Успешность внедрения СЭД и ЕСМ: удовлетворение

РУБРИКА
ПОДРУБРИКА
Успешность внедрения СЭД и ЕСМ:
удовлетворение потребностям
заказчика + скорость внедрения
11 сентября в Киеве состоится Девятая научно-техническая конференция-выставка по электронному документообороту, управлению
корпоративным контентом (ECM) и бизнес-процессами (BPM) DOCFLOW
Украина 2013. Свои достижения ведущие игроки мирового рынка и локальные разработчики из Украины и стран СНГ традиционно
представят гостям мероприятия в столичном «Украинском Доме».
Организатором конференции-выставки выступила компания ABBYY
Украина. В преддверии DOCFLOW Украина 2013 мы задали несколько вопросов Михаилу Бейраку, руководителю отдела корпоративных
проектов компании ABBYY Украина относительно тенденций в области электронного документооборота и ECM, а также как эти технологии помогают украинским компаниям стать конкурентоспособными
Михаил Бейрак, руководитель отдела корпоративных проектов компании ABBYY Украина
Какие наиболее важные изменения произошли, по Вашему мнению, на украинском рынке СЭД и ЕСМ за прошедший
с DOCFLOW 2012 год?
Конференция-выставка DOCFLOW
Украина, которую мы проводим вот уже
9 год подряд, своей конференционной
программой и составом участников отражает основные тенденции на рынке
и показывает перспективные и актуальные направления ECM. Так, в этом году
в конференционную часть мероприятия
мы добавили три секции.
Первая будет посвящена электронным архивам. Дело в том, что
в последнее время в Украине необходимость создания электронных архивов (и затем принятие взвешенных
решений на основании имеющейся
в них информации) осознало и государство, и люди, которые располагают
большими объемами документов. Поэтому большинство стратегических
проектов, к примеру, в государстве
Украина, сейчас направлены как раз
на формирование этих гигантских архивов: это и перепись населения, и кадастр и так далее.
22
Темой второй секции-новинки
станет электронно-цифровая подпись. Еще в 2003 году были приняты
законы, посвященные этой тематике
(«Про електронні документи та електронний документообіг» и «Про електронний цифровий підпис»), но только
сейчас число компаний, предоставляющих электронно-цифровую подпись
в Украине стало достаточным, чтобы
рынок стал конкурентным. Об особенностях, преимуществах и проблемных
вопросах электронно-цифровых подписей и будут говорить на мероприятии компании-участники.
Третьей станет тема документооборота первичных бухгалтерских документов. В целом, автоматизация всех
коммерческих предприятий традиционно начиналась с бухгалтерии. Однако,
в силу ряда причин, длительное время
никто не считал первичные финансовые
документы документами. Почему так
происходило, непонятно. Данные из них
вводили в автоматизированные системы, а сами документы хранили в шкафах. В прочем, так до сих пор и происходит в большом количестве компаний.
Однако иногда дело доходит до юридических споров, и становятся очевидными разногласия между данными, введенными в учетные и ERP-системы. Это
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЛЯ МЕНЕДЖМЕНТА
приводит к тому, что наиболее передовые
компании стали задумываться о необходимости автоматизации извлечения
данных из первичных бухгалтерских документов (счетов, накладных, актов) и заказывать такие проекты. Стоит отметить,
что во всем мире обработка счетов – это
почти 30% всего рынка, связанного с извлечением данных из бумажных документов. И до недавнего времени Украина
была исключением. Однако, к счастью,
и тут мы видим движение вперед, что
и отобразилось на конференционной части DOCFLOW Украина 2013.
Можете ли Вы назвать наиболее
значимые украинские проекты в области построения СЭД и ECM?
Все такие проекты в основном связаны с обязательствами о неразглашении
информации, поэтому называть их заказчиков было бы неправильно, тем более,
если это не касается нашей компании.
Об ABBYY Украина могу сказать, что
в этом году мы реализовали два проекта,
связанных с построением государственных реестров. В целом, можно говорить,
что речь идет о больших архивах, из которых извлекаются данные в больших
объемах (информация из десятков миллионов объектов). И оба этих проекта
имеют общегосударственное значение.
№ 7-8/2013
РУБРИКА
ПОДРУБРИКА
Мифы о документообороте
Какие тенденции и технологии в области СЭД и ЕСМ наиболее актуальны
и востребованы украинским заказчиком
на сегодняшний день?
Эти вопросы относятся скорее не
к функциональности систем. Сегодня все заказчики ждут чего-то нового. Все слышали, к примеру, что есть
social ECM, и думают, что, возможно,
эти системы удобнее. Так ли это, покажет время. Кроме того, все заказчики ожидают более легкого внедрения
ECM и BPM-систем, чем это было
ранее, меньшего сопротивления персонала и организационных усилий
и проблем.
