ПАМЯТКА по составлению и оформлению дел

ПАМЯТКА по составлению и оформлению дел.
Дела постоянного срока хранения следует подвергнуть следующим операциям:
1.Проверить наличие всех документов, которые относятся к данному делу.
2.Проверить наличие необходимых подписей, печатей, приложений, проставления дат и
т.д. Без необходимых реквизитов документ юридически недействителен.
3.Удалить черновики (при наличии оригинала).
4.Удалить дублетные документы. В деле оставляем оригинал (подлинник документа) или
копию хорошего качества.
5.Удалить все металлические скрепления: степлеры, скрепки.
6.В документах могут встречаться закладки, приклеенные небрежно заметки оперативного
характера и т.д. Их также удаляем.
Формирование дел.
1.Подбор документов в деле производится согласно заголовку дела по номенклатуре.
2.Формирование документов в деле допускается только за 1 год. В исключительных
случаях, если документов мало, можно сформировать дело за 2-3 года.
3.В деле должно быть не более 250 листов. Если листов больше 250, формируется
несколько томов.
4. Документы в деле формируются по хронологии.
5.Внутри дела документы располагаются в определённой последовательности.
Составление заголовков дел.
1 Заголовок должен точно и лаконично отражать содержание дела.
6.Сокращений слов в заголовке не допускается.
Крайние даты дел.
Следует указывать дату первого и последнего документа в деле до числа, месяца и года.
Название месяца сокращается до трех букв.
Например: 15 мар.1998 г.
29 дек.1998 г.
4. Оформление обложек дел
1.На обложку дела выносятся следующие реквизиты:
- название организации (в период образования документов)
- название структурного подразделения (согласно штатному расписанию в период
образования документов)
- индекс дела по номенклатуре (номенклатура периода образования документов)
- заголовок дела
- крайние даты дела
- количество листов
- срок хранения
В верхнем правом углу и нижнем левом углу следует оставить место для размещения
штампа ГААО (штамп будет поставлен при передаче дел в государственный архив).
2. Записи производятся тушью или шариковой ручкой тёмных тонов, записи ручками
других цветов, записи фломастерами не разрешаются.
3. Не допускаются наклейки на обложке. Если таковые есть, надо повторить заголовок
ниже наклейки.
4. Если обложка изготовлена из коленкора, заголовок следует поместить на внутренней
стороне обложки.
5. Подшивка дел
1После всех документов подшивается бланк листа-заверителя (приложение 2).
2. Дела подшиваются в твёрдую картонную обложку. Для лучшей сохранности объёмных
дел их желательно переплести.
3.Все листы прошиваются за один раз, на 4 прокола, на расстоянии 1,5 см от края
обложки.
4. Часть документов представляют собой книги и журналы. Если их обложка сохранилась
в удовлетворительном состоянии, такие дела можно прошить сверху, узел вывести назад,
но подшивать не втугую, а наоборот, подшить слабо, чтобы была возможность
беспрепятственно раскрыть дело, прочитать документы.
6. Нумерация листов, оформление листа-заверителя
Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Цифра должна быть
четкой. Если дело было уже пронумеровано, но неверно, номер на листе следует
перечеркнуть косой чертой.
Чистые листы не нумеруются. Лист-заверитель не
нумеруются.
В листе-заверителе указывается количество листов в деле цифрами и прописью.
Отмечаются номера литерных листов. Литерные листы могут появиться в результате
ошибки при нумерации. Если лист не пронумеровали, то, в исключительных случаях,
чтобы не менять всю нумерацию, можно такому листу дать номер с литерой, например,
15-а. При общем подсчёте листов в деле такой лист прибавляется к общему количеству
листов.
При нумерации может быть пропущен номер. Например, за № 17 следует 19. В таком
случае, лист 18 - пропущен. Номера пропущенных листов следует отметить в листезаверителе. При общем подсчёте листов в деле такой лист вычитается из общего
количества листов.
Дела передаются по ОПИСИ, составленной в 2-х экз.