Инструкция по импорту сотрудников в систему

ООО «БАРС Груп»
БАРС.WEB-ЭЛЕКТРОННЫЙ ССУЗ
ИНСТРУКЦИЯ
по импорту сотрудников в систему
2013
СОДЕРЖАНИЕ
1. Импорт сотрудников в системе .................................................................................................... 3
2. Заполнение Excel-файлов «Сотрудники» по шаблону ........................................................... 4
1. ИМПОРТ СОТРУДНИКОВ В СИСТЕМЕ
Функция «Импорт сотрудников» позволяет загрузить информацию о сотрудниках
учреждения в Систему.
Функция
«Импорт
сотрудников»
доступна
Администратору
Системы,
а
также
пользователю Системы, которому Администратор назначил право доступа для этой функции.
Чтобы выполнить импорт сотрудников в Систему, запустите Систему, введите свой
логин и пароль в окне авторизации, щелкните «Вход». Откроется главное окно Системы.
Через меню «Пуск» выберите [Администрирование – Импорт – Импорт сотрудников].
Откроется окно (Рис. 1).
Рис. 1. Окно загрузки файла.
Щелкните
для загрузки файла, откроется запрос на загрузку файла с жесткого
диска Вашего компьютера. Выберите файл, щелкните «Открыть».
Файлом для загрузки является файл формата *.xls, отредактированный и заполненный
по шаблону. Шаблон прилагается к данной инструкции.
Требования по заполнению шаблона приведены в главе 2 настоящей инструкции.
Порядок импорта файлов при запуске Системы:
1. Учреждения;
2. Сотрудники;
3. Группы;
4. Студенты;
5. Родители.
В настоящей инструкции описан пункт 2 – Импорт сотрудников.
Примечание. Перед импортом сотрудников необходимо создать учебный период и
учебную смену, а также заполнить справочник Должности.
2. ЗАПОЛНЕНИЕ EXCEL-ФАЙЛОВ «СОТРУДНИКИ» ПО ШАБЛОНУ
При
заполнении
Excel-файлов
для
загрузки
данных
в
реестр
рекомендуется
использовать шаблоны форм, поставляемых вместе с данным руководством.
При заполнении Excel-файлов для загрузки данных в Систему необходимо строго
придерживаться и выполнять следующие требования:
1. Файл должен состоять из одного (!) листа. Количество листов в документе можно
просмотреть в нижней части окна Excel:
Удалить лишние листы в файле можно, нажав на них правой кнопкой мыши, после чего
откроется контекстное меню, в котором необходимо выбрать пункт «Удалить».
Если в файле более одного листа, Система выведет сообщение:
«Ошибка при импорте. Файл пуст!»
2. В файле обязательно должна быть заполнена «шапка» таблицы по шаблону в строгом
соответствии с названиями полей и их очередностью. Один пункт списка является
заголовком одного столбца таблицы:

Фамилия

Имя

Отчество

Дата рождения

Логин

Пароль

Краткое наименование учреждения (согласно заполненному в
системе)

ИНН учреждения

КПП учреждения

Дата приема на работу

Должность

Пол

Тип документа

Серия

Номер

Дата выдачи

Кем выдан

Телефон

E-mail

Адрес

Образование

Научная степень

Категория

Дата категории

Кат. по совместительству

Дата (кат. по совместительству)

