ПОЛОЖЕНИЕ об отделе ХОЗЯЙСТВЕННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе ХОЗЯЙСТВЕННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
Министерства транспорта
Донецкой народной республики
1. Общие положения
1. Отдел хозяйственного обеспечения (далее - Отдел) является структурным подразделением
Административного департамента Министерства транспорта Донецкой Народной Республики (далее —
Департамент) и не является самостоятельным субъектом хозяйствования (юридическим лицом).
2. Деятельность Отдела координирует и контролирует Директор Департамента. Руководит
деятельностью Отдела — Начальник.
3. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Донецкой Народной Республики,
международными договорами Донецкой Народной Республики, законами, постановлениями,
распоряжениями, Положением о Министерстве, приказами и распоряжениями Министерства,
решениями руководства Министерства, а также настоящим Положением, должностными регламентами
и другими нормативными актами.
4. Отдел взаимодействует с другими отделами, департаментами Министерства и иными структурными
подразделениями Министерства, Министерствами, учреждениями и организациями всех форм
собственности, в том числе объединениями, находящимися в ведении Министерства, их
территориальными органами, организациями транспортного комплекса, иными организациями в
пределах своей компетенции.
5. Если иное не будет предусмотрено действующим законодательством Донецкой Народной
Республики, то термин «Транспортный комплекс» в настоящем положении используется в следующем
значении — это совокупность субъектов хозяйствования, специализирующихся на удовлетворении
общественных потребностей в перемещении грузов и пассажиров, которое включает в себя железную
дорогу, морской и речной транспорт, гражданскую авиацию, автомобильный транспорт, а также новые
виды транспорта, и обеспечивает взаимодействие отраслей экономики.
2. Осуществление функций.
Отдел осуществляет следующие функции:
2.1. Обеспечению реализации нормативных правовых актов Донецкой Народной Республики в части,
относящейся к компетенции Департамента.
2.2. Организации делопроизводственного и информационного обеспечения деятельности
Министерства.
2.3. Формированию потребности структурных подразделений и обособленных структурных
подразделений Министерства в материально-технических ресурсах на основании представленных
заявок - обоснований.
2.4. Обеспечению структурных подразделений и обособленных структурных подразделений
Министерства автомобильным транспортом в соответствии с выделенными лимитами бюджетных
обязательств.
2.5. Организационно-хозяйственному обеспечению проведения встреч, переговоров, заседаний,
торжественных, праздничных и других мероприятий Министерства.
2.6. Организации приема граждан, обеспечения своевременного и полного рассмотрения устных и
письменных обращений граждан, общественных организаций, контроля за своевременностью
подготовки ответов заявителям в сроки, установленные законодательством Донецкой Народной
Республики.
2.7. Методическому руководству и оказанию помощи структурным подразделениям и обособленным
структурным подразделениям Министерства по вопросам организации делопроизводства.
2.8. Организации работы и контроля за исполнением договоров, государственных контрактов,
заключенных в соответствии с действующим законодательством Донецкой Народной Республики, в
целях функционирования Министерства.
2.9. Подготовке проектов актов, относящихся к компетенции Департамента.
2.10. Осуществление, в соответствии с законодательством Донецкой Народной Республики, работы по
комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе
деятельности Министерства.
2.11. Организация административного, материально-технического и хозяйственного обеспечения
деятельности Министерства.
2.12. Подготовка конкурсной, котировочной, аукционной документации на размещение заказов на
поставку товаров и услуг по направлениям деятельности Департамента, участию в проведении в
установленном порядке конкурсов на размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ и
оказание услуг для нужд Министерства, подготовка заключений по соответствию требований
технического задания конкурсной документации по результатам проведения конкурсов, осуществление
методического содействия организации этой работы в его органах.
2.13. Организация деятельности по жилищному обеспечению работников Министерства.
2.14. Участие в организации социально-бытового обеспечения работников Министерства.
2.15. Участие в составлении бюджетной заявки Министерства в пределах компетенции Департамента.
2.16. Обеспечение сохранности информации и документации Министерства, находящимся в отделе.
2.17. Организация заключения, в рамках полномочий, соответствующих договоров, государственных
контрактов и подготовки конкурсной, аукционной документации и котировочных заявок.
3. Функции в области делопроизводственного
и информационного обеспечения деятельности Министерства.
3.1. Обеспечение деятельности Министерства при работе с документами в структурных
подразделениях, обособленных структурных подразделениях, в соответствии с требованиями
нормативно-правовых актов Донецкой Народной Республики.
3.2. Обеспечение, совместно с другими отделами и службами, единого порядка документирования,
организации ведения нормативно-справочной информации, построения поисковых систем, контроля
исполнения и подготовки документов для передачи в архив.
