Порядок управления документацией СМК

СТО 002-2014
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
С
Т
А
Н
Д
А
Р
Т
О
Р
Г
А
Н
И
З
А
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
Порядок управления документацией СМК
Ц
И
И
ИрГТУ
Порядок управления
документацией СМК
СТО 002-2014
Содержание
1 Область применения ................................................................................................... 3
2 Нормативные ссылки ................................................................................................. 3
3 Термины, определения и сокращения ..................................................................... 4
4 Ответственность .......................................................................................................... 4
5 Общие положения ........................................................................................................ 5
5.1 Документация СМК ....................................................................................................... 5
5.2 Потребность в планировании документов .................................................................. 6
5.3 Разработка и оформление документов ........................................................................ 6
5.4 Согласование и утверждение документов.................................................................. 7
5.5 Регистрация документов ............................................................................................... 8
5.6 Введение в действие ...................................................................................................... 8
5.7 Учет и рассылка ............................................................................................................. 9
5.8 Хранение ....................................................................................................................... 10
6 Контроль выполнения требований ........................................................................ 10
6.1 Актуализация документации СМК ............................................................................ 11
6.2 Аннулирование стандартов ......................................................................................... 11
6.3 Изъятие и уничтожение копий стандартов ............................................................... 11
6.4 Управление внешними нормативными документами .............................................. 12
Приложение 1 Иерархическая структура документации системы менеджмента ...........
качества ................................................................................................................................ 13
Приложение 2 Приказ о введении в действие стандарта организации ........................ 14
Приложение 3 Журнал регистрации документов СМК ................................................. 16
Приложение 4 Приказ о назначении уполномоченного по качеству ........................... 17
Приложение 5 Форма акта о списании и уничтожении документов ............................ 18
Приложение 6 Форма журнала регистрации нормативной документации ................. 19
Приложение 7 Лист согласования стандарта СТО 002-2014 ........................................ 20
Приложение 8 Лист регистрации изменений СТО 002-2014. ....................................... 21
Приложение 9 Лист ознакомления с СТО 002-2014 ...................................................... 22
2
Порядок управления
документацией СМК
ИрГТУ
СТО 002-2014
УТВЕРЖДАЮ
_______________И.о. ректора
(должность)
______________ __________
(подпись)
(расшифровка)
_________________________
(дата)
С
Т
А
Н
Д
А
Р
Т
О
Р
Г
А
Н
И
З
А
Ц
И
И
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
Порядок управления документацией СМК
Утвержден и введен в действие Приказом №___
1
Взамен СТО ИрГТУ 002-2009
Дата введения ___________
(месяц, год)
Область применения
1.1 Настоящий стандарт организации разработан с целью управления документацией
и устанавливает требования к разработке, согласованию, утверждению, изданию, введению в
действие, учету и обращению внутренней документации системы менеджмента качества
(СМК).
1.2 Требования настоящего стандарта организации распространяются на все
структурные подразделения Федерального государственного бюджетного образовательного
учреждения высшего профессионального образования Иркутского государственного
технического университета и всех сотрудников.
2
Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:
ГОСТ ISO 9000-2011 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
ГОСТ ISO 9001-2011 Системы менеджмента качества. Требования.
СТО 001-2014 Система менеджмента качества. Общие требования к оформлению стандартов
организации.
СТО 003-2014 Система менеджмента качества. Внутренний аудит.
СТО 004-2014 Система менеджмента качества. Корректирующие и предупреждающие
действия.
СТО 008-2007 Система менеджмента качества. Учебно-методическая деятельность. Общие
требования к оформлению и управлению учебно-методическим комплексом дисциплины.
СТО 009-2014 Система менеджмента качества. Управление несоответствующей продукцией.
СТО 010-2014 Система менеджмента качества. Персонал. Общие требования к содержанию,
оформлению и управлению положениями о структурных подразделениях.
СТО 013-2014 Система менеджмента качества. Управление записями.
СТО 014-2007 Система менеджмента качества. Научно-техническая библиотека. Порядок
библиотечного обслуживания.
СТО 024-2007 Система менеджмента качества. Руководство по качеству.
3
ИрГТУ
Порядок управления
документацией СМК
СТО 002-2014
СТО 039-2007 Система менеджмента качества. Персонал. Общие требования к содержанию,
оформлению и управлению должностными инструкциями.
