Пример алгоритма движения исходящих документов

Алгоритм внедрения ЭДО у клиентов
1
План внедрения ЭДО.
1. Найти клиента.
2. Узнать, кто из сотрудников компании принимает ключевое решение о
внедрении ЭДО.
3. Написать ему письмо с предложением провести встречу и обязательно
продублировать договорённость накануне звонком.
4. Если есть согласие клиента, для начала поехать на переговоры с клиентом и
для знакомства:
- выяснить схему существующего документооборота,
- услышать задачу, которую клиент ставит у себя на предприятии (Не
стараться подстроить под наши, уже существующие возможности, а именно понять потребности
клиента. Говорить клиенту «нет» запрещено),
- рассказать о том, что мы предлагаем клиенту.
5. Провести презентацию ЭДО для всех заинтересованных сотрудников, если
будет возможность на практическом примере показать прием/отправку
электронных документов.
6. Определить основных участников проекта (рабочую группу) со стороны
клиента.
7. Определить общий уровень сложности проекта, необходимые доработки с
нашей стороны, потребность в миграции данных и стыковке с другим ПО.
8. Составить список существующих документов на предприятии и разработать
техническое задание по переводу их на электронные.
9. Определить, кто из аналитиков будет заниматься доработкой (если это
необходимо), назначить ответственного внедренца.
10.Предложить клиенту план-схему по работе с его контрагентами, а также
возможные варианты оповещения контрагентов о переходе на ЭДО.
11. Установить «M.E.Doc IS» и провести обучение для сотрудников клиента по
работе с ЭДО.
12. Постоянно держать на контроле работу клиента, быть всегда с ним на
связи, интересоваться как все получается, нужна ли наша помощь.
2
ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ ЭДО
Изучение документооборота «как есть».
На первую встречу с клиентом едет кто-то из руководителей (если нужно), технический
специалист, внедренец и сотрудник, который будет координировать весь процесс
внедрения ЭДО у клиента. Для начала необходимо познакомиться с клиентом, войти в
доверие и изучить документооборот на предприятии «как есть».
1) Разделить весь документооборот на два потока:
а) внешний;
б) внутренний.
Начать внедрение ЭДО необходимо с внешнего документооборота.
2) Определить, какие документы участвуют во внешнем документообороте. Обычно
это такие документы: налоговая накладная, акт выполненных работ, счёт-фактура,
товарная накладная и т.д.
3) Внешний документопоток разделить на:
а) исходящие документы;
б) входящие.
Если входящий документ не импортируется корректно в учетную систему по
причине расхождений в номенклатурных справочниках и его необходимо вводить
вручную, то это можно доработать через синхронизацию справочника. То есть, если
в учетной системе отсутствует номенклатура из документа, то она добавляется в
справочник автоматически и документ успешно импортируется.
4) Наглядно ознакомиться со всеми документами (попросить бумажные копии),
которые будут участвовать в ЭДО, для определения либо соответствия их внешнего
и структурного вида существующим шаблонам, либо необходимости в доработке
нашей системы.
5) Поговорить с каждым из специалистов (если их несколько), которые работают с
документами и выяснить жизненный цикл каждого документа.
а) какие документы проходят через сотрудника, в каком количестве;
б) в какой учётной системе формируются документы;
в) какие сроки обработки документов и передачи;
г) кто их проверяет;
д) кто подписывает документы, какие печати ставятся;
е) какая степень конфиденциальности каждого документа;
ж) как документ попадает к контрагенту.
На основе перечисленной выше информации составить алгоритм движения документов.
3
Пример алгоритма движения входящих документов:
Пример алгоритма движения исходящих документов:
После изучения документооборота важно узнать у клиента, что бы он хотел получить от
внедрения ЭДО на предприятии.