3.3. Обеспечение возможности и средств для получения корреспонденции от экспедиции, по
факсимильной и электрической связи, поступающей на имя главы Министерства, его заместителей или
руководителей структурных подразделений, обособленных структурных подразделений.
3.4. Обеспечение возможности и средств для соответствующих отделов и служб по вопросам первичной
обработки и предварительному рассмотрению документов, адресованных руководству Министерства, а
также без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения, регистрацию всей
входящей корреспонденции, поступающей в отдел.
3.5. Распределение входящей в отдел корреспонденции на:
- требующую обязательного рассмотрения руководством отдела (лицом его замещающим);
- направляемую ответственным исполнителям.
3.6. Внесение резолюции руководителя отдела в документы и их направление на исполнение, при
необходимости размножение документа для соисполнителей.
3.7. Обеспечение возможности и средств для соответствующих отделов и служб по вопросу учета
поступивших документов в электронной базе данных автоматизированной системы, подготовка
дополнительной информации к поступившим документам (резолюция руководителя, список
исполнителей, ссылка на ранее поступивший документ по указанной тематике, краткое содержание
ответа на ранее поступивший документ и др.).
3.8. . Обеспечение возможности и средств для соответствующих отделов и служб по вопросу отдельного
учета корреспонденции, поступающей из Правительства Донецкой Народной Республики, Министерств
Донецкой Народной Республики, органов местного самоуправления, учреждений, организаций,
предприятий.
3.9. Подготовка обобщенной информации по количеству поступающих документов в отдел (с
выделением документов, поступивших из Правительства Донецкой Народной Республики, Министерств
Донецкой Народной Республики, органов местного самоуправления, учреждений, организаций,
предприятий) по итогам месяца и нарастающим итогом для доклада главе Министерства.
3.10. Обеспечение формирования и ведения номенклатуры дел отдела, согласования номенклатуры
установленным порядком с государственными архивами, обеспечение хранения дел и оперативного
использования документной информации.
3.11. Обеспечение отдельного учета и хранения копий приказов, распоряжений, положений,
инструкций Министерства в соответствии с номенклатурой дел и Инструкцией по делопроизводству в
Министерстве.
3.12. Обеспечение контроля исполнения поручений и актов руководства Министерства, нормативных
актов и поручений Правительства Донецкой Народной Республики, а также контроля исполнения
документов по указанию руководителя Министерства.
3.13. Обеспечение контроля прохождения, исполнения и оформления документов отдела в
установленные сроки. Обобщение сведений и подготовка справок о ходе и результатах исполнения
документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам (по итогам месяца и
нарастающим итогом).
3.14. Обеспечение совместно с другими отделами и службами, в пределах их компетенции
методического руководства и контроля за соблюдением структурными подразделениями,
обособленными структурными подразделениями Министерства установленного порядка работы с
документами.
3.15. Совершенствование форм и методов документационного обеспечения на основе применения
современной вычислительной, копировально-множительной оргтехники, анализ документооборота и
представление предложений по его оптимизации.
3.16. Организация работы, в соответствии с законодательством Донецкой Народной Республики, по
систематизации, обеспечению сохранности, учету и использованию документов в отделе,
своевременной подготовке и передаче документов, образовавшихся в процессе деятельности
Министерства, на государственное архивное хранение в установленном порядке.
3.17. Подготовка проектов актов и других документов, направленных на совершенствование
документооборота, и согласование их с соответствующими структурными подразделениями,
обособленными структурными подразделениями Министерства.
3.18. Осуществление контроля по обеспечению штатной эксплуатации прикладных информационных
систем и информационно-технической инфраструктуры в отделе и поддержки деятельности
пользователей структурных подразделений, обособленных структурных подразделений Министерства.
3.19. Осуществление координации и контроля по обеспечению штатного функционирования
прикладных информационных систем в отделе.
3.20. Осуществление контроля администрирования прикладного программного обеспечения и
технических средств информационно-технической инфраструктуры Министерства, устранение
нештатных ситуаций, связанных с функционированием прикладного программного обеспечения и
технических средств.
3.21. Обеспечение организации информационного взаимодействия Министерства с внешними
организациями.
3.22. Подготовка предложений, в пределах компетенции Департамента, по информационнотехническому развитию на следующий бюджетный год.
3.23. Осуществление учета и хранения контрольных версий дистрибутивов и документации на
используемые прикладные информационные системы.
3.24. Осуществление контроля за обеспечением реализации мер по защите информации на ресурсах
локальных вычислительных сетей, включая антивирусный контроль.
3.25. Обеспечение в пределах своей компетенции защиты сведений, составляющих государственную
тайну, и иных сведений ограниченного распространения.
3.26. Осуществление других функций в пределах установленных полномочий.
