Основные проблемы информационного обеспечения

Понятие "управленческая информация" включает сведения о
системе и внешней среде, необходимые для принятия решений.

определение потребностей в информации, установление ее
источников, организация сбора, хранения, преобразования,
поиска сведений, необходимых для принятия
управленческих решений и достижения основных целей
организации;

обработка и преобразование информации в аналитическую
форму, отвечающую потребностям служб управления;

организация эффективных коммуникационных каналов,
обеспечивающих быструю передачу данных внутри
организации и обмен с внешней средой;

координация всех функциональных процессов в
организации —планирование, производство, учет, контроль
и т.д.

наиболее полное удовлетворение
потребности управляющей системы в
информации, позволяющей разработать,
принять и реализовать выполнение
оптимальных решений, которые
обеспечивают достижение целей
организации.

Эффективность принимаемых решений
зависит от того, насколько своевременной,
полной и достоверной информацией об
управляемом объекте владеет лицо,
принимающее решение.



во-первых, рассмотрение его как одного из
элементов системы управления;
во-вторых, оно само состоит из нескольких
составных частей, каждая из которых
относительно самостоятельная и имеет свои
закономерности развития;
в-третьих, информационное обеспечение
рассматривается как динамичная система,
находящаяся в постоянном развитии, причем
скорость изменения отдельных
составляющих может быть различна.

Традиционное ИОУ базируется на ручных
методах работы с информацией, основным
носителем и каналом передачи ее выступает
документ,
а
сама
управленческая
информационная
система
представляет
совокупность узкофункциональных локальных
подсистем, выполняющих самостоятельные
задачи, которые в свою очередь, в зависимости
от содержания информационных массивов и
организации поиска, могут быть подразделены
на документальные и фактографические.

структура информационных потоков соответствует
сложившейся структуре управления и
ориентирована на удовлетворение
информационных потребностей отдельных
подразделений, а не на систему в целом;

ограниченные возможности информационного
моделирования сложных ситуаций в управлении;

высокий уровень избыточности потоков данных и
массивов информации.

а) документационное обеспечение
управления, представленное в виде
различных унифицированных систем
управленческой документации;

б) информационно-справочные фонды
организации;

в) устный обмен информацией.

В системе управленческой документации
выделяются такие подсистемы, как
организационно-распорядительные
документы; документация по
материально-техническому снабжению;
бухгалтерская; плановая; учетная и т.д







материалы правового характера;
нормативы, государственные и отраслевые стандарты,
регулирующие
основные
производственные,
информационные процессы в организации;
справочная информация общего характера;
тематические - справочные материалы;
статистические
данные
по
интересующим
организацию регионам;
аналитическая
информация
по
политическим,
социально-экономическим,
технологическим
проблемам;
прогнозы и др.




оперативные совещания для руководителей и
специалистов с периодичностью не реже одного
раза в неделю, непродолжительные по времени,
немногочисленные по составу;
встречи
руководителей
высшего
уровня
управления
с
работниками
отдельных
подразделений и служб;
регулярные собрания работников подразделений,
связанные с решением оперативных вопросов
управления, контролем, информированием о
направлениях деятельности подразделения и др.;
общие собрания сотрудников организации
(периодичность проведения — один раз в год).
ЭФФЕКТИВНОЕ ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ
ИНТУИТИВНЫЕ РЕШЕНИЯ—это выбор,
сделанный только на основании ощущения
того, что он правилен.
 РАЦИОНАЛЬНЫЕ РЕШЕНИЯ отличаются
от интуитивных не только методикой
выбора, но и предполагают выявление и
оценку всех имеющихся альтернатив.

Первый этап принятия решения связан с
выявлением, или диагностикой,
возникшей в организации проблемной
ситуации.
 Существуют два способа рассмотрения
проблемы: констатация факта и
прогнозирование проблемы.


Второй этап рационального решения
связан с формулировкой ограничений и
критериев принимаемого решения.
Определение ограничений отражает
конкретные условия существования и
возможности организации: наличие
необходимых специалистов, материалов,
финансовых средств и т.д.

Третий этап включает выявление и
формулировку всех имеющихся
альтернатив в рамках рассматриваемой
проблемы. На данном этапе
рекомендуется определить все возможные
действия, которые бы привели к
ликвидации проблемной ситуации, даже
если они не всегда реальны для
выполнения в данных конкретных
условиях.

Четвертый этап рационального выбора
предполагает всесторонний анализ и
оценку имеющихся альтернатив. При этом
выявляются достоинства и недостатки
каждого варианта и возможные общие
последствия.

Пятый этап—непосредственный выбор
наиболее пригодной для данной
конкретной организации альтернативы.
Если проблема правильно определена и
альтернативы тщательно оценены, то
выбор сделать просто. Руководитель
выбирает вариант с наиболее
благоприятными общими последствиями.
Среда принятия решения характеризует
условия макросистемы, в рамках которых
действует организация.
Решения
принимаются
в
разных
обстоятельствах по отношению к риску.
Эти
обстоятельства
традиционно
подразделяются
на
условия
определенности,
риска
и
неопределенности.
Решение принимается в условиях
определенности, когда руководитель
точно знает результат каждого из
альтернативных вариантов.
 К решениям, принимаемым в условиях
риска, относятся такие, результаты
которых не являются определенными, но
вероятность результата каждой
альтернативы известна.


Решения принимаются также в условиях
неопределенности, когда невозможно
оценить вероятность потенциальных
результатов выбора.
Неопределенность характерна для некоторых
решений, которые приходится принимать в быстро
меняющихся обстоятельствах. Наивысшим
потенциалом неопределенности обладает
социокультурная, политическая и наукоемкая среда.
Метод по своей разрешающей
способности должен соответствовать:
 а) сложности задачи;
 б) ее специфике.
1) практическая приемлемость метода;
2) стоимость использования;
3) результат, получаемый при его
применении;
 4) достоверность;
 5) сбалансированность данного метода с
другими.




физическая модель представляет то, что
исследуется с помощью увеличенного или
уменьшенного описания объекта или
системы.
В качестве примера физической модели можно
рассматривать чертеж завода. К этому типу моделей
относятся копии автомобилей, самолетов, зданий…

аналоговая модель представляет
исследуемый объект с помощью аналога,
который ведет себя как реальный объект,
но не выглядит как таковой.
График, иллюстрирующий соотношение между объемом
производства и издержками, является аналоговой
моделью.

математическая модель использует
символы для описания свойств и
характеристик объекта или события.
В управлении наибольшее распространение получили
именно методы математического моделирования, суть
которых состоит в представлении реальных ситуаций с
помощью формул и чисел.




методы теории вероятности, которые
используются для определения рациональных
решений в условиях неопределенности;
методы имитации, позволяющие воспроизвести
реальные явления и определить результаты
различных действий;
методы программирования, с помощью которых
удается найти оптимальное решение для сложных
задач;
сетевые методы планирования и управления,
используемые для распределения ресурсов.