Компания IDC в своем исследовании, организованном по заказу компании Ricoh, развенчивает наиболее распространенные мифы, связанные с внедрением систем документооборота в компаниях
Миф № 1. Неэффективный документооборот почти не влияет на важные бизнес-процессы, а оптимизация документооборота позволяет
лишь снизить расходы.
Суммарные финансовые потери компаний — включая время, потраченное персоналом
впустую, необходимость переделывать выполненную работу и упущенную выгоду
в связи с уходом клиентов — как минимум в 10 раз больше, чем требующиеся дополнительные затраты на оптимизацию документооборота. Главная ошибка руководителей
компаний в том, что они недооценивают финансовые риски, связанные с документооборотом. Согласно опросу, из-за ошибок в работе с документами 36% компаний в свое
время не прошли проверки на соответствие требованиям, 30% — потеряли ключевых
сотрудников, а 25% — упустили крупных клиентов. К распространенным последствиям
неправильно организованного документооборота также можно отнести проблемы с ИTбезопасностью, частые аудиторские ревизии и даже судебные разбирательства.
Каковы перспективы массового распространения в Украине облачных
решений по электронному документообороту и ЕСМ?
Перспективы облачных технологий большие, но есть у них основная
проблема – безопасность – которая
остается неразрешенной и состоит
в том, что все публичные облака построены в других странах. В то же
время существует ряд законов, запрещающих, к примеру, финансовым учреждениям выносить персональные
данные за границу Украины. Аналогичная ситуация и с государственными органами, которые не могут себе
позволить вынести государственную
информацию за пределы государственной границы. И это делает невозможным использование публичных
облаков. То есть это тема очень перспективная, но пока еще мало распространена в силу ряда причин.
Насколько актуальны мобильные приложения, касающиеся СЭД и ЕСМ,
для украинского заказчика?
Такие приложения настолько актуальны, что о них перестали говорить.
То есть практически у всех производителей СЭД появились электронные клиенты для разных платформ, и это перестало быть какой-то особенностью.
Другое дело, что в этих мобильных
приложениях разные функциональности, могут быть проблемы с переносимостью на различные мобильные операционные системы и так далее.
№ 7-8/2013
Миф № 2. Риски, связанные с документооборотом, актуальны лишь
для некоторых компаний и зависят от отрасли и региона.
В опросе IDC приняли участие 1516 сотрудников крупных и средних компаний из 8 стран
мира: США, Канады, Великобритании, Франции, Германии, Австралии, Китая и Японии.
Все участники были отобраны в случайном порядке на международных конференциях и семинарах. Основываясь на этом опросе, IDC развенчивает еще один миф — о том,
что компании из разных стран и отраслей в разной степени подвержены рискам, связанным с документооборотом. На самом деле серьезные инциденты из-за ошибок с документами произошли приблизительно в равных пропорциях в организациях Северной
Америки, Европы и Азии. Самым высоким показатель оказался у Азии (79%).
Миф № 3. Электронный документооборот — значит, более эффективный.
Наиболее распространенный сегодня миф — о том, что электронный документооборот эффективнее бумажного. Но исследование показало, что бумага сама по себе
не является фактором риска. Напротив, именно бумажный документооборот сотрудники западных компаний считают наиболее надежным, а многие электронные
системы — наименее эффективными. Эффективность документооборота зависит
от основных рабочих процессов, а сам носитель не обязательно является проблемой.
Миф № 4. Инвестиции в обновление ИТ-инфраструктуры и новое
ПО — лучший способ скорректировать документооборот.
Согласно исследованию, оптимизация документооборота требует глубокого изучения процессов, желательно внешними консультантами. При внедрении новых инструментов документооборот часто по-прежнему остается неэффективным, но изначально неверно выстроенные процессы дополнительно закрепляются с помощью
новых ИТ-средств.
Каковы критерии и функции приложений
являются определяющими при выборе
СЭД и ЕСМ заказчиком?
Самое главное – это удовлетворение потребностей заказчика и быстрота внедрения. Ведь можно внедрить полнофункциональную систему
за 10 лет, а можно за неделю внедрить
систему, которая очень отдаленно напоминает то, что нужно заказчику.
Другое дело, что важно понимать, где
находится оптимальное решение.
Обо всех новинках и участниках
DOCFLOW Украина 2013 читайте на сайте мероприятия: www.docflow.ua. Для всех
зарегистрировавшихся на сайте посещение конференции-выставки бесплатно!
Интервью провел
Виталий Проненко
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЛЯ МЕНЕДЖМЕНТА
23