4. Функции административно-хозяйственного обеспечения деятельности.
4.1. Обобщение заявок структурных подразделений Министерства на материально-технические ресурсы
на планируемый период и представление проекта плана закупок на утверждение главе Министерства.
4.2. Организация материально-технического и транспортного обеспечения Министерства.
4.3. Подготовка конкурсной, аукционной документации, котировочных заявок и технических заданий
для проведения конкурсов, аукционов и запроса котировок на поставку товаров и оказание услуг для
государственных нужд, по направлениям, отнесенным к компетенции Департамента.
4.4. Подготовка договоров и государственных контрактов на обеспечение руководства Министерства,
структурных подразделений, обособленных структурных подразделений Министерства телефонной,
телеграфной, факсимильной, мобильной, конфиденциальной и правительственной связью и
осуществление контроля за правильностью использования средств связи.
4.5. Обеспечение приемки от поставщиков материально-технического имущества для нужд
Министерства в соответствии с заключенными договорами и государственными контрактами.
4.6. Ведение складского хозяйства, организация правильного хранения запасов имущества
Министерства и осуществление его выдачи.
4.7. Обеспечение структурных подразделений Министерства необходимой компьютерной техникой,
оргтехникой, мебелью, бытовой техникой и другим оборудованием.
4.8. Приобретение и организация изготовления фирменной продукции (фирменные бланки, визитки,
буклеты, ежедневники, календари и пр.) для нужд Министерства.
4.9. Обеспечение размещения структурных подразделений, обособленных структурных подразделений
Министерства на закрепленных площадях, оборудование рабочих мест и осуществление контроля за
санитарно-техническим состоянием помещений.
4.10. Получение, хранение и выдача структурным подразделениям, обособленным структурным
подразделениям служебных бланков Министерства, организация учета служебных бланков.
4.11. Организация учета и технического обслуживания средств оргтехники в соответствии с
заключенными договорами на эти услуги.
4.12. Материально-техническое обеспечение конференций, совещаний, переговоров, торжественных и
праздничных мероприятий, заседаний Коллегий, комиссий Министерства.
4.11. Участие в работе инвентаризационной комиссии Министерства.
4.13. Взаимодействие с предприятием (организацией) по охране служебного здания и помещений
Министерства, по вопросам организации пропускного режима в административное здание.
4.14. Приобретение и обеспечение изготовления бланков служебных удостоверений работников
Министерства.
4.15. Приобретение и обеспечение изготовления служебных бланков, штампов, печатей Министерства
согласно заявок структурных подразделений, обособленных структурных подразделений Министерства.
4.16. Определение порядка и обеспечение контроля за его исполнением при вносе и выносе в (из)
здания материальных ценностей и имущества.
4.17. В области обеспечения пожарной безопасности Министерства:
- организация работы по обеспечению выполнения правил пожарной безопасности, оборудованию
помещений системами автоматической пожарной сигнализации и автоматического пожаротушения,
системами оповещения о пожаре;
- разработка инструкции о мерах пожарной безопасности, определение порядка и сроков прохождения
работниками противопожарного инструктажа;
- определение порядка и очередности эвакуации имущества при пожаре, разработка и вывеска
наглядных планов эвакуации при пожаре и табличек с номерами телефонов для сообщений о пожаре;
- организация назначения работников в структурных подразделениях, обособленных структурных
подразделениях Министерства, ответственных за противопожарное состояние отдельных помещений, а
также ответственных за выполнение мероприятий по обеспечению пожарной безопасности;
- определение и оборудование мест для курения;
- определение порядка противопожарного осмотра помещений после окончания рабочего дня;
- установление порядка обесточивания электрооборудования при пожаре.
4.18. Организация учета и технического обслуживания средств оргтехники в соответствии с
заключенными договорами на эти услуги.
4.19. Взаимодействие с государственными органами по управлению государственным имуществом по
вопросам, отнесенным к компетенции Департамента.
5. Компетенция отдела.
5.1. Запрашивать и получать в установленном порядке материалы и сведения, необходимые для
решения вопросов, входящих в компетенцию Департамента от Министерства транспорта Донецкой
Народной Республики, структурных подразделений, обособленных структурных подразделений,
соответствующих подразделений государственных органов исполнительной власти Донецкой Народной
Республики, органов местного самоуправления, а также от иных организаций и должностных лиц.
5.2. Вносить руководству Министерства предложения по вопросам, относящимся к компетенции
Департамента и участвовать в их рассмотрении.
5.3. Знакомиться с документами для выполнения возложенных на отдел полномочий.
5.4. Принимать участие в совещаниях, проводимых в Министерстве, в структурных подразделениях,
обособленных структурных подразделениях, подведомственных предприятиях и организациях, при
обсуждении вопросов, отнесенных к компетенции Департамента.