3
Термины, определения и сокращения
3.1 В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими
определениями, согласно ГОСТ ISO 9000-2011:
Информация - значимые данные.
Документ1 - информация, представленная на соответствующем носителе. Например:
зарегистрированные данные, нормативно-техническая документация, процедурный
документ, чертеж, отчет, стандарт.
Нормативно-техническая документация2 - документы, устанавливающие
требования.
Руководство по качеству3 - документ, определяющий систему менеджмента качества
организации.
Записи – документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий
или достигнутых результатов.
Актуализация - оперативное и четкое внесение в документы сведений об отмене, о
полной или частичной замене, об изменениях нормативной документации.
План качества – документ, описывающий, как система менеджмента качества
применяется к конкретной продукции, проекту или контракту.
Система менеджмента качества (СМК) – система менеджмента для руководства и
управления организацией применительно к качеству.
Стандарт организации (СТО) – нормативный документ по стандартизации,
разработанный, как правило, на основе согласия, характеризующегося отсутствием
возражений по существенным
вопросам у большинства заинтересованных сторон,
устанавливающий комплекс норм, правил, требований к различным видам деятельности
университета или их результатам и утвержденный руководством университета.
3.2 В настоящем стандарте используются следующие сокращения:
ИрГТУ- Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования Иркутский государственный технический
университет, далее по тексту Организация;
ОМК - отдел менеджмента качества;
ПРК – представитель руководства по системе менеджмента качества;
СМК - система менеджмента качества;
СТО - стандарт организации.
4
Ответственность
4.1 Ответственность за разработку, пересмотр, идентификацию внесенных
изменений, хранение (как на бумажном, так и на электронном носителе) данного стандарта
организации возложена на начальника ОМК.
Носитель может быть бумажным, магнитным, электронным или оптическим компьютерным диском,
фотографией или эталонным образцом, или комбинацией из них.
2
Нормативные документы могут относиться к деятельности (например, документированная процедура,
технологическая документация на процесс или методику испытаний) или к продукции (например,
технические условия на продукцию, чертежи и эксплуатационная документация).
3
Руководства по качеству могут различаться по форме и детальности изложения, исходя из соответствия
размеру и сложности организации.
1
4
ИрГТУ
Порядок управления
документацией СМК
СТО 002-2014
4.2
Разработчик настоящего стандарта осуществляет периодическую проверку
(пересмотр) данного стандарта раз в год до 01 сентября текущего года в установленном
порядке согласно данному стандарту организации.
4.3 Ответственность за выполнение требований данного стандарта возлагается на все
должностные лица и подразделения, участвующие в разработке документации системы
менеджмента качества и реализации процессов СМК.
5
Общие положения
5.1 Документация СМК
Документация разрабатывается с целью внедрения и поддержания в рабочем
состоянии СМК и поддержки результативности и эффективной работы процессов
организации, а также для обеспечения быстрого доступа сотрудников к необходимым,
только актуальным и утверждённым документам.
Документация СМК способствует:
a) достижению соответствия требованиям потребителя и повышению качества
образовательных услуг, научных и административных технологий университета;
b) обеспечению соответствующей подготовки кадров;
c) повторяемости и прослеживаемости;
d) обеспечению объективных свидетельств соответствия установленным требованиям
продукции и процессов;
e) оценке результативности и постоянной пригодности СМК.
5.1.1 Документация
СМК
обеспечивает
распределение
обязанностей
и
ответственности руководства и исполнителей, устанавливает порядок взаимодействия
подразделений и служб ИрГТУ при выполнении функций и решении задач по вопросам
качества.
5.1.2 К внутренней документации системы менеджмента качества в соответствии с
ГОСТ ISO 9001-2011 п. 4.2.1 относятся:
a) Политика и цели в области качества;
b) Руководство по качеству;
c) документированные процедуры, рабочие инструкции, содержащие информацию о
том, как последовательно выполняются действия и процессы;
d) планы качества;
e) нормативно-техническая документация;
f) записи;
g) организационно-распорядительные документы (положения о направлениях
деятельности, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции,
инструкции по охране труда, приказы, распоряжения, указания, протоколы совещаний,
штатное расписание и переписка).
5.1.3 Документы СМК могут быть оформлены в виде: стандарта организации,
положения, инструкции или методического указания.
