Как правильно составить презентацию

Как правильно
составить презентацию.
Умение хорошо презентовать свою деятельность – одно из самых продуктивных
средств привлечения внимания к своей работе.
Удачная и качественная презентация будет влиять на ваш положительный
имидж. Презентация сегодня выступает как ваша визитная карточка. Эта технология
позволяет визуально воспринимать вашу работу. К сожалению не каждую представленную работу можно назвать настоящей презентацией. Любая технология, в том
числе и создание презентаций, компьютерной или другой, имеет свои правила, принципы, приемы.
Надо понимать, что презентация – это не отчет о проделанной работе, к которой
мы давно привыкли и которые научились составлять. Независимо от носителей, на
которых она выполнена, презентация включает в себя и некоторые элементы отчетности (статистические данные), и элементы анализа, экспертной оценки, а также – прогнозирования, перспективного планирования и многое другое, что зависит от конкретных целей и задач.
Что такое компьютерная презентация? Презентация (от английского слова представление) – это набор цветных картинок-слайдов на определенную тему, который хранится в файле специального формата с расширением РР.
Термин «презентация» (иногда говорят «слайд-фильм») связывают, прежде всего, с информационными и рекламными функциями картинок, которые рассчитаны на
определенную категорию зрителей (пользователей).
Мультимедийная компьютерная презентация – это:
- динамический синтез текста, изображения, звука;
- яркие и доходчивые образы;
- самые современные программные технологии интерфейса;
- интерактивный контакт докладчика с демонстрационным материалом;
- мобильность и компактность информационных носителей и оборудования;
- способность к обновлению, дополнению и адаптации информации;
- невысокая стоимость.
Подготовленную презентацию можно выпустить и отдельным печатным изданием, оформив его соответствующим образом, а можно представить в виде авторского
электронного издания. Если есть возможность, можно опубликовать презентацию на
страницах журналов и газет или выставить на сайт в Интернет-пространстве.
В чем достоинство презентаций?
Достоинства презентаций.





Последовательность изложений.
Конспект.
Мультимедийные эффекты.
Копируемость.
Транспортабельность.
Последовательность изложения. При помощи слайдов, сменяющих друг друга на
экране, удержать внимание аудитории гораздо легче, чем бегая с указкой меж развешанных по всему залу плакатов. В отличие же от обычных слайдов, пропускаемых
через диапроектор, компьютерные позволяют быстро вернуться к любому из уже
рассмотренных вопросов или вовсе изменить последовательность изложения.
Конспект. Презентация — это не только то, что видит и слышит аудитория, но и
заметки для выступающего: о чем не забыть, как расставить акценты. Эти заметки
видны только докладчику: они выводятся на экран управляющего компьютера.
Мультимедийные эффекты. Слайды презентации — не просто изображение. В нем,
как и в любом компьютерном документе, могут быть элементы анимации, аудио- и
видеофрагменты.
Копируемость. Копии электронной презентации создаются мгновенно и ничем не
отличаются от оригинала. При желании слушатели могут получить все показанные
материалы.
Транспортабельность. Дискеты с презентацией гораздо компактнее свертка плакатов и гораздо меньше пострадает от частых путешествий то на одно, то на другое
«мероприятие». Более того, файл презентации можно переслать по электронной почте, а если есть необходимость и оборудование - и вовсе перенести выступление в
Интернет и не тратить время на разъезды» (Елена Полонская «Подарок докладчику»).
Готовится презентация чаще всего в программе PowerPoint, которую нужно, конечно, освоить. Это несложно, особенно если есть курсы. В принципе тому, кто
знаком с компьютером, для освоения простейших операций в PowerPoint достаточно
нескольких практических занятий. Если же на месте вас некому обучать, большую
помощь здесь могут оказать два замечательных учебных пособия по информационным технологиям:
1. Intel. Обучение для будущего (при поддержке Microsoft). — М. :
Русская редакция, 1999. — 337 с, ил.
2. Шафрин Ю.А. Информационные технологии : В 2 ч.; Ч. 2. Офисная
технология и информационные системы. — М. : Лаборатория базовых
знаний, 2001. — 336 с. : ил.
Если весь процесс работы над презентацией выстроить хронологически, то начина-
ется он с принятия решения о проведении презентации и планирования, затем —
отбор содержания и создание презентации, проведение и заключительная работа
после ее окончания — анализ.
Этапы работы над презентацией
Подготовка



Определить содержание презентации.
Разработать структуру презентации.
Целевое и зрительское назначение.
Слайд 1
Название:
Включает:
Слайд 1
Название:
Включает:
Слайд 1
Название:
Включает:
Слайд 1
Название:
Включает:
Слайд 1
Название:
Включает:
Слайд 1
Название:
Включает:
I. Подготовка
Подготовка начинается, разумеется, с планирования.
В общем виде этапы первоначальной подготовки выглядят так.
1. Определение содержания презентации, тематика, целевое и зрительское (читательское) назначение.
2. Определение условий, которые помогут обеспечить работу над презентацией.
3. Изучение теоретического материала по технологии компьютерной
презентации, уточнение возможностей версии программы, имеющейся у вас.
4. Разработка модели и структуры презентации.
5. Определение механизма работы над ней.
Работая над созданием презентации, следует помнить о возрастных особенностях
и интересах той категории пользователей, которой адресован ваш продукт. Определите, какие цели вы ставите и решаете в процессе работы: презентация должна помочь
в решении профессиональных библиотечных, педагогических, психологических (но
не технических) задач. В зависимости от этого вы будете выстраивать зрительный
ряд.
Сначала вы можете зафиксировать весь ход работы с помощью ручки и бумаги.
Тщательно обдумайте и распишите содержание презентации. Решите мультимедийную часть презентации: количество слайдов, графических изображений, диаграмм,
сканированных изображений, ссылок на интернет-ресурсы, звуковых файлов, видеороликов и т.д.
Обдумывая содержание презентации, опишите структуру, в которую вы будете
вносить дополнение в процессе работы. Например:
А теперь рассмотрим некоторые этапы подробнее по шагам.
Этапы работы над презентацией





1 шаг. Целеполагание.
2 шаг. Аудитория и задачи.
3 шаг. Предмет презентации.
4 шаг. Моделирование и структура.
5 шаг. Элементы, дополняющие
содержание презентации.
1 шаг. Целеполагание. Итак, определяем, с какой целью мы проводим презентацию. Например:
• Презентация как итоговая форма отчета о вашей деятельности.
• Презентация как средство информации и PR (Publik Relations).
• Презентация как обучающая технология.
• Презентация как средство привлечения к чтению.
2 шаг. Аудитория и задачи. В зависимости от того, кому адресована презентация,
определяем и ее задачи. Например.
• Для структур управления - демонстрация участия библиотеки в решении задач,
стоящих перед администрацией, показ «вклада» библиотеки в жизнь образовательного учреждения, представление перспектив деятельности, лоббирование проектов
библиотеки.
• Для читателей библиотеки - привлечение внимания к событиям библиотечной
жизни, информирование о предоставляемых возможностях, поиск путей сотрудничества, привлечение к чтению определенных книг.
• Для «влиятельных» людей - защита интересов библиотеки, поиск источников
внебюджетного финансирования и обновления материально-техни-ческой базы.
• Для коллег-библиотекарей - демонстрация опыта работы, показ плодотворности и
взаимовыгодности сотрудничества, обмен информацией.
3 шаг. Предмет презентации (что презентуем?). Если мы говорим о презентации
деятельности библиотеки, то здесь можно выделить несколько ее составляющих:
• Общая деятельность библиотеки за определенный период.
• Отдельное направление деятельности (справочно-библиографическая работа, индивидуальная, массовая, инновационная и т.д.).
• Работа отделов, секторов, структур, зон библиотеки (читального зала, медиатеки,
кабинета ИКТ, видеосалона, зоны СБА и т.д.).
• Работа с отдельными группами пользователей (педагогами, управленцами, библиотекарями, членами научного общества учащихся, первоклассниками, детьми
группы риска и т.д.).
• Документальный фонд (общий фонд или его составную часть: фонд экологической литературы, современной зарубежной литературы, фэнтези, периодику, медиафонд и т.д.).
• Материально-технические ресурсы (библиотечное, техническое, автоматизированное оборудование).
• Библиотечные услуги (традиционные, дополнительные платные, инновационные).
• Библиотечные формы, методы техники и технологии (технологию развития
критического мышления, ТРИЗ-технологию, технологию создания вебсайтов, методику ИРИ и т.д.).
• Персональные презентации (авторов документального фонда, лучших читателей, педагогов, библиотекарей и т.д.).
4 шаг. Моделирование и структура. Когда мы решили, что именно будет составлять содержание презентации, подготовленный материал надо систематизировать и «упаковать» в отдельные блоки, которые будут состоять из собственно текста (только небольшого по объему!), схем, графиков, таблиц, фотографий и т.д. Возможную структуру презентации разберем на примере представления
определенного модуля (направления) работы библиотеки.
1. Введение. Наименование представляемой модели, цель деятельности, задачи, основные разделы (направления) работы, общие сведения о библиотеке.
2. Основная часть. Наличие ресурсов, необходимых для внедрения модуля в
библиотечную практику; формы, методы, технологии, применяемые для реализации
модуля; новые библиотечные услуги, данные социологических исследований.
3. Заключение. Результаты деятельности, достижения, проблемы и перспективы.
5 шаг. Элементы, дополняющие содержание презентации, тоже требуют продумывания заранее.
• Иллюстративный ряд. Иллюстрации типа «картинка», фотоиллюстрации, схемы,
картины, графики, таблицы, диаграммы, видеоролики. При подборе иллюстраций
желательно учитывать, что они должны быть содержательными, а не изображать
общие виды интерьеров и стандартные сцены работы библиотеки.
• Звуковой ряд. Музыкальное или речевое сопровождение, звуковые эффекты.
• Анимационный ряд. Это, как правило, картинки с движением: фигурки,
«ожившие» схемы и «растущие» диаграммы.
• Цветовая гамма. Общий тон и цветные заставки, иллюстрации, линии должны
сочетаться между собой и не противоречить смыслу и настроению презентации.
• Шрифтовой ряд. Выбрать шрифты желательно, не увлекаясь их затейливостью
и разнообразием. Чем больше разных шрифтов вы используете, тем труднее воспринимаются ваши слайды. Однако надо продумать шрифтовые выделения, их
подчиненность и логику. Стиль основного шрифта тоже важен. В любом случае
выбранные вами шрифты должны легко восприниматься на первый взгляд.
• Специальные эффекты. Возможности спецэффектов вы увидите при знакомстве
с программой. Важно, чтобы в вашей презентации они не отвлекали внимание на
себя, а лишь усиливали главное.
Естественно, каждый специалист будет изменять элементы содержания презентации, что-то исключать или вносить свое, присущее только данной деятельности,
модели, библиотеке.
Некоторые правила организации материала в презентации:
Правила организации
материала в презентации
1. Начало – главная информация.
2. Заголовок – тезис слайда.
3. Анимация – метод передачи информации,
средство привлечения и удержания внимания.
4. Логическое построение слайдов.
5. Правило «пять на пять».
6. Если что-то устроено просто, рисовать надо еще
проще.
7. Визуальная привлекательность и
эмоциональность.
• Главную информацию — в начало.
• Тезис слайда — в заголовок.
• Анимация — не развлечение, а метод передачи информации.
• Анимация — еще и средство привлечения и удержания внимания.
• Трансформация одного слайда в другой позволяет не терять логику
визуального рассказа.
• Если что-то устроено просто, рисовать надо еще проще.
А также
Правило «пять на пять»
На одном слайде не должно
располагаться более пяти фраз,
и каждая из них должна состоять
– не более, чем из пяти слов
(в идеале – «три на один»)

• Правило «пять на пять»: на одном слайде должно располагаться не
более пяти фраз, и каждая из них — не более, чем из пяти слов (в идеале —
«три на один»).
И последнее: визуальная привлекательность и эмоциональность. Хорошее исполнение — это ключ к вниманию и пониманию, уважение к аудитории, приятные впечатления от просмотра. То есть — составляющие бренда.
Подготовка таких презентаций, как я уже убедилась за несколько лет на своем
опыте, помогает качественно анализировать и систематизировать свою работу и выгодно
представлять
ее
на
различных
форумах.
Пример составления презентаций







Традиции русской
классики.
Подсолнух.
Храмы.
«Что за прелесть эти
сказки».
Березка.
Pover Point.
Наша школа.
II. Отбор содержания и создание презентации
На примере презентации одного из направлений деятельности нашего центра я покажу принцип отбора материала и построения презентаций (слайды 1—14 на с. 10—
16). Тема краевого совещания методистов по библиотечным фондам звучала так:
«Учебное
книгоиздание
и
инновационная
практика
информационнобиблиографического сопровождения учебного процесса». Мне необходимо было
представить опыт работы нашего центра, который бы соответствовал тематике краевого совещания. Мы с коллегами решили представить тот опыт, который, на наш взгляд,
является сегодня и актуальным, и в какой-то мере инновационным.
Презентация деятельности
Направление деятельности, которое вы собираетесь презентовать, должно представлять такой ваш опыт, в котором вы можете показать интересные наработки, новые подходы к организации работы, нестандартные техники и технологии, реальный
результат, продвижение (прорыв) вперед. Только в таком случае слушатели будут заинтересованно воспринимать ваше выступление.
Цель и задачи деятельности должны быть прописаны неформально, звучать четко
и отражать специфику работы именно вашей библиотеки. Так, например, в нашем
случае, информационно-библиографическое обслуживание в этом и прошлом годах
направлено на поддержку городских программ и проектов: «Формирование единой
информационной образовательной сети города», «Одаренные дети», «Организация
эксперимента по предпрофильной подготовке и профильному обучению (ППП и
ПО)».