Очень важно найти возможности, которые помогут упростить и усовершенствовать
существующую схему документооборота на предприятии. И главное, чтобы новые
возможности были необходимы каждому из сотрудников или хотя бы руководителю
подразделения. Для этого необходимо объяснить пользователям, какие выгоды и
преимущества они получат после внедрения ЭДО. Очень хорошо, если удастся
заручиться поддержкой ІТ-специалиста. Тогда эти люди будут поддерживать проект
внедрения, и помогать решать возникающие в процессе внедрения проблемы.
Анализ техники.
Бывает, что возникает проблема техники, которая «не потянет» внедрение ЭДО, на это
тоже необходимо обратить внимание. Для успешного внедрения необходимо изучить
техническую часть вопроса, а именно:
1) Характеристика компьютерного оборудования клиента;
4
2) Соответствие оборудования техническим требованиям программного продукта и
3)
4)
5)
6)
поставленным целям;
Количество серверов и рабочих станций, которые будут участвовать в
документообороте;
Разграничение доступа к документообороту по сотрудникам, нужно ли это, кто его
осуществляет (наш внедренец или их ІТ-специалист)?
Определить количество рабочих мест, с которых будет происходить обмен
электронными документами;
Провести тестирование по максимально возможной нагрузке. Определить сколько и
какие рабочие места будут участвовать в электронном документообороте и
попробовать запустить их работу одновременно.
Анализ используемой учетной системы.
Одним из самых важных этапов при внедрении ЭДО является анализ учетной системы
клиента. Учетная система и система ЭДО будут работать в тесной взаимосвязи, поэтому
важно выяснить следующие моменты:
1)
2)
3)
4)
5)
Какая учётная система установлена у клиента;
Кто занимается её разработкой и поддержкой;
Возможность стыковки учетной системы с системой ЭДО;
В каком формате возможен импорт/экспорт документов из системы;
Возможны ли варианты доработки учетной системы.
Ответив на все эти вопросы, вы получаете необходимую информацию для определения
уровня сложности во взаимосвязи КП «M.E.Doc» и учетной системы клиента.
Формирование рабочей группы проекта.
На начальных этапах сбора информации обязательно определение ответственного лица
за внедрение проекта со стороны организации-клиента, так как именно этот сотрудник
будет связующим звеном с нами как с исполнителем.
Ответственный за проект сотрудник может предоставить нужные для изучения
документы или организовать взаимосвязь с другими специалистами организации
клиента. При необходимости определяются другие специалисты со стороны клиента,
квалификация которых будет необходима в процессе внедрения ЭДО.
5
Составление предложения.
В результате проведённого анализа вся собранная информация сводится в общую
информационную картину, и представляется клиенту в виде конкретного предложения от
нас - «как будет после внедрения ЭДО». Очень важно сообщить клиенту, что есть
возможность дорабатывать систему «под них», и если возникает необходимость в
индивидуальных доработках, они могут быть сделаны силами Разработчика. Получив
согласие клиента, необходимо:
1) Подписать у него свое предложение;
2) Составить перечень видов работ по доработкам (если необходимо) и сроков их
выполнения;
3) Составить план работ по внедрению ЭДО;
4) Составить график встреч специалистов со стороны исполнителя с будущими
пользователями электронного документооборота.
_Пример_перечня работ:___________________________________________________
Перелік робіт для впровадження електронного документообігу у ПАТ «АК «Київводоканал» :
1.
Налащтувати імпорт та відправку лише необхідних документів.
2.
Групування актів по № Договору.
3.
Вигляд шаблону акту
4.
Список кодів абонента
Вирішено:
1.
2.
Доопрацювання в обліковій системі ПАТ «АК «Київводоканал» на даний час неможливе. У зв’язку з цим
взято на доопрацювання:
a.
Картка контрагента повинна створюватись після перевірки можливості документообігу, а не після
відправки документа. (відповідальний за реалізацію Меньшиков О.Л.)
b.
Додати можливість автоматичного видалення невідправлених документів. (відповідальний за
реалізацію Меньшиков О.Л.)
c.
Додати протоколювання заборони відправки. (Шаблон протоколу очікується від Пархоменко Н.О.)
Групування по договору взято на доопрацювання
(технічний опис:
файл картотеки абонентів KVZ02.dbf.
При імпорті документи формуються у розрізі дати DOG_NUM та номеру договоруDOG_DATE з умовою,
якщо DOG_NUM = «*Б/ДОГ*» або поле порожнє, то документи не формуються.
У полі акту «Код абонента» (KOD_AB) має виводитись перелік всіх кодів абонента, що зустрічаються по
конкретному договору
У таблиці реалізації послуг по договору мають виводитись загальні суми по всім кодам абонента.. )
3.
Остаточний шаблон акту буде надано протягом трьох робочих днів від дня проведення зустрічі.
4.
Список кодів абонентів для заборони відправки втратив актуальність. (зі слів Пєтухової Т.І., наступні
коригування дозволу/заборони відправки будуть виконуватись вручну)
__________________________________________________________________________________
6
После каждой встречи составляется протокол, в котором фиксируются все ключевые
моменты встречи, а именно:
-кто присутствовал на встрече;
-какие вопросы обсуждались;
-к каким договоренностям пришли;
-какие сроки дальнейшего внедрения и т.д.
ПРИМЕР протокола:___________________________________________________
Протокол
м. Київ
_____________ 2014 року
Назва проекту
Впроваждення електронного документообігу з абонентами ПАТ «Укртелеком» засобами
ПЗ M.E.DOC
Тема зустрічі
Визначення плану заходів з організації електронного документообігу
Дата зустрічі
30 квітня 2014 р.
Місце зустрічі
вул. Електротехнічна, 16
Учасники зустрічі
Від «М.Е.Doc»: Ярута Вікторія – Керівник відділу по роботі з VIP-клієнтами.
Шевельов Віталій – Провідний спеціаліст по впровадженню.
Від ПАТ «Укртелеком»: Германюк Василь Йосипович – Начальник відділу:
Якименко Ольга Василівна – Адміністратор систем 2 категорії;
Лапшина Людмила Юріївна – Провідний адміністратор систем;
Колесников Олександр – Провідний адміністратор систем.
Протокол
підготували
Ярута Виктория, Германюк Василь
Мета зустрічі:
1.
Отримання загальної інформації щодо можливості електронного документообігу з абонентами ПАТ
«Укртелеком» засобами ПЗ M.E.DOC;
2.
Визначення плану заходів з організації електронного документообігу;
3.
Визначення місця проведення тестування.
Результати проведення зустрічі:
1. Спільно з юридичним департаментом визначити категорію та правовий статус підписантів, яким на
законних підставах буде згенеровано Електронний Цифровий Підпис з метою створення, підписання та
надсилання засобами телекомунікаційного зв’язку електронних документів про надання телекомунікаційних
послуг від імені та за дорученням юридичної особи (філії) – відповідальний Ларіонова О.В.
2. Надати відділу інфраструктурних ІТ-послуг запит на закупівлю електронних ключів УСЦ – відповідальний
Германюк В.Й.
3. Визначити перелік осіб, що потребують отримання електронних ключів
Ємельяненко Л.В.
– відповідальний УСЦ
4. Внести відповідні зміни у нормативні документи ПАТ «Укртелеком» – відповідальний Ємельяненко Л.В.
5. Надати приклад пакету розрахункових документів: XML-файл, приклад документу у PDF – Ємельяненко
Л.В.
7
6. Надати XSD-схему з формування тестового XML-файлу з даними для друку пакетів документів абонентівюридичних осіб - відповідальний Стародубець С.В.
7. Надати вимоги до серверної частини, клієнтської частини, до мережі. Надати інсталятор системи, що
працює з ORACLE – Ярута Вікторія
Протокол погодили:
Від «М.Е.Doc»:
Ярута Вікторія
подпись
Від ПАТ «Укртелеком»:
Германюк Василь
подпись
___________________________________________________________________________________________________
Работа с контрагентами клиента.
В ходе внедрения ЭДО важно предложить клиенту план-схему по работе с его
контрагентами.
Здесь необходимо рассказать клиенту свой личный опыт по переходу на ЭДО (как
работает наша бухгалтерия), и опыт некоторых клиентов, у которых уже успешно
внедрён ЭДО.
Сначала проводим анализ контрагентов на готовность их к обмену документами в
электронном виде (наличие КП «М.Е.Doc IS» и сертификатов АЦСК «Украина»). Этот
анализ можно сделать в КП «М.Е.Doc IS» в справочнике контрагентов:
«Контрагенти»→ меню «Правка» →«Оновити дані для документообігу».
8
Всех контрагентов, готовых к документообороту, важно оповестить о своем переходе
на ЭДО и пригласить их присоединиться. Сделать это можно через рассылку писем,
обзвон контрагентов или любой другой удобный способ коммуникации. Если работа с
контрагентом основывается на договорных началах, в договор добавляется отдельный
пункт, в котором описывается новая схема работы с электронными документами.
С контрагентами, которые пока не готовы к электронному документообороту, тоже
необходимо работать, и в этом помочь можем мы как представители Разработчика. Мы
можем попросить базу «не готовых» контрагентов и для начала попробовать им
продать «М.Е.Doc IS» или хотя бы модуль «Обмен электронными документами». Если
не получается продать по обычной схеме, оставить их до времён акции или
«неимущим», но желающим обмениваться электронными документами сразу
предложить скидку на покупку. Будут и такие, которым можно подарить код доступа,
но только по решению руководства.
ПРИМЕР пункта в договоре:__________________________________________
Сторони погоджуються використовувати при здійсненні своєї діяльності електронні
документи та призначений для цього електронний цифровий підпис (далі - ЕЦП). Сторони
визнають будь-які документи, складені та надані будь-якою Стороною іншій в електронному
вигляді із застосуванням ЕЦП засобами телекомунікаційного зв'язку або на електронних носіях,
як оригінали, що мають юридичну силу. Сторони визнають, що ЕЦП за правовим статусом
прирівнюється до власноручного підпису (печатки) Постачальника та Покупця у разі, якщо:
- ЕЦП підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою
надійних засобів цифрового підпису;
- під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент
накладення електронного цифрового підпису;
- особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.
__________________________________________________________________________________________
Ввод в промышленную эксплуатацию и пост проектная поддержка клиента.
После окончания всех работ по внедрению ЭДО необходимо запустить систему в
промышленное использование с передачей на сопровождение специалистам и службе
технической поддержки клиента. Для этого все сотрудники, которые участвуют в
проекте, должны быть обучены как работать с системой. В зависимости от количества
сотрудников обучение можно провести индивидуальное или совместное. После
обучения необходимо убедиться, что все сотрудники умеют работать с программой
самостоятельно и владеют всеми необходимыми знаниями.
После успешного внедрения в промышленную эксплуатацию электронного
документооборота в «M.E.Doc IS», все процессы по приему/отправке электронных
документов должны происходить под контролем ответственных сотрудников со
стороны исполнителя. Клиенту вовремя и без задержек должны предоставляться
консультации, а если консультации не достаточно, специалист должен выезжать к
клиенту для быстрого устранения неполадок, если такие возникнут. Необходимо
9
периодически созваниваться с клиентом, держать на контроле состояние его дел по
работе с ЭДО.
В рамках продвижения ЭДО Разработчиком создана «Проектная группа», которая
занимается работой по внедрению этого продукта на крупных предприятиях. Задачи
группы – систематизация этого процесса и помощь в переходе на электронный
документооборот для компаний со сложной организационной структурой и их
контрагентам.
Партнеры всегда могут обращаться за помощью и консультациями к участникам этой
группы. Мы всегда поделимся своим опытом и примем «на вооружение» Ваш.
Ярута Виктория 206-72-44
Симонова Татьяна 206-72-19
10