5.1.4 К внешним документам СМК относятся законы и регламенты вышестоящих
организаций, устанавливающие соответствующие требования к общеобразовательной
деятельности, международные, межгосударственные и государственные стандарты,
контрактные требования потребителей, информация, содержащая сведения о потребностях и
ожиданиях потребителей.
5
ИрГТУ
Порядок управления
документацией СМК
СТО 002-2014
5.2 Потребность в планировании документов
5.2.1 Процесс документооборота, с точки зрения менеджмента качества,
рассматривается как специфический технологический процесс, входной и выходной
продукцией которого является документ. Данный процесс включает:
a) установление потребности в документе;
b) планирование разработки/ актуализации документа;
c) разработку проекта документа;
d) согласование (проверка) документа;
e) введение в действие;
f) включение документа в систему документооборота;
g) рассылку документа;
h) ознакомление;
i) хранение;
j) регулирование изменениями;
k) актуализация;
l) сдачу в архив;
m) изъятие и уничтожение.
5.2.2 Разработка, согласование, анализ, изменение внутренней документации СМК
осуществляется ответственными лицами структурных подразделений, уполномоченными по
качеству которые несут ответственность за их своевременную актуализацию и сохранность.
5.2.3 Общие требования к оформлению стандартов организации установлены в СТО
001-2014.
5.2.4 Потребность в разработке других документов СМК устанавливается
руководителями структурных подразделений, совместно с ОМК.
5.2.5 Руководство по качеству, документированные процедуры СМК оформляются в
виде стандартов организации.
5.2.6 Иерархическая структура документации СМК приведена в Приложении 1.
5.2.7 Организацию работ по планированию, разработке и управлению
документацией СМК организации осуществляет ОМК, совместно с руководителями
ответственных подразделений.
5.2.8 Управление рабочими экземплярами документов осуществляют ответственные
лица, назначенные руководителями подразделений как уполномоченные по качеству от
подразделения ИрГТУ.
5.2.9 Порядок разработки, оформления, утверждения и управления положениями о
структурных подразделениях установлен в СТО 010-2014.
5.2.10 Порядок разработки, оформления, утверждения и управления должностными
инструкциями установлен в СТО 039-2007.
5.2.11 Порядок управления учебно-методическим комплексом дисциплины
установлен в СТО 008-2007.
5.2.12 Управление записями о качестве установлено в СТО 013-2014.
5.3 Разработка и оформление документов
5.3.1 Раз в год до 01 сентября текущего года (при необходимости чаще), руководитель
структурного подразделения анализирует внутреннюю документацию и может принять
решение о необходимости разработки новой документации.
6
ИрГТУ
Порядок управления
документацией СМК
СТО 002-2014
5.3.2 Решение о необходимости разработки документа СМК принимается
ответственным подразделением, согласовывается решение с ОМК и руководителем
задействованного подразделения на основании требований ГОСТ ISO 9001:2011.
5.3.3 Разработка документов СМК осуществляется руководителем подразделения с
учетом основных положений СМК, установленных в СТО 001-2014 и СТО 024-2007.
5.3.4 Руководитель подразделения, ответственный за разработку проекта документа
СМК, на свое усмотрение может назначить в качестве разработчика стандарта сотрудника,
работающего в данном отделе. Автор несёт ответственность за процессуальную часть
документа. Руководитель подразделения разработчика несет ответственность за
содержательную часть документа, а так же за сроки разработки документации.
5.3.5 Разработанный проект документа СМК проверяется руководителем
подразделения на правильность и полноту описания процедуры.
5.3.6 При разработке и оформлении проекта документа СМК разработчик должен
соблюдать требования по оформлению документа СМК изложенные в СТО 001-2014
(Приложение 2).
5.4 Согласование и утверждение документов
5.4.1 Проекты документов СМК первого, второго уровня из Приложения 1
подписываются Ответственным лицом (ответственным). Ответственный согласовывает
проект документа с:
a) ПРК;
b) руководителями структурных подразделений, заинтересованных в документе;
c) первым проректором;
d) проректором по научной работе;
e) проректором по экономическим и правовым вопросам;
f) проректором по инновационной деятельности*;
g) проректором по учебной и социальной работе *;
h) проректором по административно – хозяйственной и производственной
деятельности;
i) начальником отдела менеджмента качества;
j) методическим консультантом*;
k) исполнителем.
Некоторые элементы отмеченные знаком «*» приводят в стандарте при
необходимости, исходя из задействования данного подразделения.
5.4.2 Общий срок согласования проекта документа не должен превышать 7 рабочих
дней.
5.4.3 Согласованный проект документа СМК, а также файл с текстом стандарта
передаются ответственным лицом начальнику ОМК, который оформляет проект приказа о
введении в действие стандарта в соответствии с Приложением 2.
5.4.4 В преамбуле приказа приводится цель разработки и введения в действие
документации. В приказ может быть включен перечень мероприятий, обеспечивающих
выполнение требований документации с указанием сроков и исполнителей работ.
5.4.5 Согласованный проект стандарта вместе с приказом на введение в действие
предоставляется ректору университета на утверждение.
5.4.6 Область распространения приказа обозначается в конце приказа как
«Разослать:» с дальнейшим перечислением структурных подразделении.
7
ИрГТУ
Порядок управления
документацией СМК
СТО 002-2014
5.4.7 Копия приказа о введении в действие документации СМК прикладывается к
оригиналу документа.
5.4.8 Инструкции, методические указания СМК, положения о структурных
подразделениях, должностные инструкции вводятся в действие с момента их утверждения в
установленном порядке.
5.4.9 Документы СМК третьего уровня, устанавливающие порядок работ,
ответственность персонала внутри подразделений, утверждают руководители структурных
подразделений.\
5.5 Регистрация документов
5.5.1 Регистрации подлежат утвержденные в установленном порядке руководство по
качеству, стандарты организации, и другие документы, разработку которых предусматривает СМК.
5.5.2 Ответственность за регистрацию документов СМК первого и второго уровней
возлагается на ОМК. Регистрация осуществляется в журнале регистрации, и ведется в электронном
виде (Приложение 3).
5.5.3 Регистрация документов СМК внутри подразделений осуществляется
ответственными лицами или уполномоченными по качеству, назначенными руководителями.
5.5.4 При регистрации, документации СМК присваивается регистрационный номер.
5.6 Введение в действие
5.6.1 Сотрудник ОМК проставляет на титульном листе утвержденного оригинала под
наименованием документа штамп синего цвета:
ОРИГИНАЛ
5.6.2 Сотрудник ОМК, ответственный за регистрацию сканирует первый лист
стандарта, на котором проставлена дата введения, номер приказа и подпись лица,
утвердившего документ, а также сканирует подписанный лист согласования. Только после
этого электронный документ выкладывается на сайт Организации и считается электронным
оригиналом.
5.6.3 Начальник ОМК выкладывает электронную версию документов СМК на сайт не
позднее, чем за 5 дней до начала действия стандарта.
5.6.4 Документы издаются на бумажном носителе для ОМК - Оригинал документа.
Для ответственного подразделения - рабочий экземпляр. Оригинал документа издается на
бумажном носителе, который свидетельствует о его согласовании и утверждении, оригиналы
хранятся в ОМК. Рабочий экземпляр на бумажном носителе, хранится в ответственном
подразделении.
5.6.5 Остальные подразделения, на которые данный стандарт распространяется,
пользуются
электронным
вариантом,
расположенным
на
портале
ИрГТУ
(http://www.istu.edu/structure/57/11265/2506/).
5.6.6 В случае необходимости печати документов СМК с сайта Организации, на
титульном листе пишется надпись «ДЛЯ СПРАВОЧНЫХ ЦЕЛЕЙ. ЭКЗЕМПЛЯР №» и
ставится дата.
5.6.7 Каждый экземпляр регистрируется в «Журнале регистрации документов СМК»,
журнал хранится в подразделении.
5.6.8 Информация о введении документации в действие отражается в «Журнале
регистрации документов СМК» сотрудником ОМК, согласно Приказу о введении в действие.
8
ИрГТУ
Порядок управления
документацией СМК
СТО 002-2014
5.6.9 Издание стандартов и другой документации СМК осуществляет типография
университета.
5.6.10 Для тиражирования, ОМК оформляет макет документа с учетом раздела 5.4
СТО 001-2014.
5.6.11 Заказ на тиражирование документа оформляет начальник ОМК совместно с
разработчиком стандарта, определяя количество необходимых рабочих экземпляров. Один
экземпляр обязателен для разработчика данного стандарта/положения/методического
указания. Второй экземпляр, вместе с необходимым количеством резервных копий
тиражируется для ОМК.
5.6.12 Тираж экземпляров документа должен быть на 5-10 экземпляров больше
расчетного количества (в зависимости от тиража). Дополнительные экземпляры
используются ОМК для выдачи взамен ветхих, утерянных документов, или для иных целей
ОМК.
5.7 Учет и рассылка
5.7.1 На рабочем экземпляре документации СМК на титульном листе под
наименованием документа проставляется штамп синего цвета с указанием порядкового
номера учетного экземпляра стандарта. Первый рабочий экземпляр остаётся в ответственном
подразделении, остальные хранятся в ОМК.
Рабочий экземпляр №
5.7.2 Информация о введении документации в действие отражается в «Журнале
регистрации документов СМК» уполномоченным по качеству. Пронумерованный рабочий
экземпляр СТО, вместе с копией приказа, передается общим отделом руководителю
ответственного подразделения под роспись.
5.7.3 Оригинал документа вместе с копией приказа, и все остальные рабочие
экземпляры передаются в ОМК.
5.7.4 Рассылку копии приказа осуществляет общий отдел согласно области листа
рассылки.
5.7.5 Приказ об актуализации (введении в действие), должен быть разослан
пользователям не менее чем за 5 дней до даты введения стандарта в действие, определенной
в данном приказе.
5.7.6 ОМК выкладывает готовый документ на официальном сайте ИрГТУ, только для
внутреннего пользования сотрудниками Организации. При этом название файла должно
соответствовать наименованию документа.
5.7.7 Пользователи СТО ознакомляются с документацией, согласно приказу на
официальном сайте ИрГТУ, в разделе Образование/Учебная структура/Отдел менеджмента
качества университета/Стандарты организации (www.istu.edu/structure/57/9285/1545/).
5.7.8 Сотрудники обязаны своевременно заполнять листы ознакомления и листы
регистрации изменений с документами, форма приведена в конце каждого документа СМК.
5.7.9 Уполномоченные по качеству являются ответственным за ознакомление с
документом под роспись в «Листе ознакомления», заполненный лист сканируется и
отправляет по электронной почте в ОМК (omk@istu.edu или vlaver@istu.edu ).
5.7.10 Стандарты не распечатываются, не тиражируются самостоятельно. Каждый
сотрудник несет персональную ответственность за неучтенные копии документов, но при
необходимости пользователи могут обратиться в ОМК для получения учтенной копии
документа.
9
ИрГТУ
Порядок управления
документацией СМК
СТО 002-2014
5.8 Хранение
5.8.1 Оригинал документов СМК (на бумажном носителе и в электронном виде)
хранится в ОМК, у разработчика хранится рабочий экземпляр. Оригинал электронного
документа с отсканированным первым листом и листом согласования хранится на
информационном сайте Организации.
5.8.2 Ответственность за учет, хранение листов ознакомления с документацией СМК
и рабочего экземпляра СТО
(в случае, если структурное подразделение является
ответственным за его разработку), замену и изъятие устаревших документов, несёт
уполномоченный по системе менеджмента качества от подразделения назначенный
руководителем подразделения (Назначается приказом, который оформляет начальник ОМК.
Приложение 4).
5.8.3 Места хранения документации устанавливаются в подразделениях. Условия
хранения документов СМК должны обеспечивать их сохранность от порчи или
повреждений, а также легкий поиск и доступность для персонала.
5.8.4 Срок хранения оригинала документа после его отмены 1 год, отмененный
оригинал храниться в ОМК.
5.8.5 Доступ к документам разрешен только персоналу подразделений. Документация
СМК является собственностью ИрГТУ.
5.8.6 Устаревшие документы, оставленные в архиве свыше срока хранения для
определенных целей, должны быть идентифицированы, и храниться в условиях,
исключающих их использование в качестве действующих.
5.8.7 При
необходимости
использования
устаревших,
отмененных
или
недействующих рабочих экземпляров или учтенных копий документов СМК, необходимо их
идентифицировать, проставить печать с надписью «Аннулирован» (либо перечеркивается
титульный лист и в ручную прописывается «аннулировано») и надпись на титульном листе:
«Оставлено для справочных целей».
6
Контроль выполнения требований
Требования стандартов организации подлежат обязательному соблюдению
должностными лицами подразделений ИрГТУ согласно области применения СТО.