5.5. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений, обособленных
структурных подразделений Министерства и подведомственных предприятий и организаций
выполнения установленных правил работы с документами.
5.6. Вести переписку с организациями и должностными лицами по вопросам, относящимся к
компетенции Департамента.
5.7. Требовать от структурных подразделений, обособленных структурных подразделений
Министерства и конкретных исполнителей соблюдения контрольных сроков рассмотрения
корреспонденции, обращений (устных и письменных) граждан, в соответствии с функциями и задачами,
возложенными на конкретное подразделение Министерства.
5.8. Требовать от работников Министерства бережного отношения и сохранности предоставленного им
для использования в служебных целях оборудования, оргтехники, мебели и другого имущества.
5.9. Принимать участие в комплексных проверках структурных подразделений, обособленных
структурных подразделений, подведомственных предприятий и организаций по вопросам, отнесенным
к компетенции Департамента, по поручениям главы Министерства.
5.10. Давать разъяснения по вопросам, входящим в компетенцию Департамента.
5.11. Разрабатывать предложения к проектам нормативных актов и другим документам в соответствии с
задачами и функциями, возложенными на Департамент, и направлять их на согласование
соответствующим структурным подразделениям, обособленным структурным подразделениям
Министерства.
5.12. Проводить конференции, совещания и семинары по тематике, отнесенной к компетенции
Департамента.
5.13. Осуществлять иные полномочия в соответствии с решениями главы Министерства.
6. Ответственность отдела.
6.1. Ответственность за работу Отдела несет начальник Отдела.
6.2. На начальника Отдела возлагается ответственность за:
6.2.1. Предоставление руководству и структурным подразделениям Министерства недостоверной
информации в рамках компетенции Отдела;
6.2.2. Предоставление органам государственной власти, органам местного самоуправления,
учреждениям и организациям недостоверной информации в рамках компетенции Отдела;
6.2.3. Необеспечение сохранности вверенного Отделу имущества;
6.2.4. Несоответствие действующему законодательству визируемых и подготовленных Отделом
проектов документов.
6.2.5. Невыполнение в установленные сроки плановых заданий, приказов, распоряжений руководства
Министерства.
6.3. Ответственность служащих Отдела устанавливается их должностными инструкциями, в соответствии
с действующим законодательством.
7. Структура отдела и руководство.
7.1. Руководство Отделом осуществляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности
Министром транспорта или Первым Заместителем Министра по представлению директора
Департамента.
7.2 Начальник отдела осуществляет руководство деятельностью отдела на основе единоначалия, несет
персональную ответственность:

за выполнение задач и функций, возложенных на отдел настоящим Положением, приказами и
распоряжениями Министерства;

за сохранность имущества и документов, находящихся в ведении отдела;

за обеспечение соблюдения работниками отдела служебного распорядка Министерства и
исполнительской дисциплины.
7.3. Начальник отдела:
1) представляет отдел во взаимоотношениях с руководством и другими департаментами Министерства,
службами, отделами и другими структурными подразделениями, находящимися в ведении
Министерства, и их территориальными органами, соответствующими структурными подразделениями
органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, общественными объединениями и
другими организациями;
2) по поручению руководства Министерства представляет Департамент по вопросам, отнесенным к
компетенции отдела, в органах государственной власти Донецкой народной республики;
3) вносит в установленном порядке представления о назначении, перемещении и увольнении
работников отдела, о присвоении классных чинов, об установлении дополнительных выплат
работникам, поощрении и награждении работников за успешное и добросовестное исполнение
должностных обязанностей, а также о применении дисциплинарных взысканий к работникам,
совершившим дисциплинарный проступок;
4) принимает в установленном порядке участие в работе коллегий Министерства, а также в совещаниях,
проводимых руководством Министерства, вносит предложения по вопросам, относящимся к
компетенции отдела;
5) организует и проводит в установленном порядке совещания и семинары с участием представителей
других департаментов Министерства, служб, отделов и других структурных подразделений,
находящихся в ведении Министерства, и их территориальных органов и других организаций по
вопросам, относящимся к компетенции отдела, принимает участие в работе совещаний и семинаров,
организуемых другими департаментами Министерства;
6) дает работникам отдела обязательные для исполнения поручения по вопросам, отнесенным к
компетенции отдела, и имеет право требовать от них отчета об исполнении этих поручений, организует
работу отдела, устанавливает круг вопросов, относящихся к компетенции его заместителей, организует
их взаимодействие, осуществляет контроль за их деятельностью;
7) распределяет обязанности между своими заместителями, утверждает положение об отделе;
8) проводит совещания по текущим вопросам деятельности с работниками отдела;
9) подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции.