперативность, т.е. актуальность информации для необходимой
обработки и принятия решений в изменившихся условиях.
Таким образом, требования, которые выдвигаются к информационным
ресурсам, в настоящее время приобретают качественно новое значение для
функционирования предприятия и являются основой для повышения
эффективности менеджмента в условиях возрастания объема и усложнения
задач, решаемых в области организации производства, планирования, анализа,
бюджетирования, связей с поставщиками и потребителями продукции, а
также реализации других бизнес-процессов предприятия.
В связи с этим возникает проблема точности и своевременности процедур
обработки
информации,
т.е.
необходимость
создания
единой
информационной системы, обслуживающей все функции менеджмента, все
организационные уровни и элементы системы управления. При этом под
информационной системой (ИС) понимается совокупность связанных между
собой компонентов, которые собирают, обрабатывают и распространяют
информацию для поддержки деятельности организации.
Информационная система обеспечивает получение информации путем
организации логической и математической обработки, экономических оценок
ситуаций внутренней и внешней среды предприятия, возникающих в каждый
заданный момент времени, а также сопоставлений, интерпретации данных и
т.д. Реализация этих операций повышает эффективность использования
экономической информации на всех уровнях управления и поддерживает
основные процессы управления предприятием:
 прогнозирование развития предприятия и реагирование на изменение
экономической ситуации;
 эффективное планирование и выполнение операций по всем этапам
деятельности предприятия;
 мониторинг
и
контроллинг
управленческих
процессов
и
функционирования предприятия в целом;
 оптимизацию всех этапов управленческой деятельности;
 реализацию
планов
с
учетом
предварительно
определенных
ограничений;
 определение ключевых показателей результатов деятельности и
сравнение их с соответствующими эталонами и т.д.
Таким
образом
можно
сказать,
что
эффективность
управления
предприятием или организации напрямую связана с эффективностью
функционирования
информационных
систем,
повышением
производительности выполнения всех операций по сбору, накоплению,
передаче и обработке информации, что можно реализовать только на основе
внедрения средств вычислительной техники и телекоммуникационного
оборудования, т.е. построения автоматизированной информационной системы
(АИС) предприятия.
Автоматизированная информационная система — совокупность
программных,
аппаратных,
информационных,
технологических
и
человеческих ресурсов, предназначенных для обработки информации и
принятия управленческих решений.
Организация АИС на предприятиях позволяет:
 повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет
оперативного сбора, передачи и обработки информации;
 обеспечивать своевременность принятия решений по управлению
организацией в условиях рыночной экономики;
 добиваться роста эффективности управления за счет своевременного
представления необходимой информации руководителям всех уровней
управления из единого информационного фонда;
 согласовывать
решения,
принимаемые
на
различных
уровнях
управления и в разных структурных подразделениях;
 обеспечивать
рост
непроизводственных
управленческого
производительности
потерь
персонала
за
о
счет
текущем
труда,
сокращение
информированности
состоянии
структурного подразделения и предприятия в целом и т.д.
каждого