Контроль выполнения требований СТО осуществляют:
a) постоянно – руководители подразделений;
b) постоянно – уполномоченные по качеству;
c) периодически – аудиторы при проведении внутренних аудитов системы
менеджмента качества.
Планирование, проведение и оформление результатов внутреннего аудита проводится
в соответствии с требованиями СТО 003-2009.
Планирование и проведение корректирующих действий осуществляется в
соответствии с требованиями СТО 004-2009.
Управление несоответствующей продукцией осуществляется в соответствии с СТО
009-2009.
10
ИрГТУ
Порядок управления
документацией СМК
СТО 002-2014
6.1 Актуализация документации СМК
6.1.1 Стандарты организации не имеют установленных сроков действия, если это
особо не определено разработчиками конкретного документа. Документы действуют до тех
пор, пока они не будут отменены приказом ректора.
6.1.1 С целью оценки соответствия СТО действующей нормативной документации,
потребностям Организации и подготовки предложений по их изменению или пересмотру
подразделение-разработчик проводит проверку и анализ документов СМК на актуальность
не реже одного раза в год до 01 сентября декабря текущего года. (при необходимости 2 раза
в год)
По результатам анализа на актуальность принимается одно из следующих решений:
a) о пересмотре, актуализации документа (разработке нового документа взамен
существующего);
b) об отмене стандарта, аннулировании.
6.2 Аннулирование стандартов
6.2.1 При изъятии оригинала стандарта, в случае его отмены, сотрудник ОМК
проставляет на титульном листе штамп красного цвета (хранится в ОМК) следующего вида:
АННУЛИРОВАН
основание_
_______
заменен
_________
6.2.2 В оттиске штампа указывается основание (дата и номер приказа), по которому
стандарт утратил силу.
6.2.3 Если взамен отмененного стандарта введен в действие другой документ, то в
оттиске штампа также указывается информация об этом документе (обозначение документа).
6.3 Изъятие и уничтожение копий стандартов
6.3.1 В случае отмены стандарта, общий отдел организует ознакомление
руководителей подразделений - пользователей СТО с приказом об отмене действия
стандарта, и организует изъятие и передачу рабочих экземпляров недействующего
документа в ОМК.
6.3.2 При выпуске новой версии документа предыдущая версия сдаётся на хранение в
ОМК и хранится у него не менее 1 года в отдельном месте (в отдельной папке
идентифицированной надписью «Отмененные документы СМК»). В дальнейшем изъятый
документ сдаётся на хранение в архив.
6.3.3 После истечения года ОМК оформляет акт о списании и уничтожении
документов СМК (оригиналы, рабочие экземпляры) по форме Приложения 5.
6.3.4 Основание (дата и номер приказа), по которому стандарт утратил силу,
информация об изъятии и уничтожении зарегистрированных копий недействующего
стандарта (номер и дата акта), заносятся в журнал регистрации документов СМК.
6.3.5 ОМК удаляет нерабочий документ с информационного сайта Организации, не
позднее даты выпуска приказа.
11
ИрГТУ
Порядок управления
документацией СМК
СТО 002-2014
6.4 Управление внешними нормативными документами
6.4.1 Комплектование, обработку, учет и хранение нормативных документов (НД), их
своевременную актуализацию и доступность для всего персонала Организации, обеспечивает
научно-техническая библиотека в соответствии с требованиями СТО ИрГТУ.014-2007.
6.4.2 Актуализация - оперативное и четкое внесение в документы сведений об отмене,
о полной или частичной замене, об изменениях нормативной документации, осуществляется
путем регулярной ежегодной сверки с информационными указателями международных,
государственных, отраслевых стандартов, с информационными базами данных
разработчиков нормативной документации, находящихся в научно-технической библиотеке
ИрГТУ.
6.4.3 Электронные варианты государственных образовательных стандартов (ГОС и
ФГОС)
находятся
на
информационном
сайте
Организации
http://www.istu.edu/structure/57/4308/4310//.
6.4.4 Использование этих документов рекомендуется в электроном виде, при
необходимости тиражирования документ распечатывается, на титульном листе пишется
надпись «ДЛЯ СПРАВОЧНЫХ ЦЕЛЕЙ. ЭКЗЕМПЛЯР №» и ставится дата.
6.4.5 Каждый экземпляр регистрируется в «Журнале регистрации нормативных
документов», журнал хранится в подразделении, форма которого приведена в Приложении
6.
6.4.6 Управление нормативной документацией на бумажных носителях, которая
используется подразделениями университета и не является фондом библиотеки,
осуществляется в подразделениях уполномоченными по качеству.
6.4.7 Актуализация внешних нормативных документов по образовательной
деятельности осуществляется учебным отделом, обязанным в случае внесения изменений в
нормативную документацию, внести изменения в электронную документацию, хранящуюся
на информационном сайте ИрГТУ.
6.4.8 Пользователи, распечатавшие внешнюю нормативную документацию, обязаны
раз в полгода проводить сверку с информационным порталом Организации, для исключения
использования устаревшей документации.
6.4.9 Внесение изменений и дополнений:
a) если изменение касается только срока действия документа, то внесение изменений
ограничивается соответствующими записями в самом документе и в журнале регистрации
нормативных документов;
b) если изменение текстовое или
имеется дополнение, то
пользователи
документацией могут его перепечатать и сделать своевременную запись в журнале
регистрации внешней нормативной документации;
c) изменения допускается вносить путем замены листов документа, в которые
внесены изменения.
6.4.10 Устаревшие и неиспользуемые нормативные документы уничтожаются.
6.4.11 Все учтенные экземпляры нормативных документов хранятся в специально
отведенном месте. Документы должны быть отсортированы по типам: ГОС, ФГОС, ГОСТ,
ГОСТ Р, ГОСТ ISO, СанПиН, СНиП и т.д. и по номерам, расставлены по специальным
ящикам или помещены в папки. Места их хранения должны быть идентифицированы.
12
ИрГТУ
Порядок управления
документацией СМК
СТО 002-2014
Приложение 1 Иерархическая структура документации системы менеджмента
качества
(справочное)
13
Порядок управления
документацией СМК
ИрГТУ
СТО 002-2014
Приложение 2 Приказ о введении в действие стандарта организации
(обязательное)
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
ПРОЕКТ
ПРИКАЗ
г.Иркутск
«____»____________г.
№_____
О введении в действие _______________
обозначение стандарта
Преамбула
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Ввести в действие ________________________ с ____________
обозначение и наименование стандарта
дата
2. Отменить с момента введения стандарта в действие __________________________
перечень отменяемых документов
3. Начальнику типографии отпечатать необходимое количество экземпляров по
заявке начальника отдела менеджмента качества. Срок:________________________________
4. Начальнику общего отдела довести приказ до сведений всех подразделений
университета, согласно «листу рассылки».
5. ОМК организовать размещение документации на сайте ИрГТУ.
6. Руководителям подразделений, совместно с уполномоченными по качеству,
организовать ознакомление персонала с требованиями стандарта, заполнить листы
ознакомления и листы регистрации изменений.
7. Уполномоченному по качеству согласно СТО 002-2014 организовать хранение
листов ознакомления и листов регистрации изменений.
8. ______________________________________________________________________
описание мероприятий, которые необходимо исполнить для внедрения стандарта
9. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на __________________
должность, фамилия, инициалы
Ректор
________________
подпись
Разослать:
Пример 1:
Разослать:
Все подразделения
Пример 2:
Разослать:
Административно-управленческие подразделения
Факультеты и институты
14
_______________
расшифровка подписи
Порядок управления
документацией СМК
ИрГТУ
СТО 002-2014
Лист согласования Приказа 4
(рекомендуемое)
№
ФИО, должность
Дата
4 Приводится в случае необходимости
5 Подпись ставится при отсутствии замечаний по тексту
15
«Согласовано»
Подпись5
Порядок управления документацией
СМК
ИрГТУ
СТО 002-2014
Приложение 3 Журнал регистрации документов СМК
(обязательное)6
Наим
№
п/п
Обозначение
енование
документа
докум
(шифр)
ента
1
2
3
ПодразделениеКоличество
Дата
разработчик
изготовленных
введения
Ответственный
рабочих
в действие
исполнитель
экземпляров
4
5
6
6 Журнал ведется в электронном виде с использованием резервной копии
16
Номер и дата
приказа об
актуализации
7
Номер и дата
Номер и дата
акта
приказа об
уничтожения
аннулировании
рабочих
экземпляров
8
9
Примечание
10
Порядок управления
документацией СМК
ИрГТУ
СТО 002-2014
Приложение 4 Приказ о назначении уполномоченного по качеству
(обязательное)
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
ПРИКАЗ
г. Иркутск
«____»____________г.
№_____
Преамбула
ПРИКАЗЫВАЮ:
1 Назначить уполномоченным _____________
Ф.И.О
по системе менеджмента качества от подразделения ________________________ с _______.
наименование подразделения
дата
2 Задачи уполномоченного в подразделении:
a) Оказание помощи при проведении внутренних аудитов, подготовка отдела к
проведению внутренних и надзорных аудитов;
b) Ведение документации (актуализация, внесение изменений, ведение листов
ознакомлений, хранение, уничтожение) по СМК отдела;
c) Вовлечение сотрудников подразделения в деятельность по разработке,
внедрению, обеспечению функционирования и улучшению результативности
СМК;
d) Содействие в разработке Политики и целей в области качества;
e) Оказание помощи отделу менеджмента качества в разработке стандартов
организации, документированных процедур, типовых положений и инструкций;
f) Управление записями о качестве. Ведение реестра документации СМК;
g) Ведение учета возникающих несоответствий в подразделении, участие в
разработке корректирующих и предупреждающих действий:
Ректор
________________
____________________
подпись
расшифровка подписи
Разослать:
17
Порядок управления
документацией СМК
ИрГТУ
СТО 002-2014
Приложение 5 Форма акта о списании и уничтожении документов
(обязательное)
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
АКТ
_____ № _____
_____________
место составления
О списании и уничтожении документов,
не подлежащих хранению
На основании приказа от _______ №_________ отобраны к уничтожению как утратившие
дата
номер приказа
практическое значение документы:
Наименование
подразделения№
Заголовок
пользователя
п/п
документа
зарегистрированной
документацией
1
2
3
Номер документа
Кол-во
экземпляров
(шт.)
Примечание
4
5
6
Всего внесено в акт и подлежит уничтожению _______________ зарегистрированных
документов.
цифрами и прописью
Сданы в _______________________________
(наименование подразделения)
Наименование должности
сотрудника сдавшего документы
______________
должность
_______________
подпись
Наименование должности
сотрудника принявшего документы ______________
должность
_______________
подпись
18
_______________
расшифровка подписи
______________
расшифровка подписи
Порядок управления документацией
СМК
ИрГТУ
СТО 002-2014
Приложение 6 Форма журнала регистрации нормативной документации
(обязательное)
Журнал регистрации внешней нормативной документации ИрГТУ
№
п/п
Наименование подразделениядержателя НД
Коли-во
экземпля
ров
Обозначение
нормативногодокумента (НД)
Наименование НД
Дата введения
документа
Срок действия
документа
Номера
изменений, дата
введения
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
8
9
19
Порядок управления
документацией СМК
ИрГТУ
СТО 002-2014
Приложение 7 Лист согласования стандарта СТО 002-2014
(обязательное)
СОГЛАСОВАНО:
Должность
Инициалы, фамилия
Первый проректор
Н.П. Коновалов
Проректор по научной
работе
В.В. Пешков
Проректор по
экономическим и
правовым вопросам
В.Н. Гордеев
Проректор по
инновационной
деятельности
М.В. Корняков
Проректор по учебной и
социальной работе
Б.Б. Пономарев
Проректор по
административно хозяйственной и
производственной
деятельности
А.К. Комаров
дата
РАЗРАБОТАНО:
Методический
консультант
С.А. Борюшкина
Ответственный за
разработку:
Начальник отдела
менеджмента качества
В.В. Власова
Исполнитель:
Заместитель начальника
отдела менеджмента
качества по по развитию
и сертификации СМК
В.А. Карасева
20
подпись
Порядок управления
документацией СМК
ИрГТУ
СТО 002-2014
Приложение 8 Лист регистрации изменений СТО 002-2014.
(обязательное)
Изменения внёс
Порядковый
номер
изменения
Основание (№
приказа, дата)
Дата введения
изменения
1
2
3
21
Фамилия,
инициалы
Подпись вносившего
изменения, дата
внесения
4
5
Порядок управления
документацией СМК
ИрГТУ
СТО 002-2014
Приложение 9 Лист ознакомления с СТО 002-2014
(обязательное)
№
И.О. Фамилия
Должность
22
Дата
Подпись