Педагогический разряд

Общий стаж лет

Общий стаж месяцев

Общий стаж дней

Педагогический стаж лет

Педагогический стаж месяцев

Педагогический стаж дней

Декретный отпуск

Совместительство

Занятость
Обязательные для заполнения поля выделены подчеркиванием.
Если одно или несколько из обязательных для заполнения полей не заполнены,
Система выведет сообщение:
«Строка __ некорректно заполнено поле ____»
3. Поле «Краткое наименование учреждения» должно быть заполнено согласно полю
«Краткое наименование» в реестре «Учреждения» - Рис. 2
(не путать с полем
«Наименование», которое подразумевает полное наименование учреждения).
Рис. 2. Поле «Краткое наименование» в реестре «Учреждение»
Аналогичные правила для полей «ИНН», «КПП».
Если хотя бы одно из полей отлично, Система выведет сообщение:
«Строка __ Не найдено учреждение»
4. Поле «Должность» заполняется строго в соответствии со справочником «Должности».
Если указанная должность не найдена в справочнике, Система выведет
сообщение:
«Строка __ не найдена должность _____»
В случае если сотрудник занимает 2 и более должностей для каждой должности нужно
заполнить новую строку. В этом случае строки будут различаться только полями
«Должность». Кроме того необходимо обязательно в поле «Совместительство» проставить
значение «Да» во всех строках с данным сотрудником, кроме одной (должности которая
является основной).
Если
в
шаблоне
сотрудник
имеет
несколько
записей,
но
в
поле
«Совместительство» не стоит значение «Да», Система выведет сообщение:
«Строка __ сотрудник не может иметь несколько должностей не по совместительству»
5. Поля даты (дата рождения, дата зачисления в группу, дата приема на работу) должны
иметь формат «Дата» и быть заполнены в соответствии со следующим форматом (без
кавычек): «ДД.ММ.ГГГГ», где ДД – день (две цифры, например, 08), ММ – месяц (две
цифры, например, 03), ГГГГ – год (четыре цифры, например 1973).
Если какое-то из полей не имеет формат «Дата», Система выведет сообщение:
«Строка __ некорректно заполнено поле __»
Значения полей, содержащих даты, должны лежать в диапазоне от 01.01.1900 до
текущей даты.
Если дата не входит в указанный диапазон, Система выведет сообщение:
«Строка __ некорректное значение поля ___»
6. Поле логин и пароль рекомендуется формировать по следующей формуле: Фамилия
+ Инициалы + Порядковый номер. Например, для пользователя Иванов Петр Владимирович,
который в списке сотрудников располагается в 35 строке, логин и пароль будут выглядеть
следующим образом: ИвановПВ35.
Примечание. При формировании логина и пароля рекомендуется использовать
формулу: =СЦЕПИТЬ("154_";A2;ЛЕВСИМВ(B2;1);ЛЕВСИМВ(C2;1);СТРОКА(A2)-1)
где «154_» - префикс учреждения.
При заполнении поля «Логин» во всех файлах рекомендуется добавлять префикс.
Если у разных пользователей совпадает значение поля «Логин», Система
выведет сообщение:
«Строка __ данный логин уже используется»
Если при импорте у пользователя совпадают значения ФИО и даты рождения, а
значения поля «Логин» или «Пароль» разный, Система выведет сообщение:
«Строка __ данный пользователь уже имеет логин _____ в данном учреждении»
Если пользователь уже загружен в Систему для другого ОУ, Система выведет
сообщение:
«Строка ___ данный пользователь числится в другом ОУ»
7. Поле «Тип документа» может принимать только значения «Паспорт гражданина РФ»,
«Вид на жительство», «Паспорт иностранного гражданина», «Иное».
Если в шаблоне указано значение, отличное от перечисленных, Система выведет
сообщение:
«Строка __ не правильно указан Тип документа»
8. Если при импорте сотрудников возникли иные ошибки, Система выведет сообщение:
«Произошла ошибка при импорте файла»
9. Если импорт в Системе выполнен успешно, Система выдаст соответствующее
сообщение.
10. Если при импорте произошли ошибки в нескольких записях, корректные записи
импортируются в Систему, для некорректных записей Система указывает ошибки в окне,
которое откроется после завершения импорта. Также, в этом окне Система сообщит, сколько
записей успешно импортировано.
Некорректные записи Пользователь должен исправить, и выполнить вновь импорт
сотрудников. Система загрузит только те записи, в которых были обнаружены ошибки.