ООО «БАРС Груп» БАРС.WEB-ЭЛЕКТРОННЫЙ ССУЗ ИНСТРУКЦИЯ по импорту студентов в систему 2013 СОДЕРЖАНИЕ 1. Импорт студентов в системе ......................................................................................................... 3 2. Заполнение Excel-файлов «Студент» по шаблону .................................................................. 4 1. ИМПОРТ СТУДЕНТОВ В СИСТЕМЕ Функция «Импорт студентов» позволяет студентов» доступна загрузить информацию о студентах учреждения в Систему. Функция «Импорт Администратору Системы, а также пользователю Системы, которому Администратор назначил право доступа для этой функции. Чтобы выполнить импорт студентов в Систему, запустите Систему, введите свой логин и пароль в окне авторизации, щелкните «Вход». Откроется главное окно Системы. Через меню «Пуск» выберите [Администрирование – Импорт – Импорт студентов]. Откроется окно (Рис. 1). Рис. 1. Окно загрузки файла. Щелкните для загрузки файла, откроется запрос на загрузку файла с жесткого диска Вашего компьютера. Выберите файл, щелкните «Открыть». Файлом для загрузки является файл формата *.xls, отредактированный и заполненный по шаблону. Шаблон прилагается к данной инструкции. Требования по заполнению шаблона приведены в главе 2 настоящей инструкции. Порядок импорта файлов при запуске Системы: 1. Учреждения; 2. Сотрудники; 3. Группы; 4. Студенты; 5. Родители. В настоящей инструкции описан пункт 4 – Импорт студентов. Примечание. Перед импортом студентов необходимо создать учебный период и учебную смену. Также перед импортом студентов необходимо сначала создать учебную группу в реестре Группы, причем в данном реестре должны содержаться все группы, указанные в файле для импорта. 2. ЗАПОЛНЕНИЕ EXCEL-ФАЙЛОВ «СТУДЕНТ» ПО ШАБЛОНУ При заполнении Excel-файлов для загрузки данных в реестр рекомендуется использовать шаблоны форм, поставляемых вместе с данным руководством. При заполнении Excel-файлов для загрузки данных в Систему необходимо строго придерживаться и выполнять следующие требования: 1. Файл должен состоять из одного (!) листа. Количество листов в документе можно просмотреть в нижней части окна Excel: Удалить лишние листы в файле можно, нажав на них правой кнопкой мыши, после чего откроется контекстное меню, в котором необходимо выбрать пункт «Удалить». Если в файле более одного листа, Система выведет сообщение: «Ошибка при импорте. Файл пуст!» 2. В файле обязательно должна быть заполнена «шапка» таблицы по шаблону в строгом соответствии с названиями полей и их очередностью. Один пункт списка является заголовком одного столбца таблицы: Фамилия Имя Отчество Дата рождения Логин Пароль Краткое наименование учреждения (согласно заполненному в системе) ИНН учреждения КПП учреждения Курс Номер группы Основа обучения Дата зачисления в группу Пол Тип документа Серия Номер Дата выдачи Кем выдан Телефон E-mail Личное дело Адрес проживания Статус семьи Социальный статус Ограничение возможностей Учет в ПДН Обязательные для заполнения поля выделены подчеркиванием. Если одно или несколько из обязательных для заполнения полей не заполнены, Система выведет сообщение: «Строка __ некорректно заполнено поле ____» 3. Поле «Краткое наименование учреждения» должно быть заполнено согласно полю «Краткое наименование» в реестре «Учреждения» - Рис. 2 (не путать с полем «Наименование», которое подразумевает полное наименование учреждения). Рис. 2. Поле «Краткое наименование» в реестре «Учреждение» Аналогичные правила для полей «ИНН», «КПП». Если хотя бы одно из полей отлично, Система выведет сообщение: «Строка __ Не найдено учреждение» 4. Поля даты (дата рождения, дата зачисления в группу, дата приема на работу) должны иметь формат «Дата» и быть заполнены в соответствии со следующим форматом (без кавычек): «ДД.ММ.ГГГГ», где ДД – день (две цифры, например, 08), ММ – месяц (две цифры, например, 03), ГГГГ – год (четыре цифры, например 1973). Если какое-то из полей не имеет формат «Дата», Система выведет сообщение: «Строка __ некорректно заполнено поле __» Значения полей, содержащих даты, должны лежать в диапазоне от 01.01.1900 до текущей даты. Если дата не входит в указанный диапазон, Система выведет сообщение: «Строка __ некорректное значение поля ___» 5. Поле логин и пароль рекомендуется формировать по следующей формуле: Фамилия + Инициалы + Порядковый номер. Например, для пользователя Иванов Петр Владимирович, который в списке сотрудников располагается в 35 строке, логин и пароль будут выглядеть следующим образом: ИвановПВ35. Примечание. При формировании логина и пароля рекомендуется использовать формулу: =СЦЕПИТЬ("154_";A2;ЛЕВСИМВ(B2;1);ЛЕВСИМВ(C2;1);СТРОКА(A2)-1) где «154_» - префикс учреждения. При заполнении поля «Логин» во всех файлах рекомендуется добавлять префикс. Если у разных пользователей совпадает значение поля «Логин», Система выведет сообщение: «Строка __ данный логин уже используется» Если при импорте у пользователя совпадают значения ФИО и даты рождения, а значения поля «Логин» или «Пароль» разный, Система выведет сообщение: «Строка __ данный пользователь уже имеет логин _____ в данном учреждении» Если пользователь уже загружен в Систему для другого ОУ, Система выведет сообщение: «Строка ___ данный пользователь числится в другом ОУ» 6. Поле «Тип документа» может принимать только значения «Паспорт гражданина РФ», «Вид на жительство», «Паспорт иностранного гражданина», «Иное». Если в шаблоне указано значение, отличное от перечисленных, Система выведет сообщение: «Строка __ не правильно указан Тип документа» 7. При импорте студентов должна осуществляться проверка на соответствие значения поля «Номер группы» с наименованием группы в реестре. Если номер группы в файле не совпадает с номером группы в реестре, Система выдаст сообщение: «Строка __ не найдена группа» 8. Если при импорте сотрудников возникли иные ошибки, Система выведет сообщение: «Произошла ошибка при импорте файла» 9. Если импорт в Системе выполнен успешно, Система выдаст соответствующее сообщение. 10. Если при импорте произошли ошибки в нескольких записях, корректные записи импортируются в Систему, для некорректных записей Система указывает ошибки в окне, которое откроется после завершения импорта. Также, в этом окне Система сообщит, сколько записей успешно импортировано. Некорректные записи Пользователь должен исправить, и выполнить вновь импорт сотрудников. Система загрузит только те записи, в которых были обнаружены ошибки.